Délibération n° 2019-206 du 18 décembre 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'intégration des diplômés en lien avec Monaco et de la réinsertion des expatriés monégasques » exploité par la Commission d'Insertion des Diplômés présenté par le Ministre d'État.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2010-77 du 16 février 2010 portant création d'une Commission d'Insertion des Diplômés
Vu la délibération n° 2011-01 du 10 janvier 2011 portant avis favorable sur la demande d'avis modificative présentée par la Direction de l'Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports (DENJS) relative au traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des demandes de bourses d'étude » ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État, le 28 novembre 2019, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion de l'intégration des diplômés en lien avec Monaco et de la réinsertion des expatriés monégasques » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 18 décembre 2019 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L'arrêté ministériel n° 2017-77 du 16 février 2010 a créé un Commission d'Insertion des Diplômés (CID) « destinée à favoriser l'intégration dans le tissu économique monégasque des diplômés monégasques ou ayant des attaches avec la Principauté ».
La « cellule exécutive » de ladite Commission souhaite mettre en œuvre les modalités d'aide aux diplômés.
Ainsi, le traitement y relatif est soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion de l'intégration des diplômés en lien avec Monaco et de la réinsertion des expatriés monégasques ».
Il concerne les « prospects » - jeunes, lycéens, étudiants, diplômés -, les expatriés monégasques diplômés, les représentants du Gouvernement Princier, les Représentants des entreprises intéressées.
Les fonctionnalités du traitement sont :
En ce qui concerne la gestion des candidatures et l'accompagnement dans la recherche :
- Réception des demandes d'aide à la recherche d'un emploi, d'un stage, d'un contrat d'apprentissage ;
- Enregistrement et vérification de la recevabilité de la demande ;
- Recherche d'organismes publics ou privés susceptibles d'être intéressés par le profil ;
- Organisation de rendez-vous avec le candidat ;
- Suivi de la demande et des correspondances avec le demandeur ;
- Mise en relation des entreprises partenaires avec les candidats.
En ce qui concerne la gestion des employeurs publics ou privés potentiels partenaires :
- Enregistrement et suivi des offres ou propositions, des profils recherchés ;
- Enregistrement et suivi des protocoles signés avec le Gouvernement Princier ;
- Suivi des propositions de candidatures adressées par le CID.
Enfin le traitement permet également d'effectuer :
- Un retour d'expérience des candidats et des organismes sollicités ;
- L'établissement de statistiques sur l'activité de la Commission d'Insertion des Diplômés.
La Commission considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée, et par un motif d'intérêt publique.
À cet égard, la Commission relève que l'arrêté ministériel n° 2017-77 du 16 février 2010 a créé un Commission d'Insertion des Diplômés (CID)et qu'au titre de son article premier, « Cette Commission a pour objet :
- le développement de liens entre les étudiants et diplômés de l'enseignement supérieur et le monde de l'entreprise en Principauté ;
- l'aide à l'insertion professionnelle des jeunes diplômés dans le secteur privé en Principauté ;
- l'aide au retour en Principauté des diplômés expatriés ».
Elle constate ainsi que le présent traitement s'inscrit dans la réalisation de ses missions.
Il est en outre précisé que c'est « le candidat lui-même [qui] prend contact avec la Commission afin de se faire connaitre et de communiquer les informations nécessaires au traitement de sa demande », et que « seules les informations nécessaires à la recherche de l'emploi, d'un stage ou d'un contrat d'apprentissage sont demandées ».
La Commission considère donc que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées sont :
En ce qui concerne les candidats :
- identité : civilité, nom, prénom, sexe, date de naissance, nationalité ;
- coordonnées : téléphones (fixe ou mobile), adresse du domicile, email ;
- vie professionnelle : année du bac, série du bac, branche d'étude, spécialité, années d'études, lieu d'étude, type de structure (université, école), nom de l'établissement, CV, lettre de motivation ;
- échanges électroniques : messages échangés ;
- gestion documentaire : numéro d ‘enregistrement courrier ;
- statut : expatrié ou non, poste, stage, alternance, suppléance, renseignement recherché, proposition de la Commission, suivi ou non au Service de l'Emploi, rdv effectués, commentaire (en restant vigilant à la qualité rédactionnelle respectueuse des personnes) ;
En ce qui concerne les contacts au sein des entreprises ou des Administrations :
- identité : nom, prénom ; raison sociale ;
- coordonnées professionnelles : téléphones (fixe ou mobile), adresse du bureau, email ;
- vie professionnelle : fonction ;
- échanges électroniques : messages échangés ;
- gestion documentaire : numéro de dossier entreprise, numéro de courrier.
Les informations relatives aux candidats proviennent soit de ce dernier (lettre de motivation, CV), soit du traitement ayant pour finalité « Gestion des demandes de bourses d'étude » de la DENJS après accord de la personne, soit de la Direction du Travail.
Celles relatives aux contacts des entreprises ou des administrations sont communiquées par les personnes concernées.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d'une signature en pied de mail.
Après analyse, la Commission constate que lesdites mentions sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165.
Elle rappelle toutefois que le responsable de traitement doit s'assurer d'avoir valablement informé l'ensemble des catégories de personnes concernées, en fonction des modalités de saisine des services de la Commission d'Insertion des Diplômés.
- Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès est exercé par courrier électronique auprès de la Commission d'Insertion des Diplômés.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d'accès doit s'exercer dans le mois suivant la réception de la demande.
Par ailleurs, s'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les informations peuvent être communiquées :
- À la Direction du Travail pour le suivi du dossier dans le cadre des missions de cette Direction ;
- À la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique ;
- À tout employeur privé susceptible d'être intéressé par le profil d'un candidat.
Par ailleurs, les accès sont définis comme suit :
- Les personnes habilitées de la Commission d'Insertion des Diplômés : tous droits ;
- Les personnes habilitées de la Direction des Réseaux et Systèmes d'Information ou tiers intervenant pour son compte : tout accès dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du traitement implémenté sur le système d'information de l'État.
En ce qui concerne le recours à des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d'accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
Sous ces réserves, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les rapprochements et les interconnexions avec d'autres traitements
Le responsable de traitement indique que le traitement est rapproché avec les traitements suivants :
- « Gestion des demandes de bourses d'études », légalement mis en œuvre, afin que la Direction de l'Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports communique pour les personnes concernées ayant données leur accord, une extraction de données à leur communiquer. La Commission relève que la communication d'informations de la DENJS à la Commission d'Insertion des Diplômés a été prévue et acceptée dans le traitement dont s'agit ;
- « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DRSI », non légalement mis en œuvre, en cas de difficultés rencontrées dans l'utilisation des ressources informatiques.
Par ailleurs, le traitement est interconnecté avec les traitements suivants :
- « Gestion des habilitations et des accès au Système d'information par l'Active Directory », afin de permettre l'accès au SI des utilisateurs ;
- « Gestion de la messagerie professionnelle Échange », afin d'utiliser la messagerie aux fins d'échanges avec les demandeurs ;
- « Gestion des techniques automatisées de communication », afin d'utiliser la messagerie aux fins d'échanges avec les demandeurs.
La Commission considère que ces interconnexions et rapprochements sont justifiés.
Elle rappelle toutefois que le traitement ayant pour finalité « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DRSI » doit être légalement mis en œuvre préalablement à son rapprochement avec le présent traitement.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Par ailleurs, les communications électroniques doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations objets du traitement sont conservées le temps du suivi du dossier + 5 ans après la date du premier emploi.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
Rappelle que :
- le responsable de traitement doit s'assurer d'avoir valablement informé l'ensemble des catégories de personnes concernées, en fonction des modalités de saisine des services de la Commission d'Insertion des Diplômés ;
- le traitement ayant pour finalité « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DRSI » doit être légalement mis en œuvre préalablement à son rapprochement avec le présent traitement ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- les communications électroniques doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'intégration des diplômés en lien avec Monaco et de la réinsertion des expatriés monégasques ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.