Délibération n° 2014-182 du 11 décembre 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du paiement de la retraite complémentaire » présenté par la Société Monégasque des Eaux.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu le traité de concession du service public de la distribution d’eau potable enregistré le 24 septembre 1996 entre la SMEAUX et la Principauté de Monaco, accompagné de son cahier des charges de la même date ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par la Société Monégasque des Eaux, le 7 novembre 2014 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « paiement retraite complémentaire » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 11 décembre 2014 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le responsable de traitement, à savoir la Société Monégasque des Eaux (SMEaux), est une personne morale de droit privé concessionnaire d’un service public, en vertu du traité de concession du 24 septembre 1996, conclu entre cette dernière et la Principauté de Monaco.
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives et à l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application dudit article.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Paiement retraite complémentaire ».
Il concerne les salariés retraités de la Société Monégasque des Eaux. La Commission relève que sont également concernés les conjoints de ces derniers.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- « calculer, éditer et transmettre à la banque mensuellement les paiements de la retraite complémentaire ;
- transmission d’un état annuel à la Direction des Services Fiscaux ».
Toutefois, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n°1.165, modifiée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence les objectifs recherchés par le responsable de traitement.
Par conséquent, elle devrait être modifiée par la finalité suivante : « Gestion du paiement de la retraite complémentaire ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que la Société Monégasque des Eaux est une personne morale de droit privé concessionnaire d’un service public, en vertu du traité de concession du 24 septembre 1996.
Les salariés de cette société bénéficient lors de leur départ à la retraite d’une retraite complémentaire qu’elle gère, calcule et paye par le biais du présent traitement.
Ainsi, le responsable de traitement justifie le traitement dont s’agit par l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec la personne concernée.
La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : noms, prénoms, nationalité ;
- situation de famille : statut marital, enfants ;
- adresses et coordonnées : adresse domicile, numéro de téléphone fixe, numéro de téléphone mobile ;
- caractéristiques financières : RIB/IBAN, salarié imposable ou non.
Elles ont pour origine le traitement « Gestion de la paie des salariés de la Société Monégasque des Eaux », concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est faite à partir d’un document spécifique remis à la personne concernée lors de son départ à la retraite.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé sur place.
En l’absence de délai de réponse indiqué dans la demande d’avis, la Commission rappelle qu’il ne peut être supérieur à 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires ou catégories de destinataires des informations
L’établissement bancaire de la Société Monégasque des Eaux et la Direction des Services Fiscaux sont destinataires des informations relatives à l’identité des personnes concernées et à leurs caractéristiques financières.
La Commission estime que ces communications sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Directeur Général en consultation ;
- le responsable administratif en inscription, modification, mise à jour, consultation ;
- le prestataire de service pour maintenance logiciel, sans qu’aucune donnée ne lui soit accessible.
Au vu des tâches et attributions de ces services, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, conformément aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’au décès de l’agent et de son conjoint, qui est également concerné au titre de la pension de réversion.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Constate que les conjoints des retraités salariés sont des personnes concernées par le présent traitement ;
Rappelle que le délai dont dispose le responsable de traitement pour répondre à une demande de droit d’accès ne peut excéder 30 jours ;
Invite le responsable de traitement à modifier la finalité du présent traitement par « Gestion du paiement de la retraite complémentaire » ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Société Monégasque des Eaux, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du paiement de la retraite complémentaire ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu le traité de concession du service public de la distribution d’eau potable enregistré le 24 septembre 1996 entre la SMEAUX et la Principauté de Monaco, accompagné de son cahier des charges de la même date ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par la Société Monégasque des Eaux, le 7 novembre 2014 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « paiement retraite complémentaire » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 11 décembre 2014 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le responsable de traitement, à savoir la Société Monégasque des Eaux (SMEaux), est une personne morale de droit privé concessionnaire d’un service public, en vertu du traité de concession du 24 septembre 1996, conclu entre cette dernière et la Principauté de Monaco.
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives et à l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application dudit article.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Paiement retraite complémentaire ».
Il concerne les salariés retraités de la Société Monégasque des Eaux. La Commission relève que sont également concernés les conjoints de ces derniers.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- « calculer, éditer et transmettre à la banque mensuellement les paiements de la retraite complémentaire ;
- transmission d’un état annuel à la Direction des Services Fiscaux ».
Toutefois, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n°1.165, modifiée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence les objectifs recherchés par le responsable de traitement.
Par conséquent, elle devrait être modifiée par la finalité suivante : « Gestion du paiement de la retraite complémentaire ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que la Société Monégasque des Eaux est une personne morale de droit privé concessionnaire d’un service public, en vertu du traité de concession du 24 septembre 1996.
Les salariés de cette société bénéficient lors de leur départ à la retraite d’une retraite complémentaire qu’elle gère, calcule et paye par le biais du présent traitement.
Ainsi, le responsable de traitement justifie le traitement dont s’agit par l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec la personne concernée.
La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : noms, prénoms, nationalité ;
- situation de famille : statut marital, enfants ;
- adresses et coordonnées : adresse domicile, numéro de téléphone fixe, numéro de téléphone mobile ;
- caractéristiques financières : RIB/IBAN, salarié imposable ou non.
Elles ont pour origine le traitement « Gestion de la paie des salariés de la Société Monégasque des Eaux », concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est faite à partir d’un document spécifique remis à la personne concernée lors de son départ à la retraite.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé sur place.
En l’absence de délai de réponse indiqué dans la demande d’avis, la Commission rappelle qu’il ne peut être supérieur à 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires ou catégories de destinataires des informations
L’établissement bancaire de la Société Monégasque des Eaux et la Direction des Services Fiscaux sont destinataires des informations relatives à l’identité des personnes concernées et à leurs caractéristiques financières.
La Commission estime que ces communications sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Directeur Général en consultation ;
- le responsable administratif en inscription, modification, mise à jour, consultation ;
- le prestataire de service pour maintenance logiciel, sans qu’aucune donnée ne lui soit accessible.
Au vu des tâches et attributions de ces services, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, conformément aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’au décès de l’agent et de son conjoint, qui est également concerné au titre de la pension de réversion.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Constate que les conjoints des retraités salariés sont des personnes concernées par le présent traitement ;
Rappelle que le délai dont dispose le responsable de traitement pour répondre à une demande de droit d’accès ne peut excéder 30 jours ;
Invite le responsable de traitement à modifier la finalité du présent traitement par « Gestion du paiement de la retraite complémentaire » ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Société Monégasque des Eaux, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du paiement de la retraite complémentaire ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.