Délibération n° 2015-17 du 28 janvier 2015 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » présenté par le Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.524 du 30 octobre 2013 instituant un Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-119 du 16 juillet 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les dispositifs automatisés d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle » utilisés à des fins de contrôle de l’activité des employés ;
Vu la demande d’avis déposée par le Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation, le 12 décembre 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 28 janvier 2015 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’ordonnance souveraine n° 4.524 du 30 octobre 2013 a institué un Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation.
Dans le cadre de son activité, ce dernier entend notamment exploiter un traitement relatif à la messagerie professionnelle.
Aussi, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, le Haut Commissaire à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation a décidé de soumettre à l’avis de la Commission le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».
Il concerne le Haut Commissaire, ses collaborateurs, et, d’une manière générale, tout destinataire ou expéditeur d’un message électronique communiqué par le biais de cette messagerie.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- « Echange de messages électroniques en interne ou avec des interlocuteurs extérieurs ;
- Enregistrement de contacts ;
- Classement et archivage des messages électroniques ;
- Administration des comptes de messagerie ;
- Rapprochement avec le traitement « Gestion des dossiers de saisines individuelles traités par le Haut Commissariat » par l’insertion de messages électroniques en pièces jointes dans ce traitement ;
- Interconnexion avec le traitement « Gestion du site Internet du Haut Commissariat » par la réception dans la messagerie professionnelle des mails de saisine et d’évaluation émanant des formulaires du site Internet ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que le traitement dont s’agit fait l’objet d’une exploitation ordinaire, sans que l’activité des collaborateurs du Haut Commissariat ne soit surveillée.
Il est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que la messagerie électronique permet l’amélioration de l’accomplissement des missions du Haut Commissariat, et qu’elle est donc nécessaire au bon fonctionnement du responsable de traitement.
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom, prénom, pseudonyme ;
- situation de famille : civilité ;
- adresses et coordonnées : adresse postale, numéros de téléphone ;
- formation / diplômes / vie professionnelle : fonction, raison sociale de l’organisme auprès duquel est rattachée la personne émettrice ;
- données d’identification électronique : adresse mail ;
- messages : objet, contenu du message, dossier de classement ;
- données de traçabilité : logs de connexion des utilisateurs ;
- données de gestion des comptes de messagerie : identité et droits des utilisateurs et gestionnaires de la messagerie ;
- fichiers journaux : nombre de messages entrants et sortants, de messages supprimés, volume, format, existence de pièces jointes.
Les informations relatives à l’identité, à la situation de famille, aux adresses et coordonnées, aux formations/diplômes/vie professionnelle et aux données d’identification électronique ont pour origine l’émetteur du message ou la fiche contact.
La Commission relève qu’elles peuvent également avoir pour origine le compte de messagerie du collaborateur du Haut Commissariat.
Les données relatives aux messages sont intrinsèques au fonctionnement du traitement.
Les fichiers journaux et les données de traçabilité sont générés par l’outil de messagerie ; les données de gestion des comptes de messagerie proviennent de la configuration mise en place par l’administrateur système.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est faite par le biais d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission constate que le responsable de traitement insère dans la signature de ses mails un lien renvoyant vers la mention d’information.
La Commission constate que cette dernière, visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Le Haut Commissariat peut être amené dans le cadre de son fonctionnement à échanger avec des destinataires de tout pays. Les transferts d’informations afférents sont intrinsèques au fonctionnement de la messagerie et sont consentis par les personnes concernées.
Ainsi, la Commission considère que ces transferts de données sont conformes aux dispositions des articles 20 et 20-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont l’ensemble des personnels du Haut Commissariat, chacun pour leur compte de messagerie.
L’adjointe au Haut Commissaire dispose d’un accès en tant que gestionnaire de la messagerie afin de l’administrer.
Enfin, le prestataire dispose d’un accès lui permettant d’assurer la maintenance de la messagerie.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, ceux-ci sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
La Commission considère que ces accès sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur les rapprochements et les interconnexions
Le présent traitement est interconnecté avec le traitement ayant pour finalité « Gestion du site Internet du Haut Commissariat », concomitamment soumis.
Il est rapproché avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers de saisines traités par le Haut Commissariat », concomitamment soumis.
La Commission relève que ce rapprochement permet d’insérer les saisines reçues du site Internet vers le traitement de gestion des dossiers de saisines.
Toutefois, elle considère que les requérants ne peuvent pas saisir le Haut Commissariat par l’envoi direct d’un mail de la boite de messagerie du requérant à celle du Haut Commissariat.
La Commission rappelle en effet que l’article 1163-1 du Code Civil dispose que « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre et avec la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
Ainsi, si le mail envoyé par le requérant est bien un écrit sous forme électronique, la Commission relève qu’il n’existe pas de dispositif permettant d’en garantir l’intégrité.
A cet égard, la Commission relève que l’article 36 de l’ordonnance n° 4.524 du 30 octobre 2013 instituant un Haut Commissariat à la Protection des Droits, des Libertés et à la Médiation permet au responsable de traitement de créer des téléservices relatifs à ses missions. Elle rappelle que cet article renvoi au Titre IV de l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, afin de garantir la sécurité et la fiabilité du téléservice permettant de rassurer les administrés sur leurs démarches électroniques.
La Commission demande donc à ce que la saisine du Haut Commissariat ne s’effectue que par l’envoi d’un écrit papier ou par l’utilisation du téléservice accessible depuis son site Internet, tel qu’indiqué dans le traitement relatif à la « Gestion du Site Internet du Haut Commissariat ».
A cet égard, la Commission relève que le responsable de traitement indique expressément sur son site Internet que les seules modalités de saisines permettant la saisine officielle du Haut Commissariat est l’écrit papier ou l’écrit électronique déposé par le biais du téléservice.
Par ailleurs, la Commission rappelle que les mises en relation entre ces traitements ne pourront être effectives qu’à compter de leurs mises en œuvre respectives, conformément à l’article 7 de la loi n°1.165, modifiée.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations collectées sont envoyées dans une boite archive après deux mois et y seront conservées 3 ans à compter de la réception ou de l’envoi du mail.
Les saisines des requérants réceptionnées sur la boite mail par le biais du téléservice disponible sur le site Internet sont directement sauvegardées dans le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers de saisine traités par le Haut Commissariat », et ne sont pas conservées dans le présent traitement.
Enfin, les données de traçabilité et les fichiers journaux sont conservés 1 semaine.
La Commission observe que la durée de conservation de 3 ans dans la messagerie active est supérieure à ses recommandations issues de sa délibération n° 2012-119 du 16 juillet 2012 relative « aux traitements automatisés d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle » utilisés à des fins de contrôle de l’activité des employés », qui préconise une durée de conservation d’1 an des mails exploités dans le cadre d’une messagerie ordinaire.
Compte tenu de cet élément elle considère que les messages envoyés et reçus ne doivent pas être conservés au-delà d’une année dans le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle ».
Après en avoir délibéré, la Commission
Rappelle que la saisine directe par mail du Haut Commissariat ne peut permettre la saisine du Haut Commissariat au sens de l’article 17 de l’ordonnance souveraine n° 4.524, l’intégrité du document au sens de l’article 1163-1 du Code Civil ne pouvant être garantie.
Fixe la durée de conservation des messages à 1 an.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Haut Commissariat à la protection des droits, des libertés et à la médiation, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.524 du 30 octobre 2013 instituant un Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-119 du 16 juillet 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les dispositifs automatisés d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle » utilisés à des fins de contrôle de l’activité des employés ;
Vu la demande d’avis déposée par le Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation, le 12 décembre 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 28 janvier 2015 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’ordonnance souveraine n° 4.524 du 30 octobre 2013 a institué un Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation.
Dans le cadre de son activité, ce dernier entend notamment exploiter un traitement relatif à la messagerie professionnelle.
Aussi, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, le Haut Commissaire à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation a décidé de soumettre à l’avis de la Commission le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».
Il concerne le Haut Commissaire, ses collaborateurs, et, d’une manière générale, tout destinataire ou expéditeur d’un message électronique communiqué par le biais de cette messagerie.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- « Echange de messages électroniques en interne ou avec des interlocuteurs extérieurs ;
- Enregistrement de contacts ;
- Classement et archivage des messages électroniques ;
- Administration des comptes de messagerie ;
- Rapprochement avec le traitement « Gestion des dossiers de saisines individuelles traités par le Haut Commissariat » par l’insertion de messages électroniques en pièces jointes dans ce traitement ;
- Interconnexion avec le traitement « Gestion du site Internet du Haut Commissariat » par la réception dans la messagerie professionnelle des mails de saisine et d’évaluation émanant des formulaires du site Internet ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que le traitement dont s’agit fait l’objet d’une exploitation ordinaire, sans que l’activité des collaborateurs du Haut Commissariat ne soit surveillée.
Il est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que la messagerie électronique permet l’amélioration de l’accomplissement des missions du Haut Commissariat, et qu’elle est donc nécessaire au bon fonctionnement du responsable de traitement.
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom, prénom, pseudonyme ;
- situation de famille : civilité ;
- adresses et coordonnées : adresse postale, numéros de téléphone ;
- formation / diplômes / vie professionnelle : fonction, raison sociale de l’organisme auprès duquel est rattachée la personne émettrice ;
- données d’identification électronique : adresse mail ;
- messages : objet, contenu du message, dossier de classement ;
- données de traçabilité : logs de connexion des utilisateurs ;
- données de gestion des comptes de messagerie : identité et droits des utilisateurs et gestionnaires de la messagerie ;
- fichiers journaux : nombre de messages entrants et sortants, de messages supprimés, volume, format, existence de pièces jointes.
Les informations relatives à l’identité, à la situation de famille, aux adresses et coordonnées, aux formations/diplômes/vie professionnelle et aux données d’identification électronique ont pour origine l’émetteur du message ou la fiche contact.
La Commission relève qu’elles peuvent également avoir pour origine le compte de messagerie du collaborateur du Haut Commissariat.
Les données relatives aux messages sont intrinsèques au fonctionnement du traitement.
Les fichiers journaux et les données de traçabilité sont générés par l’outil de messagerie ; les données de gestion des comptes de messagerie proviennent de la configuration mise en place par l’administrateur système.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est faite par le biais d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission constate que le responsable de traitement insère dans la signature de ses mails un lien renvoyant vers la mention d’information.
La Commission constate que cette dernière, visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Le Haut Commissariat peut être amené dans le cadre de son fonctionnement à échanger avec des destinataires de tout pays. Les transferts d’informations afférents sont intrinsèques au fonctionnement de la messagerie et sont consentis par les personnes concernées.
Ainsi, la Commission considère que ces transferts de données sont conformes aux dispositions des articles 20 et 20-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont l’ensemble des personnels du Haut Commissariat, chacun pour leur compte de messagerie.
L’adjointe au Haut Commissaire dispose d’un accès en tant que gestionnaire de la messagerie afin de l’administrer.
Enfin, le prestataire dispose d’un accès lui permettant d’assurer la maintenance de la messagerie.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, ceux-ci sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
La Commission considère que ces accès sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur les rapprochements et les interconnexions
Le présent traitement est interconnecté avec le traitement ayant pour finalité « Gestion du site Internet du Haut Commissariat », concomitamment soumis.
Il est rapproché avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers de saisines traités par le Haut Commissariat », concomitamment soumis.
La Commission relève que ce rapprochement permet d’insérer les saisines reçues du site Internet vers le traitement de gestion des dossiers de saisines.
Toutefois, elle considère que les requérants ne peuvent pas saisir le Haut Commissariat par l’envoi direct d’un mail de la boite de messagerie du requérant à celle du Haut Commissariat.
La Commission rappelle en effet que l’article 1163-1 du Code Civil dispose que « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre et avec la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
Ainsi, si le mail envoyé par le requérant est bien un écrit sous forme électronique, la Commission relève qu’il n’existe pas de dispositif permettant d’en garantir l’intégrité.
A cet égard, la Commission relève que l’article 36 de l’ordonnance n° 4.524 du 30 octobre 2013 instituant un Haut Commissariat à la Protection des Droits, des Libertés et à la Médiation permet au responsable de traitement de créer des téléservices relatifs à ses missions. Elle rappelle que cet article renvoi au Titre IV de l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, afin de garantir la sécurité et la fiabilité du téléservice permettant de rassurer les administrés sur leurs démarches électroniques.
La Commission demande donc à ce que la saisine du Haut Commissariat ne s’effectue que par l’envoi d’un écrit papier ou par l’utilisation du téléservice accessible depuis son site Internet, tel qu’indiqué dans le traitement relatif à la « Gestion du Site Internet du Haut Commissariat ».
A cet égard, la Commission relève que le responsable de traitement indique expressément sur son site Internet que les seules modalités de saisines permettant la saisine officielle du Haut Commissariat est l’écrit papier ou l’écrit électronique déposé par le biais du téléservice.
Par ailleurs, la Commission rappelle que les mises en relation entre ces traitements ne pourront être effectives qu’à compter de leurs mises en œuvre respectives, conformément à l’article 7 de la loi n°1.165, modifiée.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations collectées sont envoyées dans une boite archive après deux mois et y seront conservées 3 ans à compter de la réception ou de l’envoi du mail.
Les saisines des requérants réceptionnées sur la boite mail par le biais du téléservice disponible sur le site Internet sont directement sauvegardées dans le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers de saisine traités par le Haut Commissariat », et ne sont pas conservées dans le présent traitement.
Enfin, les données de traçabilité et les fichiers journaux sont conservés 1 semaine.
La Commission observe que la durée de conservation de 3 ans dans la messagerie active est supérieure à ses recommandations issues de sa délibération n° 2012-119 du 16 juillet 2012 relative « aux traitements automatisés d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle » utilisés à des fins de contrôle de l’activité des employés », qui préconise une durée de conservation d’1 an des mails exploités dans le cadre d’une messagerie ordinaire.
Compte tenu de cet élément elle considère que les messages envoyés et reçus ne doivent pas être conservés au-delà d’une année dans le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle ».
Après en avoir délibéré, la Commission
Rappelle que la saisine directe par mail du Haut Commissariat ne peut permettre la saisine du Haut Commissariat au sens de l’article 17 de l’ordonnance souveraine n° 4.524, l’intégrité du document au sens de l’article 1163-1 du Code Civil ne pouvant être garantie.
Fixe la durée de conservation des messages à 1 an.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Haut Commissariat à la protection des droits, des libertés et à la médiation, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.