Décision n° 2014-03 du 20 février 2014 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des consultations juridiques»
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-24, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des consultations juridiques» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des consultations juridiques».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- Réception de courriers ou d’emails de la part des responsables de traitement ou de particuliers interrogeant la CCIN sur leurs droits ou obligations et d’une manière générale, sur l’application de la législation relative à la protection des informations nominatives ;
- Traitement des demandes par les collaborateurs juridiques en charge des dossiers ;
- Rédaction de tout rapport juridique en lien avec les missions de la CCIN ;
- Statistiques sur les demandes ou consultations reçues ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression effectués à partir du présent traitement ;
- Interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- Rapprochement avec les traitements suivants :
• «Gestion de l’activité instruction, contrôle et contentieux» pour les demandes susceptibles de donner lieu à une plainte, une procédure de contrôle ou tout autre activité entrant dans le cadre dudit traitement ;
• «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour la réception d’emails de responsables de traitement ou de particuliers souhaitant interroger la CCIN sur leurs droits et obligations, ou pour l’envoi de projets de réponse en interne, ou de réponses aux personnes concernées ;
• «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission» pour la présentation à la Commission de certains travaux objets du présent traitement, selon l’appréciation du Président ;
• «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’enregistrement des courriers ou emails en lien avec le présent traitement.
Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général, le Président ainsi que les tiers qui contactent la CCIN pour une consultation juridique.
Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile ;
- vie professionnelle : fonction, raison sociale de la société ou de l’organisme auprès duquel la personne est rattachée ;
- données d’identification électronique : adresse email ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : potentielles infractions pénales visées aux articles 21 et 22 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect : photos non nominatives, documents remis par voie électronique ;
- rapports juridiques divers : comptes rendus d’investigation, de droit d’accès indirect, notes ou rapports d’analyse juridique afférents aux dossiers ;
- documents de procédure : projets de délibérations portant investigation, projets de lettres de mission, projets de procès-verbal de refus, procès-verbaux journaliers ;
- correspondances : projets de courriers relatifs aux plaintes, investigations, demandes de droit d’accès indirect (saisines, accusés de réception, suites données, etc.).
• Les rapports juridiques sont anonymisés au terme d’un délai de cinq ans. Les emails sont supprimés de la messagerie au terme d’un délai d’un an, ou jusqu’à la clôture du dossier si le traitement du dossier dépasse le délai d’un an. Les projets de correspondances sont effacés ou anonymisés au terme d’un délai de deux ans. Les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-24, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des consultations juridiques» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des consultations juridiques».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- Réception de courriers ou d’emails de la part des responsables de traitement ou de particuliers interrogeant la CCIN sur leurs droits ou obligations et d’une manière générale, sur l’application de la législation relative à la protection des informations nominatives ;
- Traitement des demandes par les collaborateurs juridiques en charge des dossiers ;
- Rédaction de tout rapport juridique en lien avec les missions de la CCIN ;
- Statistiques sur les demandes ou consultations reçues ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression effectués à partir du présent traitement ;
- Interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- Rapprochement avec les traitements suivants :
• «Gestion de l’activité instruction, contrôle et contentieux» pour les demandes susceptibles de donner lieu à une plainte, une procédure de contrôle ou tout autre activité entrant dans le cadre dudit traitement ;
• «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour la réception d’emails de responsables de traitement ou de particuliers souhaitant interroger la CCIN sur leurs droits et obligations, ou pour l’envoi de projets de réponse en interne, ou de réponses aux personnes concernées ;
• «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission» pour la présentation à la Commission de certains travaux objets du présent traitement, selon l’appréciation du Président ;
• «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’enregistrement des courriers ou emails en lien avec le présent traitement.
Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général, le Président ainsi que les tiers qui contactent la CCIN pour une consultation juridique.
Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile ;
- vie professionnelle : fonction, raison sociale de la société ou de l’organisme auprès duquel la personne est rattachée ;
- données d’identification électronique : adresse email ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : potentielles infractions pénales visées aux articles 21 et 22 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect : photos non nominatives, documents remis par voie électronique ;
- rapports juridiques divers : comptes rendus d’investigation, de droit d’accès indirect, notes ou rapports d’analyse juridique afférents aux dossiers ;
- documents de procédure : projets de délibérations portant investigation, projets de lettres de mission, projets de procès-verbal de refus, procès-verbaux journaliers ;
- correspondances : projets de courriers relatifs aux plaintes, investigations, demandes de droit d’accès indirect (saisines, accusés de réception, suites données, etc.).
• Les rapports juridiques sont anonymisés au terme d’un délai de cinq ans. Les emails sont supprimés de la messagerie au terme d’un délai d’un an, ou jusqu’à la clôture du dossier si le traitement du dossier dépasse le délai d’un an. Les projets de correspondances sont effacés ou anonymisés au terme d’un délai de deux ans. Les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.