Délibération n° 2017-163 du 20 septembre 2017 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des assurés télétravailleurs relevant de la CCSS » présentée par la Caisse de Compensation des Services Sociaux de Monaco.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, modifiée ;
Vu l'Ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d'une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.429 du 4 juillet 2016 relative au télétravail ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 92 du 7 novembre 1949 modifiant et codifiant les Ordonnances d'application de l'Ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2016-425 du 1er juillet 2016 portant application de la loi n° 1.429 du 4 juillet 2016 relative au télétravail ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2016-160 du 16 novembre 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des assurés télétravailleurs relevant de la CCSS » par la Caisse de Compensation des Services Sociaux de Monaco ;
Vu la délibération n° 2016-187 du 14 décembre 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des assurés télétravailleurs relevant de la CCSS » par la Caisse de Compensation des Services Sociaux de Monaco ;
Vu la demande de modification du traitement automatisé susvisé adressée par la Caisse de Compensation des Services Sociaux le 28 juin 2017 ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 25 août 2017, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée.
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 septembre 2017 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Par délibérations n° 2016-160 du 16 novembre 2016 et n° 2016-187 du 14 décembre 2016, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives a émis deux avis favorables portant sur la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS) d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des assurés télétravailleurs relevant de la CCSS ».
La présente modification a pour objet de faire évoluer la procédure de recueil des informations sur les salariés quant aux informations traitées et aux personnes ayant accès au traitement au sein de la Caisse.
Ainsi, la modification est soumise à l'avis préalable la Commission de Contrôle des Informations Nominatives conformément à l'article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I.        Sur les informations traitées et leur origine
Le Pays d'exercice en télétravail de l'activité professionnelle a été ajouté aux informations traitées. Cette précision anticipe les évolutions potentielles du télétravail qui, pour l'heure, ne peut s'exercer que sur le territoire français ou monégasque, conformément aux dispositions de la loi n° 1.429 du 4 juillet 2016.
Ainsi, les informations traitées sont :
-         identité de l'assuré « télétravailleur » : matricule CCSS ;
-         identité de l'employeur : matricule CCSS ;
-         type d'activité salariée : télétravail (oui-non), lieu d'exercice (Pays, domicile ou lieu tiers), date d'effet (date de début et date de fin de la position de télétravailleur).
Les informations relatives à l'identité ont toujours pour origine le traitement automatisé ayant pour finalité « Procédure d'embauchage », mis en œuvre le 11 juillet 2001\.
Les informations relatives au type d'activité ont toujours pour origine un document commun à la Direction du Travail support de la demande d'autorisation d'embauchage et de permis de travail, à la Caisse de Compensation des Services Sociaux et à la Caisse Autonome des Retraites support des demandes d'immatriculation aux deux organismes. Ce document est cosigné par l'employeur et le salarié.
Toutefois, ces informations seront désormais suivies au travers des déclarations de salaire mensuelles exploitées dans le cadre du traitement ayant pour finalité « Gestion du domaine recouvrement des cotisations », qui comporte « notamment la confirmation des éléments relatifs à une activité en télétravail ».
La Commission considère que la modification permet d'ajouter une information «  adéquate, pertinente et non excessive » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II.       Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
        Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement ont été modifiées pour intégrer la procédure liées aux déclarations de salaire précitée. Ainsi, ont accès aux informations en complément des personnes décrites dans la délibération n° 2016-160 du 16 novembre 2016 :
-         les agents du service recouvrement : en inscription, modification et consultation ;
-         les agents des services de la Caisse habilités à consulter les déclarations de salaire.
La Commission relève que les accès sont dévolus en considération des attributions des personnes habilitées par le responsable de traitement.
        Sur les destinataires
Les destinataires des informations sont inchangés : il s'agit du ou des « Services Gouvernementaux en charge de la gestion et/ou du suivi du télétravail », c'est-à-dire la Direction du Travail.
III.      Sur les rapprochements et interconnexions avec d'autres traitements
Le traitement fera ainsi l'objet d'interconnexions avec les traitements précisés dans la délibération n° 2016-160 du 16 novembre 2016, auxquels s'ajoute celui ayant pour finalité « Gestion du domaine de recouvrement des cotisations » des Caisses Sociales de Monaco.
La Commission relève que le traitement susmentionné a été légalement mis en œuvre et que les opérations réalisées sont compatibles avec sa finalité dans le respect de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV.      Sur la sécurité du traitement et des informations
La Commission rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des assurés télétravailleurs relevant de la CCSS ».

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.