Délibération n° 2013-106 du 16 juillet 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des Assemblées générales de MT et MTI » présenté par Monaco Télécom SAM
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 408 du 20 janvier 1945 complétant l’ordonnance sur les sociétés anonymes et en commandite par actions, du 5 mars 1895, notamment en ce qui concerne la nomination, les attributions et la responsabilité des Commissaires ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance du 5 mars 1895 sur les sociétés anonymes et en commandite par actions ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le contrat de concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM le 14 juin 2013 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Secrétariat du Conseil d’Administration de Monaco Télécom et Monaco Télécom International » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Elle a notamment pour objet « d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […] ».
Dans le cadre de son activité, Monaco Télécom SAM gère les missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de Monaco Télécom SAM et de Monaco Télécom International SAM, sa filiale à 100%.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité « Secrétariat du Conseil d’Administration de Monaco Télécom et Monaco Télécom International ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Secrétariat du Conseil d’Administration de Monaco Télécom et Monaco Télécom International ».
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont les « administrateurs, collaborateurs MT et MTI ».
A l’analyse du dossier, la Commission constate que les actionnaires de MT et MTI sont également des personnes concernées.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- la convocation des administrateurs et/ou des actionnaires aux Conseils d’Administration et assemblées générales ;
- le suivi des séances des Conseils d’Administration et des assemblées générales (préparation des documents transmis en séances, rédaction des délibérations, signatures de procès verbaux, formalités consécutives) ;
- la conservation des procès-verbaux signés, des informations nominatives des membres du conseil, des éléments composant le capital social (certificat d’action, bordereau de transfert).
Considérant les fonctionnalités du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement, soit celui d’assurer les missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de MT et MTI.
Par conséquent, elle demande que la finalité du traitement soit modifiée comme suit : « Gestion des missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de MT et MTI ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que l’article 10 de l’ordonnance du 5 mars 1895 sur les sociétés anonymes et en commandite par actions dispose que :
« La société anonyme est administrée par des mandataires à temps, révocables, salariés ou gratuits, pris parmi les actionnaires.
Les statuts peuvent prévoir l’obligation pour les actionnaires d’être propriétaires d’un nombre minimal d’actions affectées à la garantie de tous les actes de gestion. Ces actions sont nominatives, inaliénables, frappées d’un timbre indiquant l’inaliénabilité et déposées dans la caisse sociale.
Les administrateurs peuvent d’un commun accord, si les statuts le permettent, se substituer un mandataire étranger à la société et dont ils sont responsables envers elle.
Exceptionnellement, les administrateurs des sociétés anonymes constituées dans le seul but d’exploiter un monopole concédé par l’État, peuvent, si l’acte de concession l’autorise, être pris en dehors des associés ».
Elle relève par ailleurs, conformément à l’article 6 de la loi n° 408 du 20 janvier 1945 complétant l’ordonnance sur les sociétés anonymes et en commandite par actions, du 5 mars 1895, notamment en ce qui concerne la nomination, les attributions et la responsabilité des Commissaires que :
« Dans toute société anonyme ou en commandite par actions, il est tenu chaque année, dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice, au moins une assemblée générale, dite assemblée générale annuelle, à laquelle les administrateurs ou les gérants soumettent les comptes de l’exercice écoulé et présentent un rapport sur la marche des affaires sociales pendant ledit exercice.
Cette assemblée nomme, remplace, révoque ou réélit les administrateurs et les Commissaires, s’il y a lieu ; elle discute le bilan et les comptes qui lui sont présentés, les approuve, les redresse ou les rejette ; elle fixe les dividendes à répartir et délibère sur tous autres objets intéressant la marche normale de la société ».
La Commission considère que ledit traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
La Commission constate, conformément aux articles 16 et 24 des statuts de Monaco Télécom S.A.M., que « le conseil d’administration se réunit aussi souvent que l’intérêt de la société l’exige » et que « les assemblées générales sont convoquées par le conseil d’administration (…) ».
Elle relève également que les articles 17 et 24 des statuts de Monaco Télécom International S.A.M. prévoient des dispositions comparables.
La Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont :
- identité : nom, prénom, nationalité, date de naissance ;
- adresse et coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone ;
- vie professionnelle : société d’appartenance, titre ;
- données d’identification électronique : adresse électronique.
Les informations ont pour origine les personnes concernées.
La Commission considère que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une note diffusée en séance du conseil d’administration.
A l’analyse de ladite note, la Commission relève qu’elle ne s’adresse qu’aux seuls administrateurs et qu’elle ne mentionne pas l’identité des destinataires ou des catégories de destinataires des informations nominatives, conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
En conséquence, la Commission demande que soit assurée l’information préalable de l’ensemble des personnes concernées et que les mentions d’information figurant sur ladite note soient mises en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, précitée.
• Sur l’exercice des droits des personnes concernées
Les droits d’accès, de modification, de mise à jour et de suppression sont exercés sur place, par voie postale ou par courrier électronique auprès de la direction juridique de Monaco Télécom.
Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations collectées dans le cadre du traitement sont communiquées aux administrateurs, aux commissaires aux comptes de MT et MTI, au notaire, au Répertoire du Commerce et de l’Industrie et à la Direction des Services Fiscaux.
La Commission estime que ces communications d’informations sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
La Direction Juridique dispose d’un accès tous droits, la Direction Générale d’un accès en modification, mise à jour et consultation, les directeurs de la société d’un accès en consultation uniquement, et les administrateurs d’un accès en modification et en consultation.
Considérant les attributions respectives de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les rapprochements avec d’autres traitements
Le responsable de traitement indique un rapprochement avec les traitements ayant pour finalité respective « Gestion des jetons de présence alloués aux administrateurs de MT et MTI » et « Gestion des sociétés et des contrats (Legal Suite) ».
La Commission relève que le traitement ayant pour finalité « Gestion des sociétés et des contrats (Legal Suite) » n’est pas légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165. Elle demande donc qu’il soit soumis à son avis et que dans l’attente tout rapprochement soit interrompu.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
D’après le responsable de traitement, les informations sont conservées « pour la durée de l’existence de la société ».
A cet égard, la Commission constate que la durée de conservation de certaines informations est excessive au regard de la finalité du traitement.
Elle décide en conséquence que l’ensemble des informations relatives aux collaborateurs seront conservées pour la durée de leurs fonctions, que l’adresse électronique des administrateurs sera supprimée à l’issue de leurs mandats et que l’adresse électronique des actionnaires sera supprimée à l’issue de leur participation.
Après en avoir délibéré,
Demande que :
- la finalité du traitement soit modifiée par : « Gestion des missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de MT et MTI » ;
- soit assurée l’information préalable de l’ensemble des personnes concernées et que les mentions d’information figurant sur la note d’information soient mises en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, précitée ;
- lui soit soumis le traitement ayant pour finalité « Gestion des sociétés et des contrats (Legal Suite) ».
Décide que l’ensemble des informations relatives aux collaborateurs seront conservées pour la durée de leurs fonctions, que l’adresse électronique des administrateurs sera supprimée à l’issue de leurs mandats et que l’adresse électronique des actionnaires sera supprimée à l’issue de leur participation.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par Monaco Telecom SAM, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de MT et MTI ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 408 du 20 janvier 1945 complétant l’ordonnance sur les sociétés anonymes et en commandite par actions, du 5 mars 1895, notamment en ce qui concerne la nomination, les attributions et la responsabilité des Commissaires ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance du 5 mars 1895 sur les sociétés anonymes et en commandite par actions ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le contrat de concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM le 14 juin 2013 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Secrétariat du Conseil d’Administration de Monaco Télécom et Monaco Télécom International » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Elle a notamment pour objet « d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […] ».
Dans le cadre de son activité, Monaco Télécom SAM gère les missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de Monaco Télécom SAM et de Monaco Télécom International SAM, sa filiale à 100%.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité « Secrétariat du Conseil d’Administration de Monaco Télécom et Monaco Télécom International ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Secrétariat du Conseil d’Administration de Monaco Télécom et Monaco Télécom International ».
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont les « administrateurs, collaborateurs MT et MTI ».
A l’analyse du dossier, la Commission constate que les actionnaires de MT et MTI sont également des personnes concernées.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- la convocation des administrateurs et/ou des actionnaires aux Conseils d’Administration et assemblées générales ;
- le suivi des séances des Conseils d’Administration et des assemblées générales (préparation des documents transmis en séances, rédaction des délibérations, signatures de procès verbaux, formalités consécutives) ;
- la conservation des procès-verbaux signés, des informations nominatives des membres du conseil, des éléments composant le capital social (certificat d’action, bordereau de transfert).
Considérant les fonctionnalités du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement, soit celui d’assurer les missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de MT et MTI.
Par conséquent, elle demande que la finalité du traitement soit modifiée comme suit : « Gestion des missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de MT et MTI ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que l’article 10 de l’ordonnance du 5 mars 1895 sur les sociétés anonymes et en commandite par actions dispose que :
« La société anonyme est administrée par des mandataires à temps, révocables, salariés ou gratuits, pris parmi les actionnaires.
Les statuts peuvent prévoir l’obligation pour les actionnaires d’être propriétaires d’un nombre minimal d’actions affectées à la garantie de tous les actes de gestion. Ces actions sont nominatives, inaliénables, frappées d’un timbre indiquant l’inaliénabilité et déposées dans la caisse sociale.
Les administrateurs peuvent d’un commun accord, si les statuts le permettent, se substituer un mandataire étranger à la société et dont ils sont responsables envers elle.
Exceptionnellement, les administrateurs des sociétés anonymes constituées dans le seul but d’exploiter un monopole concédé par l’État, peuvent, si l’acte de concession l’autorise, être pris en dehors des associés ».
Elle relève par ailleurs, conformément à l’article 6 de la loi n° 408 du 20 janvier 1945 complétant l’ordonnance sur les sociétés anonymes et en commandite par actions, du 5 mars 1895, notamment en ce qui concerne la nomination, les attributions et la responsabilité des Commissaires que :
« Dans toute société anonyme ou en commandite par actions, il est tenu chaque année, dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice, au moins une assemblée générale, dite assemblée générale annuelle, à laquelle les administrateurs ou les gérants soumettent les comptes de l’exercice écoulé et présentent un rapport sur la marche des affaires sociales pendant ledit exercice.
Cette assemblée nomme, remplace, révoque ou réélit les administrateurs et les Commissaires, s’il y a lieu ; elle discute le bilan et les comptes qui lui sont présentés, les approuve, les redresse ou les rejette ; elle fixe les dividendes à répartir et délibère sur tous autres objets intéressant la marche normale de la société ».
La Commission considère que ledit traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
La Commission constate, conformément aux articles 16 et 24 des statuts de Monaco Télécom S.A.M., que « le conseil d’administration se réunit aussi souvent que l’intérêt de la société l’exige » et que « les assemblées générales sont convoquées par le conseil d’administration (…) ».
Elle relève également que les articles 17 et 24 des statuts de Monaco Télécom International S.A.M. prévoient des dispositions comparables.
La Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont :
- identité : nom, prénom, nationalité, date de naissance ;
- adresse et coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone ;
- vie professionnelle : société d’appartenance, titre ;
- données d’identification électronique : adresse électronique.
Les informations ont pour origine les personnes concernées.
La Commission considère que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une note diffusée en séance du conseil d’administration.
A l’analyse de ladite note, la Commission relève qu’elle ne s’adresse qu’aux seuls administrateurs et qu’elle ne mentionne pas l’identité des destinataires ou des catégories de destinataires des informations nominatives, conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
En conséquence, la Commission demande que soit assurée l’information préalable de l’ensemble des personnes concernées et que les mentions d’information figurant sur ladite note soient mises en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, précitée.
• Sur l’exercice des droits des personnes concernées
Les droits d’accès, de modification, de mise à jour et de suppression sont exercés sur place, par voie postale ou par courrier électronique auprès de la direction juridique de Monaco Télécom.
Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations collectées dans le cadre du traitement sont communiquées aux administrateurs, aux commissaires aux comptes de MT et MTI, au notaire, au Répertoire du Commerce et de l’Industrie et à la Direction des Services Fiscaux.
La Commission estime que ces communications d’informations sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
La Direction Juridique dispose d’un accès tous droits, la Direction Générale d’un accès en modification, mise à jour et consultation, les directeurs de la société d’un accès en consultation uniquement, et les administrateurs d’un accès en modification et en consultation.
Considérant les attributions respectives de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les rapprochements avec d’autres traitements
Le responsable de traitement indique un rapprochement avec les traitements ayant pour finalité respective « Gestion des jetons de présence alloués aux administrateurs de MT et MTI » et « Gestion des sociétés et des contrats (Legal Suite) ».
La Commission relève que le traitement ayant pour finalité « Gestion des sociétés et des contrats (Legal Suite) » n’est pas légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165. Elle demande donc qu’il soit soumis à son avis et que dans l’attente tout rapprochement soit interrompu.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
D’après le responsable de traitement, les informations sont conservées « pour la durée de l’existence de la société ».
A cet égard, la Commission constate que la durée de conservation de certaines informations est excessive au regard de la finalité du traitement.
Elle décide en conséquence que l’ensemble des informations relatives aux collaborateurs seront conservées pour la durée de leurs fonctions, que l’adresse électronique des administrateurs sera supprimée à l’issue de leurs mandats et que l’adresse électronique des actionnaires sera supprimée à l’issue de leur participation.
Après en avoir délibéré,
Demande que :
- la finalité du traitement soit modifiée par : « Gestion des missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de MT et MTI » ;
- soit assurée l’information préalable de l’ensemble des personnes concernées et que les mentions d’information figurant sur la note d’information soient mises en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, précitée ;
- lui soit soumis le traitement ayant pour finalité « Gestion des sociétés et des contrats (Legal Suite) ».
Décide que l’ensemble des informations relatives aux collaborateurs seront conservées pour la durée de leurs fonctions, que l’adresse électronique des administrateurs sera supprimée à l’issue de leurs mandats et que l’adresse électronique des actionnaires sera supprimée à l’issue de leur participation.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par Monaco Telecom SAM, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des missions du secrétariat juridique des conseils d’administration et des assemblées générales de MT et MTI ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.