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Délibération n° 2019-113 du 17 juillet 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Règlement fournisseurs » présenté par la Société Monégasque des Eaux.

  • N° journal 8472
  • Date de publication 07/02/2020
  • Qualité 100%
  • N° de page

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l'Administration et l'administré, modifiée ;
Vu le traité de concession du service public de la distribution d'eau potable enregistré le 24 septembre 1996 entre la SM Eaux et la Principauté de Monaco, accompagné de son cahier des charges de la même date ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non informatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par la Société Monégasque des Eaux, le 6 mai 2019, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Règlement fournisseurs » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 5 juillet 2019, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2019, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 juillet 2019 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule
La Société Monégasque des Eaux (SMEaux), est une personne morale de droit privé concessionnaire d'un service public, en vertu du traité de concession du 24 décembre 1996, conclu entre cette dernière et la Principauté de Monaco.
Dans le cadre de l'exploitation de cette société, un nombre important de fournisseurs lui envoie des factures.
Le présent traitement vise à permettre le traitement desdites factures dans les plus brefs délais. La SMEaux demande dès lors divers renseignements (nom, adresse, code postal et ville, entre autre, du fournisseur), uniquement à des fins de règlement.
L'ensemble des informations est stocké dans un logiciel comptable. Les utilisateurs de ce dernier (le comptable et le responsable administratif) ont la possibilité de créer, modifier et supprimer. Il permet de régler les fournisseurs de la société par l'émission de lettres chèques.
Ainsi, le traitement automatisé d'informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives et à l'arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application dudit article.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Règlement fournisseurs ».
Les personnes concernées sont les fournisseurs. La Commission considère toutefois que sont aussi concernés les agents en activité, dans le cadre de leur identification d'accès au logiciel comptable.
Ce traitement a pour fonctionnalités :
- « L'enregistrement comptable des factures, conformément aux bons de livraison dans la base comptable informatique dénommée « LD Compta » ;
- Le règlement des fournisseurs, par lettre chèque, effectué par le même logiciel et sur la même base ».
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles avec la personne concernée, par le biais de la mise en place « d'une procédure de paiement par lettre chèque ».
Par ailleurs, il justifie le traitement par la réalisation d'un intérêt légitime ne méconnaissant ni l'intérêt ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
À cet égard, il est indiqué que le règlement des factures des fournisseurs s'effectue par lettre chèque ou virement bancaire.
Afin de permettre le paiement des fournisseurs « et de simplifier la démarche de la SMEaux », il a dès lors été fait le choix « d'un logiciel comptable de paiement ».
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations nominatives traitées
Les informations nominatives traitées sont les suivantes :
- identité : nom, prénom et site web du fournisseur ;
- adresse et coordonnées : adresse postale, adresse mail du fournisseur, numéro de téléphone fixe, numéro de téléphone mobile du fournisseur ;
- caractéristiques financières : Relevé d'Identité Bancaire du fournisseur ;
- données d'identification électronique : identifiant d'accès au logiciel comptable de l'agent en activité ;
- informations temporelles : logs de connexion de l'agent en activité, horodatage ;
- éléments de facturation et règlements : bon de livraison, numéro de facture, date d'édition.
Les informations nominatives relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées et aux caractéristiques financières ont pour origine les entreprises ou personnes concernées.
Les autres informations proviennent du système.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

IV. Sur les droits des personnes concernées

  • Sur l'information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l'information préalable des fournisseurs est effectuée par le biais d'une mention particulière intégrée sur la lettre chèque, dans le cadre du règlement.
La Commission constate que la mention d'information est conforme aux exigences légales.
Elle rappelle toutefois que toutes les personnes concernées doivent faire l'objet d'une information préalable.
Sous réserve de cette précision elle considère que les modalités d'informations préalables des utilisateurs sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

  • Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Les droits d'accès, de modification et de mise à jour s'exercent par voie postale, par courrier électronique et sur place.
Le délai de réponse à cette demande est de 30 jours.
S'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, susvisée.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

  • Sur les destinataires

Le responsable de traitement indique que l'ensemble des informations est accessible par le chef comptable et par le comptable.
La Commission considère que peuvent être destinataires des informations objet du présent traitement les experts comptables de la Société.

  • Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Directeur Général pour signature des lettres chèque ;
- le responsable Administratif : en inscription, modification et suppression ;
- le Comptable : en inscription, modification et suppression ;
- le Service Informatique pour ses opérations de maintenance (sauvegarde, restauration), ne dispose pas d'accès au logiciel ;
- l'Éditeur du logiciel pour ses opérations de maintenance et mise à jour.
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
La Commission constate par ailleurs que l'accès distant par l'Éditeur du logiciel, dans le cadre de ses opérations de maintenance sous contrôle du responsable Administratif, est sécurisé.
En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d'accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI. Sur les interconnexions et rapprochements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet d'une interconnexion avec un traitement ayant pour finalité « Gestion de la sécurité des accès utilisateurs ».
Ce traitement n'ayant pas fait l'objet de formalité auprès de la CCIN, la Commission demande au responsable de traitement de le lui soumettre dans les plus brefs délais.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives relatives aux informations temporelles sont conservées un an.
Elle relève par ailleurs que le reste des informations nominatives traitées est conservé le temps de la relation contractuelle avec les personnes concernées.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Constate :
- que les agents en activité sont des personnes concernées par le présent traitement ;
- que l'accès distant réalisé par l'Éditeur du logiciel, dans le cadre de ses opérations de maintenance sous contrôle du responsable Administratif, est sécurisé.
Considère :
- qu'une procédure relative au droit d'accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations ;
- que peuvent être destinataires des informations objet du présent traitement les experts comptables de la société.
Demande que le traitement ayant pour finalité « Gestion de la sécurité des accès utilisateurs » lui soit soumis dans les plus brefs délais.
Rappelle que :
- toutes les personnes concernées doivent faire l'objet d'une information préalable ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
À la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Société Monégasque des Eaux, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Règlement fournisseurs ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.

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