Délibération n° 2023-170 du 15 novembre 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Immatriculation des agents non titulaires de l'État et de la Commune » présenté par la Caisse Autonome des Retraites.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés, modifiée ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 9.640 du 23 décembre 2022 portant dispositions générales de caractère statutaire applicables aux agents contractuels de l’État ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;Vu la demande d’avis déposée par la Caisse Autonome des Retraites le 11 août 2023, portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Immatriculation des agents non titulaires de l’État et de la Commune » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 10 octobre 2023, conformément à l’article 19 l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 novembre 2023 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

La Caisse Autonome des Retraites (CAR), est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010.

Suite à un changement d’organisation au sein des Services gouvernementaux, la CAR souhaite mettre en place un processus permettant l’attribution d’un numéro d’immatriculation auprès d’elle, par le biais d’un webservice, pour le personnel de l’État et de la Commune, qui relève du régime de retraite de base des salariés.

Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Immatriculation des agents non titulaires de l’État et de la Commune ».

Les personnes concernées sont les agents non titulaires de l’État et les agents non titulaires de la Commune.

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

-  mise à disposition des Services RH de la Fonction Publique et de la Mairie d’un webservice permettant de confirmer le numéro d’immatriculation CAR déjà attribué à une recrue ayant préalablement exercé une activité salariée en Principauté ;

-  création du dossier assuré pour la recrue n’ayant jamais exercé d’activité salariée à Monaco, préalablement à son embauche en qualité d’agent non titulaire de l’État ou de la Commune ;

-  communication à l’employeur concerné du numéro d’immatriculation attribué à son nouvel agent, en vue de l’établissement futur des déclarations de salaires ;

-  suivi statistique (informations non nominatives) de cette activité.

La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Ce traitement est justifié tout d’abord par le respect d’une obligation légale puisqu’il « permet de procéder à l’immatriculation des agents de l’État ou de la Commune auprès de la CAR » ; immatriculation qui « consiste en l’attribution d’un numéro d’assuré social, dit « numéro d’immatriculation » et en la création d’un dossier informatique d’assuré social auquel seront rattachées toutes les périodes d’activité relevant de ce régime de retraite ».

La Commission souligne qu’en application de l’article 42 de l’Ordonnance Souveraine n° 9.640 du 23 décembre 2022 portant dispositions générales de caractère statutaire applicables aux agents contractuels de l’État, susvisée, « Les agents contractuels sont affiliés au régime général de retraite régi par la loi n° 455 du 27 juin 1947, modifiée, susvisée. Ils bénéficient, à ce titre, d’une pension de retraite principale liquidée et versée par la caisse autonome des retraites, conformément aux dispositions législatives applicables aux retraites des salariés (…) ». »

La Commission relève ainsi que cette immatriculation est nécessaire pour répondre aux obligations prévues par la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés, à savoir :

-  gérer la réception des déclarations de salaires de la personne concernée, établies par son employeur ;

-  calculer les points de retraite CAR correspondant à ces déclarations et établir le relevé de points correspondant.

Le traitement est par ailleurs justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

Le responsable de traitement indique en effet que « Dans la mesure où cette population n’est plus assujettie aux mêmes obligations que les salariés du secteur privé, en matière de permis de travail, les services de l’État ont décidé de revoir leur mode d’organisation. Ainsi, cette procédure n’a plus vocation à transiter par le Service de l’Emploi. Toutefois, pour ne pas complexifier les démarches administratives des personnes concernées, lors de leur recrutement, les Ressources Humaines de la Fonction Publique et de la Commune se chargent de la collecte des données nécessaires à cette immatriculation auprès de la CAR ».

La Commission relève par ailleurs que « Seules les données des personnes ne disposant pas d’une immatriculation préalable confirmée sont communiquées à la CAR. La mise en place d’un webservice permet, en effet, à ces entités, de confirmer l’exactitude d’un numéro de matricule, pour une recrue ayant déjà, par le passé, exercé une activité salariée en Principauté ».

La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :

-  identité, situation de famille : qualité, nom d’usage, nom de naissance, prénoms, sexe, nationalité, date et lieu de naissance, situation de famille, date de l’évènement, numéro d’immatriculation CAR ;

-  adresses et coordonnées : adresse du domicile, adresse électronique ;

-  informations temporelles : logs de connexion ;

-  données d’identification électronique : identifiants webservice.

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité ainsi que les adresses et coordonnées ont pour origine la personne concernée, via la fiche de transmission établie par le Service en charge de l’embauche.

La Commission considère par ailleurs que les informations temporelles ont pour origine le système et les données d’identification électronique le webservice.

Elle constate ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

   * Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une mention sur le document de collecte, d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et d’un courrier adressé à l’intéressé.

Ces documents n’ayant pas été joints à la demande, la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

   * Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès des personnes concernées par le traitement s’exerce par voie postale, par courrier électronique ou sur place auprès du Délégué à la protection des données.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous ces conditions, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

   * Sur les destinataires

Le responsable de traitement indique que les personnes habilitées des Services gouvernementaux et de la Mairie de Monaco en charge du recrutement et de l’établissement des paies sont rendues destinataires de l’état récapitulatif des immatriculations créées, pour la prise en compte dans le processus de déclaration des salaires.

La Commission en prend acte et considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.

   * Sur les personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique que les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :

-   les agents du Service Immatriculation : inscription lors du processus d’immatriculation initial, consultation et modification si l’assuré sollicite la mise à jour de ces données ou signale une modification de sa situation ;

-  les agents de vérification de l’Agence Comptable : consultation des données pour les opérations de validation des saisies opérées ;

-  les agents des Services Recouvrement des Cotisations Contrôle Employeur et Service Retraite : consultation et modification possible des données dans le strict cadre de leurs missions ;

-  les personnes habilitées des Services gouvernementaux et de la Mairie de Monaco en charge du recrutement et de l’établissement des paies : consultation des données (via le webservice) à des fins de confirmation d’une immatriculation préexistante.

Il appert par ailleurs à l’étude du dossier que le service informatique et les prestataires externes peuvent également avoir accès aux informations à des fins de maintenance.

Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI.   Sur les rapprochements et interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de trois interconnexions avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion de l’immatriculation des salariés », « Gestion du domaine recouvrement des cotisations » et « Gestion des retraites ».

La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

La Commission demande toutefois que le fichier constitué dans le cadre de ce traitement ne soit accessible qu’aux seules personnes habilitées. Elle rappelle par ailleurs que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les données sont conservées 1 an.

La Commission prend acte toutefois que les informations liées à l’identité, aux adresses et aux coordonnées sont conservées après immatriculation, par les Caisses Sociales pour d’autres finalités dans les traitements interconnectés au présent traitement.

La Commission constate ainsi que cette durée est conforme aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :

-  l’information préalable des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

-  la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

Demande que le fichier constitué dans le cadre de ce traitement ne soit accessible qu’aux seules personnes habilitées.

Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Caisse Autonome des Retraites, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Immatriculation des agents non titulaires de l’État et de la Commune ».

Le Président de la Commission

de Contrôle des Informations Nominatives.