Délibération n° 2013-147 du 16 décembre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté », dénommé « Label « Monaco Welcome Certified » » du Monaco Welcome & Business Office, présenté par le Ministre d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996 portant création de la Direction de l’Expansion Economique, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création du Service Monaco Welcome & Business Office au sein de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion du site Web au Plan d’Accueil », dénommé « Monaco Welcome » du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté », dénommé « Label « Monaco Welcome Certified » » du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, le Monaco Welcome & Business Office (MWBO) est un service de la Direction de l’Expansion Economique, relevant des attributions du Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie.
Le présent traitement est ainsi soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté ». Il est dénommé « Label « Monaco Welcome Certified » ».
Il concerne les représentants des organismes du secteur privé localisés en Principauté de Monaco souhaitant se voir attribuer le label « Monaco Welcome Certified ».
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- réceptionner les demandes de labellisation ;
- analyser les résultats des questions d’auto-évaluation reçus par le site Internet dédié au Plan d’accueil ;
- transmettre les résultats dudit questionnaire au prestataire de service chargé des visites préalables à l’obtention du label selon la méthode du « client mystère » ;
- réceptionner les résultats de la visite du prestataire et la synthèse des observations ;
- valider la demande de labellisation ;
- communiquer les résultats de la démarche au demandeur ;
- échanger des correspondances avec les organismes labellisés ;
- diffuser sur le site Web dédié les éléments d’information permettant d’identifier les organismes labellisés ;
- établir et mettre à jour la liste des organismes labellisés ;
- établir des statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Le Monaco Welcome & Business Office a été instauré par l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création dudit Service au sein de la Direction de l’Expansion Economique, qui a modifié l’ordonnance souveraine n° 11.986, susvisée.
Aux termes de l’article 2 alinéa 2 de cette dernière, le « Service Monaco Welcome & Business Office est spécifiquement chargé :
- (…) ;
- de mettre en œuvre, entretenir et optimiser les relations et contacts permanents avec l’ensemble des professionnels et partenaires économiques pouvant contribuer à la bonne installation des personnes et entreprises ;
- de créer et alimenter les outils de communication et d’information utiles ;
- de promouvoir le Service auprès des différents réseaux à Monaco et à l’étranger ;
- d’assurer un point de contact privilégié pour les commerçants de la Principauté, coordonner le Groupe Commerce et créer des échanges personnalisés avec les acteurs du secteur ;
- de participer à la mise en place des mesures concernant le secteur privé pour le plan accueil « Monaco Welcome » et au suivi et contrôle des dispositions du Plan Accueil ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A l’appui de ces justifications, le responsable de traitement précise que le plan d’accueil, dénommé « Monaco Welcome », a pour objectif d’améliorer et de renforcer l’attractivité de la Principauté. La création d’un plan d’accueil global pour la Principauté a fait l’objet d’une délibération en Conseil de Gouvernement le 3 août 2012, approuvée par S.A.S. le Prince Souverain.
Dans le prolongement de cette délibération, le Service de la Direction de l’Expansion Economique appelé « Service Espace Entreprise » a été renommé « Service Monaco Welcome & Business Office » (MWBO) par l’ordonnance souveraine n° 4.530 et ses missions ont été précisées.
La Commission observe que cette modification réalisée en octobre 2013 offre transparence et visibilité des activités du Service pour les administrés.
Le présent traitement permet l’exploitation des informations nécessaires à la procédure de labellisation et à la diffusion d’informations s’y rapportant afin de faire connaître et de valoriser l’accueil en Principauté de Monaco.
Par ailleurs, le responsable de traitement précise que la labellisation est une démarche volontaire. Aussi, le traitement est justifié par l’exécution d’un contrat avec les personnes concernées formalisé par le règlement relatif à l’obtention du label. Ce règlement devra mentionner que les informations relatives au labellisé seront diffusées.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Détail des informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement :
- identité : raison sociale de l’organisme inscrite à la démarche de labellisation, nom, prénom, titre, fonction du représentant de l’organisme ;
- adresses et coordonnées : téléphone, adresse postale et adresse électronique professionnels de l’organisme et de son représentant ;
- présentation de l’entité labellisée : éléments d’informations diffusées au RCI (activité et/ou objet social) ;
- résultat du processus de labellisation : résultat du questionnaire d’auto-évaluation, résultat de la ou des visites du « client mystère », synthèse comparative, avis sur la labellisation, date de délivrance du label.
• Origine des informations
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, au questionnaire d’auto-évaluation et à la présentation de l’entité labellisée ont pour origine le représentant de l’entité.
Les informations relatives aux résultats des visites du « client mystère » ont pour origine le prestataire de service chargé de l’organisation des enquêtes.
Les informations relatives à la date de délivrance du label ont pour origine le MWBO.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Les informations des organismes labellisés seront ensuite exploitées dans le traitement ayant pour finalité « Gestion du site Web dédié au Plan d’accueil », concomitamment soumis à la Commission. A cet égard, elle observe que le traitement ultérieur des données ainsi réalisé respecte le principe de compatibilité des traitements fixé à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par le biais d’une note inscrite sur les courriels adressés aux personnes faisant acte de candidature à l’obtention du label, et par le biais du règlement relatif à l’obtention du label.
La note et le règlement n’ont pas été annexés au dossier de demande d’avis. En conséquence, la Commission rappelle qu’ils devront reprendre les mentions visées à l’article 14 de la loi n° 1.165 et comporter une information sur la diffusion des données d’identification des organismes labellisés.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification auprès du MWBO par un accès en ligne à leur dossier, par courrier postal, par courrier électronique ou sur place. Il sera répondu à leur demande dans le délai légal de 30 jours à compter de la réception de la demande, selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation sont les collaborateurs du MWBO en charge du plan d’accueil.
• Les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont les membres du Comité Ad Hoc et les membres du Comité de pilotage chargés de l’organisation et du suivi du plan d’Accueil, ainsi que le prestataire localisé sur le territoire français chargé d’effectuer les vérifications sur le terrain selon la procédure du « client mystère ».
La Commission relève que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées 3 ans renouvelables. Cette durée correspond à celle du label qui doit être renouvelé tous les 3 ans.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que l’information des personnes concernées doit reprendre les mentions obligatoires fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté », dénommé « Label « Monaco Welcome Certified » », du Monaco Welcome & Business Office.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996 portant création de la Direction de l’Expansion Economique, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création du Service Monaco Welcome & Business Office au sein de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion du site Web au Plan d’Accueil », dénommé « Monaco Welcome » du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté », dénommé « Label « Monaco Welcome Certified » » du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, le Monaco Welcome & Business Office (MWBO) est un service de la Direction de l’Expansion Economique, relevant des attributions du Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie.
Le présent traitement est ainsi soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté ». Il est dénommé « Label « Monaco Welcome Certified » ».
Il concerne les représentants des organismes du secteur privé localisés en Principauté de Monaco souhaitant se voir attribuer le label « Monaco Welcome Certified ».
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- réceptionner les demandes de labellisation ;
- analyser les résultats des questions d’auto-évaluation reçus par le site Internet dédié au Plan d’accueil ;
- transmettre les résultats dudit questionnaire au prestataire de service chargé des visites préalables à l’obtention du label selon la méthode du « client mystère » ;
- réceptionner les résultats de la visite du prestataire et la synthèse des observations ;
- valider la demande de labellisation ;
- communiquer les résultats de la démarche au demandeur ;
- échanger des correspondances avec les organismes labellisés ;
- diffuser sur le site Web dédié les éléments d’information permettant d’identifier les organismes labellisés ;
- établir et mettre à jour la liste des organismes labellisés ;
- établir des statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Le Monaco Welcome & Business Office a été instauré par l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création dudit Service au sein de la Direction de l’Expansion Economique, qui a modifié l’ordonnance souveraine n° 11.986, susvisée.
Aux termes de l’article 2 alinéa 2 de cette dernière, le « Service Monaco Welcome & Business Office est spécifiquement chargé :
- (…) ;
- de mettre en œuvre, entretenir et optimiser les relations et contacts permanents avec l’ensemble des professionnels et partenaires économiques pouvant contribuer à la bonne installation des personnes et entreprises ;
- de créer et alimenter les outils de communication et d’information utiles ;
- de promouvoir le Service auprès des différents réseaux à Monaco et à l’étranger ;
- d’assurer un point de contact privilégié pour les commerçants de la Principauté, coordonner le Groupe Commerce et créer des échanges personnalisés avec les acteurs du secteur ;
- de participer à la mise en place des mesures concernant le secteur privé pour le plan accueil « Monaco Welcome » et au suivi et contrôle des dispositions du Plan Accueil ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A l’appui de ces justifications, le responsable de traitement précise que le plan d’accueil, dénommé « Monaco Welcome », a pour objectif d’améliorer et de renforcer l’attractivité de la Principauté. La création d’un plan d’accueil global pour la Principauté a fait l’objet d’une délibération en Conseil de Gouvernement le 3 août 2012, approuvée par S.A.S. le Prince Souverain.
Dans le prolongement de cette délibération, le Service de la Direction de l’Expansion Economique appelé « Service Espace Entreprise » a été renommé « Service Monaco Welcome & Business Office » (MWBO) par l’ordonnance souveraine n° 4.530 et ses missions ont été précisées.
La Commission observe que cette modification réalisée en octobre 2013 offre transparence et visibilité des activités du Service pour les administrés.
Le présent traitement permet l’exploitation des informations nécessaires à la procédure de labellisation et à la diffusion d’informations s’y rapportant afin de faire connaître et de valoriser l’accueil en Principauté de Monaco.
Par ailleurs, le responsable de traitement précise que la labellisation est une démarche volontaire. Aussi, le traitement est justifié par l’exécution d’un contrat avec les personnes concernées formalisé par le règlement relatif à l’obtention du label. Ce règlement devra mentionner que les informations relatives au labellisé seront diffusées.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Détail des informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement :
- identité : raison sociale de l’organisme inscrite à la démarche de labellisation, nom, prénom, titre, fonction du représentant de l’organisme ;
- adresses et coordonnées : téléphone, adresse postale et adresse électronique professionnels de l’organisme et de son représentant ;
- présentation de l’entité labellisée : éléments d’informations diffusées au RCI (activité et/ou objet social) ;
- résultat du processus de labellisation : résultat du questionnaire d’auto-évaluation, résultat de la ou des visites du « client mystère », synthèse comparative, avis sur la labellisation, date de délivrance du label.
• Origine des informations
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, au questionnaire d’auto-évaluation et à la présentation de l’entité labellisée ont pour origine le représentant de l’entité.
Les informations relatives aux résultats des visites du « client mystère » ont pour origine le prestataire de service chargé de l’organisation des enquêtes.
Les informations relatives à la date de délivrance du label ont pour origine le MWBO.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Les informations des organismes labellisés seront ensuite exploitées dans le traitement ayant pour finalité « Gestion du site Web dédié au Plan d’accueil », concomitamment soumis à la Commission. A cet égard, elle observe que le traitement ultérieur des données ainsi réalisé respecte le principe de compatibilité des traitements fixé à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par le biais d’une note inscrite sur les courriels adressés aux personnes faisant acte de candidature à l’obtention du label, et par le biais du règlement relatif à l’obtention du label.
La note et le règlement n’ont pas été annexés au dossier de demande d’avis. En conséquence, la Commission rappelle qu’ils devront reprendre les mentions visées à l’article 14 de la loi n° 1.165 et comporter une information sur la diffusion des données d’identification des organismes labellisés.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification auprès du MWBO par un accès en ligne à leur dossier, par courrier postal, par courrier électronique ou sur place. Il sera répondu à leur demande dans le délai légal de 30 jours à compter de la réception de la demande, selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation sont les collaborateurs du MWBO en charge du plan d’accueil.
• Les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont les membres du Comité Ad Hoc et les membres du Comité de pilotage chargés de l’organisation et du suivi du plan d’Accueil, ainsi que le prestataire localisé sur le territoire français chargé d’effectuer les vérifications sur le terrain selon la procédure du « client mystère ».
La Commission relève que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées 3 ans renouvelables. Cette durée correspond à celle du label qui doit être renouvelé tous les 3 ans.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que l’information des personnes concernées doit reprendre les mentions obligatoires fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté », dénommé « Label « Monaco Welcome Certified » », du Monaco Welcome & Business Office.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.