Délibération n° 2020-149 du 28 octobre 2020 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des recrutements » présenté par la Société Monégasque de l'Électricité et du Gaz (SMEG).

Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.578 du 13 janvier 2010 approuvant le traité de concession de la SMEG, ainsi que ses annexes et cahiers des charges ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2010-638 du 31 juillet 2009 portant application de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le traité de concession de service public de l'électricité et du gaz conclu entre la Principauté de Monaco et la SMEG, et entré en vigueur le 1er janvier 2009, accompagné de ses annexes et cahiers des charges ;
Vu la demande d'avis déposée par la SMEG, le 16 juillet 2020, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Suivi des recrutements » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'autorisation notifiée au responsable de traitement le 15 septembre 2020, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 28 octobre 2020 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule
La Société Monégasque de l'Électricité et du Gaz (SMEG) est une société anonyme en charge de l'exploitation du service public de la distribution de l'électricité et du gaz, en application du traité de concession conclu entre la SMEG et la Principauté de Monaco, et entré en vigueur le 1er janvier 2009.
Elle souhaite se doter d'un outil lui permettant de « faciliter et améliorer le processus de recrutement ».
Conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, la mise en œuvre du traitement y afférent est soumise à l'avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.

I.Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Suivi des recrutements ».
Il concerne les candidats au recrutement (offre d'emploi, stage, alternance, candidature spontanée). La Commission constate que les salariés de la SMEG sont également concernés par le traitement.
Les fonctionnalités sont :
- Permettre aux candidats de déposer leurs candidatures en ligne via un formulaire dédié ;
- Ouvrir un Back Office aux recruteurs de la SMEG pour notamment paramétrer les offres d'emploi et le processus de recrutement choisi ;
- Paramétrer des utilisateurs à différents niveaux (admin, manager, lecteur, …)
- Permettre aux ressources humaines de déposer les candidatures reçues par courrier postal ;
- Constituer une bibliothèque contenant CV, lettre de motivation, diplômes, recommandations professionnelles, échanges de correspondances SMEG/candidat ;
- Diffuser les offres sur les jobboards et les réseaux sociaux ;
- Disposer d'un module statistique permettant d'obtenir certains indicateurs (nombre de candidats par offre, candidats par provenance, etc.) ;
- Possibilité de rédiger des commentaires/comptes rendus sur une fiche candidat.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime qui ne méconnait ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
À cet égard le responsable de traitement indique que « le candidat qui postule à une offre d'emploi ou de manière spontanée consent à ce que nous traitions ses informations nominatives en cochant une case dédiée lui indiquant le traitement qui en est fait et ses moyens d'accès. Les données collectées permettent de réaliser le processus de recrutement de bout en bout et permettent également, dans le cas d'une candidature spontanée, d'intégrer la CVthèque pour lui proposer un poste qui pourrait lui correspondre ».
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- Identité : nom et prénom de l'utilisateur SMEG ; civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance (facultatif) du candidat ;
- Adresse et coordonnées : email de l'utilisateur SMEG ; adresse, email, téléphone du candidat ;
- Formation/diplôme/vie professionnelle : diplôme, expériences professionnelles, nombre d'années d'expérience, compétence, évaluation du candidat ;
- Permis de conduire : titulaire du permis (selon le poste) du candidat ;
- données d'identification électronique : identifiant et profil de l'utilisateur SMEG ;
- informations temporelles : horodatages, etc. : données d'horodatage, log de connexion de l'utilisateur.
Les données relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées, aux formations diplômes et vie professionnelle, sont communiquées par les candidats.
Les informations temporelles ont pour origine le système, les données d'identification, l'administrateur.
Enfin, les informations relatives à l'identité des salariés de la SMEG ont pour origine le système, en lien avec le traitement RH de la SMEG.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
Toutefois, elle relève des échanges avec le responsable de traitement que des cookies Google Analytics sont déposés a minima sur la page de recrutement ouverte aux candidats sur la solution du prestataire. La Commission demande donc que :
- l'information et le consentement des personnes à la communication de leurs informations à Google soient conformes, et la demande d'autorisation de transfert vers les USA y afférente soit formalisée auprès d'elle dans les meilleurs délais ;
- ou à défaut, que les adresses IP soient anonymisées (retrait des deux derniers octets) préalablement à leur communication par le module statistique à Google ;
- ou qu'il soit retiré, ou remplacé par un module conforme aux standards attendus.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des candidats est réalisée par le biais d'une mention sur le document de collecte et d'une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne, matérialisée par l'acceptation de conditions d'utilisation par le biais d'une case à cocher.
À la lecture de ce que comportent les mentions dont s'agit, la Commission constate qu'elles sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par ailleurs, la Commission rappelle que les salariés, également concernés par le traitement, devront être valablement informés de leurs droits.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès est exercé par voie postale auprès du Service des Ressources Humaines de la SMEG.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d'accès doit s'exercer dans le mois suivant la réception de la demande.
Elle constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
La Commission constate qu'il n'y a pas de destinataires des informations objets du présent traitement.
Les accès sont définis comme suit :
- Directeur Général : tous droits ;
- Administrateurs au Service des Ressources Humaines : tous droits ;
- Recruteur au Service des Ressources Humaines : tous droits, sauf droits de paramétrages ;
- Directeurs et Chefs de service : droits limités au recrutement qui concerne leur Direction ou leur service ;
- Direction des Systèmes d'Information : tous droits dans le cadre des missions d'assistance à maîtrise d'ouvrage, activation des comptes qu'en cas de nécessité d'assistance ;
- le prestataire : gestion et maintenance (pas d'accès aux données).
La Commission considère que ces accès sont justifiés.

VI. Sur les interconnexions
Le présent traitement fait l'objet d'une interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « diffusion d'information et gestion du site Internet www.smeg.mc », légalement mis en œuvre.
La Commission considère que cette interconnexion est conforme aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées :
- Pendant la durée de l'habilitation en ce qui concerne les données des salariés ;
- 1 an à compter du dernier contact avec le candidat non retenu, renouvelable par le candidat qui reçoit un mail à l'issue de ce délai afin qu'il se positionne sur le devenir de ses informations ;
- 1 an pour les données temporelles.
Après en avoir délibéré, la Commission
Demande que la mise en conformité du module Google Analytics soit effectuée conformément aux remarques formulées au point III de la présente délibération.

Rappelle que :
- les salariés concernés par le présent traitement doivent être informés conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Société de l'Électricité et du Gaz du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des recrutements ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.