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Délibération n° 2012-92 du 25 juin 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le ministre d’etat relative à la mise en œuvre par la direction de la sûreté publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du courrier judiciaire de la sûreté publique»

  • No. Journal 8077
  • Date of publication 13/07/2012
  • Quality 97.82%
  • Page no. 1506
Vu la Constitution ;

Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la délibération n° 2005-22 du 7 décembre 2005 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative au traitement ayant pour finalité «Gestion centralisée du courrier judiciaire de la Direction de la Sûreté Publique» ;

Vu la demande d’avis modificative déposée par le Ministre d’Etat le 30 mars 2012 concernant le traitement automatisé, susvisé ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 25 juin 2012 portant examen dudit traitement automatisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives


Préambule

Aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée, «La Direction de la Sûreté Publique est chargée, sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, d’assurer les missions de préservation de la sécurité et de tranquillité publiques, de renseignement et d’information. Elle assure également les missions de police judiciaire, dans les conditions définies par la loi».

Dans ce cadre, la Direction de la Sûreté Publique (DSP) exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion centralisée du courrier judiciaire de la Direction de la Sûreté Publique», mis en œuvre après avis favorable de la Commission par délibération n° 2005-22 du 7 décembre 2005.

Cette délibération comprenait toutefois une réserve relative à l’interconnexion avec le traitement ayant pour finalité «Gestion centralisée du courrier administratif de la Direction de la Sûreté Publique», objet d’une délibération portant avis favorable concomitante. En effet, la Commission souhaitait voir cette interconnexion supprimée.

Aujourd’hui, afin de prendre en compte cette réserve, et mettre à jour le traitement dont s’agit, le Ministre d’Etat soumet à la Commission une demande d’avis modificative, en application de l’article 9 de la loi n° 1.165, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Aux termes de la demande d’avis, le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité «Gestion du courrier judiciaire de la Sûreté Publique», et est dénommé «Courrier judiciaire».

Il a pour fonctionnalités :

- l’enregistrement du courrier reçu ;
- l’affectation du courrier pour traitement ;
- le suivi du courrier jusqu’à sa transmission au service demandeur (autorité judiciaire) ;
- la conduite de recherches par période de réception ou départ du courrier, par origine du courrier, par nom de la personne faisant l’objet du courrier, par l’objet du courrier, par numéro de procédure ou encore par unité destinataire du courrier.

Au vu de ces éléments, la Commission relève que la finalité est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

Par ailleurs, la Commission prend acte que ce traitement est interconnecté avec le traitement ayant pour finalité «Gestion informatisée des procédures judiciaires», objet d’une demande d’avis concomitante. Elle rappelle toutefois que la licéité de cette interconnexion sera fonction de l’avis de la Commission relativement à la demande de mise en œuvre de ce traitement.

Enfin, le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont «toute personne citée dans un courrier à caractère judiciaire traité par la Direction de la Sûreté Publique».

Toutefois, à l’analyse du dossier, la Commission relève qu’est également concerné par le traitement l’«attributaire» du courrier, qui n’est pas nécessairement son destinataire. Elle en prend donc acte.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

La Commission relève qu’aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 765, modifiée, «La Direction de la Sûreté Publique (…) assure également les missions de police judiciaire, dans les conditions définies par la loi».

Dans le cadre de l’accomplissement de ces missions légalement conférées, les personnels habilités de la Direction de la Sûreté Publique communiquent avec les autorités compétentes par courrier, lequel est enregistré dans le traitement à des fins d’historisation et de suivi des échanges.

Ainsi, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III. Sur l’application de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée

Le responsable de traitement indique que le traitement «intéresse la sécurité publique», «est relatif à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté» et «a pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des condamnations pénales ou des mesures de sûreté» au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.

A cet égard, il rappelle en effet que «le courrier judiciaire se compose de documents liés à des procédures du même ordre. Ces pièces, rédigées en application ou en exécution de dispositions légales ou réglementaires, ont pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite d’infractions. Il peut encore s’agir d’actes ayant pour objet l’exécution de condamnations pénales ou de mesures de sûreté».

Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement objet de la présente délibération entre dans le cadre des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.

IV. Sur les informations traitées

Aux termes de la demande d’avis, les informations objets du présent traitement sont les suivantes :

- identité : nom, prénom ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : rapports divers, procédures judiciaires, commissions rogatoires, instructions du parquet général, etc.

A cet égard, la Commission souhaite avoir des éclaircissements sur la nature des données ainsi traitées. En effet, s’il est évident que le traitement permet l’enregistrement et le suivi du courrier émis ou reçu dans le cadre des activités de police judiciaire de la DSP, il n’apparaît nullement au dossier que les pièces reçues soient elles-mêmes enregistrées au sein du traitement (numérisées, etc.). Seules les données permettant leur classement, leur suivi et leur affectation sont traitées.

Ainsi, les copies écran jointes au dossier laissent apparaître la collecte des données suivantes :

- données relatives au courrier enregistré : date et numéro d’enregistrement, origine du courrier, personne concernée par le courrier, objet, service destinataire, niveau d’urgence, type de courrier, numéro de dossier, numéro de procédure ;
- données relatives à la réponse adressée : destinataire, date de réponse et date d’envoi de la réponse ;
- données relatives au Secrétariat : attributaire, unité ou brigade, lieu, nationalité, date de notification, nombre de dossiers, nombre de personnes, numéros alloués, numéro parquet, déféré, arrestation, etc. ;
- commentaires : zone de texte libre.

La Commission en prend donc acte et considère que ces informations sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

D’une manière générale, la Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur la nécessité d’une présentation transparente, complète et soignée des dossiers de demande d’avis, en application de l’article 8 de la loi n° 1.165, modifiée, lequel dispose que doivent être mentionnées dans la demande d’avis, notamment, «les catégories d’informations et informations objets du traitement».

Par ailleurs, elle rappelle, comme mentionné dans sa délibération n° 2005-22 précitée, que les informations saisies dans la rubrique «Commentaires» doivent être strictement proportionnées au regard de la finalité du traitement, et ne concerner que l’identification du courrier et son suivi.

A ce titre, elle observe au sein des copies écran susvisées des commentaires relatifs à des infractions ou soupçons d’infractions. Ces commentaires ne répondant pas aux termes de la délibération n° 2005-22, la Commission demande à ce qu’ils soient supprimés.

Enfin, le responsable de traitement indique que les données ont pour origine «l’intéressé», les «rapports», les «procédures» ou «tout type de correspondances».

Il convient d’ajouter à cela que le numéro de procédure judiciaire provient de l’interconnexion entre le traitement objet de la présente délibération et le traitement ayant pour finalité «Gestion centralisée du courrier judiciaire de la Direction de la Sûreté Publique», mentionné au point I de la présente délibération.

V. Sur les droits des personnes concernées

La Commission constate que le traitement entre dans le cadre des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée. Par conséquent, le droit d’accès prévu aux articles 13 et 15 de ladite loi, et le droit d’information prévu à l’article 14, ne sont pas applicables en l’espèce.

Elle rappelle toutefois que les personnes concernées disposent d’un droit d’accès indirect, en application de l’article 15-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

VI. Sur les destinataires des informations

Le responsable de traitement n’indique aucun destinataire des données exploitées dans le cadre du traitement.

La Commission en prend donc acte.

VII. Sur les personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique que :

«Les fonctionnaires affectés au secrétariat de direction de la DSP, ainsi que ceux affectés aux secrétariats des divisions auxquelles incombe le traitement de courrier à caractère judiciaire, enregistrent celui-ci et en assurent le suivi, sous leur session personnelle.

Ces personnels sont habilités par le Directeur de la Sûreté Publique. Ceux-ci assurent à ce titre l’inscription, les mises à jour et les modifications de ces informations.

Les fonctionnaires de police devant assurer des permanences judiciaires bénéficient d’une habilitation leur donnant accès à un module réduit, lequel permet de générer un numéro de courrier judiciaire en l’absence de secrétariat. Ils ne peuvent pas effectuer de modification ni de suppression.

Les informaticiens possèdent une habilitation globale leur permettant d’assurer la maintenance technique».

La Commission rappelle que seuls les personnels strictement habilités à traiter de dossiers de nature judiciaire ne devraient avoir accès au traitement.

A cet égard, elle recommande qu’une politique de sensibilisation à la protection des données personnelles soit menée au sein de la DSP, l’attention devant en particulier être portée sur la nécessité de garantir le respect de la vie privée, ainsi que la confidentialité et la qualité des données en matière judiciaire.

Elle rappelle enfin que conformément à l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, «le responsable de traitement prend (…) des mesures techniques et d’organisation particulières destinées à garantir la protection des données. (…) Ces mesures tendent notamment à déterminer nominativement la liste des personnes autorisées qui ont seuls accès, pour les stricts besoins de l’accomplissement de leurs missions, aux locaux et aux installations utilisés pour les traitements, de même qu’aux informations traitées».

VIII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

IX. Sur la durée de conservation

La durée de conservation des données demeurent inchangée, à savoir 5 ans à compter de leur enregistrement dans le traitement.

La Commission considère que cette durée de conservation apparaît proportionnée et donc conforme aux exigences légales.

Après en avoir délibéré,

Constate que ce traitement relève des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée ;

Qu’en conséquence, les personnes concernées disposent d’un droit d’accès indirect en application de l’article 15-1 de la loi n° 1.165, modifiée ;

Relève que le traitement est interconnecté avec le traitement ayant pour finalité «Gestion informatisée des procédures judiciaires», objet d’une demande d’avis concomitante ;

Rappelle à cet égard que la licéité de cette interconnexion sera fonction de l’avis de la Commission relativement à la demande de mise en œuvre de ce traitement ;

Recommande qu’une politique de sensibilisation à la protection des données personnelles soit menée au sein de la DSP, l’attention devant en particulier être portée sur la nécessité de garantir le respect de la vie privée, ainsi que la confidentialité et la qualité des données en matière judiciaire ;

Rappelle enfin que conformément à l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, le responsable de traitement doit « déterminer nominativement la liste des personnes autorisées qui ont seuls accès, pour les stricts besoins de l’accomplissement de leurs missions, aux locaux et aux installations utilisés pour les traitements, de même qu’aux informations traitées».

A la condition de la prise en compte de ce qui précède,

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du courrier judiciaire de la Sûreté Publique».

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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