Délibération n° 2013-24 du 6 mars 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG».
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.578 du 13 janvier 2010 approuvant le traité, les annexes et les cahiers des charges de la concession du service public de la distribution de l’énergie électrique et du gaz naturel sur le territoire de la Principauté de Monaco ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2008-69 du 4 février 2008 relatif à l’affiliation du personnel de la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) à la Caisse Autonome des Retraites (CAR) à compter du 1er janvier 2007 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009, modifié, portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du personnel, de la paie et de la formation» mis en œuvre par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz le 16 septembre 2003 ;
Vu la Délibération n° 2013-23 du 6 mars 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Caisse Autonome des Retraites relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Listes annuelles des points CAR acquis pour les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire» ;
Vu la demande d’avis déposée par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz le 15 janvier 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion annuelle des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 6 mars 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) est une Société Anonyme en charge de l’exploitation du service public de la distribution de l’électricité et du gaz, en application du traité de concession, entré en vigueur le 1er janvier 2009, entre la SMEG et la Principauté de Monaco.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, du 23 décembre 1993, et de l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application dudit article, la SMEG soumet à l’avis de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le présent traitement préalablement à sa mise en œuvre.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion annuelle des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG».
Il concerne les personnels de la SMEG affiliés à la Caisse Autonome des Retraites (CAR).
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- permettre à la SMEG, en tant qu’employeur, de disposer du nombre de points CAR acquis par les agents SMEG au cours de leur activité professionnelle au sein de ladite société ;
- permettre à la SMEG de calculer les provisions de retraite à inscrire annuellement dans les comptes sociaux et consolidés de la société.
La Commission rappelle que la finalité d’un traitement d’informations nominatives doit être «déterminée et explicite» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée. Elle note que l’objectif du présent traitement est de disposer d’un suivi des points acquis par le personnel de la SMEG tout au long de sa période d’activité au sein de la société.
Aussi, elle estime que la finalité doit être renommée par «Gestion des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission relève que la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés encadre les conditions d’ouverture du droit à pension de retraite, ses modalités de calcul, ainsi que les obligations des salariés et des employeurs au titre des cotisations aux effets de la retraite.
Elle note qu’aux termes de l’arrêté ministériel n° 2008-69, susvisé, le personnel de la SMEG est affilié à la CAR. En complément, dans le cadre de l’accord collectif de protection sociale conclu entre la SMEG et le personnel de la société, un régime de retraite différentielle a été instauré venant en complément du régime général de retraite monégasque.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits fondamentaux des personnes concernées. A cet égard, il indique que la gestion des points CAR acquis lui permet de constituer les provisions relatives aux engagements de la SMEG en tant qu’employeur.
Considérant l’accord conclu entre le Syndicat du personnel du 6 novembre 2007, la Commission considère que le présent traitement est également justifié par l’exécution du contrat de travail liant la SMEG et ses personnels, personnes concernées par le traitement.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives, objets du présent traitement, sont :
- identité : civilité, nom, prénom, numéro de matricule CAR ;
- données relatives à la retraite : cumul des points CAR acquis au titre des activités SMEG.
Les informations ont pour origine le traitement automatisé de la CAR ayant pour finalité «Listes annuelles des points CAR acquis pour les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire», susvisé. Elle relève que l’utilisation ultérieure des informations communiquées par la CAR est compatible avec la finalité d’origine des informations, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une procédure interne accessible en Intranet.
La Commission rappelle que cette information doit reprendre l’ensemble des mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique. Le délai de réponse est de 20 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès
Les personnes ayant accès aux informations sont le responsable juridique de la SMEG et le service des ressources humaines.
La Commission relève que ces accès sont justifiés en raison des fonctions des catégories de personnes habilitées.
• Sur les destinataires
Les destinataires des informations sont les personnels en charge des calculs permettant le provisionnement susmentionné. Ce traitement implique une communication d’informations en Belgique, pays disposant d’un niveau de protection adéquat, au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165.
La Commission relève que les destinataires des informations sont habilités à recevoir communication des informations.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’au départ à la retraite des personnes concernées, soit jusqu’au calcul de la pension de retraite complémentaire devant être versée conformément à l’accord précité.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
Modifie la finalité du présent traitement par «Gestion des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG».
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.578 du 13 janvier 2010 approuvant le traité, les annexes et les cahiers des charges de la concession du service public de la distribution de l’énergie électrique et du gaz naturel sur le territoire de la Principauté de Monaco ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2008-69 du 4 février 2008 relatif à l’affiliation du personnel de la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) à la Caisse Autonome des Retraites (CAR) à compter du 1er janvier 2007 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009, modifié, portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du personnel, de la paie et de la formation» mis en œuvre par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz le 16 septembre 2003 ;
Vu la Délibération n° 2013-23 du 6 mars 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Caisse Autonome des Retraites relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Listes annuelles des points CAR acquis pour les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire» ;
Vu la demande d’avis déposée par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz le 15 janvier 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion annuelle des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 6 mars 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) est une Société Anonyme en charge de l’exploitation du service public de la distribution de l’électricité et du gaz, en application du traité de concession, entré en vigueur le 1er janvier 2009, entre la SMEG et la Principauté de Monaco.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, du 23 décembre 1993, et de l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application dudit article, la SMEG soumet à l’avis de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le présent traitement préalablement à sa mise en œuvre.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion annuelle des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG».
Il concerne les personnels de la SMEG affiliés à la Caisse Autonome des Retraites (CAR).
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- permettre à la SMEG, en tant qu’employeur, de disposer du nombre de points CAR acquis par les agents SMEG au cours de leur activité professionnelle au sein de ladite société ;
- permettre à la SMEG de calculer les provisions de retraite à inscrire annuellement dans les comptes sociaux et consolidés de la société.
La Commission rappelle que la finalité d’un traitement d’informations nominatives doit être «déterminée et explicite» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée. Elle note que l’objectif du présent traitement est de disposer d’un suivi des points acquis par le personnel de la SMEG tout au long de sa période d’activité au sein de la société.
Aussi, elle estime que la finalité doit être renommée par «Gestion des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission relève que la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés encadre les conditions d’ouverture du droit à pension de retraite, ses modalités de calcul, ainsi que les obligations des salariés et des employeurs au titre des cotisations aux effets de la retraite.
Elle note qu’aux termes de l’arrêté ministériel n° 2008-69, susvisé, le personnel de la SMEG est affilié à la CAR. En complément, dans le cadre de l’accord collectif de protection sociale conclu entre la SMEG et le personnel de la société, un régime de retraite différentielle a été instauré venant en complément du régime général de retraite monégasque.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits fondamentaux des personnes concernées. A cet égard, il indique que la gestion des points CAR acquis lui permet de constituer les provisions relatives aux engagements de la SMEG en tant qu’employeur.
Considérant l’accord conclu entre le Syndicat du personnel du 6 novembre 2007, la Commission considère que le présent traitement est également justifié par l’exécution du contrat de travail liant la SMEG et ses personnels, personnes concernées par le traitement.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives, objets du présent traitement, sont :
- identité : civilité, nom, prénom, numéro de matricule CAR ;
- données relatives à la retraite : cumul des points CAR acquis au titre des activités SMEG.
Les informations ont pour origine le traitement automatisé de la CAR ayant pour finalité «Listes annuelles des points CAR acquis pour les salariés d’entreprises relevant d’un régime particulier de retraite complémentaire», susvisé. Elle relève que l’utilisation ultérieure des informations communiquées par la CAR est compatible avec la finalité d’origine des informations, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une procédure interne accessible en Intranet.
La Commission rappelle que cette information doit reprendre l’ensemble des mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique. Le délai de réponse est de 20 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès
Les personnes ayant accès aux informations sont le responsable juridique de la SMEG et le service des ressources humaines.
La Commission relève que ces accès sont justifiés en raison des fonctions des catégories de personnes habilitées.
• Sur les destinataires
Les destinataires des informations sont les personnels en charge des calculs permettant le provisionnement susmentionné. Ce traitement implique une communication d’informations en Belgique, pays disposant d’un niveau de protection adéquat, au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165.
La Commission relève que les destinataires des informations sont habilités à recevoir communication des informations.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’au départ à la retraite des personnes concernées, soit jusqu’au calcul de la pension de retraite complémentaire devant être versée conformément à l’accord précité.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
Modifie la finalité du présent traitement par «Gestion des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG».
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des points CAR acquis par les salariés actifs au sein de la SMEG ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.