Ordonnance Souveraine n° 8.569 du 25 mars 2021 relative aux archives d'intérêt public.

ALBERT II
PAR LA GRÂCE DE DIEU
PRINCE SOUVERAIN DE MONACO

Vu la Constitution ;
Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l'organisation et le fonctionnement du Conseil National, modifiée ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l'organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.014 du 29 décembre 1978 concernant les ventes publiques de meubles, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.383 du 2 août 2011 pour une Principauté numérique, modifiée ;
Vu la loi n° 1.398 du 24 juin 2013 relative à l'administration et à l'organisation judiciaires ;
Vu la loi n° 1.446 du 12 juin 2017 relative à la préservation du patrimoine national ;
Vu l'Ordonnance du 4 mars 1886 sur le notariat, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine du 28 septembre 1887 rendant exécutoire à Monaco la Bulle Pontificale « Quemadmodum Sollicitus » du 15 mars 1887 portant convention entre le Saint-Siège et la Principauté de Monaco pour l'érection et l'organisation du Diocèse ;
Vu Notre Ordonnance n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l'Administration et l'administré, modifiée ;
Vu Notre Ordonnance n° 5.344 du 2 juin 2015 portant statuts de la Famille Souveraine, modifiée, notamment son article 36 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 17 mars 2021 qui Nous a été communiquée par Notre Ministre d'État ;
Avons Ordonné et Ordonnons :

Chapitre premier : Dispositions générales applicables aux archives d'intérêt public
Section première : Définitions
Article Premier.

Au sens de la présente ordonnance, constituent des « archives d'intérêt public » les documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus, dans le cadre de l'exercice de leur activité, par les personnes publiques ou les personnes privées mentionnées ci-après.
Les « archives d'intérêt public » sont les « archives publiques » telles que définies au présent article et les « archives patrimoniales » telles que définies par l'article 10 de la loi n° 1.446 du 12 juin 2017, susvisée. Elles se caractérisent comme suit :
I. Les « archives publiques », savoir les documents procédant :
a) de l'activité des services exécutifs au sens de l'article 44 de la Constitution ;
b) de l'activité de l'État, en dehors des services exécutifs, c'est-à-dire procédant de l'activité administrative des services du Conseil National, de la Direction des Services Judiciaires, du Diocèse, des autorités administratives indépendantes et des autres organismes de droit public n'ayant pas la personnalité juridique ;
c) de l'activité de la Commune ;
d) de l'activité des établissements publics ;
e) de l'activité publique des organismes de droit privé chargés, ou ayant été chargés, d'une concession, d'une délégation de service public ou d'une mission d'intérêt général ;
f) de l'activité des huissiers de justice et des notaires en leur qualité d'officiers publics ou ministériels.
Les archives publiques visées au I, lorsqu'elles acquièrent un caractère patrimonial dans les conditions prévues par la loi n° 1.446 du 12 juin 2017, susvisée, constituent également des archives patrimoniales au sens du II.
II.  Les « archives patrimoniales », savoir les documents désignés comme étant d'importance pour l'archéologie, la préhistoire, l'histoire, la littérature, l'art ou la science et procédant de l'activité de l'État, de la Commune, des établissements publics, des sociétés dont l'État est actionnaire, des fondations ainsi que des associations bénéficiant de contributions publiques, conformément aux articles 10 et suivants de la loi n° 1.446 du 12 juin 2017, susvisée.

Art. 2.

La dénomination d'« archives d'intérêt public » telle que visée par le présent texte, n'a pas pour objet de transférer à l'État la propriété des documents et données régis par les dispositions de la présente ordonnance.
Sauf dispositions spéciales, les archives d'intérêt public sont placées sous la responsabilité de leurs producteurs qui en assurent eux-mêmes la gestion, la conservation et, le cas échéant, la communication. Ils prennent toutes dispositions utiles à cet effet.
Pour leur conservation, et à la demande des producteurs concernés, les archives d'intérêt public qui ne seraient pas la propriété de l'État peuvent toutefois lui être déposées, après examen et accord de la Mission de préfiguration des Archives nationales visée à l'article 4 de la présente ordonnance.

Art. 3.

En leur qualité de biens de la Couronne, et conformément à l'article 21 de la loi n° 1.446 du 12 juin 2017, précitée, les archives du Palais Princier ne sont pas régies par les dispositions de la présente ordonnance.

Section 2 : Instances en charge de la politique publique des archives d'intérêt public
Sous-section 1ère : Mission de préfiguration des Archives nationales

Art. 4.

Il est institué, auprès du Ministre d'État, une Mission de préfiguration des Archives nationales, à la tête de laquelle est nommé un Directeur.
Sous-section 2 : Commission consultative des Archives d'intérêt public

Art. 5.

Il est institué, auprès du Ministre d'État, une Commission consultative des Archives d'intérêt public.
La Commission, présidée par une personnalité de nationalité monégasque désignée par le Ministre d'État, se compose comme suit :
- Le Président du Conseil National ou son représentant ;
- L' Archevêque ou son représentant ;
- Le Secrétaire d'État à la Justice, Directeur des Services Judiciaires ou son représentant ;
- Le Maire ou son représentant ;
- Le Secrétaire Général du Gouvernement ou son représentant ;
- Le Délégué Interministériel chargé de la Transition Numérique ou son représentant ;
- Le Directeur des Affaires Juridiques ou son représentant ;
- L' Administrateur des Domaines ou son représentant ;
- Le Président du Conseil du Patrimoine ou son représentant ;
- Le Directeur de la Mission de préfiguration des Archives nationales, assurant la vice-présidence, ou son représentant ;
- Le Directeur des Affaires Culturelles ou son représentant ;
- Le Chef du Service Central des Archives et de la Documentation Administrative ou son représentant ;
- Un ou plusieurs collèges de personnalités qualifiées représentant les producteurs visés à l'article premier ;
- Un collège d'experts, composé de trois personnalités reconnues dans les domaines archivistique et historique.
Le Président de la Commission ainsi que les membres du collège de personnalités reconnues dans les domaines archivistique et historique, sont nommés par arrêté ministériel.
Les membres du ou des collèges de personnalités qualifiées représentant les producteurs sont nommés par arrêté ministériel pour une période de deux ans renouvelable.
Pour l'exercice de ses missions, la Commission peut s'adjoindre l'expertise d'intervenants extérieurs.

Art. 6.

La Commission consultative des Archives d'intérêt public est chargée de formuler toutes propositions destinées à contribuer à l'élaboration des grandes orientations de la politique archivistique de la Principauté.
Elle peut être consultée par le Ministre d'État sur toute question ayant trait aux archives d'intérêt public.
Elle formule toute recommandation de nature à orienter ou à améliorer la gestion, la conservation, la tenue des inventaires, la communication, la diffusion, la réutilisation ainsi que la valorisation des archives d'intérêt public, que lui proposera la mission de préfiguration des Archives nationales ou dont la Commission aura l'initiative.
À ce titre, elle peut adopter des guides de bonnes pratiques et d'application des principes archivistiques ainsi que des chartes d'archivage à destination des producteurs visés à l'article premier de la présente ordonnance.
La Commission remet au Ministre d'État un rapport annuel d'activité.

Art. 7.

La Commission consultative des Archives d'intérêt public se réunit au moins une fois par an.
Le Secrétariat de la Commission est assuré par le Secrétariat Général du Gouvernement ou par délégation par le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative.

Art. 8.

Les dispositions du Titre II de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée, sont applicables à la Commission.
Le Président de la Commission consultative des Archives d'intérêt public peut décider que celle-ci se réunira au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l'identification de ses membres et garantissant leur participation effective.
Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des échanges. Les membres de la Commission et les autres personnes invités à assister à ces réunions sont avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure desdites réunions.

Chapitre 2 : Dispositions particulières applicables aux archives d'intérêt public en matière scientifique et technique
Section première :
Dispositions particulières applicables aux archives des services exécutifs de l'État

Art. 9.

Outre les dispositions de la présente ordonnance, les archives des services exécutifs de l'État sont également soumises aux dispositions de la section II de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée.

Art. 10.

Les services détenteurs mettent en œuvre des référentiels d'archivage de leurs archives courantes et intermédiaires, lesquels définissent, pour chaque type de documents et données, des durées d'utilité administrative et des sorts finaux (élimination, tri/échantillonnage pour conservation définitive, conservation intégrale définitive).
La durée d'utilité administrative correspond au délai minimal pendant lequel un document doit être conservé pour les besoins du service qui l'a produit ainsi que pour satisfaire à ses obligations légales. Elle varie en fonction du contexte de production des documents et des informations qu'ils contiennent.
Les référentiels d'archivage sont élaborés par le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative en lien avec les services détenteurs après avis favorable de la Mission de préfiguration des Archives nationales.

Art. 11.

À l'expiration de leur durée d'utilité administrative, les documents administratifs des services exécutifs font l'objet d'une sélection, visant à séparer les documents à conserver sans limitation de durée en tant qu'archive définitive telle que définie par le chiffre 3 de l'article 29 de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée, de ceux destinés à l'élimination dans les conditions prévues par l'article 34 de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 précitée.
Cette sélection est effectuée par le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative en liaison avec le service détenteur et après avis favorable de la Mission de préfiguration des Archives nationales.

Art. 12.

La Mission de préfiguration des Archives nationales, procède à un contrôle scientifique et technique des archives des services détenteurs, ayant notamment pour objet de veiller à la sécurité des documents ainsi qu'au respect de l'unité et de l'intégrité des fonds.
À cette fin, la Mission de préfiguration des Archives nationales peut émettre tous conseils et recommandations, notamment sur les conditions de conservation des documents et données, les instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement et la mise en valeur du patrimoine archivistique.
Pour exercer son contrôle scientifique et technique, la Mission de préfiguration des Archives nationales, avec l'assistance opérationnelle du Service Central des Archives et de la Documentation Administrative, peut se rendre sur les lieux de production et de conservation des documents et données des services détenteurs.
Section 2 : Dispositions particulières applicables aux archives relevant des producteurs mentionnés à l'article 1er b) à f)

Art. 13.

La Mission de préfiguration des Archives nationales peut être consultée par les producteurs d'archives publiques visés à l'article premier b) à f) sur toute question ayant trait à la gestion, à la conservation, à l'inventaire, à la diffusion et à la communication ainsi qu'à la valorisation de leurs archives.
Ces questions peuvent porter, notamment, sur :
- la mise en place de procédures d'archivage,
- l'aménagement de locaux de conservation d'archives,
- l'externalisation de la conservation d'archives publiques,
- la mise en œuvre de moyens de conservation des archives,
- l'élimination d'archives,
- la rédaction des inventaires visés à la section 3 de la présente ordonnance,
- la communication d'archives publiques,
-  l'utilisation d'archives publiques dans le cadre de publications, d'expositions ou de tout autre support de valorisation.

Art. 14.

La Mission de préfiguration des Archives nationales peut également apporter son appui méthodologique et ses conseils aux producteurs visés à l'article précédent lorsqu'ils souhaitent établir des durées d'utilité administrative et mettre en œuvre des référentiels d'archivage.

Section 3 : Dispositions particulières applicables aux archives patrimoniales

Art. 15.

En application de l'article 11 de la loi n° 1.446 du 12 juin 2017, susvisée, l'État, la Commune, les établissements publics, les sociétés dont l'État est actionnaire, les fondations ainsi que les associations bénéficiant de contributions publiques sont tenus d'établir des inventaires des biens culturels mobiliers dont ils ont la garde et doivent assurer la bonne conservation.

Art. 16.

Dans les inventaires, les producteurs visés à l'article précédent procèdent à une présentation des caractéristiques des documents et données archivistiques et à l'analyse de leur contenu.
Les inventaires établis comprennent :
- une présentation de l'histoire du producteur,
- une description des archives concernées, par article (unité physique et intellectuelle pouvant regrouper plusieurs documents), permettant leur identification et indiquant :
- leur objet et leur typologie documentaire,
- leurs dates,
- leur volume (métrage linéaire, nombre d'articles),
- leur lieu de conservation,
- une cotation des articles.
Ils peuvent également mentionner les conditions de production des archives concernées, les tris dont ces dernières ont pu faire l'objet et tout élément relatif à l'historique de leur conservation.

Art. 17.

Les inventaires des archives patrimoniales des producteurs visés à l'article 15 de la présente ordonnance sont établis par leurs soins. La Mission de préfiguration des Archives nationales peut leur apporter son appui méthodologique et ses conseils.
Ces inventaires sont validés scientifiquement par la Mission de préfiguration des Archives nationales.

Art. 18.

Les archives définitives des services exécutifs de l'État lorsqu'elles ont une valeur patrimoniale ont le statut de biens culturels mobiliers tel que défini par l'article 10 de la loi n° 1.446 du 12 juin 2017, susvisée.
Leurs inventaires sont établis par le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative conformément aux dispositions de l'article 35 de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée, puis soumis à l'avis favorable de la Mission de préfiguration des Archives nationales.

Chapitre 3 : Dispositions finales
Art. 19.

Le chiffre 3 de l'article 29 de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée, est modifié comme suit :
« 3. les archives définitives, savoir les documents administratifs à conserver indéfiniment, après sélection et élimination, dans l'intérêt public, en particulier à des fins de recherche scientifique, historique, patrimoniale, statistique ».

Art. 20.

Le deuxième alinéa de l'article 36 de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée, est modifié comme suit :
« Ce délai peut toutefois être porté à une durée supérieure pour des catégories de documents administratifs déterminées, dans les conditions fixées par arrêté ministériel pris après avis de la Commission consultative des Archives d'intérêt public. ».

Art. 21.

L'article 40 de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée, est abrogé.

Art. 22.

Le troisième alinéa de l'article 41 de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée, est modifié comme suit :
« Les conditions d'application du présent titre pourront être fixées par arrêté ministériel, pris après avis de la Commission consultative des Archives d'intérêt public. ».

Art. 23.

Des arrêtés ministériels, pris après avis de la Commission consultative des Archives d'intérêt public précisent en tant que de besoin les modalités d'application de la présente ordonnance.

Art. 24.

Notre Secrétaire d'État, Notre Secrétaire d'État à la Justice, Directeur des Services Judiciaires et Notre Ministre d'État sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente ordonnance.
Donné en Notre Palais à Monaco, le vingt-cinq mars deux mille vingt-et-un.

ALBERT.

Par le Prince,
Le Secrétaire d'État :
J. BOISSON.