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Délibération n° 2012-16 du 23 janvier 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande d’avis modificative présentée par le ministre d’état relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des titres restaurant «le pass monaco»

  • N° journal 8055
  • Date de publication 10/02/2012
  • Qualité 89.77%
  • N° de page 135
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008 fixant les attributions de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique ;
Vu la délibération n° 2011-82 de la Commission portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la circulaire du Secrétaire Général du Ministère d’Etat du 30 octobre 2009 ;
Vu la décision du Ministre d’Etat du 22 septembre 2010 portant mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des titres restaurant «Le Pass Monaco»», prise après avis favorable de la Commission par délibération n° 2010-27 du 13 juillet 2010 ;
Vu les demandes formulées par la Commission dans la délibération n° 2010-27 du 13 juillet 2010 ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, reçue le 7 décembre 2011, concernant la mise en œuvre de modifications apportées au traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des titres restaurant «le Pass Monaco»» ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Par délibération n° 2010-27 du 13 juillet 2010, la Commission avait émis un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé ayant pour finalité « gestion des titres restaurant «le Pass Monaco»». Elle avait toutefois assorti cet avis d’observations et de demandes spécifiques d’une part, et limité sa mise en œuvre à une période d’expérimentation de deux ans afin de permettre à l’autorité compétente d’adopter un cadre juridique conforme aux dispositions de l’article 33 de loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, d’autre part.
A l’appuie de cette position, la Commission avait relevé que le responsable de traitement avait expressément justifié le traitement par le fait qu’il s’agissait d’une «mesure à caractère social décidée par le Gouvernement - Article 33 du statut des fonctionnaires concernant l’octroi d’un bénéfice social».
Or, l’article 33 de la loi n° 975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat dispose que «les conditions générales d’attribution des prestations, des avantages sociaux et de l’allocation prévues à l’article 31 seront déterminées par une loi dont les modalités d’application seront fixées par une ordonnance souveraine prise après avis de la commission de la fonction publique».
Afin de ne pas écarter les agents publics du bénéfice d’un tel avantage, la Commission avait donc souhaité laisser un délai raisonnable aux institutions concernées par le processus législatif afin que soit adoptée la législation adéquate visée à l’article précité.
Tenant compte des observations de la Commission, le Ministre d’Etat a communiqué à l’attention de la Commission le 7 décembre 2011 une demande d’avis modificative conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La Commission prend acte que la finalité et les fonctionnalités du traitement n’ont pas été modifiées.
II. Sur la justification et la licéité du traitement
• Sur la justification du traitement
Conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165 susvisée, le responsable de traitement justifie désormais la mise en œuvre du présent traitement par :
- le consentement de la ou des personnes concernées, au travers d’un bulletin d’adhésion rempli et signé par l’agent public souhaitant bénéficier de cet avantage ;
- et, par l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec les personnes concernées, «le Pass Monaco» étant «un complément de rémunération au sens de dispositions de l’article 30 de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat».
Comme précédemment évoqué, la modification apportée au présent traitement porte, au principal, sur la justification de celui-ci.
• Sur la licéité du traitement
La Commission rappelle, qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, la collecte et le traitement de toute information nominative doivent être loyaux et licites.
A cet égard, et comme mentionné dans sa délibération de juillet 2010, elle observe que la mise en place d’un système de «titres restaurant» destiné aux agents contractuels et aux fonctionnaires de l’Etat est issue d’une volonté du Gouvernement inscrite dans le cadre du programme de modernisation et annoncée lors du séminaire sur la modernisation de l’Administration du 16 avril 2009. Formalisée par voie de circulaire du 30 octobre 2009 du Secrétaire Général du Ministère d’Etat, l’adhésion à ce système est volontaire. Aussi, elle relève que le traitement automatisé tel qu’envisagé est loyal au sens de la loi relative à la protection des informations nominatives.
«Le Pass Monaco» n’est plus envisagé comme «un avantage social» au sens de l’article 33 de la loi n° 975 susvisée, mais comme «un complément de rémunération», au sens de son article 30, accordé aux agents et fonctionnaires de l’Etat qui «permet de disposer d’un pouvoir d’achat supplémentaire dans les établissements de restauration et commerces d’alimentation de la Principauté», tel que mentionné dans la circulaire précitée.
Aux termes de l’article 30 de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, «tout fonctionnaire a droit, après service fait, à une rémunération comportant un traitement et des indemnités diverses.
Le traitement correspond au grade du fonctionnaire et à la classe ou à l’échelon auxquels il est parvenu ou, exceptionnellement, à l’emploi dans lequel il a été nommé.
Le traitement du stagiaire est celui correspondant à la classe ou à l’échelon du début de l’échelle indiciaire afférente à l’emploi qu’il occupe».
Ne pouvant être qualifiée de traitement, cette «mesure à caractère social», selon la circulaire susvisée, s’apparente à «une indemnité» proposée à l’ensemble des fonctionnaires et agents de l’Etat selon les principes exposés par la circulaire du 30 octobre 2009.
La Commission note que l’article 30 de la loi n° 975 ne précise pas de formalisme particulier à la création et aux modalités de délivrance des «indemnités» entrant dans la composition de la rémunération des fonctionnaires de l’Etat.
Dès lors, la collecte et le traitement paraissent licites, au sens de l’article 10-1 de la loi, susvisée.
Par ailleurs, la Commission note que la mention «Ce titre est émis et remboursé conformément à la législation en vigueur» a été supprimée du verso du «Pass Monaco», conformément à la demande formulée dans la délibération n° 2010-27 susvisée.
III. Sur les droits des personnes concernées
L’information des personnes concernées par le biais «d’une mention ou une clause particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé» est maintenue.
Toutefois, la Commission relève que la mention figurant sur le document, appelé «coupon réponse pour l’adhésion au Pass Monaco», n’a pas été complétée en vue de sa mise en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, comme elle l’avait demandé dans sa précédente délibération.
Aussi, elle suggère, à nouveau, l’inscription de la mention suivante qui permettrait au document de collecte de respecter les obligations prévues à l’article dont s’agit :
« Dans le cadre de l’instauration des titres restaurant dans la Fonction Publique, la DRHFFP exploite des informations nominatives concernant les agents et fonctionnaires de l’Etat afin de permettre la «gestion des titres restaurant «Le Pass Monaco»». A défaut d’adhésion ou de réponse de votre part, vous ne pourrez bénéficier de cet avantage. Les informations traitées sont en partie transmises à la Sodexo qui édite les titres. Conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification à vos informations en vous adressant à la DRHFFP».
Les modalités d’exercice du droit d’accès demeurent identiques.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures techniques et organisationnelles mises en place sous l’autorité du responsable de traitement afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des informations, ont été précisées dans la présente demande d’avis modificative.
Celle-ci mentionne que s’agissant de la sécurité des données, il existe au sein des contrats avec les sociétés partenaires des clauses de confidentialité.
De manière générale, la gestion des habilitations et des accès aux traitements et aux informations nominatives est encadrée par une politique de droits d’accès mise en place par la Direction informatique.
La Commission rappelle que les mesures de sécurité appliquées aux communications des informations nominatives vers le prestataire de service doivent utiliser une méthode de protection, conforme aux règles de l’art avec, par exemple, l’usage d’une méthode de cryptographie de type chiffrement symétrique ou asymétrique, ainsi que de procédures adaptées à la mise en œuvre et l’exploitation de ces technologies.
V. Sur les informations traitées et leur origine
La Commission prend acte que les informations nominatives traitées et leurs origines n’ont pas été modifiées.
VI. Sur la durée de conservation des informations
La Commission prend acte que la durée de conservation des informations est inchangée.
VII. Sur les personnes ayant accès au traitement
La Commission observe que les personnes ayant accès au traitement agissent, conformément à la loi n° 1.165, sous l’autorité du responsable de traitement. Ces accès ont été précisés dans la demande d’avis modificative.
Il s’agit :
- des deux personnes en charge de la gestion des «Pass Restaurant» au sein de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, avec des accès en inscription, en modification, en mise à jour et en consultation ;
- des comptables de la section paye de la Direction du Budget et du Trésor : en consultation ;
- des personnels en charge de la maintenance de l’application, des pupitreurs et de l’administrateur de la Direction Informatique de l’Etat affectés au présent traitement.
Dans sa délibération de 2010, la Commission avait relevé l’opportunité de formaliser les missions et attributions du Service Informatique de l’Etat afin, notamment, de disposer d’un fondement permettant de légitimer les accès dévolus aux personnes y affectés.
A cet égard, elle observe que l’ordonnance souveraine n° 3.122 du 11 février 2011 portant création de la Direction Informatique prévoit, notamment, que cette direction est chargée « d’assurer la sécurité des serveurs informatiques et la confidentialité des données contenues dans le cadre de la législation en vigueur sur la protection des informations nominatives ». Elle relève que ces nouvelles dispositions réglementaires permettent de légitimer lesdits accès.
Par ailleurs, la Commission rappelle que les accès dévolus aux personnels de la Direction du Budget et du Trésor et à ceux de la Direction Informatique de l’Etat ont été établis en raison de leurs missions et du rôle qui leur a été attribué afin de veiller au bon déroulement de l’ensemble des opérations nécessaires à la gestion des titres restaurants «Pass Monaco».
Elle rappelle également que ces accès ne doivent porter que sur l’identification des personnes ayant souhaité bénéficier des titres restaurant et doivent être limités aux seules informations utiles et nécessaires.
Elle relève enfin que conformément aux attributions des services en objet, la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique est désormais en charge de l’envoi des commandes de titres au prestataire.
VIII. Sur les destinataires des informations
Les catégories de personnes habilitées à recevoir communication d’informations nominatives demeurent les personnes du «service commandes» de la société Sodexo - prestataire de service de l’Etat. Comme précédemment, deux documents lui sont adressés : la liste des bénéficiaires de titres restaurant et la liste des responsables chargés de distribuer les titres dans les services.
Conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, la Commission rappelle que «les informations nominatives collectées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées».
• Sur les informations nominatives figurant sur la liste des bénéficiaires des titres restaurant et la suppression du numéro de matricule des bénéficiaires
Ce document se présente sous la forme d’un listing sur lequel sont, entre autres, mentionnés les nom et prénom du bénéficiaire. Cette liste permet l’édition des carnets de titres.
La Commission observe que le numéro de matricule des bénéficiaires a été ôté de cette liste, tenant compte ainsi de la demande qu’elle avait précédemment formulée.
• Sur la suppression des nom et prénom des bénéficiaires sur chaque «Pass Restaurant»
En 2010, la Commission avait relevé que «la personnification de chaque titre restaurant «pass Monaco» par les nom et prénom des bénéficiaires n’est pas le fruit d’obligations légales mais d’une pratique répandue permettant de faciliter la distribution des titres». Elle avait demandé que ces titres soient anonymisés. Toutefois, afin de faciliter la distribution des titres dans les services, elle avait proposé «l’introduction d’un premier feuillet nominatif sans valeur nominale, les nom et prénom du bénéficiaire étant lisibles par la fenêtre de la première de couverture».
La Commission relève que le responsable de traitement a opté pour cette solution. A ce titre, le responsable de traitement précise que le caractère nominatif de chaque titre «Pass Monaco» sera supprimé à compter des titres 2012 : ne figureront ni le nom, ni le prénom, ni le matricule des bénéficiaires.
• Sur les informations nominatives figurant sur la liste des «responsables Pass Monaco», sur les listes d’émargement, et la suppression du numéro de matricule
Le second document transmis au prestataire est la liste des «responsables Pass Monaco» désignés dans chaque service pour réceptionner les carnets de titres en main propre et les distribuer personnellement aux personnes concernées.
Cette liste comporte le quartier, la localisation du service, le code service (code interne à l’administration), l’identification du service, le statut (titulaire ou suppléant du responsable désigné), son identité (civilité, nom, prénom) et le téléphone du service.
La Commission relève que, conformément à sa demande, le numéro de matricule des agents concernés a été supprimé du document transmis à la Sodexo ainsi que des listes d’émargement adressées par cette société à chaque service afin de veiller à la traçabilité de la distribution des carnets aux personnes bénéficiaires.
Après en avoir délibéré :
Constate que la modification du traitement en objet prend en compte les observations et demandes de la Commission telles qu’émises dans la délibération n° 2010-27 du 13 juillet 2010 portant avis favorable à la mise en œuvre, à titre d’expérimentation, du traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des titres restaurant «le pass Monaco»» ;
Rappelle que :
- la liste nominative des personnes ayant accès au traitement soit tenue à jour et puisse lui être communiquée à première réquisition ;
- les mesures de sécurité appliquées aux communications des informations nominatives vers le prestataire de service doivent être fondées sur des méthodes de protection, conformes aux règles de l’art ;
Demande que la mention d’information des agents publics désirant adhérer au système des « Pass Monaco » soit modifiée en tenant compte des mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat des modifications apportées au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des titres restaurants «le pass Monaco»».


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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