Avis de recrutement n° 2025-172 d'un Archiviste au Secrétariat du Département de l'Équipement, de l'Environnement et de l'Urbanisme.

La Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique (D.R.H.F.F.P.) fait savoir qu’un concours en vue du recrutement d’un Archiviste est ouvert au Secrétariat du Département de l’Équipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme (D.E.E.U.).

L’échelle indiciaire afférente à la fonction a pour indices majorés extrêmes 406/523.

Les missions principales du poste consistent notamment à :

-    superviser les deux commis-archivistes du Pôle Archives du Secrétariat du D.E.E.U. ;

-    coordonner le traitement et la conservation des données sous format papier et numérique ;

-    trier, classer, conditionner et inventorier (description archivistique et instruments de recherche) les documents papiers et numériques du D.E.E.U. ;

-    assurer les recherches dans les archives du Secrétariat du D.E.E.U. ;

-    suivre les projets de dématérialisation du Secrétariat du D.E.E.U. en ce qui concerne le cycle de vie des données et assurer une veille sur la production numérique ;

-    assurer l’accompagnement à la gestion des dossiers courants du Secrétariat du D.E.E.U. ;

-    assurer, le cas échéant, la collecte des archives intermédiaires au sein du Secrétariat du D.E.E.U. ;

-    encadrer et assurer les éliminations des documents papiers et numériques en fonction de leur durée d’utilité administrative et de leur sort final, en application des procédures en vigueur (bordereau d’élimination), en lien avec le Service des archives du Gouvernement (relevant de la Direction des Archives Nationales) ;

-    s’assurer de l’application de la réglementation et des procédures en matière d’archives.

Les missions secondaires du poste consistent notamment à :

-    mettre en œuvre toutes les mesures visant à la bonne conservation et à la qualité des documents et initier des mesures de conservation préventive, en lien avec le Service des archives du Gouvernement ;

-    préparer les versements d’archives définitives papiers et numériques au Service des archives du Gouvernement ;

-    élaborer et maintenir le plan de classement et le référentiel d’archivage du Secrétariat du D.E.E.U., en lien avec le Service des archives du Gouvernement ;

-    participer à l’encadrement des pratiques documentaires numériques (formats de fichiers, nommage, etc.) ;

-    préparer divers dossiers en vue de réunions ;

-    numériser des documents.

Les conditions de diplôme et d’expérience exigées sont :

-    être titulaire d’un diplôme national sanctionnant deux années d’études supérieures ou d’un diplôme reconnu équivalent par une autorité compétente dans le pays d’obtention et justifier d’une expérience professionnelle d’au moins huit années dans le domaine administratif ;

-    ou être titulaire du diplôme du Baccalauréat ou d’un diplôme reconnu équivalent par une autorité compétente dans le pays d’obtention et justifier d’une expérience professionnelle d’au moins douze années dans le domaine administratif.

Les aptitudes professionnelles requises sont :

-    être de bonne moralité ;

-    maîtriser la langue française (lu, écrit, parlé) ;

-    disposer de compétences avérées dans le domaine de l’archivage ;

-    posséder des connaissances des outils de gestion documentaire (type GED, GEC, etc.) ;

-    posséder de bonnes capacités d’analyse et d’organisation dans la gestion documentaire ;

-    maîtriser les logiciels Word, Excel, Outlook et les technologies de l’information et de la communication ;

-    être à l’aise dans l’utilisation des outils numériques ;

-    disposer de compétences avérées en management ;

-    posséder de bonnes capacités rédactionnelles.

Des compétences et des connaissances théoriques en matière de gestion des documents d’activité seraient appréciées.

Les savoir-être demandés sont :

-    être à l’écoute, diplomate et avenant ;

-    savoir organiser son travail, être autonome et hiérarchiser les priorités ;

-    être force de proposition dans l’amélioration des processus de travail ;

-    être apte au travail en équipe et disposer d’excellentes qualités relationnelles ;

-    avoir une grande capacité d’adaptation ;

-    faire preuve de disponibilité, de réactivité, d’adaptabilité et de flexibilité ;

-    être rigoureux, précis, méthodique, vigilant ;

-    être dynamique ;

-    avoir une bonne présentation ;

-    avoir l’esprit de synthèse et d’analyse ;

-    faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle et d’un strict respect de la confidentialité des informations traitées ;

-    être sensible aux valeurs écologiques de la Principauté et prêt(e) à participer à la démarche d’écoresponsabilité du Gouvernement.

L’attention des candidats est appelée sur le fait que les missions du poste peuvent exiger, le port de charges lourdes, du travail en hauteur, la possible exposition à des environnements poussiéreux et la participation à des formations.

Les modalités d’organisation du concours sont :

Une première analyse des titres et références sera effectuée par la D.R.H.F.F.P. conformément aux conditions stipulées dans le présent avis de recrutement.

Afin de départager les candidat(e)s, des épreuves seront organisées. Un barème de notation classera les candidat(e)s sur la base des critères définis ci‑dessus, à savoir : aptitudes professionnelles requises par le présent avis, présentation, motivation et intérêt pour le poste et savoir-être.

Les quatre critères énumérés, ci‑dessus, seront notés sur 10, une note en dessous de 5 aux « aptitudes professionnelles requises dans l’avis » sera éliminatoire.

La moyenne générale devra être égale ou supérieure à une note de 10 sur 20 pour être admissible, sous réserve de ne pas avoir obtenu une note éliminatoire aux « aptitudes professionnelles requises dans l’avis », étant entendu que les candidat(e)s de nationalité monégasque seront retenu(e)s d’office dès l’obtention de cette note minimale.

Toutefois, en présence de plusieurs candidat(e)s de nationalité monégasque, ils/elles seront départagé(e)s en fonction des résultats obtenus.

En l’absence de candidat(e)s de nationalité monégasque admissibles, les candidat(e)s de nationalité étrangère admissibles seront à leur tour départagé(e)s en fonction de leur mérite par ordre de classement.

Il est précisé que des épreuves pourront être organisées afin de départager les candidat(e)s en présence.

Composition du jury de sélection :

Un jury de sélection sera composé de :

•    M. le Directeur Général du Département de l’Équipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme, Président du jury, ou son représentant ;

•    M. le Directeur des Archives nationales, ou son représentant ;

•    Mme le Chef du Service des archives du Gouvernement, ou son représentant ;

•    Mme le Chargé de Mission, en charge des affaires de personnel, au sein du Département de l’Équipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme, ou son représentant ;

•    un représentant de la D.R.H.F.F.P..

Conditions de recrutement :

Conformément à la loi n° 975 portant statut des fonctionnaires de l’État et son Ordonnance Souveraine d’application n° 6.365, modifiées, les candidat(e)s retenu(e)s de nationalité monégasque seront nommé(e)s en qualité de fonctionnaire stagiaire pour une durée de stage de 12 mois.

Les candidat(e)s étranger(ère)s retenu(e)s seront recruté(e)s en qualité d’agent contractuel de l’État pour une durée déterminée, la période d’essai étant de 3 mois.

FORMALITÉS

Il est rappelé que ce recrutement se déroulera dans le respect des dispositions de la loi n° 188 du 18 juillet 1934 relative aux fonctions publiques, modifiée, instaurant notamment une priorité d’emploi aux candidat(e)s de nationalité monégasque.

Nul ne pourra être nommé ou recruté s’il n’est pas de bonne moralité ou n’a pas la jouissance de ses droits civils ou/et politiques.

Pour répondre à l’avis de recrutement visé ci‑dessus, les candidat(e)s devront adresser à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, jusqu’au 3 juillet 2025 inclus, les documents suivants :

-    un curriculum vitae actualisé et en français ;

-    une lettre de motivation ;

-    une copie de leurs diplômes s’ils(elles) ne l’ont pas déjà fournie dans le cadre d’une précédente candidature datant de moins de six mois ;

-    tout document permettant de justifier du rang de priorité du(de la) candidat(e) au regard de la loi n° 188 du 18 juillet 1934 relative aux fonctions publiques, modifiée.

Ces éléments devront être transmis soit électroniquement par le biais du Téléservice à l’adresse suivante https://teleservice.gouv.mc/candidature-fp/ (fortement recommandé), soit à défaut par courrier à :

Direction des Ressources Humaines et de la Formation
de la Fonction Publique,

Stade Louis II - Entrée H - 1, avenue des Castelans

B.P. 672 - MC 98014 Monaco Cédex

Les dossiers de candidature incomplets, comprenant des déclarations erronées, transmis hors délai et autrement que par le Téléservice ou la voie postale ne seront pas pris en considération.