Délibération n° 2021-81 du 21 avril 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle Exchange », dénommé « Outlook » présenté par la Commune de Monaco.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par la Commune de Monaco, le 28 janvier 2021, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion de la messagerie électronique professionnelle Exchange » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 26 mars 2021, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 avril 2021 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Commune souhaite mettre à disposition des fonctionnaires, agents, suppléants de la Commune, mais également du Conseil Communal, une messagerie professionnelle.
Ainsi, le traitement y relatif est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle Exchange ».
Il concerne les fonctionnaires, agents et suppléants de la Commune, ainsi que le Conseil Communal, et les interlocuteurs de la Commune.
Les fonctionnalités du traitement sont :
- Migration des boîtes aux lettres de l’environnement Lotus vers Exchange ;
- Échange de messages électroniques entrants et sortants ;
- Historisation des messages électroniques entrants et sortants ;
- Gestion des contacts de la messagerie électronique ;
- Gestion des dossiers de la messagerie et des messages et contenus archivés ;
- Gestion de l’agenda, des contacts, planning et agenda, réservation de salles ;
- Organisation de réunions en lien avec des outils de messagerie instantanée ;
- Gestion des comptes de messagerie (création, administration, suppression) ;
- Gestion des carnets d’adresses génériques ;
- Établissement et lecture de fichiers journaux ;
- Gestion des habilitations d’accès à la messagerie ;
- Établissement de preuves en cas de litige ;
- Assurer la qualité et le fonctionnement opérationnel de la messagerie ;
- Veiller au maintien en condition de sécurité de l’application ;
- Établir des statistiques à des fins de reporting.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
Il est indiqué que le traitement concourt à :
- « intégrer tous les utilisateurs dans le programme de Monaco à l’ère numérique en mettant à la disposition de l’ensemble de ses agents et aux membres du Conseil Communal des moyens de communication actuels ;
- leur permettre d’être informés et d’échanger avec l’Administration Communale ;
- permettre aux utilisateurs de pouvoir utiliser les fonctionnalités d’une messagerie dans le cadre de leur activité professionnelle ».
Il est en outre précisé que ce traitement est conforme à la politique de sécurité des systèmes d’information de la Commune (PSSIC), et s’intègre dans l’application de la Charte Administrateur réseau et système d’information qui impose aux utilisateurs et administrateurs des systèmes d’Information de la Commune des obligations propres à leurs fonctions, toutes deux annexées à l’arrêté municipal n° 2019-561 du 14 février 2019.
En outre, le traitement est en conformité avec la Charte d’utilisation des ressources informatiques et des services Internet de la Mairie, annexée à l’arrêté municipal n° 2017-4181 du 17 novembre 2017, qui contient en son sein un intitulé relatif aux outils de communications (messagerie/messagerie instantanée/visio-conférence/audio-conférence).
Il y est également indiqué que le présent traitement et la messagerie associée doivent être utilisés dans un cadre strictement professionnel même si l’échange de messages privés est toléré et doivent être identifiés comme tels par les utilisateurs de la messagerie.
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées sont :
en ce qui concerne le destinataire/expéditeur/contact des messages :
- identité : nom, prénom ;
- coordonnées : email, numéro(s) de téléphone, adresse, mapping ;
- vie professionnelle : société, fonction, page web, notes professionnelles ;
en ce qui concerne l’administrateur :
- données d’identification électronique : login, mot de passe (chiffré) ;
- informations temporelles et logs de connexion : connexion au système, horodatage, logs de connexion ;
- données de connexion : logs de connexion (OS, navigateur et version de l’appareil utilisé pour l’évènement de connexion, adresse IP, valeur d’accès interne/externe, objectID, nom de la commande ;
en ce qui concerne l’utilisateur de la messagerie :
- identité : nom, prénom, photo ;
- vie professionnelle : fonction, département, direction, service, statut-rôle (user), licence ;
- coordonnées professionnelles : téléphone, email, adresse ;
- vie professionnelle : fonction, service ;
- données d’identification électronique : login, mot de passe (chiffré) ;
- informations temporelles et log de connexion : connexion au système (Date et heure à l’heure UTC au moment où l’utilisateur a effectué l’activité), logs de connexion (OS, navigateur et version de l’appareil utilisé pour l’évènement de connexion, adresse IP, valeur d’accès interne/externe, objectID, nom de la commande ;
- message : messages et contenu ;
- informations en lien avec les messages : type de contenu, objet, dossier de classement, date et heure d’envoi ou de réception, nombre de messages entrants et sortants, de messages nettoyés, de spams, volume, format, pièces jointes, noms de domaine expéditeur de message ;
- documents de travail : tâche(s) affectée(s), calendrier de réalisation ;
- calendrier : date, lieu, heure, évènement, durée, notes.
Les informations relatives aux données d’identification électronique ont pour origine le Service Informatique et l’utilisateur (pour le mot de passe).
En ce qui concerne le destinataire, expéditeur/contact de messages, les informations relatives à l’identité et aux coordonnées proviennent de l’expéditeur.
En outre, les informations relatives à l’identité, à la vie professionnelle et aux coordonnées professionnelles de l’utilisateur de la messagerie sont issues du traitement relatif à la gestion des habilitations. La photo est fournie par l’utilisateur, s’il le souhaite.
Les documents de travail sont produits par les gestionnaires de projet et les personnes sollicitées, tandis que le calendrier est rempli par le titulaire de la boîte mail ou du correspondant à l’initiative de l’évènement.
Enfin, les autres données sont générées par le système.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne. Ce document n’est pas joint à la demande d’avis.
Il est en outre indiqué qu’une rubrique spécifique à la protection des informations nominatives a été insérée dans la formation des utilisateurs. À cet égard, la Commission relève du document joint un intitulé « cadre légal » mentionnant la loi n° 1.165 et l’existence du traitement objet de la présente délibération. Toutefois, cette mention ne saurait remplir les exigences quant à la qualité de l’information préalable exigée par la loi.
Aussi la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit être effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165.
Enfin, la Commission relève que la Mairie fait signer une feuille d’émargement par laquelle les personnes concernées reconnaissent avoir été informées des traitements de messagerie et messagerie instantanée et s’engagent à respecter la Charte de la Commune.
- Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique auprès du Data Protection Officer.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d’accès doit s’exercer dans le mois suivant la réception de la demande.
Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les informations sont susceptibles d’être communiquées aux Autorités administratives et judiciaires dans le cadre de leurs missions légalement conférées.
Les accès sont en outre définis comme suit :
- Administrateurs : tout accès (sauf au contenu des messages) dans le cadre de leurs missions de création de compte, d’administration des comptes, gestion des comptes et de qualité du fonctionnement du service de messagerie et d’assistance aux utilisateurs ;
- Utilisateurs : accès en consultation, saisie et suppression selon les fonctionnalités de leurs comptes ;
- Agents autorisés par l’utilisateur : accès en consultation en cas d’absence de l’utilisateur ou de délégation dans le respect de la charte d’utilisation des ressources informatiques et des services Internet de la Mairie ;
- Autorités habilitées : accès (sauf au contenu des messages) dans le respect de la règlementation applicable.
S’agissant des accès par les Autorités habilitées, la Commission rappelle qu’il ne s’agit pas d’un accès permanent aux traitements d’entités tierces, mais d’accès ponctuels suite à des évènements nécessitant l’intervention desdites Autorités, dans le cadre de leurs missions légalement conférées.
En ce qui concerne le recours à des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d’accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
Sous cette réserve, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les rapprochements et les interconnexions avec d’autres traitements
Le responsable de traitement indique que le traitement est interconnecté avec les traitements suivants :
- « Gestion des techniques automatisées d’information et de communication », légalement mis en œuvre, afin de migrer les comptes utilisateurs d’un outil à l’autre ;
- « Gestion des outils de communication instantanée », concomitamment soumis, afin d’associer les fonctionnalités complémentaires des deux traitements.
La Commission rappelle toutefois que le traitement ayant pour finalité « Gestion des outils de communication instantanée » doit être légalement mis en œuvre préalablement à son rapprochement avec le présent traitement.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
En outre, la Commission rappelle que toute copie ou extraction de données en vue de communication aux autorités judiciaires ou administratives compétentes devra être chiffrée sur son support de réception.
De plus, les communications électroniques doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives aux contacts (destinataires/expéditeurs/contacts des messages), aux messages, documents de travail et au calendrier répondent à une politique d’archivage.
Les informations d’identité relatives à l’administrateur (identité, vie professionnelle, coordonnées professionnelles, données d’identification électronique) sont conservées jusqu’au départ de celui-ci plus 6 mois.
Les informations d’identité relatives à l’utilisateur (identité, vie professionnelle, coordonnées professionnelles, données d’identification électronique) sont conservées jusqu’au départ de celui-ci plus 3 mois. Il peut retirer sa photo à tout moment.
Les autres informations liées à la solution, qui comprennent les données de connexion, les informations temporelles et les informations en lien avec les messages, sont conservées sur une période de 12 mois glissants.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- l’information de toutes les catégories de personnes concernées doit être effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » doit être légalement mis en œuvre préalablement à son rapprochement avec le présent traitement ;
- toute copie ou extraction de données issues de ce traitement devra être chiffrée sur son support de réception ;
- les communications électroniques doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises ;
- les accès par des Autorités habilitées concernent des accès ponctuels suite à des évènements nécessitant leur intervention, dans le cadre de leurs missions légalement conférées.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle Exchange ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.