Délibération n° 2013-23 du 6 mars 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Caisse Autonome des Retraites (CAR) relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «listes annuelles des points car acquis pour les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009, modifié, portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des retraites» mis en œuvre par les Caisses Sociales de Monaco, le 25 avril 2002 ;
Vu la demande d’avis reçue le 21 janvier 2013 concernant la mise en œuvre par la Caisse Autonome des Retraites d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Listes annuelles des points CAR acquis par les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 6 mars 2013 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Caisse Autonome des Retraites (CAR), responsable de traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009, modifié, portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives, objet de la présente délibération, est soumise à l’avis préalable de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Listes annuelles des points CAR acquis par les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire ».
Il concerne les salariés des entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- répondre aux demandes des employeurs de disposer annuellement du nombre de points acquis par leurs salariés au titre de leur activité au sein de l’entité demanderesse ;
- extraire du traitement automatisé permettant la gestion des retraites des salariés de la CAR les informations permettant de répondre à ces demandes ;
- communiquer aux employeurs les informations se rapportant aux points acquis par leurs salariés.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés encadre les conditions d’ouverture du droit à pension de retraite, ses modalités de calcul, ainsi que les obligations des salariés et des employeurs au titre des cotisations aux effets de la retraite.
La Commission observe que le présent traitement permet aux employeurs de disposer d’un bilan annuel du nombre de points acquis sur cette base pour chacun de leur salarié.
S’agissant de la communication d’informations pouvant être qualifiées de «mesures à caractère social» au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165 susvisée, la Commission observe que cette communication d’informations permet à l’employeur de s’assurer du respect d’obligations légales auxquelles il est soumis.
Aussi, la Commission considère que ce traitement est licite au sens des articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165.
• Sur la justification du traitement
La Commission constate que la CAR justifie la mise en œuvre de ce traitement par la réalisation d’un motif d’intérêt légitime poursuivi par les destinataires des informations, soit les employeurs.
Le responsable de traitement précise à cet effet que la CAR a seule «la possibilité d’isoler les points acquis par employeur, le relevé de points annuel transmis aux salariés ne permettant pas cette ventilation».
Elle indique que les envois de listes ne concernent que les salariés d’un employeur identifié. L’employeur destinataire des informations doit avoir mis en place un régime particulier de retraite dite «complémentaire». En outre, il ne recevra que les informations concernant les salariés qu’il aura déclarés auprès de la CAR conformément à l’article 8 bis de la loi n° 455, susvisée, pour la seule activité exercée au sein de l’entreprise demanderesse.
Par ailleurs, les employeurs destinataires devront s’engager à faire un usage des informations conforme aux droits et libertés des salariés, et le cas échéant, à effectuer les formalités nécessaires auprès de la Commission.
La Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité du salarié : civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, numéro d’immatriculation CAR ;
- données relatives à la retraite : nombre de points CAR acquis au titre des activités propres à l’employeur.
Les informations ont pour origine le traitement automatisé d’informations nominatives de la CAR ayant pour finalité «Gestion des retraites», légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165. La Commission observe que les entreprises disposant d’un régime particulier de retraites y sont mentionnées au titre des destinataires des informations nominatives.
Elle relève que, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, la présente exploitation des informations nominatives est compatible avec la finalité du traitement susmentionné.
La Commission considère donc que les informations collectées dans le présent traitement sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de sa finalité, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est assurée par un courrier adressé à l’intéressé par la CAR, une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général.
La Commission rappelle que les documents supports de l’information doivent reprendre l’ensemble des mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées peut s’exercer par un accès à leur dossier en ligne, par courrier électronique, par voie postale ou sur place à la CAR auprès du «Correspondant CCIN». Le délai de réponse est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés par courrier électronique, par voie postale ou sur place auprès du «Correspondant CCIN».
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès aux informations en inscription, modification, mise à jour et consultation sont les suivantes :
- les personnels du service liquidation et paiement des pensions pour vérification des résultats : en consultation ;
- les personnels du Pole Fourniture de Service (PFS) pour la dépose dans l’EDI (système d’échange de données informatisées).
La Commission relève que les accès sont justifiés en raison des fonctions des catégories de personnes habilitées.
• Les destinataires des informations
La demande d’avis indique que les destinataires des informations sont les employeurs demandeurs pour les seules informations concernant leurs salariés et les seuls points acquis par ceux-ci au titre de leur activité au sein de leur entreprise.
La Commission relève que les destinataires des informations sont habilités à recevoir communication des informations se rapportant aux salariés pour lesquels ils ont cotisé.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que la durée de conservation des données est de 1 mois.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Caisse Autonome des Retraites, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Listes annuelles des points CAR acquis par les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009, modifié, portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des retraites» mis en œuvre par les Caisses Sociales de Monaco, le 25 avril 2002 ;
Vu la demande d’avis reçue le 21 janvier 2013 concernant la mise en œuvre par la Caisse Autonome des Retraites d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Listes annuelles des points CAR acquis par les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 6 mars 2013 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Caisse Autonome des Retraites (CAR), responsable de traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009, modifié, portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives, objet de la présente délibération, est soumise à l’avis préalable de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Listes annuelles des points CAR acquis par les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire ».
Il concerne les salariés des entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- répondre aux demandes des employeurs de disposer annuellement du nombre de points acquis par leurs salariés au titre de leur activité au sein de l’entité demanderesse ;
- extraire du traitement automatisé permettant la gestion des retraites des salariés de la CAR les informations permettant de répondre à ces demandes ;
- communiquer aux employeurs les informations se rapportant aux points acquis par leurs salariés.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés encadre les conditions d’ouverture du droit à pension de retraite, ses modalités de calcul, ainsi que les obligations des salariés et des employeurs au titre des cotisations aux effets de la retraite.
La Commission observe que le présent traitement permet aux employeurs de disposer d’un bilan annuel du nombre de points acquis sur cette base pour chacun de leur salarié.
S’agissant de la communication d’informations pouvant être qualifiées de «mesures à caractère social» au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165 susvisée, la Commission observe que cette communication d’informations permet à l’employeur de s’assurer du respect d’obligations légales auxquelles il est soumis.
Aussi, la Commission considère que ce traitement est licite au sens des articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165.
• Sur la justification du traitement
La Commission constate que la CAR justifie la mise en œuvre de ce traitement par la réalisation d’un motif d’intérêt légitime poursuivi par les destinataires des informations, soit les employeurs.
Le responsable de traitement précise à cet effet que la CAR a seule «la possibilité d’isoler les points acquis par employeur, le relevé de points annuel transmis aux salariés ne permettant pas cette ventilation».
Elle indique que les envois de listes ne concernent que les salariés d’un employeur identifié. L’employeur destinataire des informations doit avoir mis en place un régime particulier de retraite dite «complémentaire». En outre, il ne recevra que les informations concernant les salariés qu’il aura déclarés auprès de la CAR conformément à l’article 8 bis de la loi n° 455, susvisée, pour la seule activité exercée au sein de l’entreprise demanderesse.
Par ailleurs, les employeurs destinataires devront s’engager à faire un usage des informations conforme aux droits et libertés des salariés, et le cas échéant, à effectuer les formalités nécessaires auprès de la Commission.
La Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité du salarié : civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, numéro d’immatriculation CAR ;
- données relatives à la retraite : nombre de points CAR acquis au titre des activités propres à l’employeur.
Les informations ont pour origine le traitement automatisé d’informations nominatives de la CAR ayant pour finalité «Gestion des retraites», légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165. La Commission observe que les entreprises disposant d’un régime particulier de retraites y sont mentionnées au titre des destinataires des informations nominatives.
Elle relève que, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, la présente exploitation des informations nominatives est compatible avec la finalité du traitement susmentionné.
La Commission considère donc que les informations collectées dans le présent traitement sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de sa finalité, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est assurée par un courrier adressé à l’intéressé par la CAR, une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général.
La Commission rappelle que les documents supports de l’information doivent reprendre l’ensemble des mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées peut s’exercer par un accès à leur dossier en ligne, par courrier électronique, par voie postale ou sur place à la CAR auprès du «Correspondant CCIN». Le délai de réponse est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés par courrier électronique, par voie postale ou sur place auprès du «Correspondant CCIN».
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès aux informations en inscription, modification, mise à jour et consultation sont les suivantes :
- les personnels du service liquidation et paiement des pensions pour vérification des résultats : en consultation ;
- les personnels du Pole Fourniture de Service (PFS) pour la dépose dans l’EDI (système d’échange de données informatisées).
La Commission relève que les accès sont justifiés en raison des fonctions des catégories de personnes habilitées.
• Les destinataires des informations
La demande d’avis indique que les destinataires des informations sont les employeurs demandeurs pour les seules informations concernant leurs salariés et les seuls points acquis par ceux-ci au titre de leur activité au sein de leur entreprise.
La Commission relève que les destinataires des informations sont habilités à recevoir communication des informations se rapportant aux salariés pour lesquels ils ont cotisé.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que la durée de conservation des données est de 1 mois.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Caisse Autonome des Retraites, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Listes annuelles des points CAR acquis par les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives