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Arrêté Ministériel n° 2002-436 du 16 juillet 2002 relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion et aux négociations de biens immobiliers.

  • N° journal 7556
  • Date de publication 19/07/2002
  • Qualité 100%
  • N° de page 1205

Nous, Ministre d'Etat de la Principauté,

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives et notamment ses articles 1er et 6, alinéa 2 ;

Vu l'ordonnance souveraine n° 13.327 du 12 février 1998 fixant les modalités d'application de la loi ;

Vu l'avis motivé rendu par la Commission de Contrôle des informations Nominatives dans sa délibération n° 02.06 du
6 mai 2002 ;

Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 26 juin 2002 ;

Arrêtons :
 

Article Premier.

La procédure de déclaration simplifiée prévue à l'article 6, alinéa 2, de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives est applicable aux traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion et aux négociations des biens immobiliers dès lors :

- qu'ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l'exercice du droit d'accès ;

- qu'ils n'appliquent que des logiciels dont les résultats sont aisément contrôlables ;

- qu'ils n'intéressent que des données contenues dans les fichiers appartenant à l'établissement ;

- qu'ils ne donnent pas lieu à d'autres interconnexions que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-après ;

- qu'ils comportent des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi.
 

Art. 2.

Les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion et aux négociations des biens immobiliers ne doivent pas avoir pour autres fonctions que :

- d'établir le quittancement des loyers : l'émission de titres de recettes des locations et la gestion des relances, le décompte des taxes et charges y afférentes, la régularisation des charges, les pièces comptables nécessaires au recouvrement et à la gestion des comptes des locataires concernés ;

- d'assurer la gestion des sociétés civiles immobilières, des sociétés ayant pour objet la construction, des syndicats de copropriété, des associations syndicales libres et des immeubles en jouissance à temps partagé : la comptabilité de ces organismes, la tenue des comptes des intéressés, la convocation aux assemblées générales, les lettres de relance, les appels de fonds ;

- d'établir la gestion des mandats de gérance : la comptabilité du mandat de gérance, la tenue des comptes des propriétaires, la tenue des comptes des locataires, la déclaration des revenus fonciers ;

- d'assurer les opérations de négociations immobilières.
 

Art. 3.

Les informations traitées dans le cadre de ces fichiers doivent concerner exclusivement les catégories d'informations suivantes :

- identité : nom, nom marital, prénoms, adresse, nationalité, numéro de téléphone, code interne permettant l'identification du locataire, ou du candidat à la location et, le cas échéant, de sa caution, de l'acquéreur ou du candidat à l'acquisition, du copropriétaire ou du propriétaire, de l'associé, du ou des hébergés ; état civil complet, date et lieu de naissance, nationalité du copropriétaire, du propriétaire, de son conjoint s'il a des droits dans la copropriété, de chacun des coïndivisaires en cas d'indivision ; coordonnées du mandataire commun en cas d'indivision ou du gérant qui gère les lots ;

- identité bancaire ou postale ;

- situation familiale et le cas échéant, composition du foyer du candidat à la location ; situation familiale du locataire et de l'hébergé ;

- situation professionnelle, coordonnées de l'employeur du candidat à la location et du locataire ;

- ressources du candidat à la location, du locataire et le cas échéant, de sa caution ;

- logement : caractéristiques du logement ou des biens immobiliers, conditions de location ou d'accession à la propriété, date d'entrée et de départ, montant du dépôt de garantie, calcul de droit de bail et d'enregistrement, montant du loyer, nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration et nature des prêts consentis et des modalités de remboursement, compagnie d'assurance, numéro de police de locataire ;

- disponibilités financières du candidat à l'acquisition d'un bien immobilier.
 

Art. 4.

- les informations nominatives contenues dans le traitement automatisé concerné ne peuvent être conservées après apurement des comptes et/ou après le terme de la relation contractuelle, à l'exception des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales ;

- les informations relatives au candidat à la location ne peuvent être conservées que si la location est effectivement réalisée. A défaut de location, ces informations doivent être supprimées en cas de non-renouvellement de la demande dans un délai de trois mois.
 

Art. 5.

Peuvent exclusivement être destinataires des catégories d'informations visées à l'article 3, dans les limites de leurs attributions respectives :

- les services chargés de la gestion et de la comptabilité des immeubles ;

- l'organisme financier teneur des comptes du locataire, de l'accédant ou du propriétaire ;

- les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;

- les services publics et parapublics exclusivement pour répondre aux obligations légales et contractuelles ;

- les partenaires contractuels dans le cadre de l'exécution du contrat.
 

Art. 6.

Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 qui comportent l'enregistrement d'informations nominatives n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations nominatives à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5, doivent faire l'objet d'une déclaration ordinaire.
 

Art. 7.

Le Secrétaire Général du Ministère d'Etat est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Fait à Monaco, en l'Hôtel du Gouvernement, le seize juillet deux mille deux.
 

Le Ministre d'Etat,
P. LECLERCQ.

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