Délibération n° 2013-41 du 15 avril 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des examens des titres de circulation», dénommé «Base des examens aux titres de circulation» du Service des Titres de Circulation
Vu la Constitution ;
Vu la Convention sur la circulation routière, dite Convention de Vienne, du 8 novembre 1968 et l’accord européen du 1er mai 1971 la complétant rendu exécutoire en Principauté de Monaco par l’ordonnance souveraine n° 6.551 du 28 mai 1979 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Titres de Circulation, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.720 du 4 juillet 2008 relative à la réglementation des taxis, des véhicules de remise, des véhicules de service de ville et des motos à la demande, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 80-626 du 30 décembre 1980 relatif aux conditions d’exercice de la profession d’enseignant de la conduite des véhicules terrestres à moteur ;
Vu l’arrêté ministériel n° 94-85 du 11 février 1994 relatif aux conditions d’établissement, de délivrance et de validité des permis de conduire, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2004-627 du 21 décembre 2004 définissant les modalités d’examen en vue de l’obtention du permis de conduire ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2008-451 du 8 août 2008 relatif aux conditions et aux modalités de délivrance et de renouvellement du livret professionnel, modifié ;
Vu le Code de la route ;
Vu la délibération n° 2011-60 du 4 juillet 2011 portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», traitement mis en œuvre le 12 juillet 2011 ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 5 février 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Assignation par téléservice d’un candidat à un créneau d’examen au permis de conduire sur proposition par le Service des Titres de Circulation» ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 5 février 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Organisation des créneaux d’examen aux titres de circulation», dénommé «Base des examens aux titres de circulation», du Service des Titres de Circulation ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 avril 2013, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 avril 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le Service des Titres de Circulation (STC) est un service exécutif, au sens de l’article 44 de la Constitution, placé sous l’autorité du Ministre d’Etat.
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Le présent traitement fait suite à une demande formulée par la Commission par délibération n° 2011-60 du 4 juillet 2011 portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», portant sur la formalisation d’une demande d’avis distincte «concernant les traitements automatisés d’informations nominatives destinées à la gestion de l’examen des permis de conduire en Principauté de Monaco».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Organisation des créneaux d’examen aux titres de circulation ». Il est dénommé « Base des examens aux titres de circulation».
Les personnes concernées sont les candidats à un examen permettant d’obtenir un titre de circulation, et les auto-écoles de la Principauté et des communes limitrophes, appelées «auto-écoles référencées», qui présentent des candidats. Ce traitement concerne également les inspecteurs des titres de circulation du Service des Titres de circulation (STC).
Il a pour objectif de permettre aux inspecteurs du STC de gérer les plannings des examens en vue de l’obtention des permis de conduire de toutes catégories, et du livret professionnel obligatoire pour la conduite de taxis et de véhicules de grandes remises.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- identifier les auto-écoles référencées ;
- organiser les créneaux d’examen :
• proposer aux auto-écoles référencées des créneaux d’examen ;
• réserver des créneaux d’examen pour les candidats libres ;
- assigner les candidats ;
- organiser les examens et leurs épreuves ;
- suivre les correspondances, notamment électroniques, avec les auto-écoles concernant la gestion des créneaux d’examen ;
- assurer la traçabilité de l’organisation d’épreuve et du résultat de l’examen par candidat afin de permettre la bonne application des dispositions du Code de la route ;
- établir des statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement mentionnée par le responsable de traitement est restrictive par rapport aux fonctionnalités puisqu’elle porte uniquement sur l’organisation des plannings des examens. Or, aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée, la finalité d’un traitement doit être «déterminée et explicite».
Aussi, elle estime que la finalité du présent traitement doit être modifiée comme suit : «Gestion des examens des titres de circulation».
Par ailleurs, elle constate qu’à chaque auto-école, ou à tout «établissement d’enseignement de conduite», au sens de l’article 2 alinéa 3 de l’arrêté ministériel n° 80-626 du 30 décembre 1980, susvisé, est attribué un numéro d’identification. A cet égard, elle rappelle que dans l’hypothèse où l’identification des auto-écoles impliquerait l’exploitation d’un traitement automatisé, il conviendrait de le soumettre aux formalités de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que le STC a été créé par l’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998, modifiée.
Conformément à l’article 2 de l’ordonnance souveraine dont s’agit, ce service est, notamment, chargé de «l’élaboration et la mise en œuvre de la réglementation concernant les véhicules automobiles, les certificats d’immatriculation et les permis de conduire, et les livrets des professionnels des transports».
Considérant, notamment, les dispositions des articles 116 et suivants du Code de la route, de l’arrêté ministériel n° 2004-627 du 21 décembre 2004 et de l’arrêté ministériel n° 94-85 du 11 février 1994, susvisés, concernant les permis de conduire, ainsi que de l’arrêté ministériel
n° 2008-451 du 8 août 2008, modifié, susvisé, portant sur le livret professionnel, la Commission relève que les conditions d’examen des permis de conduire et du livret professionnel sont extrêmement précises et détaillées, et que le traitement des informations nominatives exposé respecte lesdites dispositions.
Elle constate donc que ce traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
La Commission relève qu’au regard des missions réglementairement conférées au STC, et plus particulièrement aux personnes ayant des fonctions «d’inspecteur du Service des Titres de Circulation» ou «d’inspecteurs des permis de conduire», ainsi que des objectifs poursuivis par la réglementation relative aux titres de circulation en général, ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
III. Sur les informations traitées et leurs origines
• Sur le détail des informations nominatives traitées
Les informations traitées sont les suivantes :
Concernant les personnels du STC :
- Identité de l’inspecteur : nom.
Concernant les candidats :
- Identité : titre, nom, nom de jeune fille, prénom, date et lieu de naissance, photographie, numéro interne attribué au candidat, numéro de permis monégasque ou étranger ;
- Justification du domicile en Principauté : numéro de la carte d’identité, de la carte de séjour ou de tout autre document justifiant de la résidence monégasque avec dates de validité ;
- Adresses et coordonnées : adresse du domicile, numéro de téléphone et adresse électronique ;
- Diplôme : type de permis de conduire demandé ;
- Données d’identification électronique : identifiants techniques.
Concernant l’auto-école :
- Identification : raison sociale, et numéro d’identification ;
- Adresses et coordonnées : adresse du domicile, numéro de téléphone et adresse électronique ;
- Données d’identification électronique : identifiants techniques.
Concernant l’organisation des épreuves :
- Attributions des créneaux d’examen : semaine, date, heures de début et de fin, type de permis, type d’examen, statut ;
- Résultat de l’examen : reçu/ajourné.
Concernant la photographie du candidat, la Commission demande que soit justifiée sa collecte et que soit précisée si celle-ci fait l’objet d’une numérisation dans le traitement en objet.
Par ailleurs, elle demande que les « identifiants techniques » des candidats et des auto-écoles soient précisés.
• Sur l’origine des informations
Ces informations ont pour origine :
- le candidat à l’inscription pour son identité, son adresse et l’identification du titre demandé ;
- l’auto-école pour les informations permettant son identification ;
- les inspecteurs du STC pour la saisie de leur nom, des attributs des créneaux d’examen et des résultats des examens ;
- le STC pour l’attribution d’un numéro interne au candidat et à l’auto-école, et pour celle des identifiants techniques.
Le responsable de traitement précise que le traitement ne fait l’objet d’aucun rapprochement avec le traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des permis de conduire valable sur le territoire monégasque», mis en œuvre le 12 juillet 2011.
A cet égard, la Commission relève que la procédure spécifique à la délivrance d’un permis de conduire implique une validation de la réussite à l’examen. Aussi, si aucune interconnexion n’existe entre ces deux traitements, un rapprochement est tout de même opéré afin de permettre aux inspecteurs de valider la procédure.
Le responsable de traitement précise enfin que le traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement automatisé permettant la mise en place d’un téléservice par le STC se rapportant à l’organisation des créneaux d’examens aux permis de conduire, concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
Sous réserve des observations relatives à la collecte de la photographie et au détail des identifiants techniques, la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par une mention sur le document de collecte.
La Commission relève que les mentions de cette information ne sont pas conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 en ce qu’elles ne mentionnent pas la finalité du traitement, le caractère obligatoire des réponses et les conséquences du défaut de réponse. En outre, elle rappelle que la conformité des traitements automatisés du STC aux dispositions de la loi n° 1.165, susvisée, implique que ceux-ci ne sont pas soumis à la procédure déclarative, comme indiqué dans l’information des personnes concernées, mais à celle de la demande d’avis.
Aussi, elle demande que l’information soit modifiée comme suit :
«Les informations fournies par le candidat et par l’auto-école sont destinées au Service des Titres de Circulation (STC). Elles feront l’objet de traitements informatiques afin de permettre la « gestion des examens aux titres de circulation», et en cas de réussite, la délivrance dudit titre dans le traitement «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», conformément à la réglementation concernant les permis de conduire et les livrets professionnels. Toutes les informations sont obligatoires. A défaut, le candidat ne pourra voir sa demande prise en compte. Conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, toute personne concernée, justifiant de son identité, dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations la concernant en s’adressant au STC».
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission relève qu’en application de l’article 13 de la loi n° 1.165, modifiée, s’agissant d’un traitement mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi dont s’agit, dans le cadre des missions d’intérêt général du STC, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition à ce que les informations qui les concernent fassent l’objet d’un traitement.
Le droit d’accès peut être exercé auprès du STC par courrier électronique, sur place ou voie postale. Le délai de réponse est de un mois.
Les personnes concernées sont informées des modifications, mises à jour et suppressions des données par voie postale, par courrier électronique ou en se déplaçant au STC.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- les «personnels du Service des Titres de Circulation habilités à gérer les plannings d’examens des titres de circulation» : en inscription, modification, mise à jour et consultation. A cet égard, la Commission relève que seuls les inspecteurs des titres de circulation, et les personnels travaillant sous leurs autorités, sont réglementairement habilités à avoir accès aux données et au traitement ;
- les personnels habilités de la Direction Informatique de l’Etat, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre de leurs missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du traitement, de sécurité du système d’information de l’Etat ;
- les personnels habilités de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Informations aux Usagers, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre de ses missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.
Au vu des attributions des entités susvisées, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les destinataires ou catégories de destinataires des informations
La Commission observe que le présent traitement est interne au STC.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont supprimées du traitement au-delà de 2 ans d’inactivité (si aucun nouvel examen n’a été passé), à l’exception du numéro interne attribué au candidat, de ses nom, prénom, date de naissance, et des résultats de l’examen.
La Commission constate toutefois qu’aucune durée de conservation n’a été mentionnée pour ces dernières informations.
Elle relève notamment qu’aux termes des dispositions du Code de la route les résultats des épreuves sont des conditions de validité des titres. Par ailleurs, s’agissant des permis de conduire ou des livrets professionnels, des délais ont été fixés par voie réglementaire entre chaque épreuve.
Elle considère donc que la durée de conservation des informations doit être fixée selon le titre de circulation demandé par le candidat, tenant compte des dispositions réglementaires qui prévoit qu’une fois les délais fixés expirés, le candidat est considéré comme demandant pour la première fois à subir les épreuves sans qu’il soit tenu compte du ou des échecs antérieurs.
Ainsi pour les livrets professionnels, la Commission considère que l’ensemble des informations relatives aux candidats doit être supprimé :
- 18 mois à compter du dernier ajournement en cas d’échec à l’épreuve théorique ou pratique ;
- et, au plus tard, après le cinquième échec successif à l’épreuve pratique sans que le délai de conservation ne puisse excéder 6 ans à compter de la réussite de l’épreuve théorique ;
- enfin, pour les candidats ayant réussi les épreuves, au soixante-et-onzième anniversaire du candidat.
Pour les permis de conduire, l’ensemble des informations relatives aux candidats doit être supprimé :
- 18 mois à compter du dernier ajournement en cas d’échec à l’épreuve théorique ;
- 2 ans à compter de la date de réussite aux épreuves théoriques si l’épreuve pratique n’a pas été réussie ;
- enfin, pour les candidats ayant réussi les épreuves, selon les permis concernés en tenant compte des limites d’âge posées à l’article 4 de l’arrêté ministériel n° 94-85, susvisé, majorées tant que l’aptitude physique du titulaire du permis lui permet de le conserver.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que dans l’hypothèse où l’identification des auto-écoles impliquerait l’exploitation d’un traitement automatisé, il conviendrait de le soumettre aux formalités de la loi n° 1.165 ;
Demande que :
- la finalité du présent traitement soit modifiée par «Gestion des examens des titres de circulation» ;
- soit justifiée la collecte de la photographie des candidats et que soit précisée si celle-ci fait l’objet d’une numérisation dans le traitement en objet ;
- soit détaillée l’information désignée sous l’expression «identifiants techniques» attribués aux candidats et aux auto-écoles ;
- l’information des personnes concernées soit modifiée afin de tenir compte de l’ensemble des mentions obligatoires imposées par l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les informations nominatives soient conservées en tenant compte des délais fixés précédemment ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des examens des titres de circulation», dénommé «Base des examens aux titres de circulation» du Service des Titres de Circulation.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention sur la circulation routière, dite Convention de Vienne, du 8 novembre 1968 et l’accord européen du 1er mai 1971 la complétant rendu exécutoire en Principauté de Monaco par l’ordonnance souveraine n° 6.551 du 28 mai 1979 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Titres de Circulation, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.720 du 4 juillet 2008 relative à la réglementation des taxis, des véhicules de remise, des véhicules de service de ville et des motos à la demande, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 80-626 du 30 décembre 1980 relatif aux conditions d’exercice de la profession d’enseignant de la conduite des véhicules terrestres à moteur ;
Vu l’arrêté ministériel n° 94-85 du 11 février 1994 relatif aux conditions d’établissement, de délivrance et de validité des permis de conduire, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2004-627 du 21 décembre 2004 définissant les modalités d’examen en vue de l’obtention du permis de conduire ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2008-451 du 8 août 2008 relatif aux conditions et aux modalités de délivrance et de renouvellement du livret professionnel, modifié ;
Vu le Code de la route ;
Vu la délibération n° 2011-60 du 4 juillet 2011 portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», traitement mis en œuvre le 12 juillet 2011 ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 5 février 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Assignation par téléservice d’un candidat à un créneau d’examen au permis de conduire sur proposition par le Service des Titres de Circulation» ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 5 février 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Organisation des créneaux d’examen aux titres de circulation», dénommé «Base des examens aux titres de circulation», du Service des Titres de Circulation ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 avril 2013, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 avril 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le Service des Titres de Circulation (STC) est un service exécutif, au sens de l’article 44 de la Constitution, placé sous l’autorité du Ministre d’Etat.
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Le présent traitement fait suite à une demande formulée par la Commission par délibération n° 2011-60 du 4 juillet 2011 portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», portant sur la formalisation d’une demande d’avis distincte «concernant les traitements automatisés d’informations nominatives destinées à la gestion de l’examen des permis de conduire en Principauté de Monaco».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Organisation des créneaux d’examen aux titres de circulation ». Il est dénommé « Base des examens aux titres de circulation».
Les personnes concernées sont les candidats à un examen permettant d’obtenir un titre de circulation, et les auto-écoles de la Principauté et des communes limitrophes, appelées «auto-écoles référencées», qui présentent des candidats. Ce traitement concerne également les inspecteurs des titres de circulation du Service des Titres de circulation (STC).
Il a pour objectif de permettre aux inspecteurs du STC de gérer les plannings des examens en vue de l’obtention des permis de conduire de toutes catégories, et du livret professionnel obligatoire pour la conduite de taxis et de véhicules de grandes remises.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- identifier les auto-écoles référencées ;
- organiser les créneaux d’examen :
• proposer aux auto-écoles référencées des créneaux d’examen ;
• réserver des créneaux d’examen pour les candidats libres ;
- assigner les candidats ;
- organiser les examens et leurs épreuves ;
- suivre les correspondances, notamment électroniques, avec les auto-écoles concernant la gestion des créneaux d’examen ;
- assurer la traçabilité de l’organisation d’épreuve et du résultat de l’examen par candidat afin de permettre la bonne application des dispositions du Code de la route ;
- établir des statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement mentionnée par le responsable de traitement est restrictive par rapport aux fonctionnalités puisqu’elle porte uniquement sur l’organisation des plannings des examens. Or, aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée, la finalité d’un traitement doit être «déterminée et explicite».
Aussi, elle estime que la finalité du présent traitement doit être modifiée comme suit : «Gestion des examens des titres de circulation».
Par ailleurs, elle constate qu’à chaque auto-école, ou à tout «établissement d’enseignement de conduite», au sens de l’article 2 alinéa 3 de l’arrêté ministériel n° 80-626 du 30 décembre 1980, susvisé, est attribué un numéro d’identification. A cet égard, elle rappelle que dans l’hypothèse où l’identification des auto-écoles impliquerait l’exploitation d’un traitement automatisé, il conviendrait de le soumettre aux formalités de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que le STC a été créé par l’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998, modifiée.
Conformément à l’article 2 de l’ordonnance souveraine dont s’agit, ce service est, notamment, chargé de «l’élaboration et la mise en œuvre de la réglementation concernant les véhicules automobiles, les certificats d’immatriculation et les permis de conduire, et les livrets des professionnels des transports».
Considérant, notamment, les dispositions des articles 116 et suivants du Code de la route, de l’arrêté ministériel n° 2004-627 du 21 décembre 2004 et de l’arrêté ministériel n° 94-85 du 11 février 1994, susvisés, concernant les permis de conduire, ainsi que de l’arrêté ministériel
n° 2008-451 du 8 août 2008, modifié, susvisé, portant sur le livret professionnel, la Commission relève que les conditions d’examen des permis de conduire et du livret professionnel sont extrêmement précises et détaillées, et que le traitement des informations nominatives exposé respecte lesdites dispositions.
Elle constate donc que ce traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
La Commission relève qu’au regard des missions réglementairement conférées au STC, et plus particulièrement aux personnes ayant des fonctions «d’inspecteur du Service des Titres de Circulation» ou «d’inspecteurs des permis de conduire», ainsi que des objectifs poursuivis par la réglementation relative aux titres de circulation en général, ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
III. Sur les informations traitées et leurs origines
• Sur le détail des informations nominatives traitées
Les informations traitées sont les suivantes :
Concernant les personnels du STC :
- Identité de l’inspecteur : nom.
Concernant les candidats :
- Identité : titre, nom, nom de jeune fille, prénom, date et lieu de naissance, photographie, numéro interne attribué au candidat, numéro de permis monégasque ou étranger ;
- Justification du domicile en Principauté : numéro de la carte d’identité, de la carte de séjour ou de tout autre document justifiant de la résidence monégasque avec dates de validité ;
- Adresses et coordonnées : adresse du domicile, numéro de téléphone et adresse électronique ;
- Diplôme : type de permis de conduire demandé ;
- Données d’identification électronique : identifiants techniques.
Concernant l’auto-école :
- Identification : raison sociale, et numéro d’identification ;
- Adresses et coordonnées : adresse du domicile, numéro de téléphone et adresse électronique ;
- Données d’identification électronique : identifiants techniques.
Concernant l’organisation des épreuves :
- Attributions des créneaux d’examen : semaine, date, heures de début et de fin, type de permis, type d’examen, statut ;
- Résultat de l’examen : reçu/ajourné.
Concernant la photographie du candidat, la Commission demande que soit justifiée sa collecte et que soit précisée si celle-ci fait l’objet d’une numérisation dans le traitement en objet.
Par ailleurs, elle demande que les « identifiants techniques » des candidats et des auto-écoles soient précisés.
• Sur l’origine des informations
Ces informations ont pour origine :
- le candidat à l’inscription pour son identité, son adresse et l’identification du titre demandé ;
- l’auto-école pour les informations permettant son identification ;
- les inspecteurs du STC pour la saisie de leur nom, des attributs des créneaux d’examen et des résultats des examens ;
- le STC pour l’attribution d’un numéro interne au candidat et à l’auto-école, et pour celle des identifiants techniques.
Le responsable de traitement précise que le traitement ne fait l’objet d’aucun rapprochement avec le traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des permis de conduire valable sur le territoire monégasque», mis en œuvre le 12 juillet 2011.
A cet égard, la Commission relève que la procédure spécifique à la délivrance d’un permis de conduire implique une validation de la réussite à l’examen. Aussi, si aucune interconnexion n’existe entre ces deux traitements, un rapprochement est tout de même opéré afin de permettre aux inspecteurs de valider la procédure.
Le responsable de traitement précise enfin que le traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement automatisé permettant la mise en place d’un téléservice par le STC se rapportant à l’organisation des créneaux d’examens aux permis de conduire, concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
Sous réserve des observations relatives à la collecte de la photographie et au détail des identifiants techniques, la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par une mention sur le document de collecte.
La Commission relève que les mentions de cette information ne sont pas conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 en ce qu’elles ne mentionnent pas la finalité du traitement, le caractère obligatoire des réponses et les conséquences du défaut de réponse. En outre, elle rappelle que la conformité des traitements automatisés du STC aux dispositions de la loi n° 1.165, susvisée, implique que ceux-ci ne sont pas soumis à la procédure déclarative, comme indiqué dans l’information des personnes concernées, mais à celle de la demande d’avis.
Aussi, elle demande que l’information soit modifiée comme suit :
«Les informations fournies par le candidat et par l’auto-école sont destinées au Service des Titres de Circulation (STC). Elles feront l’objet de traitements informatiques afin de permettre la « gestion des examens aux titres de circulation», et en cas de réussite, la délivrance dudit titre dans le traitement «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», conformément à la réglementation concernant les permis de conduire et les livrets professionnels. Toutes les informations sont obligatoires. A défaut, le candidat ne pourra voir sa demande prise en compte. Conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, toute personne concernée, justifiant de son identité, dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations la concernant en s’adressant au STC».
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission relève qu’en application de l’article 13 de la loi n° 1.165, modifiée, s’agissant d’un traitement mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi dont s’agit, dans le cadre des missions d’intérêt général du STC, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition à ce que les informations qui les concernent fassent l’objet d’un traitement.
Le droit d’accès peut être exercé auprès du STC par courrier électronique, sur place ou voie postale. Le délai de réponse est de un mois.
Les personnes concernées sont informées des modifications, mises à jour et suppressions des données par voie postale, par courrier électronique ou en se déplaçant au STC.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- les «personnels du Service des Titres de Circulation habilités à gérer les plannings d’examens des titres de circulation» : en inscription, modification, mise à jour et consultation. A cet égard, la Commission relève que seuls les inspecteurs des titres de circulation, et les personnels travaillant sous leurs autorités, sont réglementairement habilités à avoir accès aux données et au traitement ;
- les personnels habilités de la Direction Informatique de l’Etat, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre de leurs missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du traitement, de sécurité du système d’information de l’Etat ;
- les personnels habilités de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Informations aux Usagers, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre de ses missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.
Au vu des attributions des entités susvisées, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les destinataires ou catégories de destinataires des informations
La Commission observe que le présent traitement est interne au STC.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont supprimées du traitement au-delà de 2 ans d’inactivité (si aucun nouvel examen n’a été passé), à l’exception du numéro interne attribué au candidat, de ses nom, prénom, date de naissance, et des résultats de l’examen.
La Commission constate toutefois qu’aucune durée de conservation n’a été mentionnée pour ces dernières informations.
Elle relève notamment qu’aux termes des dispositions du Code de la route les résultats des épreuves sont des conditions de validité des titres. Par ailleurs, s’agissant des permis de conduire ou des livrets professionnels, des délais ont été fixés par voie réglementaire entre chaque épreuve.
Elle considère donc que la durée de conservation des informations doit être fixée selon le titre de circulation demandé par le candidat, tenant compte des dispositions réglementaires qui prévoit qu’une fois les délais fixés expirés, le candidat est considéré comme demandant pour la première fois à subir les épreuves sans qu’il soit tenu compte du ou des échecs antérieurs.
Ainsi pour les livrets professionnels, la Commission considère que l’ensemble des informations relatives aux candidats doit être supprimé :
- 18 mois à compter du dernier ajournement en cas d’échec à l’épreuve théorique ou pratique ;
- et, au plus tard, après le cinquième échec successif à l’épreuve pratique sans que le délai de conservation ne puisse excéder 6 ans à compter de la réussite de l’épreuve théorique ;
- enfin, pour les candidats ayant réussi les épreuves, au soixante-et-onzième anniversaire du candidat.
Pour les permis de conduire, l’ensemble des informations relatives aux candidats doit être supprimé :
- 18 mois à compter du dernier ajournement en cas d’échec à l’épreuve théorique ;
- 2 ans à compter de la date de réussite aux épreuves théoriques si l’épreuve pratique n’a pas été réussie ;
- enfin, pour les candidats ayant réussi les épreuves, selon les permis concernés en tenant compte des limites d’âge posées à l’article 4 de l’arrêté ministériel n° 94-85, susvisé, majorées tant que l’aptitude physique du titulaire du permis lui permet de le conserver.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que dans l’hypothèse où l’identification des auto-écoles impliquerait l’exploitation d’un traitement automatisé, il conviendrait de le soumettre aux formalités de la loi n° 1.165 ;
Demande que :
- la finalité du présent traitement soit modifiée par «Gestion des examens des titres de circulation» ;
- soit justifiée la collecte de la photographie des candidats et que soit précisée si celle-ci fait l’objet d’une numérisation dans le traitement en objet ;
- soit détaillée l’information désignée sous l’expression «identifiants techniques» attribués aux candidats et aux auto-écoles ;
- l’information des personnes concernées soit modifiée afin de tenir compte de l’ensemble des mentions obligatoires imposées par l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les informations nominatives soient conservées en tenant compte des délais fixés précédemment ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des examens des titres de circulation», dénommé «Base des examens aux titres de circulation» du Service des Titres de Circulation.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.