Délibération n° 2012-14 du 23 janvier 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande d’avis modificative présentée par le ministre d’état relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des objets trouvés» de la direction de la sureté publique
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 modifiant la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives ;
Vu la loi n° 815 du 24 janvier 1967 concernant les épaves terrestres ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2001-11 du 5 mars 2001 portant avis sur la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé relatif à la «Gestion des objets trouvés» ;
Vu la demande d’avis modificative déposée, par le Ministre d’Etat, le 28 novembre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des objets trouvés» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 23 janvier 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 765 du 13/11/2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté publique, «La Direction de la Sûreté publique est chargée, sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, d’assurer le maintien de l’ordre public et de veiller à la sécurité des personnes et des biens. Elle exerce, à ce titre, la surveillance du territoire».
La Direction de la Sûreté Publique a exploité un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des objets trouvés», mis en œuvre le 28 mars 2001 après avis favorable de la Commission.
Le Ministre d’Etat a communiqué à l’attention de la Commission le 28 novembre 2011, une demande d’avis modificative dudit traitement, conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement d’informations nominatives présenté a pour finalité «gestion des objets trouvés».
Les personnes concernées sont définies comme étant «les personnes qui rapportent des objets trouvés ou celles qui les ont perdus».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- gérer les objets trouvés (recherche par nom de propriétaire, par objet…) ;
- établir un reçu à l’intention de l’inventeur ;
- établir un inventaire des objets trouvés ;
- établir un document de restitution au propriétaire ;
- établir un document de transmission à une représentation nationale dans le cas des documents d’identité ;
- établir un document de transmission à l’Administration des Domaines en cas de non réclamation ou aux fins de destruction ;
- effectuer des statistiques dépourvues de données nominatives, par type d’objet et par période définies (rapporté, conservé, transmis).
La Commission relève que conformément aux articles 3 et 4 de la loi n° 815 susmentionnée l’inventeur peut réclamer l’objet trouvé à l’issue d’une année révolue.
A ce titre, elle considère que ce traitement dispose d’une fonctionnalité additionnelle à savoir, établir un document de restitution à l’inventeur dans le cas où le propriétaire n’a pas réclamé le bien perdu dans les délais.
En outre, elle observe que, conformément aux dispositions de l’article 5 de la loi n° 815, les deniers, bijoux et titres non identifiables doivent être consignés à la caisse des dépôts et consignations.
En conséquence, la Commission prend acte que le traitement, objet de la présente demande d’avis, permet également d’établir un document de transmission à la Caisse des dépôts et des Consignations.
Au vu de ces éléments, elle considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe qu’aux termes de l’article 2 de la loi n° 815 du 24 janvier 1967, les objets trouvés doivent être remis «soit à la Direction de la Sûreté Publique, soit à un poste de police où sont également signalés les véhicules trouvés abandonnés».
En conséquence, la Commission constate que le traitement objet de la présente délibération est licite, conformément aux exigences légales de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
La Commission relève que le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise le responsable de traitement ou son représentant.
Elle prend acte que ce traitement a vocation à répondre aux obligations de la loi n° 815 suscitée, ainsi qu’aux dispositions des articles 2063 et 2099 du Titre XX du livre III du Code civil intitulé «des différentes manières dont on acquiert la propriété».
Au vu des éléments qui précèdent, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Aux termes de la demande d’avis, les informations traitées sont les suivantes :
- Identité : nom, prénom, date de naissance, nationalité de l’inventeur et/ ou du propriétaire ;
- Adresses et coordonnées : adresse postale, téléphone, plaque minéralogique d’un véhicule .
- Caractéristiques financières : type de devises et montant ;
- Informations relatives à l’objet trouvé et au lieu de la découverte : description de l’objet, numéro du document d’identité ;
- Découverte, restitution, transmission ou destruction : date, heure et lieu de découverte, date et heure de remise, de transmission, de destruction, date de convocation.
Il appert des éléments du dossier que les informations figurant sur les documents officiels égarés, carte d’identité, permis de conduire voire certificat d’immatriculation, sont retranscrits dans le traitement.
A ce titre, la Commission estime que des informations complémentaires figurant sur lesdits documents sont susceptibles d’être collectées à savoir, la marque, la couleur, ou le nom de la compagnie d’assurance du véhicule, voire le lieu de naissance ou la civilité du propriétaire.
En outre, la Commission constate que, conformément à l’article 5 de la loi n° 815 suscitée, les bénéficiaires sont tenus, en cas de restitution d’épaves en nature, de «rembourser le montant de tous les frais et avances assumés par le trésor ou éventuellement par les inventeurs».
Toutefois, elle relève qu’il n’est pas fait mention dans la demande d’avis présentée, de la collecte d’informations relatives auxdits frais.
Aussi, le cas échéant, il conviendrait d’ajouter ces informations au titre des informations collectées dans le cadre du traitement objet de la présente délibération.
Par ailleurs, la Commission constate que ces informations ont pour origine l’inventeur ou la Direction de la Sûreté Publique.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par l’affichage d’une note de service à l’attention des personnes ayant accès au bureau concerné.
Par ailleurs, il ajoute que l’insertion d’une mention légale sur les formulaires papier de restitution des objets est à l’étude.
• Sur l’exercice du droit d’accès
Selon la demande d’avis, le droit d’accès est exercé par voie postale. Le délai de réponse est de trente jours.
Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
La Commission observe que tous les fonctionnaires de la Division de Police Administrative en charge de la «gestion des objets trouvés» sont habilités à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions.
Par ailleurs, le responsable de traitement précise que, si tous les fonctionnaires de police sont en mesure de délivrer un récépissé papier lorsqu’une trouvaille est déposée par un inventeur, seuls les agents de la Division de police administrative, en charge des objets trouvés, sont habilités à consulter, modifier et enrichir le traitement objet de la présente demande d’avis.
En outre, il ajoute que les informaticiens du Groupe Technique Informatique de la Direction de la Sûreté Publique, sont également habilités à modifier le traitement, dans le strict respect de l’accomplissement de leurs missions et notamment en vue de supprimer les informations obsolètes, conformément aux instructions du Directeur de la Sûreté Publique, sur demande du Commissaire divisionnaire.
La Commission constate que ces accès sont conformes aux exigences légales.
• Sur les destinataires
Selon le responsable de traitement les documents d’identité étrangers remis à la Direction de la Sûreté Publique par un inventeur sont transmis à la représentation diplomatique compétente, accompagnés d’une copie papier des informations y relatives collectées, aux fins de restitution au propriétaire.
Par ailleurs, il ajoute que les retrouvailles pourront être transmises à l’Administration des Domaines aux fins de revente, conformément à l’article 6 de la loi n° 815 suscitée, accompagnées d’une copie papier des informations y afférentes collectées.
Le responsable de traitement indique également que l’inventeur et le propriétaire sont rendus destinataires d’une copie papier des informations relatives à la retrouvaille.
Enfin, la Commission observe que, conformément aux dispositions de la loi n° 815 précitée les deniers, bijoux et titres non identifiables devront être consignés à la caisse des dépôts et consignations.
En conséquence, elle prend acte que la caisse des dépôts et consignations, relevant de la Trésorerie Générale des Finances, est susceptible de recevoir communication des informations objet du présent traitement.
Considérant les dispositions de la loi n° 815, la Commission considère que de tels transferts sont conformes aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations objet du traitement sont conservées 3 ans après la restitution, la transmission ou la destruction des retrouvailles.
La Commission considère que la durée de conservation indiquée est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré :
Rappelle que la mention d’information préalable devra être ajoutée sur le formulaire papier qui doit répondre aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des objets trouvés» de la Direction de la Sureté Publique.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 modifiant la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives ;
Vu la loi n° 815 du 24 janvier 1967 concernant les épaves terrestres ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2001-11 du 5 mars 2001 portant avis sur la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé relatif à la «Gestion des objets trouvés» ;
Vu la demande d’avis modificative déposée, par le Ministre d’Etat, le 28 novembre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des objets trouvés» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 23 janvier 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 765 du 13/11/2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté publique, «La Direction de la Sûreté publique est chargée, sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, d’assurer le maintien de l’ordre public et de veiller à la sécurité des personnes et des biens. Elle exerce, à ce titre, la surveillance du territoire».
La Direction de la Sûreté Publique a exploité un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des objets trouvés», mis en œuvre le 28 mars 2001 après avis favorable de la Commission.
Le Ministre d’Etat a communiqué à l’attention de la Commission le 28 novembre 2011, une demande d’avis modificative dudit traitement, conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement d’informations nominatives présenté a pour finalité «gestion des objets trouvés».
Les personnes concernées sont définies comme étant «les personnes qui rapportent des objets trouvés ou celles qui les ont perdus».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- gérer les objets trouvés (recherche par nom de propriétaire, par objet…) ;
- établir un reçu à l’intention de l’inventeur ;
- établir un inventaire des objets trouvés ;
- établir un document de restitution au propriétaire ;
- établir un document de transmission à une représentation nationale dans le cas des documents d’identité ;
- établir un document de transmission à l’Administration des Domaines en cas de non réclamation ou aux fins de destruction ;
- effectuer des statistiques dépourvues de données nominatives, par type d’objet et par période définies (rapporté, conservé, transmis).
La Commission relève que conformément aux articles 3 et 4 de la loi n° 815 susmentionnée l’inventeur peut réclamer l’objet trouvé à l’issue d’une année révolue.
A ce titre, elle considère que ce traitement dispose d’une fonctionnalité additionnelle à savoir, établir un document de restitution à l’inventeur dans le cas où le propriétaire n’a pas réclamé le bien perdu dans les délais.
En outre, elle observe que, conformément aux dispositions de l’article 5 de la loi n° 815, les deniers, bijoux et titres non identifiables doivent être consignés à la caisse des dépôts et consignations.
En conséquence, la Commission prend acte que le traitement, objet de la présente demande d’avis, permet également d’établir un document de transmission à la Caisse des dépôts et des Consignations.
Au vu de ces éléments, elle considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe qu’aux termes de l’article 2 de la loi n° 815 du 24 janvier 1967, les objets trouvés doivent être remis «soit à la Direction de la Sûreté Publique, soit à un poste de police où sont également signalés les véhicules trouvés abandonnés».
En conséquence, la Commission constate que le traitement objet de la présente délibération est licite, conformément aux exigences légales de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
La Commission relève que le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise le responsable de traitement ou son représentant.
Elle prend acte que ce traitement a vocation à répondre aux obligations de la loi n° 815 suscitée, ainsi qu’aux dispositions des articles 2063 et 2099 du Titre XX du livre III du Code civil intitulé «des différentes manières dont on acquiert la propriété».
Au vu des éléments qui précèdent, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Aux termes de la demande d’avis, les informations traitées sont les suivantes :
- Identité : nom, prénom, date de naissance, nationalité de l’inventeur et/ ou du propriétaire ;
- Adresses et coordonnées : adresse postale, téléphone, plaque minéralogique d’un véhicule .
- Caractéristiques financières : type de devises et montant ;
- Informations relatives à l’objet trouvé et au lieu de la découverte : description de l’objet, numéro du document d’identité ;
- Découverte, restitution, transmission ou destruction : date, heure et lieu de découverte, date et heure de remise, de transmission, de destruction, date de convocation.
Il appert des éléments du dossier que les informations figurant sur les documents officiels égarés, carte d’identité, permis de conduire voire certificat d’immatriculation, sont retranscrits dans le traitement.
A ce titre, la Commission estime que des informations complémentaires figurant sur lesdits documents sont susceptibles d’être collectées à savoir, la marque, la couleur, ou le nom de la compagnie d’assurance du véhicule, voire le lieu de naissance ou la civilité du propriétaire.
En outre, la Commission constate que, conformément à l’article 5 de la loi n° 815 suscitée, les bénéficiaires sont tenus, en cas de restitution d’épaves en nature, de «rembourser le montant de tous les frais et avances assumés par le trésor ou éventuellement par les inventeurs».
Toutefois, elle relève qu’il n’est pas fait mention dans la demande d’avis présentée, de la collecte d’informations relatives auxdits frais.
Aussi, le cas échéant, il conviendrait d’ajouter ces informations au titre des informations collectées dans le cadre du traitement objet de la présente délibération.
Par ailleurs, la Commission constate que ces informations ont pour origine l’inventeur ou la Direction de la Sûreté Publique.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par l’affichage d’une note de service à l’attention des personnes ayant accès au bureau concerné.
Par ailleurs, il ajoute que l’insertion d’une mention légale sur les formulaires papier de restitution des objets est à l’étude.
• Sur l’exercice du droit d’accès
Selon la demande d’avis, le droit d’accès est exercé par voie postale. Le délai de réponse est de trente jours.
Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
La Commission observe que tous les fonctionnaires de la Division de Police Administrative en charge de la «gestion des objets trouvés» sont habilités à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions.
Par ailleurs, le responsable de traitement précise que, si tous les fonctionnaires de police sont en mesure de délivrer un récépissé papier lorsqu’une trouvaille est déposée par un inventeur, seuls les agents de la Division de police administrative, en charge des objets trouvés, sont habilités à consulter, modifier et enrichir le traitement objet de la présente demande d’avis.
En outre, il ajoute que les informaticiens du Groupe Technique Informatique de la Direction de la Sûreté Publique, sont également habilités à modifier le traitement, dans le strict respect de l’accomplissement de leurs missions et notamment en vue de supprimer les informations obsolètes, conformément aux instructions du Directeur de la Sûreté Publique, sur demande du Commissaire divisionnaire.
La Commission constate que ces accès sont conformes aux exigences légales.
• Sur les destinataires
Selon le responsable de traitement les documents d’identité étrangers remis à la Direction de la Sûreté Publique par un inventeur sont transmis à la représentation diplomatique compétente, accompagnés d’une copie papier des informations y relatives collectées, aux fins de restitution au propriétaire.
Par ailleurs, il ajoute que les retrouvailles pourront être transmises à l’Administration des Domaines aux fins de revente, conformément à l’article 6 de la loi n° 815 suscitée, accompagnées d’une copie papier des informations y afférentes collectées.
Le responsable de traitement indique également que l’inventeur et le propriétaire sont rendus destinataires d’une copie papier des informations relatives à la retrouvaille.
Enfin, la Commission observe que, conformément aux dispositions de la loi n° 815 précitée les deniers, bijoux et titres non identifiables devront être consignés à la caisse des dépôts et consignations.
En conséquence, elle prend acte que la caisse des dépôts et consignations, relevant de la Trésorerie Générale des Finances, est susceptible de recevoir communication des informations objet du présent traitement.
Considérant les dispositions de la loi n° 815, la Commission considère que de tels transferts sont conformes aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations objet du traitement sont conservées 3 ans après la restitution, la transmission ou la destruction des retrouvailles.
La Commission considère que la durée de conservation indiquée est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré :
Rappelle que la mention d’information préalable devra être ajoutée sur le formulaire papier qui doit répondre aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des objets trouvés» de la Direction de la Sureté Publique.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.