Délibération n° 2011-01 du 10 janvier 2011 portant avis favorable sur la demande modificative présentée par la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation, notamment son article 45 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-218 du 28 avril 2010 approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-77 du 16 février 2010 portant création d’une Commission d’Insertion des Diplômés ;
Vu la décision du Ministre d’Etat en date du 17 septembre 2002 portant mise en mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports, prise après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2002.12 du 29 juillet 2002 ;
Vu la demande d’avis modificative reçue le 30 novembre 2010, concernant le traitement automatisé susmentionné ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 10 janvier 2011 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports (DENJS) a été mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat le 17 septembre 2002, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
La modification apportée au traitement a pour objet d’ajouter un destinataire des informations à la suite de la création en février 2010 de la Commission d’Insertion des Diplômés. En complément, la DENJS a mis en évidence l’implémentation d’une durée de conservation tenant compte des observations de la Commission dans sa délibération n° 2002.12 du 29 juillet 2002 susmentionnée, et les modifications organisationnelles intervenues depuis lors au titre des mesures de sécurité mises en place.
La loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ayant été modifiée en décembre 2008, la Commission s’est assurée que l’ensemble du traitement est en conformité avec ladite loi, conformément aux dispositions de son article 42-1.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement automatisé a pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études» par la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports.
Il concerne les candidats à une bourse d’études tel qu’envisagé par l’article 2 de l’arrêté ministériel n° 2010-218 du 28 avril 2010 approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études.
Il a pour fonctionnalités :
- la réception des demandes de bourses d’études ;
- le suivi dans le temps des demandes de bourses des intéressés ;
- les correspondances avec les intéressés ;
- la préparation des dossiers de demande pour la Commission des bourses d’études ;
- la production d’états récapitulatifs ;
- l’établissement de statistiques ;
- l’export de données pour la Commission d’insertion des diplômés.
Ces fonctionnalités ont été revues dans le cadre de la demande d’avis modificative afin d’expliciter les opérations réalisées par la DENJS au titre de la gestion des demandes de bourses, et d’intégrer la communication de certaines informations à la Commission d’insertion des diplômés.
La finalité du traitement apparaît «explicite, déterminée et légitime», conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
II. Sur la justification du traitement
Conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165 susvisée, le responsable de traitement justifie la mise en œuvre du présent traitement, et de la modification associée par le respect d’une obligation légale à laquelle elle est soumise, et par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A ce titre, la Commission relève qu’aux termes de l’article 45 de la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation, «les bourses d’études (…) sont attribuées par la direction de l’Éducation Nationale après consultation
de la commission des bourses. Un arrêté ministériel pris sur avis du comité de l’Education Nationale fixe les conditions d’attribution des bourses ainsi que la composition et le fonctionnement de la commission».
Elle constate que conformément à l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 2010-218 du 28 avril 2010 approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études, «les bourses d’études constituent une contribution de l’Etat aux frais que les familles ou les étudiants doivent engager en vue de l’éducation ou de la formation professionnelle ou technique de ceux-ci».
Par ailleurs, aux termes de son article 14 «les bourses d’études sont attribuées par décision du Directeur de l’Education Nationale sur avis de la Commission».
Elle considère que le traitement automatisé dont s’agit est justifié au sens de l’article 10-2 de la loi n° 1.165.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et de rectification
L’information des personnes concernées quant à l’existence d’un traitement automatisé d’informations nominatives est assurée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165.
En effet, la DENJS met à la disposition des candidats un document spécifique qui liste les traitements automatisés exploités par ses services.
Le droit d’accès s’effectue auprès de la DENJS et plus particulièrement des personnes en charge de la gestion des dossiers de demande de bourses par voie postale, par courrier électronique, sur place, voire par téléphone. Une réponse est apportée dans un délai maximal de 30 jours, conformément à l’article 15 de la loi n° 1.165. Si le candidat demande que des modifications soient apportées, il est informé de leur réalisation par voie postale ou par téléphone.
Relevant que l’arrêté ministériel approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études fait régulièrement l’objet de mises à jour, la Commission recommande que l’information des candidats au titre de la loi relative à la protection des informations nominatives soit insérée dans un article dudit arrêté.
Il pourrait ainsi être mentionné que «dans le cadre de l’application du règlement d’attribution des bourses d’études, la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports met en œuvre un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études».
Sur le fondement des justificatifs obligatoires fournis par les candidats, afin de permettre l’examen de leur dossier, seules les informations suivantes sont saisies dans l’application informatique permettant le calcul du montant de la bourse :
• Identité : titre ou civilité, nom, prénom, date de naissance et nationalité ;
• Adresses et coordonnées : adresse électronique, téléphone et adresse postale ;
• Formation, diplômes et vie professionnelle : type d’étude, niveau d’études, lieu d’études, année d’obtention du bac et série ;
• Caractéristiques financières : taux de prise en charge ;
• Catégorie d’attributaire ;
• Revenus : coordonnées bancaires, quotient familial et coefficient familial.
Les destinataires des informations nominatives du candidat à une bourse sont le Contrôle Général des Dépenses pour la vérification des paiements, les membres de la Commission des bourses pour avis, le Département de l’Intérieur pour présentation des candidats au Conseil de Gouvernement, et la Commission d’Insertion des diplômés. Chacune de ces entités ne recevant que les seules informations nécessaires à l’exercice de ses missions.
Les candidats à une bourse ne disposent pas de droit d’opposition au traitement de leurs informations nominatives, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives. Toutefois, ils disposent d’un droit d’accès et de rectification de leurs données en s’adressant au service chargé de la gestion des demandes de bourses de la DENJS.
Les informations nominatives seront conservées 3 ans à compter de la dernière demande de bourses».
IV. Sur la sécurité des informations
Les mesures générales prises pour assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Elle rappelle, toutefois, que les sauvegardes réalisées afin d’assurer la pérennité du traitement et des informations doivent être réalisées afin de veiller à ce que, tel que précisé par l’article 17 de la loi n° 1.165, les informations soient protégées «contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions d’informations dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite». En l’absence de précision sur ce point, elle appelle l’attention du responsable de traitement sur la nécessité de s’assurer que la protection accordée à ces sauvegardes répond bien à ces critères.
Par ailleurs, elle recommande que des mesures permettant d’assurer la traçabilité des accès et le suivi du fonctionnement du réseau soient mises en place afin de veiller à ce que les accès dévolus au traitement soient réalisés dans le stricte cadre des fonctions et habilitations des personnels.
V. Sur les catégories d’informations traitées et leur origine
La DENJS reçoit de la part d’un candidat à une bourse d’études un certain nombre de documents listés à l’article 11 de l’arrêté ministériel n° 2010-218, mais seules certaines informations seront exploitées de manière automatisée.
Il s’agit des informations nominatives suivantes :
• identité : titre ou civilité, nom, prénom, date de naissance et nationalité ;
• adresses et coordonnées : adresse électronique, téléphone et adresse postale ;
• formation, diplômes et vie professionnelle : type d’études, niveau d’études, lieu d’études, année d’obtention du bac et série ;
• caractéristiques financières : taux de prise en charge ;
• catégorie d’attributaire ;
• revenus : coordonnées bancaires, quotient familial et coefficient familial.
Les informations ont pour origine les justificatifs fournis par l’intéressé.
La Commission considère que les informations traitées sont adéquates, proportionnelles et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
VI. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
Les personnes ayant accès au présent traitement relèvent de l’autorité de la DENJS. Les habilitations sont réalisées selon les missions des personnels concernés. Il s’agit des personnes en charge de la gestion des dossiers de demandes de bourses, de la secrétaire et du personnel de la cellule informatique de la DENJS.
La Commission relève que les accès dévolus au traitement sont conformes à la loi n° 1.165.
Les destinataires des informations sont :
- le Contrôle Général des Dépenses pour la vérification des paiements ;
- les membres de la Commission des bourses ;
- le Département de l’Intérieur, autorité de tutelle, pour présentation des candidats au Conseil de Gouvernement ;
- la Commission d’insertion des diplômés afin de lui permettre de prendre contact avec les étudiants boursiers dans le cadre de ses attributions.
Ce dernier destinataire est habilité en vertu de l’arrêté ministériel n° 2010-77 du 16 février 2010. En effet, aux termes de l’article 1er de cet arrêté, cette Commission est «destinée à favoriser l’intégration dans le tissu économique monégasque des diplômés monégasques ou ayant des attaches avec la Principauté». Elle «a pour objet :
- le développement de liens entre les étudiants et diplômés de l’enseignement supérieur et le monde de l’entreprise en Principauté ;
- l’aide à l’insertion professionnelle des jeunes diplômés dans le secteur privé en Principauté ;
- l’aide au retour en Principauté des diplômés expatriés».
A ce titre, elle est destinataire des informations portant sur l’identité, les adresses et coordonnées, et sur la formation, les diplômes et la vie professionnelle des candidats.
La Commission ne voit pas d’objection à la communication de ces informations à la Commission d’Insertion des Diplômés dès lors que les informations ne seront utilisées par ladite Commission que dans le cadre des fonctions qui lui sont dévolues.
En complément, elle rappelle que cette Commission devra soumettre à la Commission le ou les traitements automatisés qu’elle envisage d’exploiter, préalablement à leur mise en œuvre, conformément à la loi n° 1.165 susvisée.
VII. Sur la durée de conservation des informations
Conformément aux recommandations que la CCIN avait formulé par délibération n° 2002.12 du 29 juillet 2002, les informations nominatives traitées sont supprimées 3 ans après la dernière demande.
Après en avoir délibéré :
Recommande que
- l’information des candidats à une bourse d’étude sur lequel des informations sont recueillis soit insérée, dans le respect des mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165, dans un article de l’arrêté ministériel approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études à l’occasion d’une prochaine modification dudit texte ;
- des mesures techniques soient prises pour assurer la protection des sauvegardes, la traçabilité des accès et le suivi du fonctionnement du réseau afin de veiller à ce que les accès dévolus au traitement soient réalisés dans le stricte cadre des fonctions et habilitations ;
Invite le Ministre d’Etat à soumettre à la Commission la ou les demandes d’avis afférentes aux traitements automatisés que la Commission d’Insertion des Diplômés est susceptible d’exploiter dans le cadre des fonctions qui lui sont dévolues.
Emet un avis favorable à la modification du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation, notamment son article 45 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-218 du 28 avril 2010 approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-77 du 16 février 2010 portant création d’une Commission d’Insertion des Diplômés ;
Vu la décision du Ministre d’Etat en date du 17 septembre 2002 portant mise en mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports, prise après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2002.12 du 29 juillet 2002 ;
Vu la demande d’avis modificative reçue le 30 novembre 2010, concernant le traitement automatisé susmentionné ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 10 janvier 2011 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports (DENJS) a été mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat le 17 septembre 2002, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
La modification apportée au traitement a pour objet d’ajouter un destinataire des informations à la suite de la création en février 2010 de la Commission d’Insertion des Diplômés. En complément, la DENJS a mis en évidence l’implémentation d’une durée de conservation tenant compte des observations de la Commission dans sa délibération n° 2002.12 du 29 juillet 2002 susmentionnée, et les modifications organisationnelles intervenues depuis lors au titre des mesures de sécurité mises en place.
La loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ayant été modifiée en décembre 2008, la Commission s’est assurée que l’ensemble du traitement est en conformité avec ladite loi, conformément aux dispositions de son article 42-1.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement automatisé a pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études» par la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports.
Il concerne les candidats à une bourse d’études tel qu’envisagé par l’article 2 de l’arrêté ministériel n° 2010-218 du 28 avril 2010 approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études.
Il a pour fonctionnalités :
- la réception des demandes de bourses d’études ;
- le suivi dans le temps des demandes de bourses des intéressés ;
- les correspondances avec les intéressés ;
- la préparation des dossiers de demande pour la Commission des bourses d’études ;
- la production d’états récapitulatifs ;
- l’établissement de statistiques ;
- l’export de données pour la Commission d’insertion des diplômés.
Ces fonctionnalités ont été revues dans le cadre de la demande d’avis modificative afin d’expliciter les opérations réalisées par la DENJS au titre de la gestion des demandes de bourses, et d’intégrer la communication de certaines informations à la Commission d’insertion des diplômés.
La finalité du traitement apparaît «explicite, déterminée et légitime», conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
II. Sur la justification du traitement
Conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165 susvisée, le responsable de traitement justifie la mise en œuvre du présent traitement, et de la modification associée par le respect d’une obligation légale à laquelle elle est soumise, et par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A ce titre, la Commission relève qu’aux termes de l’article 45 de la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation, «les bourses d’études (…) sont attribuées par la direction de l’Éducation Nationale après consultation
de la commission des bourses. Un arrêté ministériel pris sur avis du comité de l’Education Nationale fixe les conditions d’attribution des bourses ainsi que la composition et le fonctionnement de la commission».
Elle constate que conformément à l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 2010-218 du 28 avril 2010 approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études, «les bourses d’études constituent une contribution de l’Etat aux frais que les familles ou les étudiants doivent engager en vue de l’éducation ou de la formation professionnelle ou technique de ceux-ci».
Par ailleurs, aux termes de son article 14 «les bourses d’études sont attribuées par décision du Directeur de l’Education Nationale sur avis de la Commission».
Elle considère que le traitement automatisé dont s’agit est justifié au sens de l’article 10-2 de la loi n° 1.165.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et de rectification
L’information des personnes concernées quant à l’existence d’un traitement automatisé d’informations nominatives est assurée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165.
En effet, la DENJS met à la disposition des candidats un document spécifique qui liste les traitements automatisés exploités par ses services.
Le droit d’accès s’effectue auprès de la DENJS et plus particulièrement des personnes en charge de la gestion des dossiers de demande de bourses par voie postale, par courrier électronique, sur place, voire par téléphone. Une réponse est apportée dans un délai maximal de 30 jours, conformément à l’article 15 de la loi n° 1.165. Si le candidat demande que des modifications soient apportées, il est informé de leur réalisation par voie postale ou par téléphone.
Relevant que l’arrêté ministériel approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études fait régulièrement l’objet de mises à jour, la Commission recommande que l’information des candidats au titre de la loi relative à la protection des informations nominatives soit insérée dans un article dudit arrêté.
Il pourrait ainsi être mentionné que «dans le cadre de l’application du règlement d’attribution des bourses d’études, la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports met en œuvre un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études».
Sur le fondement des justificatifs obligatoires fournis par les candidats, afin de permettre l’examen de leur dossier, seules les informations suivantes sont saisies dans l’application informatique permettant le calcul du montant de la bourse :
• Identité : titre ou civilité, nom, prénom, date de naissance et nationalité ;
• Adresses et coordonnées : adresse électronique, téléphone et adresse postale ;
• Formation, diplômes et vie professionnelle : type d’étude, niveau d’études, lieu d’études, année d’obtention du bac et série ;
• Caractéristiques financières : taux de prise en charge ;
• Catégorie d’attributaire ;
• Revenus : coordonnées bancaires, quotient familial et coefficient familial.
Les destinataires des informations nominatives du candidat à une bourse sont le Contrôle Général des Dépenses pour la vérification des paiements, les membres de la Commission des bourses pour avis, le Département de l’Intérieur pour présentation des candidats au Conseil de Gouvernement, et la Commission d’Insertion des diplômés. Chacune de ces entités ne recevant que les seules informations nécessaires à l’exercice de ses missions.
Les candidats à une bourse ne disposent pas de droit d’opposition au traitement de leurs informations nominatives, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives. Toutefois, ils disposent d’un droit d’accès et de rectification de leurs données en s’adressant au service chargé de la gestion des demandes de bourses de la DENJS.
Les informations nominatives seront conservées 3 ans à compter de la dernière demande de bourses».
IV. Sur la sécurité des informations
Les mesures générales prises pour assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Elle rappelle, toutefois, que les sauvegardes réalisées afin d’assurer la pérennité du traitement et des informations doivent être réalisées afin de veiller à ce que, tel que précisé par l’article 17 de la loi n° 1.165, les informations soient protégées «contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions d’informations dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite». En l’absence de précision sur ce point, elle appelle l’attention du responsable de traitement sur la nécessité de s’assurer que la protection accordée à ces sauvegardes répond bien à ces critères.
Par ailleurs, elle recommande que des mesures permettant d’assurer la traçabilité des accès et le suivi du fonctionnement du réseau soient mises en place afin de veiller à ce que les accès dévolus au traitement soient réalisés dans le stricte cadre des fonctions et habilitations des personnels.
V. Sur les catégories d’informations traitées et leur origine
La DENJS reçoit de la part d’un candidat à une bourse d’études un certain nombre de documents listés à l’article 11 de l’arrêté ministériel n° 2010-218, mais seules certaines informations seront exploitées de manière automatisée.
Il s’agit des informations nominatives suivantes :
• identité : titre ou civilité, nom, prénom, date de naissance et nationalité ;
• adresses et coordonnées : adresse électronique, téléphone et adresse postale ;
• formation, diplômes et vie professionnelle : type d’études, niveau d’études, lieu d’études, année d’obtention du bac et série ;
• caractéristiques financières : taux de prise en charge ;
• catégorie d’attributaire ;
• revenus : coordonnées bancaires, quotient familial et coefficient familial.
Les informations ont pour origine les justificatifs fournis par l’intéressé.
La Commission considère que les informations traitées sont adéquates, proportionnelles et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
VI. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
Les personnes ayant accès au présent traitement relèvent de l’autorité de la DENJS. Les habilitations sont réalisées selon les missions des personnels concernés. Il s’agit des personnes en charge de la gestion des dossiers de demandes de bourses, de la secrétaire et du personnel de la cellule informatique de la DENJS.
La Commission relève que les accès dévolus au traitement sont conformes à la loi n° 1.165.
Les destinataires des informations sont :
- le Contrôle Général des Dépenses pour la vérification des paiements ;
- les membres de la Commission des bourses ;
- le Département de l’Intérieur, autorité de tutelle, pour présentation des candidats au Conseil de Gouvernement ;
- la Commission d’insertion des diplômés afin de lui permettre de prendre contact avec les étudiants boursiers dans le cadre de ses attributions.
Ce dernier destinataire est habilité en vertu de l’arrêté ministériel n° 2010-77 du 16 février 2010. En effet, aux termes de l’article 1er de cet arrêté, cette Commission est «destinée à favoriser l’intégration dans le tissu économique monégasque des diplômés monégasques ou ayant des attaches avec la Principauté». Elle «a pour objet :
- le développement de liens entre les étudiants et diplômés de l’enseignement supérieur et le monde de l’entreprise en Principauté ;
- l’aide à l’insertion professionnelle des jeunes diplômés dans le secteur privé en Principauté ;
- l’aide au retour en Principauté des diplômés expatriés».
A ce titre, elle est destinataire des informations portant sur l’identité, les adresses et coordonnées, et sur la formation, les diplômes et la vie professionnelle des candidats.
La Commission ne voit pas d’objection à la communication de ces informations à la Commission d’Insertion des Diplômés dès lors que les informations ne seront utilisées par ladite Commission que dans le cadre des fonctions qui lui sont dévolues.
En complément, elle rappelle que cette Commission devra soumettre à la Commission le ou les traitements automatisés qu’elle envisage d’exploiter, préalablement à leur mise en œuvre, conformément à la loi n° 1.165 susvisée.
VII. Sur la durée de conservation des informations
Conformément aux recommandations que la CCIN avait formulé par délibération n° 2002.12 du 29 juillet 2002, les informations nominatives traitées sont supprimées 3 ans après la dernière demande.
Après en avoir délibéré :
Recommande que
- l’information des candidats à une bourse d’étude sur lequel des informations sont recueillis soit insérée, dans le respect des mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165, dans un article de l’arrêté ministériel approuvant le règlement d’attribution des bourses d’études à l’occasion d’une prochaine modification dudit texte ;
- des mesures techniques soient prises pour assurer la protection des sauvegardes, la traçabilité des accès et le suivi du fonctionnement du réseau afin de veiller à ce que les accès dévolus au traitement soient réalisés dans le stricte cadre des fonctions et habilitations ;
Invite le Ministre d’Etat à soumettre à la Commission la ou les demandes d’avis afférentes aux traitements automatisés que la Commission d’Insertion des Diplômés est susceptible d’exploiter dans le cadre des fonctions qui lui sont dévolues.
Emet un avis favorable à la modification du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des demandes de bourses d’études» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.