Délibération n° 2010-27 du 13 juillet 2010 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat, relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des titres restaurant «Le Pass Monaco»»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’État, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance du 14 avril 1857 sur les attributions du gouverneur général ;
Vu l’ordonnance souveraine n°16.610 du 10 janvier 2005 portant création de la Direction du Budget et du Trésor ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008 fixant les attributions de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique ;
Vu la circulaire du Secrétaire Général du Ministère d’Etat du 30 octobre 2009 ;
Vu les échanges des courriers entre la Commission de Contrôle des Informations Nominatives et le Ministre d’Etat relatifs à l’instauration des «pass restaurant» depuis le 27 novembre 2009 ;
Vu le Code pénal ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «immatriculation des fonctionnaires et agents relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers», modifié, mis en œuvre depuis le 19 août 2004, à la suite d’un avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 04-09 du 26 juillet 2004 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des dossiers des fonctionnaires et agents relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers», modifié, mis en œuvre depuis le 7 novembre 2005, à la suite d’avis favorables de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 05-15 du 3 octobre 2005 et délibération n° 08-09 du 19 septembre 2009 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «établir la paye des agents et fonctionnaires de l’Etat » de la Direction du Budget et du Trésor, mis en œuvre depuis le 29 février 2008, à la suite d’un avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 08-02 du 18 février 2008 ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, reçue le 9 juin 2010, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des titres restaurant «Le pass Monaco»» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 13 juillet 2010 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «gestion des titres restaurant «le pass Monaco»».
Il concerne tous les agents et fonctionnaires de l’Etat, qu’ils aient ou non adhéré au «pass restaurant».
Il a pour fonctionnalités :
- d’extraire des informations à des fins de mailings vers les agents et fonctionnaires de l’Etat ;
- de recenser les bénéficiaires des titres restaurant «le pass restaurant» ;
- de permettre l’établissement de la commande mensuelle des titres restaurants ;
- de permettre la livraison et la distribution des titres restaurant ;
- d’établir des statistiques sur le taux d’adhésion au système des titres restaurant.
II. Sur la justification du traitement
Conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165 susvisée, le Ministre d’Etat, responsable de traitement, justifie la gestion des titres restaurant «le pass Monaco» par :
- le consentement de la ou des personnes concernées, par un bulletin d’adhésion rempli et signé par l’agent ou le fonctionnaire souhaitant bénéficier de cet avantage ;
- et, par l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec les personnes concernées, le pass restaurant étant une «mesure à caractère social décidée par le Gouvernement Princier».
III. Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, la collecte et le traitement de toute information nominative doivent être loyaux et licites.
Le corpus juridique monégasque n’encadre pas les titres restaurant.
La mise en place d’un système de «titres restaurant» destiné aux agents contractuels et fonctionnaires de l’Etat est issue d’une volonté du Gouvernement inscrite dans le cadre du programme de modernisation et annoncée lors du séminaire sur la modernisation de l’Administration du 16 avril 2009. Formalisée par voie de circulaire du 30 octobre 2009 du Secrétaire Général du Ministère d’Etat, l’adhésion à ce système est volontaire. Aussi, le traitement automatisé tel qu’envisagé est loyal au sens de la loi relative à la protection des informations nominatives.
Le «pass Monaco» est un avantage social accordé aux agents et fonctionnaires de l’Etat qui «permet de disposer d’un pouvoir d’achat supplémentaire dans les établissements de restauration et commerces d’alimentation de la Principauté», selon la circulaire susmentionnée.
Or, aux termes de l’article 33 de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, «les conditions générales d’attribution des prestations, http./190.1.0.6/305/legismclois.nsf/TNC des avantages sociaux et de l’allocation prévus à l’article 31 seront déterminées par une loi dont les modalités d’application seront fixées par une ordonnance souveraine prise après avis de la commission de la fonction publique».
Aussi, tout aussi légitime que puisse paraître l’instauration de cet avantage social, les modalités juridiques d’application ne respectent pas les règles de droit prévues par la loi n° 975. Dès lors, la collecte et le traitement ne sont pas réalisés licitement comme imposé par les conditions de licéité des traitements posées à l’article 10-1 de la loi.
La Commission relève toutefois que, sur le principe, ce traitement ne porte pas atteinte aux droits et libertés des personnes concernées.
Aussi, elle considère que la mise en œuvre de ce traitement automatisé doit être envisagée sous un angle expérimental afin de permettre aux institutions compétentes d’adopter des textes de référence cohérents, respectueux des principes de protection des informations nominatives et des droits et obligations des fonctionnaires et agents de l’Etat.
Conformément à l’article 2 de la loi n° 1.165, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives demande à être consultée au cours de l’élaboration du ou des textes portant sur l’adoption de mesures législatives et réglementaires susceptibles d’affecter les droits et libertés des personnes au regard de la protection des informations nominatives.
La Commission estime donc qu’une période d’expérimentation de 2 ans permettra au responsable de traitement de disposer de la législation adéquate en la matière. Pendant ce délai, une nouvelle demande d’avis devra être soumise à la Commission afin de mettre en conformité les modalités de fonctionnement du traitement avec les dispositions alors arrêtées.
Par ailleurs, le verso du «pass Monaco» devrait être modifié afin de supprimer la mention « Ce titre est émis et remboursé conformément à la législation en vigueur », qui fait référence à la législation française.
IV. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les personnes sont informées de leurs droits par une mention ou une clause particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé.
Toutefois, la mention figurant sur ce document, appelé «coupon réponse pour l’adhésion au Pass restaurant», n’est pas conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165 telle que modifiée en décembre 2008. Elle devra donc être complétée en référence à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Cette mention pourrait notamment indiquer que « Dans le cadre de l’instauration des titres restaurant dans la Fonction Publique, la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique exploite des informations nominatives concernant les agents et fonctionnaires de l’Etat afin de permettre la « gestion des titres restaurant «Le pass Monaco»». A défaut d’adhésion ou de réponse de votre part, vous ne pourrez bénéficier de cet avantage. Les informations traitées sont en partie transmises à la Sodexo qui édite les titres. Conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification à vos informations en vous adressant à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique».
Le droit d’accès s’effectue auprès de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique. Une réponse à la demande est apportée dans les 30 jours.
De manière générale, concernant les traitements de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique à l’origine des informations exploitées dans le traitement de «gestion des titres restaurant «le pass Monaco»», la Commission apprécierait d’être tenue destinataire du support d’information conforme à l’article 14 de la loi relative à la protection des informations nominatives qui devait être établi à l’attention des agents contractuels et fonctionnaires de l’Etat.
V. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures techniques et organisationnelles mises en place sous l’autorité du responsable de traitement afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des informations demandent à être validées sur le long terme, nombre d’entre elles étant en cours de réalisation.
De manière générale, la gestion des habilitations et des accès aux traitements et aux informations nominatives doivent faire l’objet d’une procédure écrite et être réalisée de manière nominative par utilisateur. Cette procédure doit permettre de tracer, avec une durée de conservation des informations nominatives de 3 mois maximum, les opérations réalisées sur le traitement selon les profils.
Considérant les personnes ayant accès au traitement, la Commission demande que le Directeur de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique dispose d’une liste nominative des personnes habilitées à avoir accès au traitement et aux informations.
Par ailleurs, les mesures de sécurité appliquées aux communications des informations nominatives vers le prestataire de service devront être renforcées selon des méthodes de protection, conformes aux règles de l’art avec, par exemple, l’usage d’une méthode de cryptographie de type chiffrement symétrique ou asymétrique, ainsi que de procédures adaptées à la mise en œuvre et l’exploitation de ces technologies.
VI. Sur les informations traitées et leur origine
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom de famille, nom patronymique et prénom ;
- situation de famille : civilité ;
- adresses et coordonnées : code service, service de livraison, identifiant de l’article Direction Budget Trésor et section ;
- vie professionnelle : temps de travail en %, période de suspension : date de début, date de fin, motif ;
- données d’identification électronique : matricule interne ;
- nombre de tickets : pour le calcul du nombre de tickets mensuels à distribuer (10, 17 ou 22) ;
- acceptation d’adhérer au système et raison de l’annulation : oui/non
- l’identité de l’opérateur ayant modifié une fiche d’identification d’un adhérent est également traitée avec la date de l’opération ;
- le motif de la suspension de l’adhésion avec des observations.
La Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur la faculté offerte par l’application informatique de rédiger des commentaires se rapportant à un bénéficiaire. Elle rappelle que ces observations doivent être limitées aux seules informations utiles au fonctionnement du traitement et doivent être rédigées dans des termes respectueux des individus.
Les informations nominatives traitées ont pour origine :
- l’agent ou le fonctionnaire de l’Etat intéressé,
- la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique par le biais du traitement automatisé «gestion des dossiers des fonctionnaires et agents relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers», mis en œuvre le 7 novembre 2005 et modifié le 2 décembre 2008 après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives ;
- la Direction du Budget et du Trésor par le biais du traitement automatisé ayant pour finalité «établir la paye des agents et fonctionnaires de l’Etat», mis en œuvre le 29 février 2008, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, la finalité du présent traitement est compatible avec celle des traitements précités.
VII. Sur la durée de conservation des informations
Les informations sont conservées un an à compter de l’adhésion du bénéficiaire. Si le bénéficiaire souhaite y mettre fin, les données sont conservées un an à compter de la réception par la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique d’un courrier lui faisant part de sa décision.
VIII. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement agissent, conformément à la loi n° 1.165, sous l’autorité du responsable de traitement.
Il s’agit de personnels en charge de la gestion des pass restaurant au sein :
- de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique,
- de la Direction du Budget et du Trésor en charge de la gestion de la paye,
- et du Service Informatique de l’Etat.
Concernant l’accès des personnels du Service Informatique de l’Etat, la Commission rappelle qu’aux termes de l’article 8 de la loi n° 1.165 susmentionnée, les accès accordés aux informations doivent être dévolus «en raison des fonctions» des attributaires.
Or, la Commission n’a pas été en mesure d’identifier un cadre légal ou réglementaire portant création du Service Informatique de l’Etat et précisant ses attributions. Comme régulièrement précisé, l’existence d’un service de l’administration, non contestée, n’est pas suffisante pour justifier de ses actions en l’absence de définition de ses missions.
En l’espèce, l’accès accordé aux personnels du Service Informatique de l’Etat en charge des « pass Monaco » a pour objet de permettre de passer la commande des titres restaurants auprès du prestataire de services et, à cette fin, d’établir les documents nécessaires.
Considérant le rôle du Service Informatique de l’Etat en tant que pilier de la politique sécurité du système d’information de l’Etat, la Commission considère qu’il serait opportun que soient formalisées ses missions et attributions. Cette formalisation permettra audit service de disposer d’un cadre précisant ses fonctions, et, au responsable de traitement de légitimer les accès susceptibles d’être accordés aux personnes y affectées.
Par ailleurs, la base de données tenue par la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique porte sur tous les agents et fonctionnaires de l’Etat permettant la traçabilité de leur accord ou de leur refus, en tenant compte du principe de mobilité des agents de l’Administration.
La Commission précise que les accès dévolus aux personnels de la Direction du Budget et du Trésor et à ceux du Service Informatique de l’Etat ont été établis en raison de leurs missions ou du rôle qui leur a été attribué afin de veiller au bon déroulement de l’ensemble des opérations nécessaires à la gestion des titres restaurant «pass Monaco».
Elle estime que ces accès ne doivent porter que sur l’identification des personnes ayant souhaité bénéficier des titres restaurant et doivent être limités aux seules informations utiles et nécessaires.
IX. Sur les destinataires des informations
Les seules personnes recevant communication d’informations nominatives relèvent du service ‘commandes’ de la société Sodexo - prestataire de service de l’Etat. Deux documents lui sont adressés : la liste des bénéficiaires de titres restaurant et la liste des responsables chargés de distribuer les titres dans les services.
Conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, «Les informations nominatives collectées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées».
• Sur les informations nominatives figurant dans la liste des bénéficiaires des titres restaurant
Ce document se présente sous la forme d’un listing sur lequel sont notamment mentionnés le matricule du bénéficiaire, ses nom et prénom. Cette liste permet l’édition des carnets de titres.
Sur chaque titre sont susceptibles de figurer les nom, prénom, numéro de matricule du bénéficiaire. Ils peuvent également être anonymes ou ne comporter qu’une ou deux de ces mentions.
Concernant l’utilisation du numéro de matricule du fonctionnaire ou de l’agent de l’Etat, la Commission a fait connaître sa position à plusieurs reprises notamment dans sa délibération n° 07.13 du 15 janvier 2007 portant avis favorable sous réserve à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «mise en œuvre d’un système de covoiturage».
Elle rappelle que le numéro de matricule des fonctionnaires et agents de l’Etat est un numéro de type administratif attribué à tout nouvel embauché dans l’Administration conformément au traitement automatisé «immatriculation des fonctionnaires et agents relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers» susvisé. Il est utilisé à des fins d’identification de l’agent public dans sa relation intra-Administration ou d’assuré social.
L’utilisation de ce numéro à des fins autres que celles pour lesquelles il a été créé n’est pas adéquate.
Maintenant cette position, a fortiori pour une communication hors de l’Administration, la Commission estime que le prestataire de service, société d’émission de titres restaurant, ne peut être considéré comme un organisme habilité à recevoir communication du numéro de matricule des agents et fonctionnaires de l’Etat. Cette communication à un organisme tiers à l’Administration à des fins d’édition des titres restaurant paraît disproportionnée. Par ailleurs, elle impliquerait un traitement du numéro de matricule, information indirectement nominative, incompatible avec la finalité qui a justifié sa création.
En conséquence, elle demande que ce numéro de matricule soit supprimé de la liste des renseignements fournis au prestataire de service.
Si l’objectif recherché par le responsable de traitement, non exposé dans le dossier de demande d’avis, est de faciliter l’édition des titres notamment en cas d’homonymie, il appartiendra au Ministre d’Etat de déterminer d’autres modalités de distinction des personnes comme, par exemple, l’ajout du second prénom du bénéficiaire dans l’ordre de l’état civil en cas de nom similaire.
• Sur la mention des nom et prénom des bénéficiaires sur les titres restaurant
La personnification de chaque titre restaurant «pass Monaco» par les nom et prénom des bénéficiaires n’est pas le fruit d’obligations légales mais d’une pratique répandue permettant de faciliter la distribution des titres.
Ces titres ne sont utilisables qu’en Principauté de Monaco. Eu égard aux spécificités du territoire monégasque, la Commission estime que le caractère nominatif de chaque «pass Monaco» n’est pas adéquate, en l’absence de justification dans la demande d’avis. Elle considère que ces titres devront être anonymes le temps qu’un cadre juridique approprié portant sur l’émission et la gestion du pass restaurant soit établi.
Si l’objectif recherché est de simplifier la distribution des titres dans les services alors, dans l’attente, une nouvelle présentation des carnets de titres pourrait être mise en place. Elle pourrait, par exemple, comprendre l’introduction d’un premier feuillet nominatif sans valeur nominale, les nom et prénom du bénéficiaire étant lisibles par la fenêtre de la première de couverture.
• Sur les informations nominatives figurant sur la liste des «responsables pass restaurant»
Le second document transmis au prestataire est la liste des «responsables pass restaurant» désignés dans chaque service pour réceptionner les carnets de titre en main propre et les distribuer personnellement aux personnes concernées.
Cette liste comporte le quartier, la localisation du service, le code service (code interne à l’administration), l’identification du service, le statut (titulaire ou suppléant du responsable désigné), le numéro de matricule interne de l’agent responsable, son identité (civilité, nom, prénom) et le téléphone du service.
Dans le droit fil de ce qui précède, la communication du matricule de l’agent ne paraît pas adéquate. Son nom, prénom et l’identification avec la localisation du lieu de livraison sont importants. Le matricule n’apporte pas aucun renseignement utile à la livraison.
Cette mention doit donc être supprimée du document transmis à la Sodexo.
Conséquence de ce qui précède, les listes d’émargement adressées par cette société à chaque service afin de veiller à la traçabilité de la distribution des carnets aux personnes bénéficiaires ne pourront pas mentionner le numéro de matricule des agents et fonctionnaires concernés.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
• les informations nominatives doivent être traitées loyalement et licitement ;
• les informations nominatives doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées et pour laquelle elles sont traitées ultérieurement ;
• les personnes concernées par un traitement automatisé d’informations nominatives doivent être informées des dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
• le numéro de matricule des fonctionnaires et agents de l’Etat est une information indirectement nominative qui a pour finalité d’identifier une personne dans ses rapports intra-administration, notamment en tant qu’identifiant de sécurité sociale au titre du Service des Prestations Médicales de l’Etat géré par l’Etat ; que l’utilisation de ce numéro à des fins autres que celles pour lesquelles il a été initialement créé est susceptible de constituer un détournement de finalité ;
• la Commission doit désormais, aux termes de l’article 2 alinéa 2 de la loi n° 1.165 modifiée, être consultée au cours de l’élaboration de mesures législatives ou réglementaires relatives à la protection des droits et libertés des personnes à l’égard du traitement des informations nominatives et peut l’être pour toute autre mesure susceptible d’affecter lesdits droits et libertés.
Constate que :
• les modalités de fonctionnement des titres restaurant ne font pas l’objet d’une législation spécifique en Principauté de Monaco ;
• la mise en œuvre du système de titres restaurant à destination des agents et fonctionnaires de l’Etat est un avantage social au sens de l’article 31 de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, et que les conditions générales d’attribution d’un tel avantage doivent être de dispositions légales spécifiques conformément à son article 33 ;
• ce traitement, sur le principe, ne porte pas atteinte aux droits et libertés fondamentaux des agents et fonctionnaires de l’Etat.
Considère que :
• la mise en œuvre du présent traitement à titre expérimental permettra aux institutions compétentes d’adopter des textes de référence cohérents, respectueux des principes de protection des informations nominatives, et, des droits et obligations des fonctionnaires et agents de l’Etat ;
• il serait opportun afin que soient définies les missions et les attributions du Service Informatique de l’Etat ;
• la communication du numéro de matricule des agents hors de l’Administration à un organisme tiers, société d’émission de titres restaurant, n’est pas conforme à la loi n° 1.165 susvisée.
Demande que :
• le verso du titre «pass Monaco» soit modifié afin de supprimer la mention «Ce titre est émis et remboursé conformément à la législation en vigueur», jusqu’à l’entrée en vigueur sur le territoire de la législation y afférente ;
• la mention d’information des agents et fonctionnaires de l’Etat désirant adhérer au système des pass restaurant soit modifiée en tenant compte des mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
• la gestion des habilitations et des accès aux traitements et aux informations nominatives fasse l’objet d’une procédure écrite et soit réalisée de manière nominative par utilisateur ;
• le Directeur des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique dispose d’une liste nominative des personnes habilitées à avoir accès au traitement et aux informations ;
• les personnels de la Direction du Budget et du Trésor et du Service Informatique de l’Etat qui ont accès aux informations et au traitement, ne puissent consulter et extraire que les seules informations utiles et nécessaires à la réalisation des opérations de gestion des «pass Monaco» qui leur sont dévolues ;
• les mesures de sécurité appliquées aux communications des informations nominatives vers le prestataire de service soient renforcées selon des méthodes de protection, conformes aux règles de l’art ;
• le numéro de matricule des agents et fonctionnaires de l’Etat soit supprimé de la liste des renseignements fournis au prestataire de service que ce soit à des fins d’édition des titres, d’identification des responsables pass Monaco ou de distribution des titres «pass Monaco» par les documents d’émargement ;
• le caractère nominatif de chaque titre restaurant soit supprimé, le temps qu’un cadre juridique approprié portant sur l’émission et la gestion du pass restaurant soit établi.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des titres restaurant «le pass Monaco»» pour une période d’expérimentation de 2 ans.
Pendant ce délai, une nouvelle demande d’avis devra être soumise à la Commission de Contrôle des Informations Nominatives afin de mettre en conformité les modalités de fonctionnement du traitement avec les dispositions alors arrêtées.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’État, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance du 14 avril 1857 sur les attributions du gouverneur général ;
Vu l’ordonnance souveraine n°16.610 du 10 janvier 2005 portant création de la Direction du Budget et du Trésor ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008 fixant les attributions de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique ;
Vu la circulaire du Secrétaire Général du Ministère d’Etat du 30 octobre 2009 ;
Vu les échanges des courriers entre la Commission de Contrôle des Informations Nominatives et le Ministre d’Etat relatifs à l’instauration des «pass restaurant» depuis le 27 novembre 2009 ;
Vu le Code pénal ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «immatriculation des fonctionnaires et agents relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers», modifié, mis en œuvre depuis le 19 août 2004, à la suite d’un avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 04-09 du 26 juillet 2004 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des dossiers des fonctionnaires et agents relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers», modifié, mis en œuvre depuis le 7 novembre 2005, à la suite d’avis favorables de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 05-15 du 3 octobre 2005 et délibération n° 08-09 du 19 septembre 2009 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «établir la paye des agents et fonctionnaires de l’Etat » de la Direction du Budget et du Trésor, mis en œuvre depuis le 29 février 2008, à la suite d’un avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 08-02 du 18 février 2008 ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, reçue le 9 juin 2010, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des titres restaurant «Le pass Monaco»» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 13 juillet 2010 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «gestion des titres restaurant «le pass Monaco»».
Il concerne tous les agents et fonctionnaires de l’Etat, qu’ils aient ou non adhéré au «pass restaurant».
Il a pour fonctionnalités :
- d’extraire des informations à des fins de mailings vers les agents et fonctionnaires de l’Etat ;
- de recenser les bénéficiaires des titres restaurant «le pass restaurant» ;
- de permettre l’établissement de la commande mensuelle des titres restaurants ;
- de permettre la livraison et la distribution des titres restaurant ;
- d’établir des statistiques sur le taux d’adhésion au système des titres restaurant.
II. Sur la justification du traitement
Conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165 susvisée, le Ministre d’Etat, responsable de traitement, justifie la gestion des titres restaurant «le pass Monaco» par :
- le consentement de la ou des personnes concernées, par un bulletin d’adhésion rempli et signé par l’agent ou le fonctionnaire souhaitant bénéficier de cet avantage ;
- et, par l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec les personnes concernées, le pass restaurant étant une «mesure à caractère social décidée par le Gouvernement Princier».
III. Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, la collecte et le traitement de toute information nominative doivent être loyaux et licites.
Le corpus juridique monégasque n’encadre pas les titres restaurant.
La mise en place d’un système de «titres restaurant» destiné aux agents contractuels et fonctionnaires de l’Etat est issue d’une volonté du Gouvernement inscrite dans le cadre du programme de modernisation et annoncée lors du séminaire sur la modernisation de l’Administration du 16 avril 2009. Formalisée par voie de circulaire du 30 octobre 2009 du Secrétaire Général du Ministère d’Etat, l’adhésion à ce système est volontaire. Aussi, le traitement automatisé tel qu’envisagé est loyal au sens de la loi relative à la protection des informations nominatives.
Le «pass Monaco» est un avantage social accordé aux agents et fonctionnaires de l’Etat qui «permet de disposer d’un pouvoir d’achat supplémentaire dans les établissements de restauration et commerces d’alimentation de la Principauté», selon la circulaire susmentionnée.
Or, aux termes de l’article 33 de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, «les conditions générales d’attribution des prestations, http./190.1.0.6/305/legismclois.nsf/TNC des avantages sociaux et de l’allocation prévus à l’article 31 seront déterminées par une loi dont les modalités d’application seront fixées par une ordonnance souveraine prise après avis de la commission de la fonction publique».
Aussi, tout aussi légitime que puisse paraître l’instauration de cet avantage social, les modalités juridiques d’application ne respectent pas les règles de droit prévues par la loi n° 975. Dès lors, la collecte et le traitement ne sont pas réalisés licitement comme imposé par les conditions de licéité des traitements posées à l’article 10-1 de la loi.
La Commission relève toutefois que, sur le principe, ce traitement ne porte pas atteinte aux droits et libertés des personnes concernées.
Aussi, elle considère que la mise en œuvre de ce traitement automatisé doit être envisagée sous un angle expérimental afin de permettre aux institutions compétentes d’adopter des textes de référence cohérents, respectueux des principes de protection des informations nominatives et des droits et obligations des fonctionnaires et agents de l’Etat.
Conformément à l’article 2 de la loi n° 1.165, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives demande à être consultée au cours de l’élaboration du ou des textes portant sur l’adoption de mesures législatives et réglementaires susceptibles d’affecter les droits et libertés des personnes au regard de la protection des informations nominatives.
La Commission estime donc qu’une période d’expérimentation de 2 ans permettra au responsable de traitement de disposer de la législation adéquate en la matière. Pendant ce délai, une nouvelle demande d’avis devra être soumise à la Commission afin de mettre en conformité les modalités de fonctionnement du traitement avec les dispositions alors arrêtées.
Par ailleurs, le verso du «pass Monaco» devrait être modifié afin de supprimer la mention « Ce titre est émis et remboursé conformément à la législation en vigueur », qui fait référence à la législation française.
IV. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les personnes sont informées de leurs droits par une mention ou une clause particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé.
Toutefois, la mention figurant sur ce document, appelé «coupon réponse pour l’adhésion au Pass restaurant», n’est pas conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165 telle que modifiée en décembre 2008. Elle devra donc être complétée en référence à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Cette mention pourrait notamment indiquer que « Dans le cadre de l’instauration des titres restaurant dans la Fonction Publique, la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique exploite des informations nominatives concernant les agents et fonctionnaires de l’Etat afin de permettre la « gestion des titres restaurant «Le pass Monaco»». A défaut d’adhésion ou de réponse de votre part, vous ne pourrez bénéficier de cet avantage. Les informations traitées sont en partie transmises à la Sodexo qui édite les titres. Conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification à vos informations en vous adressant à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique».
Le droit d’accès s’effectue auprès de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique. Une réponse à la demande est apportée dans les 30 jours.
De manière générale, concernant les traitements de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique à l’origine des informations exploitées dans le traitement de «gestion des titres restaurant «le pass Monaco»», la Commission apprécierait d’être tenue destinataire du support d’information conforme à l’article 14 de la loi relative à la protection des informations nominatives qui devait être établi à l’attention des agents contractuels et fonctionnaires de l’Etat.
V. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures techniques et organisationnelles mises en place sous l’autorité du responsable de traitement afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des informations demandent à être validées sur le long terme, nombre d’entre elles étant en cours de réalisation.
De manière générale, la gestion des habilitations et des accès aux traitements et aux informations nominatives doivent faire l’objet d’une procédure écrite et être réalisée de manière nominative par utilisateur. Cette procédure doit permettre de tracer, avec une durée de conservation des informations nominatives de 3 mois maximum, les opérations réalisées sur le traitement selon les profils.
Considérant les personnes ayant accès au traitement, la Commission demande que le Directeur de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique dispose d’une liste nominative des personnes habilitées à avoir accès au traitement et aux informations.
Par ailleurs, les mesures de sécurité appliquées aux communications des informations nominatives vers le prestataire de service devront être renforcées selon des méthodes de protection, conformes aux règles de l’art avec, par exemple, l’usage d’une méthode de cryptographie de type chiffrement symétrique ou asymétrique, ainsi que de procédures adaptées à la mise en œuvre et l’exploitation de ces technologies.
VI. Sur les informations traitées et leur origine
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom de famille, nom patronymique et prénom ;
- situation de famille : civilité ;
- adresses et coordonnées : code service, service de livraison, identifiant de l’article Direction Budget Trésor et section ;
- vie professionnelle : temps de travail en %, période de suspension : date de début, date de fin, motif ;
- données d’identification électronique : matricule interne ;
- nombre de tickets : pour le calcul du nombre de tickets mensuels à distribuer (10, 17 ou 22) ;
- acceptation d’adhérer au système et raison de l’annulation : oui/non
- l’identité de l’opérateur ayant modifié une fiche d’identification d’un adhérent est également traitée avec la date de l’opération ;
- le motif de la suspension de l’adhésion avec des observations.
La Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur la faculté offerte par l’application informatique de rédiger des commentaires se rapportant à un bénéficiaire. Elle rappelle que ces observations doivent être limitées aux seules informations utiles au fonctionnement du traitement et doivent être rédigées dans des termes respectueux des individus.
Les informations nominatives traitées ont pour origine :
- l’agent ou le fonctionnaire de l’Etat intéressé,
- la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique par le biais du traitement automatisé «gestion des dossiers des fonctionnaires et agents relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers», mis en œuvre le 7 novembre 2005 et modifié le 2 décembre 2008 après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives ;
- la Direction du Budget et du Trésor par le biais du traitement automatisé ayant pour finalité «établir la paye des agents et fonctionnaires de l’Etat», mis en œuvre le 29 février 2008, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, la finalité du présent traitement est compatible avec celle des traitements précités.
VII. Sur la durée de conservation des informations
Les informations sont conservées un an à compter de l’adhésion du bénéficiaire. Si le bénéficiaire souhaite y mettre fin, les données sont conservées un an à compter de la réception par la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique d’un courrier lui faisant part de sa décision.
VIII. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement agissent, conformément à la loi n° 1.165, sous l’autorité du responsable de traitement.
Il s’agit de personnels en charge de la gestion des pass restaurant au sein :
- de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique,
- de la Direction du Budget et du Trésor en charge de la gestion de la paye,
- et du Service Informatique de l’Etat.
Concernant l’accès des personnels du Service Informatique de l’Etat, la Commission rappelle qu’aux termes de l’article 8 de la loi n° 1.165 susmentionnée, les accès accordés aux informations doivent être dévolus «en raison des fonctions» des attributaires.
Or, la Commission n’a pas été en mesure d’identifier un cadre légal ou réglementaire portant création du Service Informatique de l’Etat et précisant ses attributions. Comme régulièrement précisé, l’existence d’un service de l’administration, non contestée, n’est pas suffisante pour justifier de ses actions en l’absence de définition de ses missions.
En l’espèce, l’accès accordé aux personnels du Service Informatique de l’Etat en charge des « pass Monaco » a pour objet de permettre de passer la commande des titres restaurants auprès du prestataire de services et, à cette fin, d’établir les documents nécessaires.
Considérant le rôle du Service Informatique de l’Etat en tant que pilier de la politique sécurité du système d’information de l’Etat, la Commission considère qu’il serait opportun que soient formalisées ses missions et attributions. Cette formalisation permettra audit service de disposer d’un cadre précisant ses fonctions, et, au responsable de traitement de légitimer les accès susceptibles d’être accordés aux personnes y affectées.
Par ailleurs, la base de données tenue par la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique porte sur tous les agents et fonctionnaires de l’Etat permettant la traçabilité de leur accord ou de leur refus, en tenant compte du principe de mobilité des agents de l’Administration.
La Commission précise que les accès dévolus aux personnels de la Direction du Budget et du Trésor et à ceux du Service Informatique de l’Etat ont été établis en raison de leurs missions ou du rôle qui leur a été attribué afin de veiller au bon déroulement de l’ensemble des opérations nécessaires à la gestion des titres restaurant «pass Monaco».
Elle estime que ces accès ne doivent porter que sur l’identification des personnes ayant souhaité bénéficier des titres restaurant et doivent être limités aux seules informations utiles et nécessaires.
IX. Sur les destinataires des informations
Les seules personnes recevant communication d’informations nominatives relèvent du service ‘commandes’ de la société Sodexo - prestataire de service de l’Etat. Deux documents lui sont adressés : la liste des bénéficiaires de titres restaurant et la liste des responsables chargés de distribuer les titres dans les services.
Conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, «Les informations nominatives collectées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées».
• Sur les informations nominatives figurant dans la liste des bénéficiaires des titres restaurant
Ce document se présente sous la forme d’un listing sur lequel sont notamment mentionnés le matricule du bénéficiaire, ses nom et prénom. Cette liste permet l’édition des carnets de titres.
Sur chaque titre sont susceptibles de figurer les nom, prénom, numéro de matricule du bénéficiaire. Ils peuvent également être anonymes ou ne comporter qu’une ou deux de ces mentions.
Concernant l’utilisation du numéro de matricule du fonctionnaire ou de l’agent de l’Etat, la Commission a fait connaître sa position à plusieurs reprises notamment dans sa délibération n° 07.13 du 15 janvier 2007 portant avis favorable sous réserve à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «mise en œuvre d’un système de covoiturage».
Elle rappelle que le numéro de matricule des fonctionnaires et agents de l’Etat est un numéro de type administratif attribué à tout nouvel embauché dans l’Administration conformément au traitement automatisé «immatriculation des fonctionnaires et agents relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers» susvisé. Il est utilisé à des fins d’identification de l’agent public dans sa relation intra-Administration ou d’assuré social.
L’utilisation de ce numéro à des fins autres que celles pour lesquelles il a été créé n’est pas adéquate.
Maintenant cette position, a fortiori pour une communication hors de l’Administration, la Commission estime que le prestataire de service, société d’émission de titres restaurant, ne peut être considéré comme un organisme habilité à recevoir communication du numéro de matricule des agents et fonctionnaires de l’Etat. Cette communication à un organisme tiers à l’Administration à des fins d’édition des titres restaurant paraît disproportionnée. Par ailleurs, elle impliquerait un traitement du numéro de matricule, information indirectement nominative, incompatible avec la finalité qui a justifié sa création.
En conséquence, elle demande que ce numéro de matricule soit supprimé de la liste des renseignements fournis au prestataire de service.
Si l’objectif recherché par le responsable de traitement, non exposé dans le dossier de demande d’avis, est de faciliter l’édition des titres notamment en cas d’homonymie, il appartiendra au Ministre d’Etat de déterminer d’autres modalités de distinction des personnes comme, par exemple, l’ajout du second prénom du bénéficiaire dans l’ordre de l’état civil en cas de nom similaire.
• Sur la mention des nom et prénom des bénéficiaires sur les titres restaurant
La personnification de chaque titre restaurant «pass Monaco» par les nom et prénom des bénéficiaires n’est pas le fruit d’obligations légales mais d’une pratique répandue permettant de faciliter la distribution des titres.
Ces titres ne sont utilisables qu’en Principauté de Monaco. Eu égard aux spécificités du territoire monégasque, la Commission estime que le caractère nominatif de chaque «pass Monaco» n’est pas adéquate, en l’absence de justification dans la demande d’avis. Elle considère que ces titres devront être anonymes le temps qu’un cadre juridique approprié portant sur l’émission et la gestion du pass restaurant soit établi.
Si l’objectif recherché est de simplifier la distribution des titres dans les services alors, dans l’attente, une nouvelle présentation des carnets de titres pourrait être mise en place. Elle pourrait, par exemple, comprendre l’introduction d’un premier feuillet nominatif sans valeur nominale, les nom et prénom du bénéficiaire étant lisibles par la fenêtre de la première de couverture.
• Sur les informations nominatives figurant sur la liste des «responsables pass restaurant»
Le second document transmis au prestataire est la liste des «responsables pass restaurant» désignés dans chaque service pour réceptionner les carnets de titre en main propre et les distribuer personnellement aux personnes concernées.
Cette liste comporte le quartier, la localisation du service, le code service (code interne à l’administration), l’identification du service, le statut (titulaire ou suppléant du responsable désigné), le numéro de matricule interne de l’agent responsable, son identité (civilité, nom, prénom) et le téléphone du service.
Dans le droit fil de ce qui précède, la communication du matricule de l’agent ne paraît pas adéquate. Son nom, prénom et l’identification avec la localisation du lieu de livraison sont importants. Le matricule n’apporte pas aucun renseignement utile à la livraison.
Cette mention doit donc être supprimée du document transmis à la Sodexo.
Conséquence de ce qui précède, les listes d’émargement adressées par cette société à chaque service afin de veiller à la traçabilité de la distribution des carnets aux personnes bénéficiaires ne pourront pas mentionner le numéro de matricule des agents et fonctionnaires concernés.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
• les informations nominatives doivent être traitées loyalement et licitement ;
• les informations nominatives doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées et pour laquelle elles sont traitées ultérieurement ;
• les personnes concernées par un traitement automatisé d’informations nominatives doivent être informées des dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
• le numéro de matricule des fonctionnaires et agents de l’Etat est une information indirectement nominative qui a pour finalité d’identifier une personne dans ses rapports intra-administration, notamment en tant qu’identifiant de sécurité sociale au titre du Service des Prestations Médicales de l’Etat géré par l’Etat ; que l’utilisation de ce numéro à des fins autres que celles pour lesquelles il a été initialement créé est susceptible de constituer un détournement de finalité ;
• la Commission doit désormais, aux termes de l’article 2 alinéa 2 de la loi n° 1.165 modifiée, être consultée au cours de l’élaboration de mesures législatives ou réglementaires relatives à la protection des droits et libertés des personnes à l’égard du traitement des informations nominatives et peut l’être pour toute autre mesure susceptible d’affecter lesdits droits et libertés.
Constate que :
• les modalités de fonctionnement des titres restaurant ne font pas l’objet d’une législation spécifique en Principauté de Monaco ;
• la mise en œuvre du système de titres restaurant à destination des agents et fonctionnaires de l’Etat est un avantage social au sens de l’article 31 de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, et que les conditions générales d’attribution d’un tel avantage doivent être de dispositions légales spécifiques conformément à son article 33 ;
• ce traitement, sur le principe, ne porte pas atteinte aux droits et libertés fondamentaux des agents et fonctionnaires de l’Etat.
Considère que :
• la mise en œuvre du présent traitement à titre expérimental permettra aux institutions compétentes d’adopter des textes de référence cohérents, respectueux des principes de protection des informations nominatives, et, des droits et obligations des fonctionnaires et agents de l’Etat ;
• il serait opportun afin que soient définies les missions et les attributions du Service Informatique de l’Etat ;
• la communication du numéro de matricule des agents hors de l’Administration à un organisme tiers, société d’émission de titres restaurant, n’est pas conforme à la loi n° 1.165 susvisée.
Demande que :
• le verso du titre «pass Monaco» soit modifié afin de supprimer la mention «Ce titre est émis et remboursé conformément à la législation en vigueur», jusqu’à l’entrée en vigueur sur le territoire de la législation y afférente ;
• la mention d’information des agents et fonctionnaires de l’Etat désirant adhérer au système des pass restaurant soit modifiée en tenant compte des mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
• la gestion des habilitations et des accès aux traitements et aux informations nominatives fasse l’objet d’une procédure écrite et soit réalisée de manière nominative par utilisateur ;
• le Directeur des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique dispose d’une liste nominative des personnes habilitées à avoir accès au traitement et aux informations ;
• les personnels de la Direction du Budget et du Trésor et du Service Informatique de l’Etat qui ont accès aux informations et au traitement, ne puissent consulter et extraire que les seules informations utiles et nécessaires à la réalisation des opérations de gestion des «pass Monaco» qui leur sont dévolues ;
• les mesures de sécurité appliquées aux communications des informations nominatives vers le prestataire de service soient renforcées selon des méthodes de protection, conformes aux règles de l’art ;
• le numéro de matricule des agents et fonctionnaires de l’Etat soit supprimé de la liste des renseignements fournis au prestataire de service que ce soit à des fins d’édition des titres, d’identification des responsables pass Monaco ou de distribution des titres «pass Monaco» par les documents d’émargement ;
• le caractère nominatif de chaque titre restaurant soit supprimé, le temps qu’un cadre juridique approprié portant sur l’émission et la gestion du pass restaurant soit établi.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des titres restaurant «le pass Monaco»» pour une période d’expérimentation de 2 ans.
Pendant ce délai, une nouvelle demande d’avis devra être soumise à la Commission de Contrôle des Informations Nominatives afin de mettre en conformité les modalités de fonctionnement du traitement avec les dispositions alors arrêtées.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.