icon-summary icon-grid list icon-caret-left icon-caret-right icon-preview icon-tooltip icon-download icon-view icon-arrow_left icon-arrow_right icon-cancel icon-search icon-file logo-JDM--large image-logo-gppm icon-categories icon-date icon-order icon-themes icon-cog icon-print icon-journal icon-list-thumbnails icon-thumbnails

Délibération n° 2012-21 du 23 janvier 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande d’avis modificative présentée par le ministre d’état relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion du temps et gestion des plannings de l’ensemble des employés du stade louis II par reconnaissance du contour de la main»

  • N° journal 8055
  • Date de publication 10/02/2012
  • Qualité 89.77%
  • N° de page 138
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.042 du 14 octobre 1992 concernant le service des sports ;
Vu la délibération n° 2011-31 de la Commission du 11 avril 2011 portant recommandation sur les dispositifs biométriques reposant la reconnaissance du contour de la main et ayant pour finalité le contrôle d’accès et/ ou la gestion des horaires sur le lieu de travail, mis en œuvre par les personnes physiques ou morales de droit privé ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 14 décembre 2011 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion du temps et gestion des plannings» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 23 janvier 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes de l’ordonnance souveraine n° 11.042 du 14 octobre 1992 concernant le service des sports, «l’administration du Stade Louis II et les personnels qui en font partie (…) sont rattachés au service des sports», appartenant à la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports.
Par conséquent, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, le Ministre d’Etat, responsable de traitement concernant les traitements exploités par les services de l’Etat, soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité «Gestion du temps et gestion des plannings».
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement a pour finalité «Gestion du temps et gestion des plannings».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- pointage : gestion des horaires et des temps de présence des employés ;
- élaboration des plannings mensuels en fonction des présences et absences des employés.
Enfin, les personnes concernées par ce traitement sont l’ensemble des employés du Stade Louis II.
Au vu de ces éléments et conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, qui imposent que la finalité soit explicite, la Commission demande que la finalité du traitement soit modifiée dans les termes suivants : «Gestion du temps et gestion des plannings de l’ensemble des employés du Stade Louis II par reconnaissance du contour de la main». Elle en prend donc acte.
II - Sur la licéité du traitement
Tout d’abord, la Commission constate que le service des sports dispose d’une existence réglementaire grâce à l’ordonnance souveraine n° 11.042 du 14 octobre 1992, précitée.
Aux termes de ce texte, ce service est chargé de l’administration du Stade Louis II et de la gestion de son personnel. Or en l’espèce, la Commission observe que le traitement entre dans le cadre de ces missions.
Elle rappelle toutefois que conformément aux termes de la délibération n° 2011-31 du 11 avril 2011 portant recommandation sur les dispositifs biométriques reposant la reconnaissance du contour de la main, ce système de pointage biométrique ne saurait être détourné de sa finalité, et ne pourra en aucun cas conduire à un contrôle permanent et inopportun des employés. De plus, il ne saurait donner lieu à des pratiques abusives portant atteinte aux droits conférés par la loi aux délégués du personnel ainsi qu’aux délégués syndicaux.
Sous cette réserve, la Commission considère que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
III - Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par :
- le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement ;
- l’exécution d’un contrat avec la personne concernée.
A cet égard, la Commission observe tout d’abord qu’aucune obligation légale ou réglementaire applicable au personnel du Stade Louis II ne prévoit la mise en place d’un système de pointage. Par conséquent, la première justification n’est pas adéquate pour ce traitement.
Par ailleurs, la Commission observe que le traitement pourrait éventuellement permettre de contrôler la bonne exécution des engagements contractuels en matière de temps de travail, pris par les employés qui n’ont pas le statut de fonctionnaires et travaillant au Stade Louis II.
Toutefois, la Commission n’a pas eu connaissance de clauses contractuelles spécifiques ou de documents internes édictant les règles applicables en matière d’horaires de travail au Stade. Elle émet donc toute réserve concernant cette justification.
Elle relève toutefois que le traitement est susceptible d’être justifié par un motif d’intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, à savoir la gestion des présences et absences des salariés, aux fins d’élaboration et de mise à jour des plannings.
Par conséquent, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du traitement sont :
- identité : nom, prénom, code chiffré personnel ;
- données biométriques : gabarit de la main ;
- horodatage : enregistrement du temps de travail/historique des entrées et sorties.
Les données relatives à l’identité sont issues d’une saisie informatique. Les données biométriques proviennent quant à elles du processus d’enrôlement du gabarit de la main de chaque employé. Enfin, les données d’horodatage sont générées par le système de pointage lui-même.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives», conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
V - Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’un courrier adressé aux employés.
Toutefois, copies desdits documents n’ayant pas été jointes au dossier, la Commission rappelle que ces documents devront comporter l’ensemble des mentions obligatoires prévues par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Sous cette réserve, la Commission constate que les modalités d’information des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de rectification et de suppression
La Commission constate que le droit d’accès peut être exercé uniquement sur place en se rendant dans les locaux du Stade Louis II.
Le délai de réponse est de vingt jours.
Les droits de rectification ou mise à jour, et de suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI - Sur les personnes habilitées à avoir accès au traitement
La Commission estime que l’accès aux informations objets du traitement doit être limité aux seules personnes qui peuvent légitimement en avoir connaissance au regard de leurs fonctions ou de leurs missions, ainsi que de la finalité du traitement.
En l’espèce, elle observe que les personnes et services habilités à avoir accès au traitement sont :
- la société constructrice de l’équipement, pour permettre la configuration des lecteurs et du logiciel. Elle dispose à ce titre d’un accès «administrateur », c’est-à-dire d’un accès «tous droits» ;
- le service technique de cette même société, qui dispose d’un accès «administrateur restreint» pour la gestion des équipements ;
- une société prestataire, pour la maintenance du système ;
- les deux administrateurs du Stade Louis II, qui bénéficient d’un accès «utilisateur» les autorisant à enrôler les employés et gérer les plannings, mais aussi à vérifier les heures de travail effectuées.
Ainsi, considérant les attributions de chacun des services ou individus susvisés, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission estime que lesdits accès sont justifiés. Elle rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les droits d’accès des prestataires et sous-traitants doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats.
Par ailleurs, en application des dispositions de l’article 17-1, alinéa 2, de la loi n° 1.165, précitée, le responsable de traitement doit «déterminer nominativement la liste de personnes autorisées qui ont seules accès, pour les strictes besoins de l’accomplissement de leurs missions, aux locaux et aux installations utilisés pour les traitements, de même qu’aux informations traitées».
Cette liste devra être tenue à jour et être communiquée à la Commission à première réquisition.
VII - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission constate que le système est conforme à la délibération n° 2011-31 de la Commission, précitée.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII - Sur la durée de conservation
La Commission relève qu’aux termes de la demande d’avis, les informations relatives à l’identité des employés ainsi que les données d’horodatage sont conservées six mois, tandis que les données biométriques sont conservées jusqu’à la fin de la relation de travail avec l’employé.
Elle considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales, telles que précisées par la délibération n° 2011-31, précitée.
Toutefois, elle s’interroge sur la durée de conservation de six mois prévue en ce qui concerne les données d’identité. En effet, il paraît plus opportun, au regard de la finalité du traitement, que ces données soient conservées tant que l’employé est en poste au Stade Louis II.
La Commission prend donc acte que la durée de conservation de cette catégorie de données est en réalité identique à la durée de conservation des données biométriques, à savoir jusqu’au terme de la relation de travail.
En conclusion, la Commission estime que les durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré :
Rappelle que :
- conformément à la délibération n° 2011-31 du 11 avril 2011 portant recommandation sur les dispositifs biométriques reposant la reconnaissance du contour de la main, le dispositif biométrique objet de la présente délibération ne saurait être détourné de sa finalité, et ne pourra en aucun cas conduire à un contrôle permanent et inopportun des employés ;
De plus, il ne saurait donner lieu à des pratiques abusives portant atteinte aux droits conférés par la loi aux délégués du personnel ainsi qu’aux délégués syndicaux ;
- les documents d’information des personnes concernées doivent comporter toutes les mentions obligatoires prévues par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- les droits d’accès des prestataires et sous-traitants doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- la liste nominative des personnes ayant accès au traitement, visée à l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, doit être tenue à jour et pouvoir lui être communiquée à première réquisition.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du temps et gestion des plannings de l’ensemble des employés du Stade Louis II par reconnaissance du contour de la main».


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Imprimer l'article
Article précédent Retour au sommaire Article suivant

Tous droits reservés Monaco 2016
Version 2018.11.07.14