Délibération n° 2011-103 du 15 novembre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « téléservice permettant le dépôt d’offres d’emploi du secteur privé » du Service de l’Emploi.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957, modifiée, tendant à réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, et son rapport de présentation ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.122 du 11 février 2011 portant création de la Direction Informatique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.121 du 11 février 2011 portant création de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une Direction du Travail ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «constitution du dossier employeur», tel que mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat du 21 janvier 2011, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2011-02 du 10 janvier 2011 portant levée de réserves de la délibération n° 2007-21 du 20 mars 2007 ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 14 octobre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des usagers» de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 14 octobre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «téléservice permettant le dépôt d’offres d’emploi du secteur privé», et les compléments d’informations communiqués le 20 octobre 2011 ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 novembre 2011 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Service de l’Emploi de la Principauté relève de la Direction du Travail. Il s’agit d’un service exécutif, au sens de l’article 44 de la Constitution, placé sous l’autorité du Ministre d’Etat.
Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération entre dans ce cadre. Il est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Il s’inscrit dans le cadre du dispositif de modernisation de l’Administration souhaité par le Gouvernement au travers du développement de l’e-administration.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement d’informations nominatives présenté a pour finalité «Téléservice permettant le dépôt d’offres d’emploi du secteur privé».
Les personnes concernées sont les employeurs affiliés aux organismes sociaux de la Principauté.
Les fonctionnalités sont les suivantes :
- permettre aux employeurs :
• de créer, consulter et modifier les informations constituant leur profil ;
• de déposer une offre d’emploi par voie électronique ;
• de contacter par courrier électronique le Service de l’Emploi.
- permettre au Service de l’Emploi :
• de réceptionner les offres d’emploi ;
• d’accuser réception des offres d’emploi adressées par voie électronique ;
• de traiter les offres d’emploi ainsi adressées.
- permettre au modérateur du Service de l’Emploi de réaliser les opérations de gestion des comptes utilisateurs du présent téléservice ;
- d’effectuer des sondages anonymes sur l’utilisation de la télé-procédure en objet ;
- de disposer des informations techniques permettant la gestion de la navigation sur le site dédié à la télé-procédure en objet ;
- d’établir des statistiques.
Pour accéder au présent traitement, tout employeur souhaitant formaliser une offre d’emploi dans le secteur privé devra préalablement créer un «compte personnel sécurisé», conformément au traitement automatisé ayant pour finalité «gestion de comptes personnels sécurisés permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices», et dans le respect des observations et demandes formalisées par la Commission dans sa délibération n° 2011-104 du 15 novembre 2011.
Conformément au précédent traitement, la Commission tient à préciser qu’«aucune information n’est transmise d’un téléservice à un autre [et qu’], il y a un cloisonnement étanche tant au niveau fonctionnel qu’au niveau accès aux données».
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la finalité est déterminée, explicite et légitime.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 3 de la loi n° 629 du 17 juillet 1957 susvisée «toute offre d’emploi doit être déclarée par l’employeur à la direction de la main d’œuvre et des emplois qui lui adresse, dans les quatre jours francs de la déclaration, le ou les candidats à l’emploi. Qu’à défaut de réponse dans ce délai, l’employeur peut proposer un autre candidat. Cependant, en cas d’urgence reconnue par la direction de la main-d’œuvre et des emplois, cette procédure ne sera pas suivie, l’employeur ayant, dans ce cas particulier, après accord préalable de ce service, la possibilité de procéder à l’embauchage, pour une durée limitée, du personnel qui lui fait défaut.
L’embauchage des gens de maison sera assujetti à cette règle d’urgence».
La Commission constate que le traitement présenté est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement, et la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
S’agissant du consentement des personnes concernées, le responsable de traitement précise qu’il sera intégré dans les conditions générales d’utilisation du site qui doivent être acceptées par l’utilisateur au moment de son identification.
S’agissant du respect d’obligations légales, le responsable de traitement s’appuie sur les attributions de la Direction du Travail et sur les règles portant conditions d’embauchages en Principauté.
L’intérêt, les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées sont pris en considération dès lors où l’utilisateur choisit librement de déposer une offre d’emploi via le présent téléservice d’une part, et par la limitation des informations nominatives traitées au strict nécessaire par rapport à la finalité recherchée, d’autre part.
La Commission relève que le traitement est justifié conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165.
III. Sur les informations traitées et leurs origines
Les informations traitées sont :
- identité : numéro d’affiliation aux organismes sociaux, raison sociale, forme juridique, nom et prénom du contact ;
- adresses et coordonnées professionnelles : adresse postale, téléphone, adresse électronique de l’employeur ;
- caractéristique de l’offre d’emploi : désignation, nombre de postes, type de contrat, montant de la rémunération brute, profil du poste (niveau d’étude, expérience, connaissances spécifiques) ;
- référence de l’offre d’emploi : numéro de référence du dépôt ;
- historique de navigation de l’usager : pages visitées, temps resté sur les différentes pages ;
- données de connexion : données d’horodatage, log de connexion de l’utilisateur, données de messagerie de l’utilisateur.
Ces informations ont pour origine :
- l’intéressé ou son mandataire pour les personnes morales pour l’identité et les coordonnées ;
- le Module WEB du traitement pour l’historique de navigation, les données de connexion et la référence de l’offre d’emploi.
La Commission constate que les informations nominatives traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives», conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Pour accéder au présent traitement, toute personne souhaitant déposer une offre d’emploi devra préalablement créer un «compte personnel sécurisé», conformément au traitement automatisé ayant pour finalité «gestion de comptes personnels sécurisés permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices», et dans le respect des observations et demandes formalisées par la Commission dans sa délibération n° 2011-104 du 15 novembre 2011.
Conformément au précédent traitement, la Commission rappelle qu’«aucune information n’est transmise d’un téléservice à un autre [et qu’], il y a un cloisonnement étanche tant au niveau fonctionnel qu’au niveau accès aux données».
Les informations nominatives traitées sur les employeurs seront ultérieurement exploitées dans le cadre des traitements de la Direction du Travail ayant pour finalité «constitution du dossier employeur», tel que mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat du 21 janvier 2011, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2011-02 du 10 janvier 2011.
En complément à la demande d’avis, la Commission prend acte que les informations traitées dans le cadre du présent traitement pourront faire l’objet de rapprochement avec le traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des demandeurs d’emploi» de la Direction du Travail, mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat du 24 avril 2007, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2007-25 du 19 avril 2007.
La Commission constate que ces utilisations ultérieures sont compatibles avec le présent traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Enfin, la Commission rappelle que si des opérations permettant d’assurer la traçabilité du traitement des offres d’emploi devaient être mises en place, alors la présente demande d’avis devra être modifiée afin d’y intégrer ce processus qui comporte des informations nominatives se rapportant aux agents du Service de l’Emploi.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par un affichage et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne : les conditions générales d’utilisation du téléservice.
Concernant l’affiche, la Commission rappelle que les obligations d’informations des personnes concernées doivent être conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
Ainsi, conformément à cette disposition, les personnes concernées doivent être averties de : l’identité du responsable de traitement, la finalité du traitement, le caractère obligatoire des réponses, les conséquences en cas de défaut de réponse, l’identité des destinataires ou catégorie de destinataires, les droits d’opposition, d’accès et de rectification relatives aux informations, et le droit de s’opposer à l’utilisation pour le compte de tiers, ou à la communication à des tiers d’informations nominatives concernant la personne à des fins de prospection.
A cet égard, la Commission relève que l’affiche de la Direction du Travail ne reprend qu’une seule de ces mentions. Elle demande donc à ce qu’elle soit modifiée en tenant compte des dispositions évoquées précédemment et des finalités des traitements exploités par le Service de l’Emploi.
Concernant l’information des intéressés exercée par les conditions générales d’utilisation du téléservice, la Commission a été rendue destinataire de l’extrait desdites conditions portant sur la protection des informations nominatives. La Commission observe que les mentions y figurant sont conformes aux obligations de l’article 14 de la loi n° 1.165.
Toutefois, elle demande que ces mentions soient adaptées au téléservice objet du traitement. Ainsi le téléservice permet «le dépôt d’offres d’emploi du secteur privé», non de «postuler aux emplois publics» comme mentionné dans la rubrique «avis de la CCIN».
Par ailleurs, les personnes sont concernées, en l’espèce, par un traitement et non plusieurs traitements, les conditions d’utilisation s’appliquant à un téléservice donné. Aussi, elle demande que le paragraphe sur le droit d’accès, de rectification et d’opposition soit modifié par «les personnes concernées par ce traitement (…)».
En outre, la Commission relève que le téléservice n’a pas pour objet de «fournir un produit ou un service» comme mentionné dans le même paragraphe, mais de «traiter l’offre présentée par l’intéressé» ou sa demande.
Enfin, le droit d’accès pouvant s’exercer en ligne ou directement auprès du Service de l’Emploi, la Commission demande à ce que ces deux options soient clairement formalisées aux intéressés, et non uniquement celle lui imposant de se déplacer.
La Commission demande que ces mentions d’information des personnes concernées établies pour respecter les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 soient amendées dans ce sens afin de les rendre cohérentes avec l’objet du présent traitement.
• Sur l’exercice du droit d’accès
Selon le responsable de traitement, le droit d’accès est exercé par un accès en ligne au dossier ou sur place auprès du Service de l’Emploi. Le délai de réponse est de trente jours.
Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés par un message de validation du dossier accessible en ligne ou auprès de cette même Direction.
Les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont donc conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
D’après le responsable de traitement, les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- les personnels du Service de l’Emploi habilités à traiter les offres d’emploi en consultation et mise à jour ;
- le personnel habilité de la Direction Informatique ou tiers intervenant pour son compte : tout accès dans le cadre des missions de maintenance, de développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site, mais aussi du contrôle et du maintien des mesures de la sécurité du site et du système d’information de l’Etat ;
- le personnel habilité de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers, ou les personnes agissant sous son autorité : tout accès dans le cadre des missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure qui leur est affecté.
Concernant les tiers intervenant pour le compte de la DAEIU ou de la Direction Informatique, la Commission prend acte que «les sociétés qui interviennent sont tenues à des engagements de confidentialité qui se retrouvent dans les contrats passés par l’Administration». Elle observe donc que le responsable de traitement précise s’être assuré que les prestataires agissant sous son autorité sont en mesure de satisfaire aux obligations de sécurité et de confidentialité des traitements et des informations nominatives conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, susvisée.
La Commission constate que les accès au présent traitement sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquels ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
D’après le responsable de traitement, les informations traitées sont conservées pendant les durées suivantes :
- les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, à la référence de l’offre sont conservées 1 an à partir du dépôt de l’offre ;
- les informations relatives à l’historique de navigation et aux données de connexion sont conservées 3 mois.
La durée de conservation des données d’horodatage a appelé l’attention de la Commission. En effet, ces dernières permettent de déterminer les éléments temporels du dépôt d’une offre d’emploi. Considérant les délais posés par la loi n° 629 susvisée et les délais de prescriptions en cas de litige, la Commission recommande au responsable de traitement de s’interroger sur l’impact des données d’horodatage en termes de contentieux administratifs et de s’assurer que le délai de 3 mois est suffisant pour permettre tant à l’Administration qu’aux usagers de défendre leurs droits.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux articles 9 et 10-1 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré :
Rappelle que si des opérations permettant d’assurer la traçabilité du traitement des candidatures devaient être mises en place, et que ces opérations venaient à permettre de déterminer quel agent du Service de l’Emploi a traité quel dossier et quand, alors la présente demande d’avis devra être modifiée afin d’y intégrer ce processus qui comporte des informations nominatives se rapportant auxdits agents ;
Recommande qu’une étude soit réalisée sur l’impact de la conservation des données d’horodatage en termes de contentieux administratifs afin de veiller à l’instauration d’un délai de conservation des informations suffisant pour permettre tant à l’Administration qu’aux usagers de défendre leurs droits ;
Demande que :
- les mentions d’informations des personnes concernées établies dans un souci de conformité aux dispositions de la loi n° 1.165 dans les conditions générales d’utilisation de la télé-procédure soient amendées comme précisé préalablement ;
- l’affiche mise en place dans les locaux du Service de l’Emploi depuis 2007 soit revue afin d’être conforme aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «téléservice permettant le dépôt d’offres d’emploi du secteur privé» du Service de l’Emploi.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957, modifiée, tendant à réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, et son rapport de présentation ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.122 du 11 février 2011 portant création de la Direction Informatique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.121 du 11 février 2011 portant création de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une Direction du Travail ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «constitution du dossier employeur», tel que mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat du 21 janvier 2011, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2011-02 du 10 janvier 2011 portant levée de réserves de la délibération n° 2007-21 du 20 mars 2007 ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 14 octobre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des usagers» de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 14 octobre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «téléservice permettant le dépôt d’offres d’emploi du secteur privé», et les compléments d’informations communiqués le 20 octobre 2011 ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 novembre 2011 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Service de l’Emploi de la Principauté relève de la Direction du Travail. Il s’agit d’un service exécutif, au sens de l’article 44 de la Constitution, placé sous l’autorité du Ministre d’Etat.
Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération entre dans ce cadre. Il est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Il s’inscrit dans le cadre du dispositif de modernisation de l’Administration souhaité par le Gouvernement au travers du développement de l’e-administration.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement d’informations nominatives présenté a pour finalité «Téléservice permettant le dépôt d’offres d’emploi du secteur privé».
Les personnes concernées sont les employeurs affiliés aux organismes sociaux de la Principauté.
Les fonctionnalités sont les suivantes :
- permettre aux employeurs :
• de créer, consulter et modifier les informations constituant leur profil ;
• de déposer une offre d’emploi par voie électronique ;
• de contacter par courrier électronique le Service de l’Emploi.
- permettre au Service de l’Emploi :
• de réceptionner les offres d’emploi ;
• d’accuser réception des offres d’emploi adressées par voie électronique ;
• de traiter les offres d’emploi ainsi adressées.
- permettre au modérateur du Service de l’Emploi de réaliser les opérations de gestion des comptes utilisateurs du présent téléservice ;
- d’effectuer des sondages anonymes sur l’utilisation de la télé-procédure en objet ;
- de disposer des informations techniques permettant la gestion de la navigation sur le site dédié à la télé-procédure en objet ;
- d’établir des statistiques.
Pour accéder au présent traitement, tout employeur souhaitant formaliser une offre d’emploi dans le secteur privé devra préalablement créer un «compte personnel sécurisé», conformément au traitement automatisé ayant pour finalité «gestion de comptes personnels sécurisés permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices», et dans le respect des observations et demandes formalisées par la Commission dans sa délibération n° 2011-104 du 15 novembre 2011.
Conformément au précédent traitement, la Commission tient à préciser qu’«aucune information n’est transmise d’un téléservice à un autre [et qu’], il y a un cloisonnement étanche tant au niveau fonctionnel qu’au niveau accès aux données».
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la finalité est déterminée, explicite et légitime.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 3 de la loi n° 629 du 17 juillet 1957 susvisée «toute offre d’emploi doit être déclarée par l’employeur à la direction de la main d’œuvre et des emplois qui lui adresse, dans les quatre jours francs de la déclaration, le ou les candidats à l’emploi. Qu’à défaut de réponse dans ce délai, l’employeur peut proposer un autre candidat. Cependant, en cas d’urgence reconnue par la direction de la main-d’œuvre et des emplois, cette procédure ne sera pas suivie, l’employeur ayant, dans ce cas particulier, après accord préalable de ce service, la possibilité de procéder à l’embauchage, pour une durée limitée, du personnel qui lui fait défaut.
L’embauchage des gens de maison sera assujetti à cette règle d’urgence».
La Commission constate que le traitement présenté est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement, et la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
S’agissant du consentement des personnes concernées, le responsable de traitement précise qu’il sera intégré dans les conditions générales d’utilisation du site qui doivent être acceptées par l’utilisateur au moment de son identification.
S’agissant du respect d’obligations légales, le responsable de traitement s’appuie sur les attributions de la Direction du Travail et sur les règles portant conditions d’embauchages en Principauté.
L’intérêt, les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées sont pris en considération dès lors où l’utilisateur choisit librement de déposer une offre d’emploi via le présent téléservice d’une part, et par la limitation des informations nominatives traitées au strict nécessaire par rapport à la finalité recherchée, d’autre part.
La Commission relève que le traitement est justifié conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165.
III. Sur les informations traitées et leurs origines
Les informations traitées sont :
- identité : numéro d’affiliation aux organismes sociaux, raison sociale, forme juridique, nom et prénom du contact ;
- adresses et coordonnées professionnelles : adresse postale, téléphone, adresse électronique de l’employeur ;
- caractéristique de l’offre d’emploi : désignation, nombre de postes, type de contrat, montant de la rémunération brute, profil du poste (niveau d’étude, expérience, connaissances spécifiques) ;
- référence de l’offre d’emploi : numéro de référence du dépôt ;
- historique de navigation de l’usager : pages visitées, temps resté sur les différentes pages ;
- données de connexion : données d’horodatage, log de connexion de l’utilisateur, données de messagerie de l’utilisateur.
Ces informations ont pour origine :
- l’intéressé ou son mandataire pour les personnes morales pour l’identité et les coordonnées ;
- le Module WEB du traitement pour l’historique de navigation, les données de connexion et la référence de l’offre d’emploi.
La Commission constate que les informations nominatives traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives», conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Pour accéder au présent traitement, toute personne souhaitant déposer une offre d’emploi devra préalablement créer un «compte personnel sécurisé», conformément au traitement automatisé ayant pour finalité «gestion de comptes personnels sécurisés permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices», et dans le respect des observations et demandes formalisées par la Commission dans sa délibération n° 2011-104 du 15 novembre 2011.
Conformément au précédent traitement, la Commission rappelle qu’«aucune information n’est transmise d’un téléservice à un autre [et qu’], il y a un cloisonnement étanche tant au niveau fonctionnel qu’au niveau accès aux données».
Les informations nominatives traitées sur les employeurs seront ultérieurement exploitées dans le cadre des traitements de la Direction du Travail ayant pour finalité «constitution du dossier employeur», tel que mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat du 21 janvier 2011, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2011-02 du 10 janvier 2011.
En complément à la demande d’avis, la Commission prend acte que les informations traitées dans le cadre du présent traitement pourront faire l’objet de rapprochement avec le traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des demandeurs d’emploi» de la Direction du Travail, mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat du 24 avril 2007, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2007-25 du 19 avril 2007.
La Commission constate que ces utilisations ultérieures sont compatibles avec le présent traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Enfin, la Commission rappelle que si des opérations permettant d’assurer la traçabilité du traitement des offres d’emploi devaient être mises en place, alors la présente demande d’avis devra être modifiée afin d’y intégrer ce processus qui comporte des informations nominatives se rapportant aux agents du Service de l’Emploi.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par un affichage et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne : les conditions générales d’utilisation du téléservice.
Concernant l’affiche, la Commission rappelle que les obligations d’informations des personnes concernées doivent être conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
Ainsi, conformément à cette disposition, les personnes concernées doivent être averties de : l’identité du responsable de traitement, la finalité du traitement, le caractère obligatoire des réponses, les conséquences en cas de défaut de réponse, l’identité des destinataires ou catégorie de destinataires, les droits d’opposition, d’accès et de rectification relatives aux informations, et le droit de s’opposer à l’utilisation pour le compte de tiers, ou à la communication à des tiers d’informations nominatives concernant la personne à des fins de prospection.
A cet égard, la Commission relève que l’affiche de la Direction du Travail ne reprend qu’une seule de ces mentions. Elle demande donc à ce qu’elle soit modifiée en tenant compte des dispositions évoquées précédemment et des finalités des traitements exploités par le Service de l’Emploi.
Concernant l’information des intéressés exercée par les conditions générales d’utilisation du téléservice, la Commission a été rendue destinataire de l’extrait desdites conditions portant sur la protection des informations nominatives. La Commission observe que les mentions y figurant sont conformes aux obligations de l’article 14 de la loi n° 1.165.
Toutefois, elle demande que ces mentions soient adaptées au téléservice objet du traitement. Ainsi le téléservice permet «le dépôt d’offres d’emploi du secteur privé», non de «postuler aux emplois publics» comme mentionné dans la rubrique «avis de la CCIN».
Par ailleurs, les personnes sont concernées, en l’espèce, par un traitement et non plusieurs traitements, les conditions d’utilisation s’appliquant à un téléservice donné. Aussi, elle demande que le paragraphe sur le droit d’accès, de rectification et d’opposition soit modifié par «les personnes concernées par ce traitement (…)».
En outre, la Commission relève que le téléservice n’a pas pour objet de «fournir un produit ou un service» comme mentionné dans le même paragraphe, mais de «traiter l’offre présentée par l’intéressé» ou sa demande.
Enfin, le droit d’accès pouvant s’exercer en ligne ou directement auprès du Service de l’Emploi, la Commission demande à ce que ces deux options soient clairement formalisées aux intéressés, et non uniquement celle lui imposant de se déplacer.
La Commission demande que ces mentions d’information des personnes concernées établies pour respecter les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 soient amendées dans ce sens afin de les rendre cohérentes avec l’objet du présent traitement.
• Sur l’exercice du droit d’accès
Selon le responsable de traitement, le droit d’accès est exercé par un accès en ligne au dossier ou sur place auprès du Service de l’Emploi. Le délai de réponse est de trente jours.
Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés par un message de validation du dossier accessible en ligne ou auprès de cette même Direction.
Les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont donc conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
D’après le responsable de traitement, les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- les personnels du Service de l’Emploi habilités à traiter les offres d’emploi en consultation et mise à jour ;
- le personnel habilité de la Direction Informatique ou tiers intervenant pour son compte : tout accès dans le cadre des missions de maintenance, de développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site, mais aussi du contrôle et du maintien des mesures de la sécurité du site et du système d’information de l’Etat ;
- le personnel habilité de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers, ou les personnes agissant sous son autorité : tout accès dans le cadre des missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure qui leur est affecté.
Concernant les tiers intervenant pour le compte de la DAEIU ou de la Direction Informatique, la Commission prend acte que «les sociétés qui interviennent sont tenues à des engagements de confidentialité qui se retrouvent dans les contrats passés par l’Administration». Elle observe donc que le responsable de traitement précise s’être assuré que les prestataires agissant sous son autorité sont en mesure de satisfaire aux obligations de sécurité et de confidentialité des traitements et des informations nominatives conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, susvisée.
La Commission constate que les accès au présent traitement sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquels ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
D’après le responsable de traitement, les informations traitées sont conservées pendant les durées suivantes :
- les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, à la référence de l’offre sont conservées 1 an à partir du dépôt de l’offre ;
- les informations relatives à l’historique de navigation et aux données de connexion sont conservées 3 mois.
La durée de conservation des données d’horodatage a appelé l’attention de la Commission. En effet, ces dernières permettent de déterminer les éléments temporels du dépôt d’une offre d’emploi. Considérant les délais posés par la loi n° 629 susvisée et les délais de prescriptions en cas de litige, la Commission recommande au responsable de traitement de s’interroger sur l’impact des données d’horodatage en termes de contentieux administratifs et de s’assurer que le délai de 3 mois est suffisant pour permettre tant à l’Administration qu’aux usagers de défendre leurs droits.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux articles 9 et 10-1 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré :
Rappelle que si des opérations permettant d’assurer la traçabilité du traitement des candidatures devaient être mises en place, et que ces opérations venaient à permettre de déterminer quel agent du Service de l’Emploi a traité quel dossier et quand, alors la présente demande d’avis devra être modifiée afin d’y intégrer ce processus qui comporte des informations nominatives se rapportant auxdits agents ;
Recommande qu’une étude soit réalisée sur l’impact de la conservation des données d’horodatage en termes de contentieux administratifs afin de veiller à l’instauration d’un délai de conservation des informations suffisant pour permettre tant à l’Administration qu’aux usagers de défendre leurs droits ;
Demande que :
- les mentions d’informations des personnes concernées établies dans un souci de conformité aux dispositions de la loi n° 1.165 dans les conditions générales d’utilisation de la télé-procédure soient amendées comme précisé préalablement ;
- l’affiche mise en place dans les locaux du Service de l’Emploi depuis 2007 soit revue afin d’être conforme aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «téléservice permettant le dépôt d’offres d’emploi du secteur privé» du Service de l’Emploi.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.