icon-summary icon-grid list icon-caret-left icon-caret-right icon-preview icon-tooltip icon-download icon-view icon-arrow_left icon-arrow_right icon-cancel icon-search icon-file logo-JDM--large image-logo-gppm icon-categories icon-date icon-order icon-themes icon-cog icon-print icon-journal icon-list-thumbnails icon-thumbnails

Délibération n° 2015-16 du 28 janvier 2015 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers de saisines individuelles traités par le Haut Commissariat » présenté par le Haut Commissariat à la Protection des Droits, des Libertés et à la Médiation

  • No. Journal 8214
  • Date of publication 27/02/2015
  • Quality 96.65%
  • Page no. 489
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.524 du 30 octobre 2013 instituant un Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation, le 12 décembre 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion des dossiers de saisines individuelles traités par le Haut Commissariat » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 28 janvier 2015 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’ordonnance souveraine n° 4.524 du 30 octobre 2013 a institué un Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation.
Il a pour mission, sur saisine de toute personne physique ou morale qui estime que ses droits ont été méconnus par l’Administration, d’offrir un mode de résolution des conflits gratuit, et non conflictuel.
Aussi, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, le Haut Commissaire à la protection des droits, des libertés et à la médiation a décidé de soumettre à l’avis de la Commission le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers de saisines individuelles traités par le Haut Commissariat ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion des dossiers de saisines individuelles traités par le Haut Commissariat ».
Il concerne les requérants, les personnes mises en cause, ainsi que les interlocuteurs du Haut Commissariat au sein de l’Administration contactés au cours de la vie des saisines.
• Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- « Archivage des correspondances (papier ou électroniques) reçues et envoyées par le Haut Commissariat dans le cadre de ses dossiers de saisines individuelles ;
- Préparation des correspondances afférentes aux dossiers de saisines individuelles, adressées par le Haut Commissariat ;
- Suivi de l’évolution des dossiers de saisines individuelles ;
- Archivages des pièces transmises par les parties aux dossiers ;
- Rédaction de comptes rendus d’entretiens téléphoniques ou en présence ;
- Mise en commun pour les personnels du Haut Commissariat des informations et documents nécessaires au traitement des dossiers de saisines individuelles ;
- Qualification des dossiers de saisines individuelles en vue de l’établissement de statistiques anonymisées y afférent dans le cadre de l’établissement du rapport annuel du Haut Commissariat et éventuellement la publication de cas pratiques anonymisés sur notre site internet ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que l’ordonnance souveraine n° 4.524 du 30 octobre 2013 a institué un Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation.
Il appert de l’article 15 de ladite ordonnance souveraine que « Toute personne physique ou morale qui estime que ses droits ou libertés ont été méconnus par l’une des autorités mentionnées à l’article 2 ou par le fonctionnement d’un service administratif relevant d’une de ces autorités ou d’un établissement public, peut saisir le Haut Commissaire ».
La Commission considère donc que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement, ainsi que par un motif d’intérêt public.
La Commission relève que l’ordonnance souveraine n° 4.524 institue les missions de protection des droits et libertés de l’administré dont est en charge le Haut Commissariat lorsque celui-ci est saisi par toute personne physique ou morale concernée.
De plus, elle constate que cette entité de médiation non conflictuelle concourt au respect de l’intérêt général via une procédure gratuite, facile d’accès et non coercitive.
Afin de remplir le plus efficacement possible ses objectifs, le Haut Commissariat souhaite donc mettre en œuvre le présent traitement de gestion des dossiers de saisines individuelles.
La Commission considère que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom, prénom, civilité ;
- situation de famille : éléments donnés par les parties au cas par cas ;
- adresses et coordonnées : adresse postale, téléphone ;
- formation / diplômes / vie professionnelle : éléments donnés par les parties au cas par cas ;
- caractéristiques financières : éléments donnés par les parties au cas par cas ;
- données d’identification électronique : adresse mail ;
- données de santé : éléments donnés par les parties au cas par cas ;
- informations faisant apparaitre des opinions ou des appartenances politiques, raciales, ethniques, religieuses philosophiques ou syndicales : éléments donnés par les parties au cas par cas ;
- mœurs, vie sexuelle : éléments donnés par les parties au cas par cas ;
- mesures à caractère social : éléments donnés par les parties au cas par cas ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : éléments donnés par les parties au cas par cas.
L’ensemble de ces informations a pour origine le requérant.
Les informations relatives à la formation/diplômes/vie professionnelle, aux caractéristiques financières, aux données de santé, aux mesures à caractère social et aux infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites peuvent également avoir pour origine les personnes mises en cause.
La Commission relève que sont traitées des informations nominatives sensibles dont l’exploitation est strictement limitée par l’article 12 de la loi n° 1.165, modifiée, à savoir des données de santé, des informations faisant apparaitre des opinions ou des appartenances politiques, raciales, ethniques, religieuses philosophiques ou syndicales , des données portant sur des mesures à caractère social, ou bien sur les mœurs ou la vie sexuelle.
Elle relève que l’exploitation de ces informations, volontairement soumises par les parties concernées par une saisine, est justifiée en ce que le traitement relève d’une personne morale de droit public investie d’une mission d’intérêt général. Le Haut Commissariat répond ainsi à ses missions instaurées par l’ordonnance souveraine n° 4.534, susvisée.
A cet égard, la Commission relève que l’article 17 de cette ordonnance dispose notamment que « Pour être recevable, la saisine directe du Haut Commissaire par un administré conformément à l’article 15 doit préciser ses nom, prénoms, adresse, ainsi que les éléments de droit et de fait et tout autre argument motivant sa réclamation ».
Ainsi, la Commission relève que l’exploitation de ces données est justifiée de manière conforme aux exigences des dispositions de l’article 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
La Commission considère donc que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée à partir d’un affichage en ses locaux pour les personnes déposant une saisine sur place, et par le biais d’une mention d’ordre général pour celles choisissant de l’effectuer en ligne.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations nominatives traitées sont communiquées aux parties au litige au cours de la phase d’instruction d’un dossier.
Elles peuvent également être inscrites de manière entièrement anonymisée sur le site Internet du Haut Commissariat, ainsi que dans son rapport annuel.
Par ailleurs, elles pourront être transmises, à titre exceptionnel et avec le consentement du requérant, à S.A.S. le Prince Souverain dans le cadre de rapports spéciaux concernant des cas particuliers, notamment en matière de discrimination.
Le Haut Commissariat peut également rendre des recommandations publiques, avec le consentement de la personne concernée, sur un cas individuel particulier.
Par ailleurs, la Commission constate que les dossiers peuvent être transmis aux archives centrales aux fins d’une conservation historique des données. Elle en prend acte.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont le Haut Commissaire, son adjointe et son assistante en inscription, modification, mise à jour, consultation.
Les stagiaires, durant la durée de leurs stages, pourront avoir un accès en consultation uniquement. Ces derniers sont également signataires d’une clause de confidentialité incluse dans la charte de déontologie du Haut Commissariat.
La Commission considère que les accès sont justifiés, considérant les attributions de ces services, et eu égard à la finalité du traitement.
VI. Sur les rapprochements et les interconnexions
Le présent traitement est rapproché avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle », concomitamment soumis. Ce rapprochement a pour objet de permettre la réception des saisines reçues par mail par le biais du téléservice disponible sur le site internet du Haut Commissariat afin de les intégrer dans le présent traitement, et d’échanger les informations avec les personnes concernées et des courriers lors d’une procédure.
Il est également rapproché avec le traitement ayant pour finalité « Gestion du site Internet du Haut Commissariat », concomitamment soumis, qui permet l’envoi de saisines officielles.
La Commission rappelle que les mises en relation entre ces traitements ne pourront être effectives qu’à compter de leurs mises en œuvre respectives, conformément à l’article 7 de la loi n°1.165, modifiée.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées 10 ans après la clôture du dossier.
A cet égard, le responsable de traitement justifie cette durée par la nécessité de rouvrir le dossier d’un requérant, lorsque ce dernier effectue une nouvelle saisine, afin de pouvoir se référer à l’historique existant entre lui et l’Administration.
Par ailleurs, cette durée de conservation permet au Haut Commissariat de traiter la problématique de « l’oubli administratif », qui nécessite d’effectuer un suivi prolongé dans le temps. Cela conduit à rouvrir des dossiers de nombreuses années après la saisine originelle.
Enfin, une fois le délai de 10 ans écoulé, les dossiers présentant un intérêt particulier seront conservés aux archives centrales pour conservation à des fins historiques, alors que les autres dossiers seront supprimés.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission
Constate que les archives centrales peuvent être destinataires des informations objets du présent traitement ;
Rappelle que les rapprochements avec les traitements ayant pour finalités « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » et « Gestion du site Internet du Haut Commissariat » ne pourront être effectifs qu’à compter de leurs mises en œuvre respectives, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers de saisines individuelles traités par le Haut Commissariat ».


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Print article
Previous article Return to summary Next article

All rights reserved - Monaco 2016
Version 2018.11.07.14