Délibération n° 2012-20 du 23 janvier 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande d’avis présentée par la poste relative à la mise en œuvre du traîtement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Suivi des tournées des préposés»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 9 décembre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Suivi des tournées des préposés» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 23 janvier 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Suivi des tournées des préposés».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Suivi des tournées des préposés».
Sa dénomination est «Carnet de tournées».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- référencement des adresses en Principauté ;
- informations diverses concernant les points de remise du courrier (particularités des immeubles, syndic, etc.) ;
- gestion du service de la distribution.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, la Commission constate que ce traitement permet également l’établissement de statistiques de distribution, ainsi que l’impression d’itinéraires de tournées. Elle en prend donc acte.
Enfin, elle observe que les personnes concernées sont les agents de La Poste en charge de la distribution du courrier, ainsi que les concierges d’immeuble et les gérants de magasins ou sociétés. Elle note que le personnel du service Distribution, tel que mentionné dans la demande d’avis, ne correspond pas à la définition des «personnes concernées» telle qu’exposée à l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, leurs informations nominatives n’étant pas exploitées dans le cadre du traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, dont notamment, la distribution du courrier par les agents de La Poste.
Dans ce cadre, La Poste exploite certaines données nominatives desdits agents.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par La Poste, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
Il explique en effet que ce traitement «permet de constituer une base de connaissances spécifiques à la distribution du courrier» permettant «aux agents remplaçants d’effectuer la distribution du courrier dans les meilleures conditions».
L’examen du respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées est exposé au point IV de la présente délibération.
Par conséquent, sous réserve du respect de ces droits, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- informations relatives à l’agent distributeur (facteur) : nom, prénom, grade, identifiant, date de titularisation de l’agent sur sa tournée, numéro de facteur ;
- informations issues de la fiche «itinéraire» : données de parcours (distance, temps), moyen de transport (aller et retour - si bus, numéro de la ligne avec noms des arrêts), nombre de points de distribution, de remise ou de Postcontact ; date de la dernière réorganisation de la tournée, numéro du facteur attitré ;
- informations relatives aux dépôts relais : type de dépôt (direct ou relais), adresse, numéro du facteur attitré ;
- informations issues de la fiche « immeuble/villa » : nom de l’immeuble, adresse, type d’accès (ouvert, par clé T10, par badge, interphone, etc.), zone de commentaire libre en cas d’accès particulier, nombre de boites aux lettres, présence ou non de boites aux lettres normalisées, présence ou non d’un concierge et le cas échéant son nom, remise ou non du courrier au concierge, type de dépôt, nombre de Postcontact, lieu de dépôt des Postcontact (boites aux lettres, tablettes, concierge, etc.), numéro de case de tri du facteur, numéro d’ordre de la fiche ;
- informations issues de la fiche «magasin/ société» : nom, adresse, nom et prénom du gérant, numéro de boite aux lettres, étage, escalier, heures d’ouverture, type de dépôt, ouverture ou non le samedi ; boite postale, zone de commentaire libre intitulée «particularités» (ex : pas de publicité), numéro de case de tri du facteur, numéro d’ordre de la fiche ;
- informations issues de la fiche «syndic/ gérant» : nom du syndic, téléphone, fax, email, numéro de case de tri du facteur, numéro d’ordre de la fiche.
L’ensemble des informations objets du traitement est issu d’une saisie informatique, à l’exception du numéro d’ordre qui est automatiquement généré par le système.
En outre, la Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que les champs permettant la formulation de commentaires libres ne devront pas comporter de remarques abusives ou portant atteinte à la vie privée des personnes.
Sous cette réserve, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève toutefois que ces modalités d’information ne permettent pas d’informer l’ensemble des personnes concernées de l’existence d’un traitement les concernant, ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
En effet, ces modalités d’information interne permettent uniquement d’assurer la bonne information du personnel concerné par ce traitement, mais pas celle des concierges et des gérants dont les données personnelles sont également collectées.
Par conséquent, la Commission demande à ce que soit prévu un autre mode d’information pour ces personnes, à savoir, par exemple, la distribution par les facteurs d’une note d’information à remettre aux concierges et aux gérants situés dans leurs zones de tournée respectives. Cette note devra comporter l’ensemble des mentions exigées par l’article 14, susvisé.
Enfin, d’une manière générale, et sans que cela ne suffise en l’espèce pour assurer l’information des personnes précitées, la Commission recommande la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco, permettant d’informer toute personne concernée de l’exploitation de traitements automatisés la concernant, ainsi que de ses droits.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- le chef d’équipe du service Distribution de La Poste ;
- le responsable informatique ;
- le prestataire pour la maintenance.
Aux termes de la demande d’avis, ces personnes disposent de tous les droits (consultation, modification, suppression). En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Sous cette réserve, la Commission considère que les accès susmentionnés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées :
- concernant les agents du service : durant la durée du contrat de travail ;
- concernant les immeubles : villas et les magasins/sociétés : tant qu’ils existent.
A cet égard, la Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que les données relatives, notamment, à l’identité des concierges et gérants, devront être régulièrement mises à jour en cas de changement.
Sous cette réserve, elle considère que les délais susvisés sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré :
Rappelle que :
- les champs permettant la formulation de commentaires libres ne devront pas comporter de remarques abusives ou portant atteinte à la vie privée des personnes ;
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé ;
- les données relatives, notamment, à l’identité des concierges et gérants devront être régulièrement mises à jour en cas de changement.
Demande que conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, l’information préalable des personnes concernées soit correctement assurée, notamment par le biais d’une note à l’attention des concierges et gérants qui pourrait être remise par chaque facteur dans leurs zones de tournée respectives. Cette note devra comprendre l’ensemble des mentions obligataires exigées par l’article 14, susvisé ;
D’une manière générale, et sans que cela ne suffise en l’espèce pour assurer l’information des personnes précitées, recommande la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco, permettant d’informer toute personne concernée de l’exploitation de traitements automatisés la concernant, ainsi que de ses droits.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des tournées des préposés».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 9 décembre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Suivi des tournées des préposés» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 23 janvier 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Suivi des tournées des préposés».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Suivi des tournées des préposés».
Sa dénomination est «Carnet de tournées».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- référencement des adresses en Principauté ;
- informations diverses concernant les points de remise du courrier (particularités des immeubles, syndic, etc.) ;
- gestion du service de la distribution.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, la Commission constate que ce traitement permet également l’établissement de statistiques de distribution, ainsi que l’impression d’itinéraires de tournées. Elle en prend donc acte.
Enfin, elle observe que les personnes concernées sont les agents de La Poste en charge de la distribution du courrier, ainsi que les concierges d’immeuble et les gérants de magasins ou sociétés. Elle note que le personnel du service Distribution, tel que mentionné dans la demande d’avis, ne correspond pas à la définition des «personnes concernées» telle qu’exposée à l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, leurs informations nominatives n’étant pas exploitées dans le cadre du traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, dont notamment, la distribution du courrier par les agents de La Poste.
Dans ce cadre, La Poste exploite certaines données nominatives desdits agents.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par La Poste, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
Il explique en effet que ce traitement «permet de constituer une base de connaissances spécifiques à la distribution du courrier» permettant «aux agents remplaçants d’effectuer la distribution du courrier dans les meilleures conditions».
L’examen du respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées est exposé au point IV de la présente délibération.
Par conséquent, sous réserve du respect de ces droits, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- informations relatives à l’agent distributeur (facteur) : nom, prénom, grade, identifiant, date de titularisation de l’agent sur sa tournée, numéro de facteur ;
- informations issues de la fiche «itinéraire» : données de parcours (distance, temps), moyen de transport (aller et retour - si bus, numéro de la ligne avec noms des arrêts), nombre de points de distribution, de remise ou de Postcontact ; date de la dernière réorganisation de la tournée, numéro du facteur attitré ;
- informations relatives aux dépôts relais : type de dépôt (direct ou relais), adresse, numéro du facteur attitré ;
- informations issues de la fiche « immeuble/villa » : nom de l’immeuble, adresse, type d’accès (ouvert, par clé T10, par badge, interphone, etc.), zone de commentaire libre en cas d’accès particulier, nombre de boites aux lettres, présence ou non de boites aux lettres normalisées, présence ou non d’un concierge et le cas échéant son nom, remise ou non du courrier au concierge, type de dépôt, nombre de Postcontact, lieu de dépôt des Postcontact (boites aux lettres, tablettes, concierge, etc.), numéro de case de tri du facteur, numéro d’ordre de la fiche ;
- informations issues de la fiche «magasin/ société» : nom, adresse, nom et prénom du gérant, numéro de boite aux lettres, étage, escalier, heures d’ouverture, type de dépôt, ouverture ou non le samedi ; boite postale, zone de commentaire libre intitulée «particularités» (ex : pas de publicité), numéro de case de tri du facteur, numéro d’ordre de la fiche ;
- informations issues de la fiche «syndic/ gérant» : nom du syndic, téléphone, fax, email, numéro de case de tri du facteur, numéro d’ordre de la fiche.
L’ensemble des informations objets du traitement est issu d’une saisie informatique, à l’exception du numéro d’ordre qui est automatiquement généré par le système.
En outre, la Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que les champs permettant la formulation de commentaires libres ne devront pas comporter de remarques abusives ou portant atteinte à la vie privée des personnes.
Sous cette réserve, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève toutefois que ces modalités d’information ne permettent pas d’informer l’ensemble des personnes concernées de l’existence d’un traitement les concernant, ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
En effet, ces modalités d’information interne permettent uniquement d’assurer la bonne information du personnel concerné par ce traitement, mais pas celle des concierges et des gérants dont les données personnelles sont également collectées.
Par conséquent, la Commission demande à ce que soit prévu un autre mode d’information pour ces personnes, à savoir, par exemple, la distribution par les facteurs d’une note d’information à remettre aux concierges et aux gérants situés dans leurs zones de tournée respectives. Cette note devra comporter l’ensemble des mentions exigées par l’article 14, susvisé.
Enfin, d’une manière générale, et sans que cela ne suffise en l’espèce pour assurer l’information des personnes précitées, la Commission recommande la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco, permettant d’informer toute personne concernée de l’exploitation de traitements automatisés la concernant, ainsi que de ses droits.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- le chef d’équipe du service Distribution de La Poste ;
- le responsable informatique ;
- le prestataire pour la maintenance.
Aux termes de la demande d’avis, ces personnes disposent de tous les droits (consultation, modification, suppression). En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Sous cette réserve, la Commission considère que les accès susmentionnés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées :
- concernant les agents du service : durant la durée du contrat de travail ;
- concernant les immeubles : villas et les magasins/sociétés : tant qu’ils existent.
A cet égard, la Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que les données relatives, notamment, à l’identité des concierges et gérants, devront être régulièrement mises à jour en cas de changement.
Sous cette réserve, elle considère que les délais susvisés sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré :
Rappelle que :
- les champs permettant la formulation de commentaires libres ne devront pas comporter de remarques abusives ou portant atteinte à la vie privée des personnes ;
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé ;
- les données relatives, notamment, à l’identité des concierges et gérants devront être régulièrement mises à jour en cas de changement.
Demande que conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, l’information préalable des personnes concernées soit correctement assurée, notamment par le biais d’une note à l’attention des concierges et gérants qui pourrait être remise par chaque facteur dans leurs zones de tournée respectives. Cette note devra comprendre l’ensemble des mentions obligataires exigées par l’article 14, susvisé ;
D’une manière générale, et sans que cela ne suffise en l’espèce pour assurer l’information des personnes précitées, recommande la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco, permettant d’informer toute personne concernée de l’exploitation de traitements automatisés la concernant, ainsi que de ses droits.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des tournées des préposés».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.