Délibération n° 2012-115 du 16 juillet 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par La Poste Monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des colis, chronopost et autres produits suivis»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 30 mai 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des colis et Chronopost» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste Monaco une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste Monaco soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des colis et Chronopost».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des colis et Chronopost».
Il a pour dénomination «CHRONO».
Les personnes concernées sont les employés et les clients de La Poste Monaco.
Il a pour fonctionnalité de permettre le suivi de colis, Chronopost ou produits suivis (possédant un code barre) en provenance de la France, Monaco ou de l’International.
Cependant, considérant la finalité du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement, soit la gestion des colis, Chronopost et autres produits suivis.
Par conséquent, la Commission considère que la finalité du traitement doit être modifiée comme suit : «Gestion des colis, Chronopost et autres produits suivis».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste Monaco exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, ainsi que toute activité sous-jacente permettant le bon fonctionnement des services de La Poste à Monaco - telle que la «Gestion des colis, Chronopost et autres produits suivis», constituant le traitement objet de la présente délibération.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste Monaco collecte des données nominatives permettant, notamment, de faciliter la distribution ainsi que la récupération du courrier des clients dans les conditions fixées par contrat.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, ainsi que par l’exécution d’un contrat ou de mesures
pré-contractuelles avec la personne concernée.
A cet égard, la Commission relève que ce traitement permet de référencer les colis, Chronopost et autres produits suivis distribués en Principauté. La validation des saisies des particularités de distribution de l’objet permet aux clients Chronopost d’être informés de l’état de ce dernier.
Elle considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom du client, nom de l’agent distributeur (pour les agents titulaires de leur tournée) ;
- données d’identification électronique : numéro d’enregistrement, numéro de suivi (code barre flashé) ;
- données diverses : numéro de tournée, montant du contre-remboursement, date, heure, code de distribution ou de non distribution.
Les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique effectuée par les employés affectés au Service Distribution.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
D’après le responsable de traitement, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne.
La Commission considère que l’information des personnes concernées est effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. Les droits de modification, mise à jour ou suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
Le délai de réponse est de 15 jours ouvrables.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations collectées dans le cadre du traitement sont susceptibles d’être communiquées à la société Chronopost.
La Commission estime que la communication à la société Chronopost est justifiée par l’exécution de mesures contractuelles permettant aux clients d’être informés de la distribution de leurs objets à Monaco.
La Commission estime que de telles transmissions sont conformes aux dispositions de l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents du Service Informatique (tous droits) ;
- les employés affectés au Service Distribution (tous droits) ;
- le prestataire pour la maintenance du système (France).
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées pour une durée d’un an.
Elle considère que de tels délais sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des colis, Chronopost et autres produits suivis».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 30 mai 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des colis et Chronopost» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste Monaco une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste Monaco soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des colis et Chronopost».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des colis et Chronopost».
Il a pour dénomination «CHRONO».
Les personnes concernées sont les employés et les clients de La Poste Monaco.
Il a pour fonctionnalité de permettre le suivi de colis, Chronopost ou produits suivis (possédant un code barre) en provenance de la France, Monaco ou de l’International.
Cependant, considérant la finalité du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement, soit la gestion des colis, Chronopost et autres produits suivis.
Par conséquent, la Commission considère que la finalité du traitement doit être modifiée comme suit : «Gestion des colis, Chronopost et autres produits suivis».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste Monaco exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, ainsi que toute activité sous-jacente permettant le bon fonctionnement des services de La Poste à Monaco - telle que la «Gestion des colis, Chronopost et autres produits suivis», constituant le traitement objet de la présente délibération.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste Monaco collecte des données nominatives permettant, notamment, de faciliter la distribution ainsi que la récupération du courrier des clients dans les conditions fixées par contrat.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, ainsi que par l’exécution d’un contrat ou de mesures
pré-contractuelles avec la personne concernée.
A cet égard, la Commission relève que ce traitement permet de référencer les colis, Chronopost et autres produits suivis distribués en Principauté. La validation des saisies des particularités de distribution de l’objet permet aux clients Chronopost d’être informés de l’état de ce dernier.
Elle considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom du client, nom de l’agent distributeur (pour les agents titulaires de leur tournée) ;
- données d’identification électronique : numéro d’enregistrement, numéro de suivi (code barre flashé) ;
- données diverses : numéro de tournée, montant du contre-remboursement, date, heure, code de distribution ou de non distribution.
Les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique effectuée par les employés affectés au Service Distribution.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
D’après le responsable de traitement, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne.
La Commission considère que l’information des personnes concernées est effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. Les droits de modification, mise à jour ou suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
Le délai de réponse est de 15 jours ouvrables.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations collectées dans le cadre du traitement sont susceptibles d’être communiquées à la société Chronopost.
La Commission estime que la communication à la société Chronopost est justifiée par l’exécution de mesures contractuelles permettant aux clients d’être informés de la distribution de leurs objets à Monaco.
La Commission estime que de telles transmissions sont conformes aux dispositions de l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents du Service Informatique (tous droits) ;
- les employés affectés au Service Distribution (tous droits) ;
- le prestataire pour la maintenance du système (France).
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées pour une durée d’un an.
Elle considère que de tels délais sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des colis, Chronopost et autres produits suivis».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.