Délibération n° 2013-140 du 27 novembre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site internet de la CCIN » présenté par son Président
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la délibération n° 2001-53 du 19 décembre 2001 portant avis sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Site Internet de la CCIN » ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 21 octobre 2013 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 27 novembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives est une autorité administrative indépendante, organisme de droit public.
Par délibération n° 2001-53 du 19 décembre 2001, elle a donné un avis favorable à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité « Site Internet de la CCIN ».
Pour répondre à l’évolution des missions de la CCIN ainsi qu’à l’accroissement du nombre de démarches des responsables de traitement et des particuliers, elle a souhaité moderniser son site Internet par l’ajout d’un certain nombre de fonctionnalités.
A ce titre, en application des articles 7 et 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Président de la Commission soumet la présente demande d’avis modificative en vue de la mise à jour du traitement susvisé.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité la « Gestion du site Internet de la CCIN ».
Les personnes concernées sont :
- les membres de la Commission et les agents du Secrétariat Général nominativement désignés sur la page de présentation ainsi que dans les mentions légales du site ;
- les personnes mentionnées dans les publications de la CCIN mises en ligne sur son site Internet (ex. Rapports d’activités, Revue « Droit d’@accès », etc.).
La Commission relève en outre que les deux collaborateurs de la CCIN habilités à administrer le site Internet ne sont pas des « personnes concernées » au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, dans la mesure où ils utilisent un compte non nominatif.
Enfin, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- présentation de la CCIN et diffusion d’informations relatives à la loi sur la protection des informations nominatives et son application ;
- diffusion de la législation, des délibérations ainsi que des diverses publications de la CCIN par un rapprochement avec les traitements « Elaboration des publications de la CCIN » et « Gestion de l’activité délibérative de la Commission » ;
- diffusion des actualités de la CCIN et publication des réactions de la CCIN à certaines de ces actualités ;
- abonnement à l’outil « Marque-pages dynamiques » pour suivre les actualités ;
- mise en ligne de formulaires de formalités à la disposition des responsables de traitement pour consultation et téléchargement, par un rapprochement avec le traitement « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission » ;
- mise à disposition de l’outil « Testez vos traces online » ;
- fonctionnalités d’impression et d’envoi par email des pages du site Internet ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression effectués en interne depuis le site Internet de la CCIN ;
- interconnexion avec le traitement « Journalisation du système d’information » pour la collecte des logs de consultation par les collaborateurs de la CCIN du site Internet ;
- index de recherches par mots clés ;
- administration du site.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la finalité du traitement est « déterminée, explicite et légitime », tel qu’exigé par l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission observe que le traitement dont s’agit est justifié par le respect d’obligations légales ainsi qu’un motif d’intérêt public.
En effet, la CCIN communique par le biais de son site Internet dans le cadre des missions qui lui sont légalement conférées par l’article 2, 11° et 14° de la loi n° 1.165, modifiée, notamment.
Par ailleurs, la Commission relève que le site Internet de la CCIN permet de mettre instantanément à la disposition du public un certain nombre de documents (formulaires, délibérations et informations diverses) afin que les personnes concernées soient en mesure d’exercer leurs droits, et les responsables de traitement, de se conformer à leurs obligations légales.
Cela répond à la réalisation d’un intérêt légitime, à savoir de rendre la législation sur la protection des données personnelles accessible au plus grand nombre.
En outre, les droits des personnes concernées sont respectés, comme cela est examiné au point IV de la présente délibération.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom, photos des membres de la Commission, raison sociale du prestataire technique ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées (non nominatives) : adresse postale et numéro de téléphone de la CCIN et de son prestataire technique ; fax de la CCIN ;
- vie professionnelle : fonction ;
- données d’identification électronique : adresse email de la CCIN (non nominative) ;
- documentation mise en ligne sur le site et téléchargeable : guides, rapports d’activité, délibérations, études diverses, revue « Droit d’@ccès », formulaires, législation applicable, etc. ;
- information d’ordre général : présentation de la CCIN, aide aux formalités, informations juridiques sur la protection des données, etc.
Les informations relatives aux noms et prénoms des membres de la Commission et des collaborateurs du Secrétariat Général de la CCIN sont issues de l’organigramme de la CCIN.
La civilité et l’identité des personnes mentionnées dans les publications de la CCIN disponibles en ligne, ainsi que leurs photos éventuelles, proviennent du traitement « Elaboration des publications de la CCIN ».
L’adresse email et les coordonnées de la CCIN sont des informations non nominatives publiques. Il en va de même de l’identité de la société prestataire de la CCIN mentionnée dans ses mentions légales.
Concernant la documentation mise en ligne sur le site de la CCIN :
- les guides, rapports d’activités, revues « Droit d’@ccès », etc., proviennent du traitement « Elaboration des publications de la CCIN » ;
- les délibérations et rapports de la Commission proviennent du traitement « Gestion de l’activité délibérative de la Commission » ;
- les formulaires de formalités proviennent du traitement « Tenue du répertoire des traitements » ;
- la législation provient du Journal de Monaco et de Légimonaco.
Enfin, les informations d’ordre général (non nominatives) publiées sur le site de la CCIN proviennent de la conception dudit site en interne.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission estime que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée suivant plusieurs modalités.
Tout d’abord, les collaborateurs sont informés par le biais de la charte informatique de la CCIN, qui comprend un article spécifique à la protection des informations nominatives. Y sont mentionnés les traitements exploités par la CCIN ainsi que les modalités d’exercice, par les collaborateurs, de leurs droits.
Par ailleurs, le site Internet comporte dans ses mentions légales un paragraphe spécifique à la protection des informations nominatives.
La Commission relève que ces mentions sont complètes au regard des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Ainsi, elle considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits d’accès, de rectification et de suppression
La Commission observe que les droits d’accès, de rectification et de suppression des personnes concernées peuvent être exercés sur place ou par voie postale, à l’attention du Secrétariat Général de la CCIN.
Le délai de réponse est de 30 jours.
Elle considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les documents que la CCIN met en ligne sur son site Internet sont librement téléchargeables. Toute personne qui décide de télécharger un document est dès lors un « destinataire » des données qu’il contient, au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée.
Ce destinataire peut être situé à Monaco, mais également dans n’importe quel pays du monde, dès lors que le site est accessible par le biais d’Internet.
Les téléchargements susvisés, constitutifs de transferts de données au sens de ladite loi, sont justifiés par la sauvegarde de l’intérêt public, mais aussi la consultation d’informations destinées à l’information du public, conformément à l’article 20-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
En effet, comme précisé au point II de la présente délibération, la CCIN est légalement tenue d’informer les personnes concernées ainsi que les responsables de traitement de leurs droits ou obligations. De plus, la publication d’un rapport d’activité annuel est une obligation légale.
Enfin, en tant qu’organe public de protection des libertés et droits fondamentaux prévues au titre III de la Constitution, la CCIN dispose de missions d’intérêt public.
Par conséquent, les transferts de données dont s’agit sont conformes aux dispositions des articles 20 et 20-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le site Internet est accessible en consultation au public.
En revanche, seuls deux collaborateurs de la CCIN disposent des droits d’administration (inscription, modification, mise à jour) du site, à savoir le Responsable Informatique ainsi que la Responsable Administrative de la CCIN.
Ainsi, la Commission considère que les accès dont s’agit sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives à l’identité des membres de la Commission et des agents du Secrétariat Général, ainsi que leur fonction respective, sont conservées sur le site Internet de la CCIN tant que les personnes concernées sont en fonction à la CCIN.
Les informations relatives aux personnes citées dans les publications de la CCIN sont conservées selon les durées de conservation mentionnées dans le traitement « Elaboration des publications de la CCIN ».
Les autres informations n’ont pas un caractère nominatif.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Au vu de ces éléments,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN », par le Président.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la délibération n° 2001-53 du 19 décembre 2001 portant avis sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Site Internet de la CCIN » ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 21 octobre 2013 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 27 novembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives est une autorité administrative indépendante, organisme de droit public.
Par délibération n° 2001-53 du 19 décembre 2001, elle a donné un avis favorable à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité « Site Internet de la CCIN ».
Pour répondre à l’évolution des missions de la CCIN ainsi qu’à l’accroissement du nombre de démarches des responsables de traitement et des particuliers, elle a souhaité moderniser son site Internet par l’ajout d’un certain nombre de fonctionnalités.
A ce titre, en application des articles 7 et 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Président de la Commission soumet la présente demande d’avis modificative en vue de la mise à jour du traitement susvisé.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité la « Gestion du site Internet de la CCIN ».
Les personnes concernées sont :
- les membres de la Commission et les agents du Secrétariat Général nominativement désignés sur la page de présentation ainsi que dans les mentions légales du site ;
- les personnes mentionnées dans les publications de la CCIN mises en ligne sur son site Internet (ex. Rapports d’activités, Revue « Droit d’@accès », etc.).
La Commission relève en outre que les deux collaborateurs de la CCIN habilités à administrer le site Internet ne sont pas des « personnes concernées » au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, dans la mesure où ils utilisent un compte non nominatif.
Enfin, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- présentation de la CCIN et diffusion d’informations relatives à la loi sur la protection des informations nominatives et son application ;
- diffusion de la législation, des délibérations ainsi que des diverses publications de la CCIN par un rapprochement avec les traitements « Elaboration des publications de la CCIN » et « Gestion de l’activité délibérative de la Commission » ;
- diffusion des actualités de la CCIN et publication des réactions de la CCIN à certaines de ces actualités ;
- abonnement à l’outil « Marque-pages dynamiques » pour suivre les actualités ;
- mise en ligne de formulaires de formalités à la disposition des responsables de traitement pour consultation et téléchargement, par un rapprochement avec le traitement « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission » ;
- mise à disposition de l’outil « Testez vos traces online » ;
- fonctionnalités d’impression et d’envoi par email des pages du site Internet ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression effectués en interne depuis le site Internet de la CCIN ;
- interconnexion avec le traitement « Journalisation du système d’information » pour la collecte des logs de consultation par les collaborateurs de la CCIN du site Internet ;
- index de recherches par mots clés ;
- administration du site.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la finalité du traitement est « déterminée, explicite et légitime », tel qu’exigé par l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission observe que le traitement dont s’agit est justifié par le respect d’obligations légales ainsi qu’un motif d’intérêt public.
En effet, la CCIN communique par le biais de son site Internet dans le cadre des missions qui lui sont légalement conférées par l’article 2, 11° et 14° de la loi n° 1.165, modifiée, notamment.
Par ailleurs, la Commission relève que le site Internet de la CCIN permet de mettre instantanément à la disposition du public un certain nombre de documents (formulaires, délibérations et informations diverses) afin que les personnes concernées soient en mesure d’exercer leurs droits, et les responsables de traitement, de se conformer à leurs obligations légales.
Cela répond à la réalisation d’un intérêt légitime, à savoir de rendre la législation sur la protection des données personnelles accessible au plus grand nombre.
En outre, les droits des personnes concernées sont respectés, comme cela est examiné au point IV de la présente délibération.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom, photos des membres de la Commission, raison sociale du prestataire technique ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées (non nominatives) : adresse postale et numéro de téléphone de la CCIN et de son prestataire technique ; fax de la CCIN ;
- vie professionnelle : fonction ;
- données d’identification électronique : adresse email de la CCIN (non nominative) ;
- documentation mise en ligne sur le site et téléchargeable : guides, rapports d’activité, délibérations, études diverses, revue « Droit d’@ccès », formulaires, législation applicable, etc. ;
- information d’ordre général : présentation de la CCIN, aide aux formalités, informations juridiques sur la protection des données, etc.
Les informations relatives aux noms et prénoms des membres de la Commission et des collaborateurs du Secrétariat Général de la CCIN sont issues de l’organigramme de la CCIN.
La civilité et l’identité des personnes mentionnées dans les publications de la CCIN disponibles en ligne, ainsi que leurs photos éventuelles, proviennent du traitement « Elaboration des publications de la CCIN ».
L’adresse email et les coordonnées de la CCIN sont des informations non nominatives publiques. Il en va de même de l’identité de la société prestataire de la CCIN mentionnée dans ses mentions légales.
Concernant la documentation mise en ligne sur le site de la CCIN :
- les guides, rapports d’activités, revues « Droit d’@ccès », etc., proviennent du traitement « Elaboration des publications de la CCIN » ;
- les délibérations et rapports de la Commission proviennent du traitement « Gestion de l’activité délibérative de la Commission » ;
- les formulaires de formalités proviennent du traitement « Tenue du répertoire des traitements » ;
- la législation provient du Journal de Monaco et de Légimonaco.
Enfin, les informations d’ordre général (non nominatives) publiées sur le site de la CCIN proviennent de la conception dudit site en interne.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission estime que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée suivant plusieurs modalités.
Tout d’abord, les collaborateurs sont informés par le biais de la charte informatique de la CCIN, qui comprend un article spécifique à la protection des informations nominatives. Y sont mentionnés les traitements exploités par la CCIN ainsi que les modalités d’exercice, par les collaborateurs, de leurs droits.
Par ailleurs, le site Internet comporte dans ses mentions légales un paragraphe spécifique à la protection des informations nominatives.
La Commission relève que ces mentions sont complètes au regard des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Ainsi, elle considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits d’accès, de rectification et de suppression
La Commission observe que les droits d’accès, de rectification et de suppression des personnes concernées peuvent être exercés sur place ou par voie postale, à l’attention du Secrétariat Général de la CCIN.
Le délai de réponse est de 30 jours.
Elle considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les documents que la CCIN met en ligne sur son site Internet sont librement téléchargeables. Toute personne qui décide de télécharger un document est dès lors un « destinataire » des données qu’il contient, au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée.
Ce destinataire peut être situé à Monaco, mais également dans n’importe quel pays du monde, dès lors que le site est accessible par le biais d’Internet.
Les téléchargements susvisés, constitutifs de transferts de données au sens de ladite loi, sont justifiés par la sauvegarde de l’intérêt public, mais aussi la consultation d’informations destinées à l’information du public, conformément à l’article 20-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
En effet, comme précisé au point II de la présente délibération, la CCIN est légalement tenue d’informer les personnes concernées ainsi que les responsables de traitement de leurs droits ou obligations. De plus, la publication d’un rapport d’activité annuel est une obligation légale.
Enfin, en tant qu’organe public de protection des libertés et droits fondamentaux prévues au titre III de la Constitution, la CCIN dispose de missions d’intérêt public.
Par conséquent, les transferts de données dont s’agit sont conformes aux dispositions des articles 20 et 20-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le site Internet est accessible en consultation au public.
En revanche, seuls deux collaborateurs de la CCIN disposent des droits d’administration (inscription, modification, mise à jour) du site, à savoir le Responsable Informatique ainsi que la Responsable Administrative de la CCIN.
Ainsi, la Commission considère que les accès dont s’agit sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives à l’identité des membres de la Commission et des agents du Secrétariat Général, ainsi que leur fonction respective, sont conservées sur le site Internet de la CCIN tant que les personnes concernées sont en fonction à la CCIN.
Les informations relatives aux personnes citées dans les publications de la CCIN sont conservées selon les durées de conservation mentionnées dans le traitement « Elaboration des publications de la CCIN ».
Les autres informations n’ont pas un caractère nominatif.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Au vu de ces éléments,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN », par le Président.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.