Délibération n° 2013-42 du 15 avril 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Planification des examens des permis de conduire par téléservice» dénommé «Consulter les créneaux d’examen au permis de conduire» du Service des Titres de Circulation
Vu la Constitution ;
Vu la Convention sur la circulation routière, dite Convention de Vienne, du 8 novembre 1968 et l’Accord européen du 1er mai 1971 la complétant rendu exécutoire en Principauté de Monaco par l’ordonnance souveraine n° 6.551 du 28 mai 1979 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Titres de Circulation, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.121 du 11 février 2011 portant création de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’arrêté ministériel n° 94-85 du 11 février 1994 relatif aux conditions d’établissement, de délivrance et de validité des permis de conduire, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2004-627 du 21 décembre 2004 définissant les modalités d’examen en vue de l’obtention du permis de conduire ;
Vu le Code de la route ;
Vu la délibération n° 2011-104 du 15 novembre 2011 portant avis favorable sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservice» de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;
Vu la délibération n° 2013-41 du 15 avril 2013 portant avis favorable sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des examens des titres de circulation» du Service des Titres de Circulation ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 5 février 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Assignation par téléservice d’un candidat à un créneau d’examen au permis de conduire proposé par le Service des Titres de Circulation», dénommé «Consulter les créneaux d’examen aux permis de conduire», du Service des Titres de Circulation ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 avril 2013, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 avril 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
L’organisation des examens des permis de conduire relève des attributions de «l’inspecteur des permis de conduire ou de son adjoint», conformément à l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 2004-627 susvisé et du Code de la route.
Le présent traitement s’inscrit dans un processus de dématérialisation des procédures initié par le Service des Titres de Circulation (STC) en 2011. Le téléservice envisagé nécessitant l’instauration d’opérations automatisées d’informations nominatives, la mise en œuvre du traitement inhérent est soumise à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce présent traitement a pour finalité «Assignation par téléservice d’un candidat à un créneau d’examen au permis de conduire proposé par le Service des Titres de Circulation». Il est dénommé «Consulter les créneaux d’examen aux permis de conduire».
Il concerne les candidats aux permis de conduire résidant en Principauté, les auto-écoles référencées auprès du STC, ainsi que les inspecteurs des permis de conduire en charge de l’organisation des épreuves.
Il a pour objet de permettre aux auto-écoles référencées de consulter les créneaux d’examen aux permis de conduire qui leur sont proposés par les inspecteurs des permis de conduire et d’y inscrire des candidats par voie électronique.
La demande d’inscription aux examens du permis de conduire s’effectue par le candidat sur un support papier adressé au STC. Le téléservice n’est envisagé qu’à partir du moment où la demande aura été déclarée recevable, et que le candidat aura été enregistré dans le traitement permettant la «gestion des examens des titres de circulation», susvisé.
Par ailleurs, les auto-écoles n’ont accès qu’aux seules données des candidats qu’elles ont formés dès lors où le «cadre réservé à l’école de conduite», figurant sur le formulaire de demande, est rempli avec leurs coordonnées.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- établir le planning des examens au permis de conduire en permettant :
• aux auto-écoles :
- de consulter les créneaux d’examen disponibles qui peuvent leur être proposés ;
- d’organiser la présence des candidats selon les créneaux présentés ;
- d’inscrire un candidat ou d’informer des modification(s) par voie électronique ;
- de recevoir confirmation des inscriptions ou des modifications par courrier électronique ;
- d’exporter au format la liste des créneaux pour lesquels l’auto-école a inscrit un candidat ;
- de contacter par courrier électronique le STC ;
• aux inspecteurs des permis de conduire :
- d’être informé des inscriptions souhaitées ou des modifications intervenues relativement aux planifications des examens proposés afin de les organiser ;
- permettre aux usagers de contacter le STC via une rubrique «contact» ;
- d’assurer l’organisation des informations techniques du téléservice, la fluidité de la connexion et de la navigation des usagers.
La Commission rappelle que la finalité d’un traitement doit être «déterminée et explicite» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165. Elle estime que la finalité du traitement mentionnée ne répond pas à ces principes, d’autant que le terme «assignation» ne peut être utilisé en l’espèce.
Aussi, elle considère que la finalité doit être modifiée comme suit : «Planification des examens des permis de conduire par téléservice».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Les examens du permis de conduire se déroulent «devant l’inspecteur des permis de conduire ou son adjoint» selon des modalités déterminées par voie réglementaire. Par ailleurs, le présent traitement s’inscrit, notamment, dans le cadre de l’article 43 de l’ordonnance souveraine
n° 3.413, susvisée.
La Commission considère donc que le traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
La Commission considère que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165 par :
- le consentement des auto-écoles, formalisé par l’acception des conditions générales d’utilisation du téléservice et l’échange de courrier entre les intéressés et le STC ;
- la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement à simplifier les démarches administratives des usagers concernant l’organisation et la planification des examens du permis de conduire.
III. Sur les informations traitées
• Sur le détail des informations nominatives
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- Identité du candidat : nom et prénom ;
- Identité de l’auto-école : numéro d’identification ;
- Adresse et coordonnées : adresse électronique de l’auto-école ;
- Données d’identification électronique : identifiant technique du candidat et de l’auto-école ;
- Attributs des créneaux : semaine, date, heure de début et de fin, type de permis, type d’examen, statut ;
- Historique de navigation de l’usager : pages visitées, temps resté sur les pages ;
- Données de connexion : données d’horodatage, log de connexion de l’usager, données de messagerie de l’usage.
La Commission relève qu’il n’est pas fait mention d’une conservation des adresses IP des machines à partir desquelles la démarche électronique est réalisée.
• Sur l’origine des informations
Les informations portant sur l’identité du candidat, l’identification de l’auto-école, l’adresse électronique de l’auto-école et les attributs des créneaux d’examen ont pour origine «l’application interne», c’est-à-dire le traitement ayant pour finalité «gestion des examens des titres de circulation» du STC, concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
Cette utilisation ultérieure des informations envisagée par téléservice permettant l’organisation des plannings d’examen est compatible avec ledit traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
Les données d’identification électronique, soit les «identifiants techniques» ont pour origine «le système». Ces données techniques n’ayant pas été détaillées et la notion de «système» n’ayant pas été précisée, la Commission demande que des compléments d’informations lui soient apportés sur ces données.
En outre, elle relève qu’un numéro d’identification est attribué aux auto-écoles. Elle rappelle que si cette identification nécessite le traitement d’informations nominatives ou est associé au traitement permettant le référencement des «personnes autorisées à enseigner la conduite», au sens, notamment, de l’arrêté ministériel n° 80-626 du 30 décembre 1980 relatif aux conditions d’exercice de la profession d’enseignant de la conduite des véhicules terrestres à moteur, une demande d’avis spécifique audit traitement devra être déposée auprès d’elle afin d’en assurer la conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165.
L’historique de navigation et les données de connexion ont pour origine le module web du téléservice.
Sous réserve d’observations relatives aux «identifiants techniques», la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
Les personnes sont informées de leurs droits par une mention figurant sur le document de collecte et par une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission constate que les mentions d’information du document de collecte ne sont pas conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 en ce qu’elles ne mentionnent pas la finalité du traitement, le caractère obligatoire des réponses et les conséquences du défaut de réponse. En outre, les traitements automatisés du STC relèvent de la procédure de demande d’avis préalable et non du régime déclaratif comme cela est indiqué dans l’information des personnes concernées.
Aussi, pour être conforme aux dispositions des articles 14 et 14-1 de la loi n° 1.165, l’information devrait être modifiée comme suit :
«Les informations fournies par le candidat et par l’auto-école sont destinées au Service des Titres de Circulation (STC). Elles feront l’objet de traitements informatiques afin de permettre la «gestion des examens des titres de circulation», la «planification des créneaux d’examens des permis de conduire par téléservice», et en cas de réussite, la délivrance dudit titre dans le traitement «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», conformément à la réglementation concernant les permis de conduire et les livrets professionnels. Toutes les informations sont obligatoires. A défaut, le candidat ne pourra voir sa demande prise en compte. Conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, toute personne concernée, justifiant de son identité, dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations la concernant en s’adressant au STC».
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Mis en place par une entité administrative dans le cadre de ses missions d’intérêt général, le présent traitement ne peut faire l’objet d’un droit d’opposition de la part des personnes concernées, comme établi par l’article 13 de la loi n° 1.165.
Celles-ci peuvent toutefois exercer leur droit d’accès par courrier électronique, par voie postale ou sur place auprès du STC. Il est procédé à la communication des informations dans le mois suivant la réception de la demande, conformément à l’article 15 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
En cas de demande de modification, de rectification, voire de suppression des informations nominatives nécessaires au fonctionnement du téléservice, une réponse est adressée à la personne concernée selon les mêmes voies.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- les «personnels du Service des Titres de Circulation habilités à gérer les plannings d’examens des titres de circulation» : en inscription, modification, mise à jour et consultation ; la Commission relève que seuls les inspecteurs des titres de circulation, et les personnels travaillant sous leurs autorités, sont réglementairement habilités à avoir accès aux données et au traitement ;
- les personnels habilités de la Direction Informatique de l’Etat, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre de leurs missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du traitement, de sécurité du système d’information de l’Etat ;
- les personnels habilités de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Informations aux Usagers, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre de ses missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.
Au vu des attributions des entités susvisées, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les destinataires ou catégories de destinataires des informations
La Commission observe que le présent traitement est interne au STC.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les durées de conservation des informations sont les suivantes :
- l’identité et l’identifiant technique du candidat : 3 mois ;
- le numéro d’identification et l’adresse électronique de l’auto-école : 1 an ;
- les attributs des créneaux d’examen permettant leur planification par les Inspecteurs des permis de conduire : 3 mois.
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Recommande que lui soit soumise une demande d’avis permettant le référencement des «personnes autorisées à enseigner la conduite», si des informations nominatives sont traitées notamment aux fins d’attribution des numéros d’identification des établissements ;
Demande que :
- la finalité du traitement soit modifiée par «Planification des examens des permis de conduire par téléservice» ;
- le détail des «identifiants techniques» lui soit communiqué ;
- la notion de «système» utilisée pour qualifier l’origine des identifiants soit définie ;
- l’information des personnes concernées soit modifiée afin de tenir compte des mentions obligatoires aux termes des articles 14 et 14-1 de la loi n° 1.165, susvisée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Planification des examens des permis de conduire par téléservice», dénommé «Consulter les créneaux d’examen aux permis de conduire» du Service des Titres de Circulation.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention sur la circulation routière, dite Convention de Vienne, du 8 novembre 1968 et l’Accord européen du 1er mai 1971 la complétant rendu exécutoire en Principauté de Monaco par l’ordonnance souveraine n° 6.551 du 28 mai 1979 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Titres de Circulation, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.121 du 11 février 2011 portant création de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’arrêté ministériel n° 94-85 du 11 février 1994 relatif aux conditions d’établissement, de délivrance et de validité des permis de conduire, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2004-627 du 21 décembre 2004 définissant les modalités d’examen en vue de l’obtention du permis de conduire ;
Vu le Code de la route ;
Vu la délibération n° 2011-104 du 15 novembre 2011 portant avis favorable sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservice» de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;
Vu la délibération n° 2013-41 du 15 avril 2013 portant avis favorable sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des examens des titres de circulation» du Service des Titres de Circulation ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 5 février 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Assignation par téléservice d’un candidat à un créneau d’examen au permis de conduire proposé par le Service des Titres de Circulation», dénommé «Consulter les créneaux d’examen aux permis de conduire», du Service des Titres de Circulation ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 avril 2013, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 avril 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
L’organisation des examens des permis de conduire relève des attributions de «l’inspecteur des permis de conduire ou de son adjoint», conformément à l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 2004-627 susvisé et du Code de la route.
Le présent traitement s’inscrit dans un processus de dématérialisation des procédures initié par le Service des Titres de Circulation (STC) en 2011. Le téléservice envisagé nécessitant l’instauration d’opérations automatisées d’informations nominatives, la mise en œuvre du traitement inhérent est soumise à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce présent traitement a pour finalité «Assignation par téléservice d’un candidat à un créneau d’examen au permis de conduire proposé par le Service des Titres de Circulation». Il est dénommé «Consulter les créneaux d’examen aux permis de conduire».
Il concerne les candidats aux permis de conduire résidant en Principauté, les auto-écoles référencées auprès du STC, ainsi que les inspecteurs des permis de conduire en charge de l’organisation des épreuves.
Il a pour objet de permettre aux auto-écoles référencées de consulter les créneaux d’examen aux permis de conduire qui leur sont proposés par les inspecteurs des permis de conduire et d’y inscrire des candidats par voie électronique.
La demande d’inscription aux examens du permis de conduire s’effectue par le candidat sur un support papier adressé au STC. Le téléservice n’est envisagé qu’à partir du moment où la demande aura été déclarée recevable, et que le candidat aura été enregistré dans le traitement permettant la «gestion des examens des titres de circulation», susvisé.
Par ailleurs, les auto-écoles n’ont accès qu’aux seules données des candidats qu’elles ont formés dès lors où le «cadre réservé à l’école de conduite», figurant sur le formulaire de demande, est rempli avec leurs coordonnées.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- établir le planning des examens au permis de conduire en permettant :
• aux auto-écoles :
- de consulter les créneaux d’examen disponibles qui peuvent leur être proposés ;
- d’organiser la présence des candidats selon les créneaux présentés ;
- d’inscrire un candidat ou d’informer des modification(s) par voie électronique ;
- de recevoir confirmation des inscriptions ou des modifications par courrier électronique ;
- d’exporter au format la liste des créneaux pour lesquels l’auto-école a inscrit un candidat ;
- de contacter par courrier électronique le STC ;
• aux inspecteurs des permis de conduire :
- d’être informé des inscriptions souhaitées ou des modifications intervenues relativement aux planifications des examens proposés afin de les organiser ;
- permettre aux usagers de contacter le STC via une rubrique «contact» ;
- d’assurer l’organisation des informations techniques du téléservice, la fluidité de la connexion et de la navigation des usagers.
La Commission rappelle que la finalité d’un traitement doit être «déterminée et explicite» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165. Elle estime que la finalité du traitement mentionnée ne répond pas à ces principes, d’autant que le terme «assignation» ne peut être utilisé en l’espèce.
Aussi, elle considère que la finalité doit être modifiée comme suit : «Planification des examens des permis de conduire par téléservice».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Les examens du permis de conduire se déroulent «devant l’inspecteur des permis de conduire ou son adjoint» selon des modalités déterminées par voie réglementaire. Par ailleurs, le présent traitement s’inscrit, notamment, dans le cadre de l’article 43 de l’ordonnance souveraine
n° 3.413, susvisée.
La Commission considère donc que le traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
La Commission considère que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165 par :
- le consentement des auto-écoles, formalisé par l’acception des conditions générales d’utilisation du téléservice et l’échange de courrier entre les intéressés et le STC ;
- la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement à simplifier les démarches administratives des usagers concernant l’organisation et la planification des examens du permis de conduire.
III. Sur les informations traitées
• Sur le détail des informations nominatives
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- Identité du candidat : nom et prénom ;
- Identité de l’auto-école : numéro d’identification ;
- Adresse et coordonnées : adresse électronique de l’auto-école ;
- Données d’identification électronique : identifiant technique du candidat et de l’auto-école ;
- Attributs des créneaux : semaine, date, heure de début et de fin, type de permis, type d’examen, statut ;
- Historique de navigation de l’usager : pages visitées, temps resté sur les pages ;
- Données de connexion : données d’horodatage, log de connexion de l’usager, données de messagerie de l’usage.
La Commission relève qu’il n’est pas fait mention d’une conservation des adresses IP des machines à partir desquelles la démarche électronique est réalisée.
• Sur l’origine des informations
Les informations portant sur l’identité du candidat, l’identification de l’auto-école, l’adresse électronique de l’auto-école et les attributs des créneaux d’examen ont pour origine «l’application interne», c’est-à-dire le traitement ayant pour finalité «gestion des examens des titres de circulation» du STC, concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
Cette utilisation ultérieure des informations envisagée par téléservice permettant l’organisation des plannings d’examen est compatible avec ledit traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
Les données d’identification électronique, soit les «identifiants techniques» ont pour origine «le système». Ces données techniques n’ayant pas été détaillées et la notion de «système» n’ayant pas été précisée, la Commission demande que des compléments d’informations lui soient apportés sur ces données.
En outre, elle relève qu’un numéro d’identification est attribué aux auto-écoles. Elle rappelle que si cette identification nécessite le traitement d’informations nominatives ou est associé au traitement permettant le référencement des «personnes autorisées à enseigner la conduite», au sens, notamment, de l’arrêté ministériel n° 80-626 du 30 décembre 1980 relatif aux conditions d’exercice de la profession d’enseignant de la conduite des véhicules terrestres à moteur, une demande d’avis spécifique audit traitement devra être déposée auprès d’elle afin d’en assurer la conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165.
L’historique de navigation et les données de connexion ont pour origine le module web du téléservice.
Sous réserve d’observations relatives aux «identifiants techniques», la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
Les personnes sont informées de leurs droits par une mention figurant sur le document de collecte et par une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission constate que les mentions d’information du document de collecte ne sont pas conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 en ce qu’elles ne mentionnent pas la finalité du traitement, le caractère obligatoire des réponses et les conséquences du défaut de réponse. En outre, les traitements automatisés du STC relèvent de la procédure de demande d’avis préalable et non du régime déclaratif comme cela est indiqué dans l’information des personnes concernées.
Aussi, pour être conforme aux dispositions des articles 14 et 14-1 de la loi n° 1.165, l’information devrait être modifiée comme suit :
«Les informations fournies par le candidat et par l’auto-école sont destinées au Service des Titres de Circulation (STC). Elles feront l’objet de traitements informatiques afin de permettre la «gestion des examens des titres de circulation», la «planification des créneaux d’examens des permis de conduire par téléservice», et en cas de réussite, la délivrance dudit titre dans le traitement «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», conformément à la réglementation concernant les permis de conduire et les livrets professionnels. Toutes les informations sont obligatoires. A défaut, le candidat ne pourra voir sa demande prise en compte. Conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, toute personne concernée, justifiant de son identité, dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations la concernant en s’adressant au STC».
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Mis en place par une entité administrative dans le cadre de ses missions d’intérêt général, le présent traitement ne peut faire l’objet d’un droit d’opposition de la part des personnes concernées, comme établi par l’article 13 de la loi n° 1.165.
Celles-ci peuvent toutefois exercer leur droit d’accès par courrier électronique, par voie postale ou sur place auprès du STC. Il est procédé à la communication des informations dans le mois suivant la réception de la demande, conformément à l’article 15 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
En cas de demande de modification, de rectification, voire de suppression des informations nominatives nécessaires au fonctionnement du téléservice, une réponse est adressée à la personne concernée selon les mêmes voies.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- les «personnels du Service des Titres de Circulation habilités à gérer les plannings d’examens des titres de circulation» : en inscription, modification, mise à jour et consultation ; la Commission relève que seuls les inspecteurs des titres de circulation, et les personnels travaillant sous leurs autorités, sont réglementairement habilités à avoir accès aux données et au traitement ;
- les personnels habilités de la Direction Informatique de l’Etat, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre de leurs missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du traitement, de sécurité du système d’information de l’Etat ;
- les personnels habilités de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Informations aux Usagers, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre de ses missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.
Au vu des attributions des entités susvisées, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les destinataires ou catégories de destinataires des informations
La Commission observe que le présent traitement est interne au STC.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les durées de conservation des informations sont les suivantes :
- l’identité et l’identifiant technique du candidat : 3 mois ;
- le numéro d’identification et l’adresse électronique de l’auto-école : 1 an ;
- les attributs des créneaux d’examen permettant leur planification par les Inspecteurs des permis de conduire : 3 mois.
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Recommande que lui soit soumise une demande d’avis permettant le référencement des «personnes autorisées à enseigner la conduite», si des informations nominatives sont traitées notamment aux fins d’attribution des numéros d’identification des établissements ;
Demande que :
- la finalité du traitement soit modifiée par «Planification des examens des permis de conduire par téléservice» ;
- le détail des «identifiants techniques» lui soit communiqué ;
- la notion de «système» utilisée pour qualifier l’origine des identifiants soit définie ;
- l’information des personnes concernées soit modifiée afin de tenir compte des mentions obligatoires aux termes des articles 14 et 14-1 de la loi n° 1.165, susvisée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Planification des examens des permis de conduire par téléservice», dénommé «Consulter les créneaux d’examen aux permis de conduire» du Service des Titres de Circulation.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.