Avis de recrutement n° 2022-60 d'un(e) Secrétaire-hôte(esse) au sein de la Délégation Interministérielle chargée de la Transition Numérique

relevant du Secrétariat Général du Gouvernement.

La Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique fait savoir qu’il va être procédé au recrutement d’un(e) Secrétaire-hôte(esse) au sein de la Délégation Interministérielle chargée de la Transition Numérique relevant du Secrétariat Général du Gouvernement, pour une durée déterminée, la période d’essai étant de trois mois.

L’échelle indiciaire afférente à la fonction a pour indices majorés extrêmes 244/338.

Les missions liées au poste sont les suivantes :

-  assurer l’accueil physique et téléphonique de la Délégation Interministérielle chargée de la Transition Numérique ;

-  gérer la création et la gestion des badges visiteurs ;

-  assurer diverses tâches de secrétariat (rédaction de notes, courriers et mails destinés aux membres de la Délégation et/ou aux services extérieurs…) ;

-  gérer et organiser les stocks et commandes de la Délégation (fournitures, cartes de bus, cartes de visite, tickets restaurant…) ;

-  recenser les demandes de réservation des salles de réunion ;

-  mettre à jour les différentes procédures administratives destinées aux équipes de la Délégation (réservation de salles de réunions, utilisation des infrastructures sur site…) ;

-  participer à l’enregistrement du courrier, du classement et à la gestion des boites mails génériques ;

-  aider à la réservation de transports, hôtels et restaurants lors des déplacements des équipes de la Délégation, ainsi que sur certains événements ;

-  participer aux missions liées à la communication d’Extended Monaco.

Les conditions à remplir sont les suivantes :

-  posséder un niveau d’études équivalent au B.E.P. ;

-  maîtriser parfaitement la langue française (lu, écrit, parlé) et disposer de solides notions en langue anglaise ;

-  avoir une bonne présentation ;

-  savoir s’exprimer correctement ;

-  démontrer des qualités rédactionnelles et de synthèse ;

-  maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Outlook) ;

-  maîtriser l’usage des nouveaux outils numériques (applications diverses, réseaux sociaux, chat en ligne) ;

-  une connaissance des projets numériques implantés au sein de la Principauté serait appréciée ;

-  une connaissance du fonctionnement de l’Administration monégasque serait appréciée ;

-  une expérience dans l’organisation d’événements ainsi que dans les missions de communication serait  appréciée ;

-  être de bonne moralité.

Savoir-être :

-  disposer d’un bon sens relationnel ;

-  être rigoureux et organisé ;

-  être ponctuel ;

-  être autonome et faire preuve d’initiatives ;

-  faire preuve de réactivité et d’adaptabilité ;

-  savoir travailler au sein d’une équipe ;

-  faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle ;

-  avoir le sens de la diplomatie ;

-  être à l’aise face au public.

L’attention des candidat(e)s est appelée sur les contraintes horaires inhérentes au poste qui pourra nécessiter une présence horaire supplémentaire à l’accueil en fonction des besoins et évènements du service.

FORMALITÉS

Pour répondre aux avis de recrutement visés ci-dessus, les candidats devront adresser à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, dans un délai de dix jours à compter de leur publication au Journal de Monaco, les documents suivants :

- un curriculum vitae actualisé et en français,

- une lettre de motivation,

- une copie de leurs diplômes s’ils ne l’ont pas déjà fournie dans le cadre d’une précédente candidature datant de moins de six mois, soit électroniquement par le biais du Téléservice à l’adresse suivante : https://teleservice.gouv.mc/candidature-fpe/, soit par courrier à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, au Stade Louis II - Entrée H - 1, avenue des Castelans - BP 672 - MC 98014 Monaco Cédex.

Les dossiers de candidature incomplets ou transmis hors délai ne seront pas pris en considération.

Conformément à la loi n° 188 du 18 juillet 1934 relative aux fonctions publiques, la priorité d’emploi sera réservée aux candidats de nationalité monégasque.

Il est précisé que des épreuves pourront être organisées afin de départager les candidats en présence. Dans ce cadre, les candidats monégasques ne sont soumis qu’à la vérification de leurs aptitudes par l’obtention d’une moyenne générale égale ou supérieure à 10 sur 20, sauf à ce qu’ils aient obtenu à l’une des épreuves une note éliminatoire indiquée, le cas échéant, dans la lettre de convocation.

En présence de plusieurs candidats monégasques aptes, ces derniers seront départagés en fonction de leur mérite établi par ordre de classement.

En l’absence de candidat monégasque apte, les candidats aptes seront à leur tour départagés en fonction de leur mérite établi par ordre de classement.

Les candidats s’engagent, à la demande de l’Administration, à produire notamment un extrait de casier judiciaire de moins de trois mois.