Décision n° 2013-03 du 12 décembre 2013 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la téléphonie fixe »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2013-142 le 27 novembre 2013, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la téléphonie fixe » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la téléphonie fixe ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- historisation des appels entrants (standard uniquement, pour permettre un éventuel rappel) et sortants (uniquement au niveau des postes téléphoniques, pour une mémoire de 10 numéros) ;
- suivi des coûts liés à l’utilisation de la téléphonie de manière non nominative et globale (et non par poste téléphonique) ;
- messageries téléphoniques internes (textuelles ou vocales) ;
- paramétrage de l’annuaire interne ;
- gestion et maintenance du parc téléphonique.
• Les personnes concernées les collaborateurs de la CCIN, et d’une manière générale, les appelants et les appelés.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : prénom du collaborateur ;
- coordonnées : numéro de poste interne ;
- historisation des appels : numéro entrant ou sortant, horodatage des appels entrants au standard ;
- messages : nombre de messages texte ou vocaux, contenu desdits messages ;
- horodatage du poste téléphonique : date, heure.
• Les données de l’annuaire interne sont conservées tant que les collaborateurs concernés sont en poste à la CCIN. L’historique des appels sortants, conservé uniquement sur les postes téléphoniques de chaque collaborateur, est supprimé par écrasement automatique tous les 10 numéros. L’historique des appels entrants au standard est effacé chaque semaine. Les messages textes et vocaux, accessibles uniquement depuis les postes téléphoniques des collaborateurs, sont conservés 3 mois, sauf à ce que les collaborateurs les suppriment antérieurement.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat Général de la CCIN.
Monaco, le 12 décembre 2013.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2013-142 le 27 novembre 2013, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la téléphonie fixe » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la téléphonie fixe ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- historisation des appels entrants (standard uniquement, pour permettre un éventuel rappel) et sortants (uniquement au niveau des postes téléphoniques, pour une mémoire de 10 numéros) ;
- suivi des coûts liés à l’utilisation de la téléphonie de manière non nominative et globale (et non par poste téléphonique) ;
- messageries téléphoniques internes (textuelles ou vocales) ;
- paramétrage de l’annuaire interne ;
- gestion et maintenance du parc téléphonique.
• Les personnes concernées les collaborateurs de la CCIN, et d’une manière générale, les appelants et les appelés.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : prénom du collaborateur ;
- coordonnées : numéro de poste interne ;
- historisation des appels : numéro entrant ou sortant, horodatage des appels entrants au standard ;
- messages : nombre de messages texte ou vocaux, contenu desdits messages ;
- horodatage du poste téléphonique : date, heure.
• Les données de l’annuaire interne sont conservées tant que les collaborateurs concernés sont en poste à la CCIN. L’historique des appels sortants, conservé uniquement sur les postes téléphoniques de chaque collaborateur, est supprimé par écrasement automatique tous les 10 numéros. L’historique des appels entrants au standard est effacé chaque semaine. Les messages textes et vocaux, accessibles uniquement depuis les postes téléphoniques des collaborateurs, sont conservés 3 mois, sauf à ce que les collaborateurs les suppriment antérieurement.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat Général de la CCIN.
Monaco, le 12 décembre 2013.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.