Délibération n° 2014-89 du 12 mai 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des contacts relatifs à l’installation d’entrepreneurs et/ou de résidents à Monaco par le MWBO », dénommé « Suivi d’installation des entrepreneurs et résidents » du Monaco Welcome & Business Office, présenté par le Ministre d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996 portant création de la Direction de l’Expansion Economique, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création du Service Monaco Welcome & Business Office au sein de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 mars 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Outil d’installation des entrepreneurs et résidents à Monaco en contact avec le Monaco Welcome & Business Office », dénommé « Suivi d’installation des entrepreneurs et résidents », du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 12 mai 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, le Monaco Welcome & Business Office (MWBO) est un service de la Direction de l’Expansion Economique (DEE), relevant des attributions du Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie.
Le présent traitement est ainsi soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Outil d’installation des entrepreneurs et résidents à Monaco en contact avec le Monaco Welcome & Business Office ». Il est dénommé « Suivi d’installation des entrepreneurs et résidents ».
Son objectif est de permettre au MWBO d’assurer le suivi et l’accompagnement des personnes souhaitant s’installer à titre personnel et/ou professionnel à Monaco.
Il concerne ces personnes et les membres du personnel du MWBO assurant l’accueil et le suivi des dossiers établis dans ce cadre.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- accéder à l’application informatique ;
- saisir et assurer le suivi des informations des futurs entrepreneurs et/ou résidents ;
- assurer le suivi de chaque personne et des tâches associées à leur projet ;
- visualiser un agenda associé à la gestion des dossiers en cours (affichage des rendez-vous et des tâches à effectuer) ;
- établir des statistiques sur l’activité du MWBO.
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, les informations nominatives doivent être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime.
A cet égard, elle relève qu’un outil est le support d’un traitement, soit des opérations réalisées à l’aide de cet outil ou d’application(s) informatique(s) spécifique(s). Aussi, elle suggère que la finalité du traitement soit modifiée par « Suivi des contacts relatifs à l’installation d’entrepreneurs et/ou de résidents à Monaco par le MWBO ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Le Monaco Welcome & Business Office a été instauré par l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création dudit service au sein de la Direction de l’Expansion Economique, qui a modifié l’ordonnance souveraine n° 11.986, susvisée.
Aux termes de l’article 2 alinéa 2 de l’ordonnance précitée, le service Monaco Welcome & Business Office est « spécifiquement chargé », notamment « d’informer et orienter les personnes qui ont le projet de s’installer en Principauté, à titre privé ou professionnel, ou qui sont en cours d’installation, en mettant à leur disposition les outils et renseignements nécessaires afin de faciliter leurs démarches et en leur permettant l’accès rapide aux entités publiques et privées concernées », et « de mettre en œuvre, entretenir et optimiser les relations et contacts permanents avec l’ensemble des professionnels et partenaires économiques pouvant contribuer à la bonne installation des personnes et entreprises ».
A cet égard, la Commission relève que les missions attribuées au MWBO tendent à informer, orienter et faciliter les démarches des personnes souhaitant s’installer en Principauté.
Elle constate toutefois que le dossier de demande d’avis met en évidence que le MWBO pourra, après accord verbal de l’intéressé, accompagner les demandeurs au-delà de ce cadre en initiant certaines démarches administratives, en communiquant des informations nominatives, voire en recevant des documents attestant de la réalisation de ces démarches auprès d’entités de l’Administration.
Aussi, elle rappelle que les informations nominatives doivent être traitées licitement et que les destinataires des données doivent être habilités à recevoir communications des informations. Cette habilitation doit prendre en considération tant les attributions et missions du destinataire que celle de l’expéditeur qui ne peut communiquer à des tiers non autorisés les informations dont il a la garde.
Or, elle relève que l’ordonnance souveraine n° 11.986, susvisée, ne comporte pas de dispositions permettant au MWBO de réaliser des démarches administratives pour le compte des personnes souhaitant s’installer en Principauté.
Elle considère donc que la licéité des communications d’informations nominatives à des entités administratives ou privées par le MWBO n’est pas établie, et les exclues du présent traitement.
Enfin, la Commission demande expressément au responsable de traitement de veiller à ce que le MWBO exploite les informations nominatives qu’il collecte dans le respect de ses missions ainsi que de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale du responsable de traitement fondé sur les missions qui lui ont été réglementairement conférées en 2013 afin de participer aux engagements du Gouvernement portant sur le renforcement de l’attractivité de la Principauté et l’amélioration de l’accueil des personnes qui souhaitent s’y installer.
Il est également justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A l’appui de ces justifications, le responsable de traitement précise que le service proposé par le MWBO est facultatif et a pour objectif d’aiguiller les administrés dans leurs démarches administratives. En outre, les informations collectées auprès des personnes concernées sont facultatives et permettent d’appréhender le projet et de déterminer les démarches que les intéressés devront mettre en place afin de le mener à bien.
La Commission relève que la collecte de chacune des informations, malgré leur caractère facultatif, a été justifiée par le responsable de traitement.
Tenant compte de la suppression des communications d’informations à des tiers par le MWBO, la Commission considère que le traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur le détail des informations nominatives traitées
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, « les informations nominatives doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées et pour laquelle elles sont traitées ultérieurement ».
Considérant les éléments précisés au titre de la licéité du traitement, elle considère que, parmi les informations dont la collecte était envisagée par le MWBO, seules les informations suivantes pourront être collectées et traitées par ledit service au regard de la finalité du traitement :
- identité du demandeur : civilité, prénom, nom, date et lieu de naissance, nationalité ;
- identité du conjoint : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité ;
- situation de famille : (liste déroulante) marié ou en couple, célibataire, séparé, état du demandeur (liste déroulante : extérieur, non résident avec une adresse à Monaco, en cours d’installation avec carte de résident, nouveau résident à Monaco), nombre d’enfants, niveau scolaire ;
- adresse et coordonnées : adresse postale de résidence, adresse du domicile, adresse électronique, téléphone(s) fixe(s) et mobile(s) ;
- formation - diplôme - vie professionnelle : situation professionnelle ;
- langues : langue(s) parlée(s), langue d’échange ;
- identification du projet d’installation : nature du projet, secteur d’activité, type de structure - forme juridique - envisagée, état du projet ;
- mode de contact : nom du contact MWBO, moyen de contact, objectif (business, welcome, business & welcome) et origine du contact ;
- suivi du dossier par le MWBO : date de création du dossier, dernière date et heure de mise à jour, identification du collaborateur MWBO en charge du dossier (nom, prénom), identification des besoins (visa, établissements scolaires, services à la personne…) ;
- commentaires : texte libre rédigé par les collaborateurs du MWBO.
• Sur l’origine des informations
Les informations relatives à l’identité, à la situation de famille, aux adresses et coordonnées, à la situation professionnelle, aux langues, à l’identification du projet et au mode de contact ont pour origine l’intéressé(e).
Les informations relatives au suivi du dossier et aux commentaires ont pour origine le MWBO.
La Commission relève que si l’origine des contacts est un notaire, un avocat, un expert-comptable, un cabinet de conseils juridiques, un cabinet de conseil en propriété intellectuelle de Monaco, son identité ou sa désignation est mentionné. L’information a pour origine le demandeur, mais la liste nominative de ces professionnels a été établie à partir des données publiques les concernant.
Par ailleurs, elle rappelle que les personnels du MWBO devront être sensibilisés à la qualité rédactionnelle des notes et commentaires afin qu’ils ne portent pas atteintes aux personnes.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par le biais d’un affichage.
L’affichage comporte les mentions obligatoires de l’article 14 de la loi n° 1.165.
Rappelant la finalité du traitement et les objectifs recherchés, la Commission considère que MWBO ne peut communiquer des informations à des tiers. Aussi, la référence à des destinataires devra être supprimée de l’affichage.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Les personnes peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification auprès du MWBO par courrier postal, par courrier électronique ou sur place. Il sera répondu à leur demande dans le délai légal de 30 jours à compter de la réception de la demande, selon les mêmes modalités.
Le responsable de traitement précise que les informations pourront être effacées à la demande des personnes concernées.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation sont :
- les collaborateurs du MWBO en charge du suivi des dossiers ;
- le personnel de la Direction Informatique ou les tiers intervenants pour son compte dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’Etat ;
- le personnel de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ou tiers intervenant pour son compte ayant un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure.
Les personnes ayant accès au traitement en consultation sont :
- Le Directeur de l’Expansion Economique (DEE) et son Adjoint.
La Commission relève que la demande d’avis prévoit que les personnels de la Division de la Création des Entreprises de la DEE auront accès au présent traitement en consultation dans le cadre des procédures de demande de création d’activité professionnelle en Principauté, « à toutes fins utiles dans le traitement des demandes ».
Cependant, elle constate, à l’examen des textes encadrant les procédures de déclarations ou demande d’autorisation en la matière, qu’il appartient à la personne physique ou au demandeur de déposer son dossier et les pièces justificatives auprès de la DEE. Par ailleurs, si le dossier le justifie, il appartient à la DEE de se rapprocher du demandeur aux fins d’obtenir des compléments d’informations.
Considérant les fonctionnalités du traitement, les missions « spécifiquement » dévolues au MWBO et celles des autres divisions de la DEE, la Commission considère, en l’état de la législation monégasque et des éléments versés à la demande d’avis, que la Division de la Création d’Entreprise ne peut avoir accès au présent traitement.
• Les destinataires des informations
Le destinataire des informations est le Département des Finances et de l’Economie sous la forme de rapports d’activité.
Sans précision sur ce point, la Commission considère que le rapport adressé par le WMBO au Département des Finances et de l’Economie est anonyme et devra être rédigé afin de conserver cet anonymat.
Par ailleurs, la demande d’avis prévoit que pourront être destinataires d’informations, « avec l’accord oral » de la personne concernée :
- la Division de la Création des Entreprises au sein de la Direction de l’Expansion Economique, à la demande de l’intéressé souhaitant bénéficier du soutien du MWBO dans le cadre de ses démarches, pour les seules informations nécessaires à l’établissement des documents relatifs à l’installation d’une activité professionnelle en Principauté selon la réglementation en vigueur ;
- la section des résidents de la Direction de la Sûreté Publique, pour les seules informations nécessaires à l’établissement de la carte de résident, à la demande des intéressés qui souhaitent s’installer sur le territoire de la Principauté et doivent disposer de cette carte conformément à la législation en vigueur.
Comme précédemment exposé, l’ordonnance souveraine ne comporte pas de dispositions permettant aux personnes qui ont le projet de s’installer à Monaco de donner au MWBO le pouvoir de réaliser des démarches en leur nom. Or, les communications d’informations envisagées ont pour objet de permettre audit service administratif d’initier des démarches administratives pour le compte des assujettis.
La Commission relève qu’il appartient à l’intéressé d’effectuer la démarche et de fournir, à chaque entité dans les conditions prévues par les textes de nature légale ou réglementaire selon le cas, les formulaires, demandes et justificatifs spécifiques, que la procédure ait pour objet la création d’une activité professionnelle en Principauté ou l’installation personnelle sur le territoire monégasque,
Tenant compte des éléments versés à la demande d’avis, de la réglementation en vigueur, du texte encadrant les missions du MWBO, la Commission considère que la Division de la Création des Entreprises de la DEE et la section des résidents de la Direction de la Sûreté Publique ne sont pas habilitées à recevoir communication d’informations nominatives en provenance du MWBO.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Tenant compte de ce qui précède, les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient devront être modifiées afin de mettre fin aux accès de la Direction Création d’Entreprise de la DEE et aux communications opérées vers cette même direction et la section des résidents de la Direction de la Sûreté Publique.
Concernant les tiers intervenants pour le compte de la DAEIU ou de la Direction Informatique, la Commission rappelle les sociétés qui interviennent doivent être tenues à des engagements de confidentialité dans des contrats passés par l’Administration, et que le responsable de traitement doit s’être assuré que les prestataires agissant sous son autorité sont en mesure de satisfaire aux obligations de sécurité et de confidentialité des traitements et des informations nominatives conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, susvisée.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées 18 mois, à partir de la date de la dernière modification.
Tenant compte des missions du MWBO, la Commission considère que les informations nominatives devront être supprimées, d’une part, à la demande des intéressés, d’autre part, 18 mois à partir du dernier contact avec le demandeur si celui-ci maintient son projet d’installation en Principauté. Dans le cas contraire les informations devront être supprimées.
Après en avoir délibéré,
Relève que
- le MWBO a spécifiquement pour missions d’informer, d’orienter et de faciliter les démarches des personnes souhaitant s’installer en Principauté ;
- le MWBO n’a pas expressément pour missions d’effectuer les démarches administratives pour le compte des personnes souhaitant s’installer en Principauté ;
Exclu du traitement les communications d’informations nominatives vers des « entités administratives » ou privées réalisées par le MWBO au nom des personnes souhaitant s’installer en Principauté de Monaco ;
Demande que
- le responsable de traitement veille à ce que le MWBO exploite les informations nominatives qu’il collecte dans le respect de ses missions ainsi que de la loi n° 1.165, modifiée.
- les informations nominatives traitées soient limitées aux seules données précédemment listées ;
- les accès dévolus à la Division de la Création des Entreprises de la Direction de l’Expansion Economique soient supprimés ;
- les communications automatisées d’informations nominatives vers cette même division et la section des résidents de la Direction de la Sûreté Publique ; ne soient pas mises en place ;
- l’affichage élaboré dans le cadre de l’article 14 de la loi n° 1.165 soit modifié afin de supprimer toute référence à des destinataires potentiels ;
Invite le responsable de traitement à
- modifier la finalité du présent traitement par « Suivi des contacts relatifs à l’installation d’entrepreneurs et/ou de résidents à Monaco par le MWBO » ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des contacts relatifs à l’installation d’entrepreneurs et/ou de résidents à Monaco par le MWBO », dénommé « Suivi d’installation des entrepreneurs et résidents », du Monaco Welcome & Business Office.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996 portant création de la Direction de l’Expansion Economique, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création du Service Monaco Welcome & Business Office au sein de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 mars 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Outil d’installation des entrepreneurs et résidents à Monaco en contact avec le Monaco Welcome & Business Office », dénommé « Suivi d’installation des entrepreneurs et résidents », du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 12 mai 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, le Monaco Welcome & Business Office (MWBO) est un service de la Direction de l’Expansion Economique (DEE), relevant des attributions du Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie.
Le présent traitement est ainsi soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Outil d’installation des entrepreneurs et résidents à Monaco en contact avec le Monaco Welcome & Business Office ». Il est dénommé « Suivi d’installation des entrepreneurs et résidents ».
Son objectif est de permettre au MWBO d’assurer le suivi et l’accompagnement des personnes souhaitant s’installer à titre personnel et/ou professionnel à Monaco.
Il concerne ces personnes et les membres du personnel du MWBO assurant l’accueil et le suivi des dossiers établis dans ce cadre.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- accéder à l’application informatique ;
- saisir et assurer le suivi des informations des futurs entrepreneurs et/ou résidents ;
- assurer le suivi de chaque personne et des tâches associées à leur projet ;
- visualiser un agenda associé à la gestion des dossiers en cours (affichage des rendez-vous et des tâches à effectuer) ;
- établir des statistiques sur l’activité du MWBO.
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, les informations nominatives doivent être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime.
A cet égard, elle relève qu’un outil est le support d’un traitement, soit des opérations réalisées à l’aide de cet outil ou d’application(s) informatique(s) spécifique(s). Aussi, elle suggère que la finalité du traitement soit modifiée par « Suivi des contacts relatifs à l’installation d’entrepreneurs et/ou de résidents à Monaco par le MWBO ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Le Monaco Welcome & Business Office a été instauré par l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création dudit service au sein de la Direction de l’Expansion Economique, qui a modifié l’ordonnance souveraine n° 11.986, susvisée.
Aux termes de l’article 2 alinéa 2 de l’ordonnance précitée, le service Monaco Welcome & Business Office est « spécifiquement chargé », notamment « d’informer et orienter les personnes qui ont le projet de s’installer en Principauté, à titre privé ou professionnel, ou qui sont en cours d’installation, en mettant à leur disposition les outils et renseignements nécessaires afin de faciliter leurs démarches et en leur permettant l’accès rapide aux entités publiques et privées concernées », et « de mettre en œuvre, entretenir et optimiser les relations et contacts permanents avec l’ensemble des professionnels et partenaires économiques pouvant contribuer à la bonne installation des personnes et entreprises ».
A cet égard, la Commission relève que les missions attribuées au MWBO tendent à informer, orienter et faciliter les démarches des personnes souhaitant s’installer en Principauté.
Elle constate toutefois que le dossier de demande d’avis met en évidence que le MWBO pourra, après accord verbal de l’intéressé, accompagner les demandeurs au-delà de ce cadre en initiant certaines démarches administratives, en communiquant des informations nominatives, voire en recevant des documents attestant de la réalisation de ces démarches auprès d’entités de l’Administration.
Aussi, elle rappelle que les informations nominatives doivent être traitées licitement et que les destinataires des données doivent être habilités à recevoir communications des informations. Cette habilitation doit prendre en considération tant les attributions et missions du destinataire que celle de l’expéditeur qui ne peut communiquer à des tiers non autorisés les informations dont il a la garde.
Or, elle relève que l’ordonnance souveraine n° 11.986, susvisée, ne comporte pas de dispositions permettant au MWBO de réaliser des démarches administratives pour le compte des personnes souhaitant s’installer en Principauté.
Elle considère donc que la licéité des communications d’informations nominatives à des entités administratives ou privées par le MWBO n’est pas établie, et les exclues du présent traitement.
Enfin, la Commission demande expressément au responsable de traitement de veiller à ce que le MWBO exploite les informations nominatives qu’il collecte dans le respect de ses missions ainsi que de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale du responsable de traitement fondé sur les missions qui lui ont été réglementairement conférées en 2013 afin de participer aux engagements du Gouvernement portant sur le renforcement de l’attractivité de la Principauté et l’amélioration de l’accueil des personnes qui souhaitent s’y installer.
Il est également justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A l’appui de ces justifications, le responsable de traitement précise que le service proposé par le MWBO est facultatif et a pour objectif d’aiguiller les administrés dans leurs démarches administratives. En outre, les informations collectées auprès des personnes concernées sont facultatives et permettent d’appréhender le projet et de déterminer les démarches que les intéressés devront mettre en place afin de le mener à bien.
La Commission relève que la collecte de chacune des informations, malgré leur caractère facultatif, a été justifiée par le responsable de traitement.
Tenant compte de la suppression des communications d’informations à des tiers par le MWBO, la Commission considère que le traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur le détail des informations nominatives traitées
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, « les informations nominatives doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées et pour laquelle elles sont traitées ultérieurement ».
Considérant les éléments précisés au titre de la licéité du traitement, elle considère que, parmi les informations dont la collecte était envisagée par le MWBO, seules les informations suivantes pourront être collectées et traitées par ledit service au regard de la finalité du traitement :
- identité du demandeur : civilité, prénom, nom, date et lieu de naissance, nationalité ;
- identité du conjoint : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité ;
- situation de famille : (liste déroulante) marié ou en couple, célibataire, séparé, état du demandeur (liste déroulante : extérieur, non résident avec une adresse à Monaco, en cours d’installation avec carte de résident, nouveau résident à Monaco), nombre d’enfants, niveau scolaire ;
- adresse et coordonnées : adresse postale de résidence, adresse du domicile, adresse électronique, téléphone(s) fixe(s) et mobile(s) ;
- formation - diplôme - vie professionnelle : situation professionnelle ;
- langues : langue(s) parlée(s), langue d’échange ;
- identification du projet d’installation : nature du projet, secteur d’activité, type de structure - forme juridique - envisagée, état du projet ;
- mode de contact : nom du contact MWBO, moyen de contact, objectif (business, welcome, business & welcome) et origine du contact ;
- suivi du dossier par le MWBO : date de création du dossier, dernière date et heure de mise à jour, identification du collaborateur MWBO en charge du dossier (nom, prénom), identification des besoins (visa, établissements scolaires, services à la personne…) ;
- commentaires : texte libre rédigé par les collaborateurs du MWBO.
• Sur l’origine des informations
Les informations relatives à l’identité, à la situation de famille, aux adresses et coordonnées, à la situation professionnelle, aux langues, à l’identification du projet et au mode de contact ont pour origine l’intéressé(e).
Les informations relatives au suivi du dossier et aux commentaires ont pour origine le MWBO.
La Commission relève que si l’origine des contacts est un notaire, un avocat, un expert-comptable, un cabinet de conseils juridiques, un cabinet de conseil en propriété intellectuelle de Monaco, son identité ou sa désignation est mentionné. L’information a pour origine le demandeur, mais la liste nominative de ces professionnels a été établie à partir des données publiques les concernant.
Par ailleurs, elle rappelle que les personnels du MWBO devront être sensibilisés à la qualité rédactionnelle des notes et commentaires afin qu’ils ne portent pas atteintes aux personnes.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par le biais d’un affichage.
L’affichage comporte les mentions obligatoires de l’article 14 de la loi n° 1.165.
Rappelant la finalité du traitement et les objectifs recherchés, la Commission considère que MWBO ne peut communiquer des informations à des tiers. Aussi, la référence à des destinataires devra être supprimée de l’affichage.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Les personnes peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification auprès du MWBO par courrier postal, par courrier électronique ou sur place. Il sera répondu à leur demande dans le délai légal de 30 jours à compter de la réception de la demande, selon les mêmes modalités.
Le responsable de traitement précise que les informations pourront être effacées à la demande des personnes concernées.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation sont :
- les collaborateurs du MWBO en charge du suivi des dossiers ;
- le personnel de la Direction Informatique ou les tiers intervenants pour son compte dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’Etat ;
- le personnel de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ou tiers intervenant pour son compte ayant un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure.
Les personnes ayant accès au traitement en consultation sont :
- Le Directeur de l’Expansion Economique (DEE) et son Adjoint.
La Commission relève que la demande d’avis prévoit que les personnels de la Division de la Création des Entreprises de la DEE auront accès au présent traitement en consultation dans le cadre des procédures de demande de création d’activité professionnelle en Principauté, « à toutes fins utiles dans le traitement des demandes ».
Cependant, elle constate, à l’examen des textes encadrant les procédures de déclarations ou demande d’autorisation en la matière, qu’il appartient à la personne physique ou au demandeur de déposer son dossier et les pièces justificatives auprès de la DEE. Par ailleurs, si le dossier le justifie, il appartient à la DEE de se rapprocher du demandeur aux fins d’obtenir des compléments d’informations.
Considérant les fonctionnalités du traitement, les missions « spécifiquement » dévolues au MWBO et celles des autres divisions de la DEE, la Commission considère, en l’état de la législation monégasque et des éléments versés à la demande d’avis, que la Division de la Création d’Entreprise ne peut avoir accès au présent traitement.
• Les destinataires des informations
Le destinataire des informations est le Département des Finances et de l’Economie sous la forme de rapports d’activité.
Sans précision sur ce point, la Commission considère que le rapport adressé par le WMBO au Département des Finances et de l’Economie est anonyme et devra être rédigé afin de conserver cet anonymat.
Par ailleurs, la demande d’avis prévoit que pourront être destinataires d’informations, « avec l’accord oral » de la personne concernée :
- la Division de la Création des Entreprises au sein de la Direction de l’Expansion Economique, à la demande de l’intéressé souhaitant bénéficier du soutien du MWBO dans le cadre de ses démarches, pour les seules informations nécessaires à l’établissement des documents relatifs à l’installation d’une activité professionnelle en Principauté selon la réglementation en vigueur ;
- la section des résidents de la Direction de la Sûreté Publique, pour les seules informations nécessaires à l’établissement de la carte de résident, à la demande des intéressés qui souhaitent s’installer sur le territoire de la Principauté et doivent disposer de cette carte conformément à la législation en vigueur.
Comme précédemment exposé, l’ordonnance souveraine ne comporte pas de dispositions permettant aux personnes qui ont le projet de s’installer à Monaco de donner au MWBO le pouvoir de réaliser des démarches en leur nom. Or, les communications d’informations envisagées ont pour objet de permettre audit service administratif d’initier des démarches administratives pour le compte des assujettis.
La Commission relève qu’il appartient à l’intéressé d’effectuer la démarche et de fournir, à chaque entité dans les conditions prévues par les textes de nature légale ou réglementaire selon le cas, les formulaires, demandes et justificatifs spécifiques, que la procédure ait pour objet la création d’une activité professionnelle en Principauté ou l’installation personnelle sur le territoire monégasque,
Tenant compte des éléments versés à la demande d’avis, de la réglementation en vigueur, du texte encadrant les missions du MWBO, la Commission considère que la Division de la Création des Entreprises de la DEE et la section des résidents de la Direction de la Sûreté Publique ne sont pas habilitées à recevoir communication d’informations nominatives en provenance du MWBO.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Tenant compte de ce qui précède, les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient devront être modifiées afin de mettre fin aux accès de la Direction Création d’Entreprise de la DEE et aux communications opérées vers cette même direction et la section des résidents de la Direction de la Sûreté Publique.
Concernant les tiers intervenants pour le compte de la DAEIU ou de la Direction Informatique, la Commission rappelle les sociétés qui interviennent doivent être tenues à des engagements de confidentialité dans des contrats passés par l’Administration, et que le responsable de traitement doit s’être assuré que les prestataires agissant sous son autorité sont en mesure de satisfaire aux obligations de sécurité et de confidentialité des traitements et des informations nominatives conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, susvisée.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées 18 mois, à partir de la date de la dernière modification.
Tenant compte des missions du MWBO, la Commission considère que les informations nominatives devront être supprimées, d’une part, à la demande des intéressés, d’autre part, 18 mois à partir du dernier contact avec le demandeur si celui-ci maintient son projet d’installation en Principauté. Dans le cas contraire les informations devront être supprimées.
Après en avoir délibéré,
Relève que
- le MWBO a spécifiquement pour missions d’informer, d’orienter et de faciliter les démarches des personnes souhaitant s’installer en Principauté ;
- le MWBO n’a pas expressément pour missions d’effectuer les démarches administratives pour le compte des personnes souhaitant s’installer en Principauté ;
Exclu du traitement les communications d’informations nominatives vers des « entités administratives » ou privées réalisées par le MWBO au nom des personnes souhaitant s’installer en Principauté de Monaco ;
Demande que
- le responsable de traitement veille à ce que le MWBO exploite les informations nominatives qu’il collecte dans le respect de ses missions ainsi que de la loi n° 1.165, modifiée.
- les informations nominatives traitées soient limitées aux seules données précédemment listées ;
- les accès dévolus à la Division de la Création des Entreprises de la Direction de l’Expansion Economique soient supprimés ;
- les communications automatisées d’informations nominatives vers cette même division et la section des résidents de la Direction de la Sûreté Publique ; ne soient pas mises en place ;
- l’affichage élaboré dans le cadre de l’article 14 de la loi n° 1.165 soit modifié afin de supprimer toute référence à des destinataires potentiels ;
Invite le responsable de traitement à
- modifier la finalité du présent traitement par « Suivi des contacts relatifs à l’installation d’entrepreneurs et/ou de résidents à Monaco par le MWBO » ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des contacts relatifs à l’installation d’entrepreneurs et/ou de résidents à Monaco par le MWBO », dénommé « Suivi d’installation des entrepreneurs et résidents », du Monaco Welcome & Business Office.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.