Délibération n° 2012-38 du 19 mars 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par La Poste monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des boîtes postales»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 10 février 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des boîtes postales» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 mars 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste Monaco une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste Monaco soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des boîtes postales».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des boîtes postales».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- référencement des boîtes postales suite à la souscription d’un contrat par un particulier ou une entreprise ;
- répertorier les clients afin d’en assurer la gestion et le suivi de facturation.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que ce traitement permet également l’édition de différents listings d’affichage, de statistiques et de suivi de facturation.
Enfin, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les clients.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste Monaco exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, ainsi que toute activité sous-jacente permettant le bon fonctionnement des services de La Poste à Monaco - telle que la gestion des boîtes postales, constituant le traitement objet de la présente délibération.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste Monaco collecte des données nominatives relatives aux clients.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, ainsi que par l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec la personne concernée.
En effet, le traitement permet d’effectuer la gestion des boîtes postales ainsi que leur facturation. L’édition de listings et d’états de suivi facilitent le fonctionnement du service.
L’examen du respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées est exposé au point IV de la présente délibération.
Ainsi, sous réserve du respect de ces droits, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom du client ;
- données d’identification électronique : numéro de boîte postale, code cedex, numéro informatique ;
- données de facturation : date, cases à cocher (appellation supplémentaire, remise à domicile, gratuit, administration), prix et pourcentage.
Enfin, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique par les agents du service informatique de La Poste, ainsi que par un agent affecté à la position dite «Service Qualité».
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève toutefois que ces modalités d’information ne permettent pas d’informer les personnes concernées de l’existence d’un traitement d’informations nominatives les concernant, ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, la Commission demande à ce que soit prévu un autre mode d’information des personnes concernées.
A l’instar notamment de ses délibérations n° 2012-27, 2012-28 et 2012-29 du 13 février 2012, la Commission considère que la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco serait un mode d’information adapté, sous réserve qu’il comprenne l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents du service informatique : tous droits ;
- un agent affecté à la position dite «Service Qualité» : tous droits ;
- le prestataire : maintenance de La Poste, France.
Considérant les attributions de chacun de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé.
Ainsi, elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
Elle rappelle en outre que la liste nominative des personnes ayant ainsi accès au traitement, et visée à l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, devra être tenue à jour afin de lui être communiquée à première réquisition.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées pour la durée du contrat.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17 susvisé ;
Demande que conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, l’information préalable des personnes concernées soit correctement assurée, par exemple par la publication d’une rubrique relative à la protection des données sur le site Internet de La Poste Monaco ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des boîtes postales».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 10 février 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des boîtes postales» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 mars 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste Monaco une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste Monaco soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des boîtes postales».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des boîtes postales».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- référencement des boîtes postales suite à la souscription d’un contrat par un particulier ou une entreprise ;
- répertorier les clients afin d’en assurer la gestion et le suivi de facturation.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que ce traitement permet également l’édition de différents listings d’affichage, de statistiques et de suivi de facturation.
Enfin, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les clients.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste Monaco exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, ainsi que toute activité sous-jacente permettant le bon fonctionnement des services de La Poste à Monaco - telle que la gestion des boîtes postales, constituant le traitement objet de la présente délibération.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste Monaco collecte des données nominatives relatives aux clients.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, ainsi que par l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec la personne concernée.
En effet, le traitement permet d’effectuer la gestion des boîtes postales ainsi que leur facturation. L’édition de listings et d’états de suivi facilitent le fonctionnement du service.
L’examen du respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées est exposé au point IV de la présente délibération.
Ainsi, sous réserve du respect de ces droits, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom du client ;
- données d’identification électronique : numéro de boîte postale, code cedex, numéro informatique ;
- données de facturation : date, cases à cocher (appellation supplémentaire, remise à domicile, gratuit, administration), prix et pourcentage.
Enfin, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique par les agents du service informatique de La Poste, ainsi que par un agent affecté à la position dite «Service Qualité».
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève toutefois que ces modalités d’information ne permettent pas d’informer les personnes concernées de l’existence d’un traitement d’informations nominatives les concernant, ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, la Commission demande à ce que soit prévu un autre mode d’information des personnes concernées.
A l’instar notamment de ses délibérations n° 2012-27, 2012-28 et 2012-29 du 13 février 2012, la Commission considère que la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco serait un mode d’information adapté, sous réserve qu’il comprenne l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents du service informatique : tous droits ;
- un agent affecté à la position dite «Service Qualité» : tous droits ;
- le prestataire : maintenance de La Poste, France.
Considérant les attributions de chacun de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé.
Ainsi, elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
Elle rappelle en outre que la liste nominative des personnes ayant ainsi accès au traitement, et visée à l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, devra être tenue à jour afin de lui être communiquée à première réquisition.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées pour la durée du contrat.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17 susvisé ;
Demande que conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, l’information préalable des personnes concernées soit correctement assurée, par exemple par la publication d’une rubrique relative à la protection des données sur le site Internet de La Poste Monaco ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des boîtes postales».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.