Délibération n° 2013-53 du 15 avril 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des services de telephonie fixe et mobile professionnels»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.578 du 13 janvier 2010 approuvant le traité de concession de la SMEG, ainsi que ses annexes et cahiers des charges ;
Vu le traité de concession de service public de l’électricité et du gaz conclu entre la Principauté de Monaco et la SMEG, et entré en vigueur le 1er janvier 2009, accompagné de ses annexes et cahiers des charges ;
Vu la demande d’avis déposée par la SMEG, le 30 janvier 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la «Gestion des services de téléphonie fixe et mobile professionnels» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 avril 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La SOCIETE MONEGASQUE DE L’ELECTRICITE ET DU GAZ (SMEG) est une société anonyme en charge de l’exploitation du service public de l’électricité et du gaz, en application du traité de concession conclu entre la SMEG et la Principauté de Monaco, et entré en vigueur le 1er janvier 2009.
Aussi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, la SMEG soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des services de téléphonie fixe et mobile professionnels».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion des services de téléphonie fixe et mobile professionnels ».
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont les salariés de la SMEG. Toutefois, la Commission relève que sont également concernés les salariés de la SMA, ainsi que les personnes extérieures à la SMEG et à la SMA.
Le responsable de traitement indique utiliser les fonctionnalités suivantes :
- émission et réception des appels ;
- gestion de la messagerie vocale interne ;
- gestion de l’annuaire téléphonique interne ;
- gestion du matériel téléphonique ;
- gestion des dépenses de l’entreprise liées à l’utilisation professionnelle des services de téléphonie.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soit méconnu ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
Ainsi, la Commission relève qu’il est dans l’intérêt de l’entreprise, afin de pouvoir normalement fonctionner, de disposer d’un parc de téléphones fixes et mobiles.
Elle considère donc que le traitement est licite et justifié conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : numéro de téléphone entrant et sortant ;
- données temporelles : date, heure, durée de l’appel ;
- données qualitatives de l’appel : service utilisé, opérateur, destination géographique de l’appel (national, France, international), coûts, surtaxes, volume et nature des données échangées.
Les informations relatives à l’identité ont pour origine les personnes concernées.
Les autres informations ont pour origine le système (autocommutateur).
De plus, le responsable de traitement indique que lorsque des relevés téléphoniques sont établis, les quatre derniers chiffres du numéro appelé sont occultés.
Enfin, le présent traitement est interconnecté avec le traitement ayant pour finalité «Enregistrement des communications téléphoniques de dépannage et manœuvres postes sources, historique des heures d’appels», concomitamment soumis à l’autorisation de la Commission.
Sur ce point, la Commission rappelle que les informations de ce dernier traitement ne pourront alimenter le traitement objet de la présente demande d’avis, qu’une fois qu’il aura été légalement mis en œuvre.
Sous réserve de ce qui précède, elle considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne sur le site internet de la SMEG ainsi que par le biais d’une procédure interne accessible en Intranet.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Les droits d’accès, de modification, et de mise à jour des données sont exercés par voie postale ou par courrier électronique. Le délai de réponse à une demande de droit d’accès est de 20 jours.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
La Commission constate l’absence de destinataire des informations.
• Sur les personnes ayant accès
La Direction des systèmes d’information de la SMEG dispose d’un accès en consultation.
Les prestataires télécom de la société (pour le fixe et pour le mobile) disposent des droits les plus étendus.
Considérant les attributions de chacune de ces entités, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission estime que les accès susvisés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées sont conservées deux ans.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG), du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des services de téléphonie fixe et mobile professionnels».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.578 du 13 janvier 2010 approuvant le traité de concession de la SMEG, ainsi que ses annexes et cahiers des charges ;
Vu le traité de concession de service public de l’électricité et du gaz conclu entre la Principauté de Monaco et la SMEG, et entré en vigueur le 1er janvier 2009, accompagné de ses annexes et cahiers des charges ;
Vu la demande d’avis déposée par la SMEG, le 30 janvier 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la «Gestion des services de téléphonie fixe et mobile professionnels» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 avril 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La SOCIETE MONEGASQUE DE L’ELECTRICITE ET DU GAZ (SMEG) est une société anonyme en charge de l’exploitation du service public de l’électricité et du gaz, en application du traité de concession conclu entre la SMEG et la Principauté de Monaco, et entré en vigueur le 1er janvier 2009.
Aussi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, la SMEG soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des services de téléphonie fixe et mobile professionnels».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion des services de téléphonie fixe et mobile professionnels ».
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont les salariés de la SMEG. Toutefois, la Commission relève que sont également concernés les salariés de la SMA, ainsi que les personnes extérieures à la SMEG et à la SMA.
Le responsable de traitement indique utiliser les fonctionnalités suivantes :
- émission et réception des appels ;
- gestion de la messagerie vocale interne ;
- gestion de l’annuaire téléphonique interne ;
- gestion du matériel téléphonique ;
- gestion des dépenses de l’entreprise liées à l’utilisation professionnelle des services de téléphonie.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soit méconnu ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
Ainsi, la Commission relève qu’il est dans l’intérêt de l’entreprise, afin de pouvoir normalement fonctionner, de disposer d’un parc de téléphones fixes et mobiles.
Elle considère donc que le traitement est licite et justifié conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : numéro de téléphone entrant et sortant ;
- données temporelles : date, heure, durée de l’appel ;
- données qualitatives de l’appel : service utilisé, opérateur, destination géographique de l’appel (national, France, international), coûts, surtaxes, volume et nature des données échangées.
Les informations relatives à l’identité ont pour origine les personnes concernées.
Les autres informations ont pour origine le système (autocommutateur).
De plus, le responsable de traitement indique que lorsque des relevés téléphoniques sont établis, les quatre derniers chiffres du numéro appelé sont occultés.
Enfin, le présent traitement est interconnecté avec le traitement ayant pour finalité «Enregistrement des communications téléphoniques de dépannage et manœuvres postes sources, historique des heures d’appels», concomitamment soumis à l’autorisation de la Commission.
Sur ce point, la Commission rappelle que les informations de ce dernier traitement ne pourront alimenter le traitement objet de la présente demande d’avis, qu’une fois qu’il aura été légalement mis en œuvre.
Sous réserve de ce qui précède, elle considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne sur le site internet de la SMEG ainsi que par le biais d’une procédure interne accessible en Intranet.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Les droits d’accès, de modification, et de mise à jour des données sont exercés par voie postale ou par courrier électronique. Le délai de réponse à une demande de droit d’accès est de 20 jours.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
La Commission constate l’absence de destinataire des informations.
• Sur les personnes ayant accès
La Direction des systèmes d’information de la SMEG dispose d’un accès en consultation.
Les prestataires télécom de la société (pour le fixe et pour le mobile) disposent des droits les plus étendus.
Considérant les attributions de chacune de ces entités, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission estime que les accès susvisés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées sont conservées deux ans.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG), du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des services de téléphonie fixe et mobile professionnels».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.