Délibération n° 2015-56 du 17 juin 2015 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des employeurs » présenté par l’Office de la Médecine du Travail
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu la loi n° 637 du 11 janvier 1958 tendant à créer et à organiser la médecine du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.857 du 3 septembre 1958 relative à l’organisation et au fonctionnement de la médecine du travail, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2014-78 du 12 mai 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale » de l’Office de la Médecine du Travail ;
Vu la demande d’avis déposée par le Directeur de l’Office de la Médecine du Travail, le 24 avril 2015, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des employeurs » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 juin 2015 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’Office de la Médecin du Travail (OMT), responsable du traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des employeurs ».
Il concerne les employeurs de la Principauté, les personnes désignées en tant que « contact » de l’OMT au sein des organismes employant des personnels, ainsi que les personnels de l’OMT habilités à avoir accès au présent traitement dans le cadre de leurs fonctions.
Il a pour objectif de permettre d’immatriculer les employeurs auprès de l’OMT afin de veiller au suivi de l’état de santé et des conditions de travail de toute personne employée dans le secteur privé en Principauté de Monaco.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- inscrire les organismes employeurs auprès de l’OMT ;
- assurer le suivi des employeurs et la mise à jour des informations les concernant ;
- veiller à une radiation cohérente des organismes en lien avec les fiches de suivi de leurs salariés.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
L’Office de la Médecine du Travail a été créé par la loi n° 637, susvisée. « Service public chargé de la médecine préventive du travail », selon l’article 1er de cette loi, ses missions sont définies en son article 2.
Aux termes de l’article 6 de ce même texte, « Tous les employeurs sont tenus de se faire immatriculer à l’office de la médecine du travail ». Ainsi, l’OMT intervient tout au long de la vie de l’organisme que ce soit dans le cadre du suivi de la santé des salariés qui y travaillent que dans celui de la surveillance des conditions de travail, d’hygiène et de sécurité au sein des établissements.
La Commission considère que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle sont soumis le responsable de traitement et les employeurs en application des dispositions de la loi n° 637, précitée, et, par un motif d’intérêt général tendant, d’une part, à la surveillance des conditions de travail, d’autre part, à son rôle d’acteur de la politique de Santé publique sur le territoire de la Principauté.
La Commission considère que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité de la personne morale employeur : raison sociale de l’employeur, enseigne, Numéro SIRET, code APE ;
- identité du responsable de l’organisme employeur : nom, prénom ;
- identité du contact ou des contacts au sein de l’organisme : nom, prénom et fonction de la personne à contacter ;
- immatriculation : numéro d’adhésion, date d’adhésion, activité ;
- coordonnées de l’organisme employeur et du siège le cas échéant : adresse postale, téléphone, fax, adresse électronique de l’employeur ;
- coordonnées du contact : adresse électronique, téléphone, fax ;
- identité du médecin de l’OMT chargé du suivi de l’employeur : nom, prénom, code médecin, historique des affectations des médecins par employeurs.
Les informations relatives aux employeurs ont pour origine l’employeur, celles concernant les médecins ont pour origine l’OMT.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
Le présent traitement est exploité dans le cadre des attributions de l’OMT, par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de ladite loi, toute personne ayant une activité en Principauté, en tant qu’employeur ou salarié, ne dispose pas du droit à s’opposer au traitement de ses informations nominatives.
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une mention figurant sur un document de collecte remis à l’intéressé, non annexé à la demande d’avis.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale, par voie électronique ou sur place auprès du Directeur de l’OMT. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
Rappelant les mentions obligatoires fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les habilitations permettant l’accès au traitement et aux informations relèvent de l’autorité du responsable de traitement.
Les personnes ayant accès aux informations sont :
- le personnel administratif en charge du suivi des dossiers des employeurs : en consultation et mise à jour ;
- les médecins et auxiliaires médicaux : en consultation et mise à jour ;
- les infirmiers : en consultation.
Le traitement est interne à l’Office.
La Commission relève qu’a également accès au traitement le prestataire dans le cadre de sa mission de maintenance.
Elle constate que les accès au présent traitement sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquelles ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 précité ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations mettent en évidence que des mesures techniques ont été mises en place afin de veiller à la sécurité et à la traçabilité des opérations automatisées réalisées.
La Commission observe que le présent traitement est interconnecté avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale », dans le respect du principe de compatibilité des finalités établi à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Elle rappelle, en outre, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, que les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées sont conservées tant que l’organisme a une activité en Principauté.
Les informations relatives aux « contacts » sont mises à jour à la demande de l’employeur. Elles sont définitivement supprimées lorsque l’organisme affilié cesse son activité.
La durée de conservation des informations concernant l’organisme et son responsable est liée à celle des fiches des salariés y ayant travaillé afin de veiller à la cohérence des actions de suivi. Ainsi, dans le droit fil du traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale », susvisé, les données seront conservées entre 10 et 50 ans après la fin de l’activité de l’organisme selon les risques ou maladies professionnelles auxquels les salariés auront été exposés.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que l’information des personnes concernées doit comporter les mentions d’information fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par l’Office de la Médecine du Travail du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des employeurs ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu la loi n° 637 du 11 janvier 1958 tendant à créer et à organiser la médecine du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.857 du 3 septembre 1958 relative à l’organisation et au fonctionnement de la médecine du travail, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2014-78 du 12 mai 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale » de l’Office de la Médecine du Travail ;
Vu la demande d’avis déposée par le Directeur de l’Office de la Médecine du Travail, le 24 avril 2015, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des employeurs » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 juin 2015 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’Office de la Médecin du Travail (OMT), responsable du traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des employeurs ».
Il concerne les employeurs de la Principauté, les personnes désignées en tant que « contact » de l’OMT au sein des organismes employant des personnels, ainsi que les personnels de l’OMT habilités à avoir accès au présent traitement dans le cadre de leurs fonctions.
Il a pour objectif de permettre d’immatriculer les employeurs auprès de l’OMT afin de veiller au suivi de l’état de santé et des conditions de travail de toute personne employée dans le secteur privé en Principauté de Monaco.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- inscrire les organismes employeurs auprès de l’OMT ;
- assurer le suivi des employeurs et la mise à jour des informations les concernant ;
- veiller à une radiation cohérente des organismes en lien avec les fiches de suivi de leurs salariés.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
L’Office de la Médecine du Travail a été créé par la loi n° 637, susvisée. « Service public chargé de la médecine préventive du travail », selon l’article 1er de cette loi, ses missions sont définies en son article 2.
Aux termes de l’article 6 de ce même texte, « Tous les employeurs sont tenus de se faire immatriculer à l’office de la médecine du travail ». Ainsi, l’OMT intervient tout au long de la vie de l’organisme que ce soit dans le cadre du suivi de la santé des salariés qui y travaillent que dans celui de la surveillance des conditions de travail, d’hygiène et de sécurité au sein des établissements.
La Commission considère que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle sont soumis le responsable de traitement et les employeurs en application des dispositions de la loi n° 637, précitée, et, par un motif d’intérêt général tendant, d’une part, à la surveillance des conditions de travail, d’autre part, à son rôle d’acteur de la politique de Santé publique sur le territoire de la Principauté.
La Commission considère que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité de la personne morale employeur : raison sociale de l’employeur, enseigne, Numéro SIRET, code APE ;
- identité du responsable de l’organisme employeur : nom, prénom ;
- identité du contact ou des contacts au sein de l’organisme : nom, prénom et fonction de la personne à contacter ;
- immatriculation : numéro d’adhésion, date d’adhésion, activité ;
- coordonnées de l’organisme employeur et du siège le cas échéant : adresse postale, téléphone, fax, adresse électronique de l’employeur ;
- coordonnées du contact : adresse électronique, téléphone, fax ;
- identité du médecin de l’OMT chargé du suivi de l’employeur : nom, prénom, code médecin, historique des affectations des médecins par employeurs.
Les informations relatives aux employeurs ont pour origine l’employeur, celles concernant les médecins ont pour origine l’OMT.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
Le présent traitement est exploité dans le cadre des attributions de l’OMT, par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de ladite loi, toute personne ayant une activité en Principauté, en tant qu’employeur ou salarié, ne dispose pas du droit à s’opposer au traitement de ses informations nominatives.
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une mention figurant sur un document de collecte remis à l’intéressé, non annexé à la demande d’avis.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale, par voie électronique ou sur place auprès du Directeur de l’OMT. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
Rappelant les mentions obligatoires fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les habilitations permettant l’accès au traitement et aux informations relèvent de l’autorité du responsable de traitement.
Les personnes ayant accès aux informations sont :
- le personnel administratif en charge du suivi des dossiers des employeurs : en consultation et mise à jour ;
- les médecins et auxiliaires médicaux : en consultation et mise à jour ;
- les infirmiers : en consultation.
Le traitement est interne à l’Office.
La Commission relève qu’a également accès au traitement le prestataire dans le cadre de sa mission de maintenance.
Elle constate que les accès au présent traitement sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquelles ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 précité ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations mettent en évidence que des mesures techniques ont été mises en place afin de veiller à la sécurité et à la traçabilité des opérations automatisées réalisées.
La Commission observe que le présent traitement est interconnecté avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale », dans le respect du principe de compatibilité des finalités établi à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Elle rappelle, en outre, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, que les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées sont conservées tant que l’organisme a une activité en Principauté.
Les informations relatives aux « contacts » sont mises à jour à la demande de l’employeur. Elles sont définitivement supprimées lorsque l’organisme affilié cesse son activité.
La durée de conservation des informations concernant l’organisme et son responsable est liée à celle des fiches des salariés y ayant travaillé afin de veiller à la cohérence des actions de suivi. Ainsi, dans le droit fil du traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale », susvisé, les données seront conservées entre 10 et 50 ans après la fin de l’activité de l’organisme selon les risques ou maladies professionnelles auxquels les salariés auront été exposés.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que l’information des personnes concernées doit comporter les mentions d’information fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par l’Office de la Médecine du Travail du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des employeurs ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.