Délibération n° 2022-28 du 16 février 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Mise à disposition de la Direction des Travaux Publics d'une solution de Gestion Électronique Documentaire », exploité par la Direction des Travaux Publics présentée par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 6.902 du 7 octobre 2016 portant création d’une Direction des Travaux Publics ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés d’informations nominatives ;

Vu la délibération n° 2020-188 du 16 décembre 2020 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Mise à disposition de la Direction des Travaux Publics d’une solution de Gestion Électronique Documentaire » exploité par la Direction des Travaux Publics présenté par le Ministre d’État ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 7 décembre 2021, concernant la mise en œuvre de la modification d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Mise à disposition de la Direction des Travaux Publics d’une solution de Gestion Électronique Documentaire » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 4 février 2022, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

L’Administration a mis à disposition de la Direction des Travaux Publics (DTP) un outil numérique permettant notamment « la gouvernance des documents échangés entre les différentes parties prenantes ainsi que le stockage électronique des documents opération par opération », dont le traitement a reçu un avis favorable de la Commission par délibération n° 2020-188 du 16 décembre 2020, susvisée. Le responsable de traitement souhaite apporter une modification audit traitement.

Ainsi, celle-ci est soumise à l’avis de la Commission, conformément aux dispositions des articles 7 et 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Paragraphe unique

Pour rappel, le traitement a les fonctionnalités suivantes :

-  gestion d’un espace de travail collaboratif entre les différentes parties prenantes d’un chantier géré par la DTP ;

-  gestion des annuaires relatifs aux chantiers gérés par la DTP ;

-  stockage électronique centralisé des documents relatifs à un chantier géré par la DTP ;

-  classification automatique des documents relatifs à un chantier géré par la DTP ;

-  partage de documents entre les différentes parties prenantes d’un chantier géré par la DTP ;

-  contrôle de la publication et de la diffusion des documents relatifs à un chantier géré par la DTP ;

-  suivi des chantiers gérés par la DTP ;

-  dématérialisation des communications entre les différentes parties prenantes d’un chantier géré par la DTP ;

-  gestion des habilitations ;

-  création des comptes utilisateurs ;

-  gestion des droits applicatifs (accès aux informations et documents, actions de validation de documents) ;

-  traçabilité.

Le responsable de traitement souhaite ajouter une fonctionnalité supplémentaire, à savoir :

-  gestion dématérialisée des appels d’offres : édition des appels d’offre, espace de dépôt et d’échange entre la Direction des Travaux Publics et les différentes entreprises consultées.

Cette fonctionnalité induit l’ajout d’un nouvel accès :

-  utilisateurs externes à l’Administration ayant un compte sur l’application (accès restreint aux données de leur contexte).

La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, et considère ce nouvel accès justifié.

Après en avoir délibéré,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Mise à disposition de la Direction des Travaux Publics d’une solution de Gestion Électronique Documentaire ».

Le Président de la Commission

de Contrôle des Informations Nominatives.