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Délibération n° 2010-45 du 6 décembre 2010 portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Fichier des nationaux et de leur famille».

  • No. Journal 8010
  • Date of publication 01/04/2011
  • Quality 93.98%
  • Page no. 561
Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;

Vu la loi n° 419 du 4 juin 1945 relative aux mesures d’ordre statistique ;

Vu la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée, sur les élections nationales et communales ;

Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale ;

Vu la loi n° 1.155 du 18 décembre 1992 relative à la nationalité, modifiée, et les textes pris en son application ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 4.386 du 22 décembre 1969 prise pour l’application de l’article 9 de la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité ;

Vu l’arrêté municipal n° 2010-3193 du 26 octobre 2010 fixant la liste des services communaux ;

Vu le Code civil ;

Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «fichier des nationaux et de leur famille» tel que mis en œuvre par décision du Maire de Monaco le 5 octobre 2001, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2001-37 du 16 juillet 2010 ;

Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des documents délivrés par le service de l’Etat Civil» tel que mis en œuvre par le Maire de Monaco depuis le 31 mars 2004, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2003-20 du 11 décembre 2003 ;

Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité et liste électorale» tel que mis en œuvre par le Maire de Monaco depuis le 10 juillet 2003, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2003-05 du 10 mars 2003 ;
Vu la délibération n° 2010-37 du 4 octobre 2010 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «liste électorale» ;

Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité» tel que mis en œuvre par le Maire de Monaco depuis le 16 novembre 2009, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2009-07 du 5 octobre 2009 ;

Vu la demande d’avis reçue le 11 octobre 2010 concernant la modification par la Commune de Monaco du traitement automatisé ayant pour finalité «fichier des nationaux et de leur famille» ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 6 décembre 2010 portant analyse du traitement susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives

Préambule

Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «fichier des nationaux et de leur famille» a été mis en œuvre par décision du Maire le 5 octobre 2001, prise après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.

La présente demande d’avis a pour objet d’assurer la mise en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165 susmentionnée du traitement automatisé des informations nominatives en référence tenant compte des modalités d’organisation des traitements automatisés des informations nominatives par les services communaux.

Les modifications apportées au traitement portent sur ses fonctionnalités, les informations nominatives collectées et les destinataires des informations.

Toutefois, la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ayant été modifiée en décembre 2008, la Commission s’est assurée que l’ensemble du traitement tel que modifié est en conformité avec ladite loi, conformément aux dispositions de son article 42-1.

Les dénominations des services communaux concernés par ce traitement reprennent les intitulés tels que posés par l’arrêté municipal n° 2010-3193 du 26 octobre 2010 fixant la liste des services communaux.

I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Ce traitement automatisé a pour finalité «fichier des nationaux et de leur famille».

Il concerne les familles monégasques.

Il a pour fonctionnalités :

- l’établissement des pièces relatives à la nationalité délivrées par le Service de l’état- civil - nationalité ;
- l’application des dispositions légales d’obtention de la nationalité monégasque ;
- la réalisation de recherches généalogiques ;
- la réalisation d’études démographiques, d’études de la population monégasque afin de préparer de futures dispositions législatives.

La demande d’avis soumise à la Commission de Contrôle des Informations Nominatives comporte une autre fonctionnalité liée à la préparation de la liste électorale. En effet, afin de préparer le tableau de révision de la liste électorale, conformément à la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée, sur les élections nationales et communales, le Service de l’état civil - nationalité saisit des informations nominatives se rapportant aux droits civiques des monégasques et, selon le cas, à leur incapacité juridique établie par décision du tribunal compétent.

Considérant le cadre légal de l’établissement de la liste électorale instauré par la loi n° 839, la Commission relève que les informations nominatives ainsi collectées sont excessives et non adéquates au regard de la finalité du traitement portant sur le fichier des nationaux et de leur famille. En outre, elle relève que cette fonctionnalité implique une utilisation des informations incompatible avec la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées, à savoir appliquer les dispositions de la loi n° 839 susmentionnée.

La Commission constate que cette fonctionnalité équivaut à un détournement de finalité des informations dont le Maire est dépositaire aux termes de la loi sur les élections nationales et communales, contraire aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.

En conséquence, le «fichier des nationaux et de leur famille» ne peut comporter d’informations en rapport avec les droits civiques des monégasques ou leur capacité juridique.

Si le Maire estime qu’il doit légalement disposer d’informations se rapportant aux incapables majeurs afin de veiller à ce que seul l’administrateur judiciaire désigné par un juge puisse agir pour le compte de la personne concernée, alors la Commission l’invite à déposer auprès de ses services le traitement automatisé s’y rapportant afin que ces informations soient traitées conformément à la loi n° 1.165.

Concernant l’établissement des documents préparatoires à la révision de la liste électorale, le traitement automatisé ayant pour finalité «liste électorale» susvisé récemment soumis à l’avis de la CCIN et en attente de décision de mise en œuvre du Maire est conforme à l’esprit et aux dispositions de la loi n° 839.

II - Sur la justification du traitement

Le traitement est justifié par les attributions du Maire telles qu’elles ressortent notamment, de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, et plus particulièrement de ses articles 39, 42 et 43 et de la loi n° 1.155 du 18 décembre 1992, modifiée, relative à la nationalité.

La Commission constate que le traitement automatisé dont s’agit est conforme à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, susvisée.

Concernant la fonctionnalité se rapportant à la réalisation de recherches généalogiques, il convient de rappeler qu’il appartient au Maire, Officier d’état civil, de veiller au respect de la publicité des actes de l’état civil telle qu’encadrée par le Code civil. Le traitement en objet impliquant un traitement des informations issues du registre de l’état civil, il importe que les principes posés notamment par les articles 67 et 70 de ce Code soient respectés.

S’agissant de la fonctionnalité liée à l’établissement d’études sur la population monégasque destinées à élaborer de futures dispositions législatives, la Commission relève que la demande d’avis n’a pas mis en avant le fondement légal qui permet d’exploiter des informations à cette fin.

Toutefois, estimant que cette fonctionnalité répond à la réalisation d’un motif d’intérêt public légitime poursuivi par le Maire, et que seules des informations anonymes sont susceptibles d’être diffusées dans ce cadre, la Commission considère que la réalisation de cette fonctionnalité ne porte pas atteinte aux droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
Elle invite cependant les autorités compétentes à envisager l’élaboration d’un cadre juridique adapté permettant au Maire de réaliser des études à caractère statistique sur l’évolution de la population monégasque.

III - Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification

Les nationaux sont informés de leur droit d’accès par voie d’affichage et par courrier postal lors de leur inscription dans le sommier de la nationalité. L’ensemble des personnes concernées est informé par voie d’affichage en Mairie et par des publications et conférences de presse qui traitent du sujet en général.

Elles peuvent exercer leurs droits auprès du Service de l’état civil - nationalité en Mairie, soit sur place, soit par voie postale, sur présentation d’une pièce d’identité. Une réponse est apportée à leur demande dans les 30 jours. Les modifications sont opérées dans le respect des dispositions relatives aux actes de l’état civil.

Conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165, les personnes n’ont pas le droit de s’opposer à figurer dans le présent traitement, elles peuvent toutefois demander à ce que les informations erronées ou inexactes soient mises à jour. La Commune leur fait part des modifications par voie postale.

La Commission considère que ces mesures sont conformes aux dispositions des articles 14 et 15 de la loi n° 1.165, modifiée.

IV - Sur la sécurité des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.

Elle rappelle, toutefois, que les sauvegardes réalisées afin d’assurer la pérennité du système et des informations doivent être réalisées afin de veiller à ce que, tel que précisé par l’article 17 de la loi n° 1.165, les informations soient protégées «contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions d’informations dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite». En l’absence de précisions sur ce point, elle appelle l’attention du responsable de traitement sur la nécessité de s’assurer que la protection accordée à ces sauvegardes répond bien à ces critères.

Par ailleurs, elle demande, considérant la sensibilité des informations traitées, que des mesures permettant d’assurer la traçabilité des accès soient mises en place afin de veiller à ce que les accès dévolus au traitement soient réalisés dans le stricte cadre des fonctions et habilitations des personnels.

V - Sur les catégories d’informations traitées et leur origine

Les informations nominatives traitées sur les nationaux et les membres de leur famille ont pour origine le sommier de la nationalité, le Service de l’état civil - nationalité dans le cadre de ses missions relatives à la gestion des registres de l’état civil, et le Journal de Monaco (pour les inscriptions ou modifications issues de procédures liées à la naturalisation et au changement de nom).

Sur les informations nominatives provenant des actes d’état civil, la Commission relève que le traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des actes délivrés par l’état civil», tel que mis en œuvre par décision du Maire le 31 mars 2004, permettait l’expérimentation de l’automatisation de la délivrance des actes de l’état civil. Il avait alors été évoqué l’informatisation des registres de l’état civil. Si ce projet a pris forme, la Commission invite le Maire à mettre en conformité le traitement automatisé relatif à la gestion des actes de l’état civil avec la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Les informations nominatives objet du traitement sont les suivantes :

• identité : patronyme, nom d’usage, prénoms, date et lieu de naissance, date et lieu de décès, sexe, nationalité, nationalité précédente, situation familiale, numéro d’identification ;
• situation de famille : lien avec la fiche du conjoint mettant en évidence la situation de famille de la personne concernée - mariage, divorce, séparation, veuvage ;
• adresse et coordonnées : adresse du domicile et historique des adresses ;
• filiation ascendante et descendante : lien avec la fiche des parents, enfants et fratrie, type de filiation (ex : adoption, légitimation par mariage) ;
• dispositions légales liées à l’acquisition de la nationalité monégasque : mode d’obtention de la nationalité, libellés des lois et dates d’obtention de la nationalité ;
• observations : renseignements saisis par les personnels du Service de l’état civil - nationalité permettant de veiller à l’exactitude des informations traitées, de préciser les informations utiles au respect de la loi n° 1.155 relative à la nationalité.

Les informations se rapportant aux droits civiques des monégasques et à leur incapacité juridique étant exclues du présent traitement, les informations traitées sont conformes aux principes de qualité des informations nominatives consacrés à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.

Concernant le numéro d’identification, la demande d’avis précise qu’il s’agit «d’un numéro séquentiel qui est incrémenté automatiquement au moment de l’enregistrement de l’intéressé dans le traitement. Il s’agit d’un numéro unique pour chaque personne qui permet d’éviter les erreurs d’homonyme (ce même numéro apparaît également dans le traitement du Sommier de la Nationalité). Il est à noter que le Service de la Nationalité ne se sert pas de ce numéro pour d’autres applications informatiques ou papier».

L’utilisation du numéro attribué aux monégasques lors de leur inscription dans le sommier de la nationalité n’était envisagée qu’à titre organisationnel sans aucune incidence nominative. L’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ne prévoit pas qu’un numéro d’identification soit attribué à chaque monégasque inscrit dans le sommier.

En outre, la Commission relève que dans le traitement automatisé ayant pour finalité «sommier de la nationalité», ce numéro séquentiel attribué à chaque individu lors de la saisie est présenté comme «un numéro d’entrée informatique sans aucune application nominative».

Reporté dans le traitement relatif au «fichier des nationaux et de leur famille», il devient «un numéro unique pour chaque personne», figurant sous la dénomination «identifiant personne».
Le «numéro du sommier de la nationalité» devient de la sorte un identifiant interne des monégasques utilisé par le Service de l’état civil - nationalité.

La présence de ce numéro dans le traitement «fichier des nationaux et de leur famille» implique un traitement ultérieur de cette information qui doit être compatible avec le traitement d’origine.

La Commission prend acte de ce que le numéro attribué aux monégasques lors de leur inscription dans le traitement automatisé ayant pour finalité «sommier de la nationalité» est reporté dans le traitement automatisé relatif au «fichier des nationaux et de leur famille» à la seule fin d’assurer la cohérence et la qualité des informations saisies sur une personne donnée.

Elle demande donc au Maire de modifier le traitement «sommier de la nationalité» dans ce sens.

Les autres informations nominatives traitées sont conformes aux principes de qualité des informations posés à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
Par ailleurs, la Commission observe que le présent traitement est compatible, au sens de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, avec le traitement automatisé susvisé ayant pour finalité «sommier de la nationalité».

VI - Sur les destinataires des informations et les personnes ayant accès au traitement

Les catégories de personnes qui, en raison de leurs fonctions, ont accès au traitement et aux informations y exploitées sont le chef de service du Service Informatique et les personnes du Service de l’état civil - nationalité de la Commune affectés aux questions portant sur la nationalité.

La Commission précise que le personnel du Service Informatique dispose d’accès exclusivement dans le cadre de ses missions qui ont trait à la sécurité du système d’information, au fonctionnement et à la maintenance du système et de ses applications.

Par ailleurs, la Commission rappelle que l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives susvisée dispose que «les informations nominatives doivent être traitées pour une finalité déterminée, explicite et légitime, et ne pas être traitées ultérieurement pour une finalité incompatible avec cette finalité».

Considérant la finalité du traitement, les destinataires habilités, dans le cadre exclusif des missions qui leur sont légalement conférées, à recevoir communication d’informations nominatives à partir du présent traitement sont :

- le Palais Princier, conformément à la loi n° 1.155 du 18 décembre 1992 relative à la nationalité ;

- la Direction des Relations Extérieures, notamment lorsque les représentations de l’Etat monégasque à l’étranger doivent s’assurer de la sauvegarde des intérêts de la Principauté de Monaco ou la protection de ses sujets et de leurs intérêts, conformément à l’ordonnance n° 862 du 9 décembre 1953 portant organisation des consulats ;

- la Direction des Services Judiciaires conformément à la loi n° 1.155 du 18 décembre 1992 relative à la nationalité et à l’ordonnance du 9 mars 1918 organisant la Direction des Services Judicaires.

Les autres destinataires envisagés par la demande d’avis, c’est-à-dire la Direction des Affaires Sanitaires et Sociales et le Service des Titres de Circulation n’ont pas à recevoir communication des informations nominatives traitées, le «fichier des nationaux et de leur famille» n’ayant pas vocation à être utilisées à des fins de vérification d’adresses postales. Il en est de même pour la Direction de la Sûreté Publique.

Concernant la communication d’informations nominatives au Service des Prestations Médicales de l’Etat, la justification apportée ne permet pas à la Commission de se prononcer.
Par ailleurs, les traitements automatisés dudit service n’ayant pas été soumis à l’avis de la Commission, celle-ci n’est pas en mesure de s’assurer que l’exploitation des informations nominatives par ledit service est conforme aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.

VII - Sur la durée de conservation

La durée de conservation des informations est illimitée au regard de l’intérêt historique que présente la conservation des informations traitées, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré :

Considère que :

- utiliser des informations nominatives collectées afin d’établir un «fichier des nationaux et de leur famille» en vue de préparer le tableau de révision de la liste électorale telle que prévue par la loi n° 839, modifiée, sur les élections nationales et communales, induit un détournement de finalité des informations dont le Maire est dépositaire aux termes de ladite loi, incompatible avec les principes de la loi n° 1.165 ;

- la collecte d’informations nominatives relative aux droits civiques et à l’incapacité juridique des monégasques est excessive et non adéquate au regard de la finalité du traitement en objet ;

Relève que :

- la fonctionnalité se rapportant à la réalisation de recherches généalogiques doit être mise en œuvre dans le respect des principes établis par le Code civil relativement à la publicité des actes de l’état civil ;

- la fonctionnalité liée à l’établissement d’études sur la population monégasque destinées à préparer de futures dispositions législatives répond à la réalisation d’un motif d’intérêt public légitime poursuivi par le Maire, dès lors que seuls des résultats anonymes d’études sont susceptibles d’être diffusés sans porter atteinte aux droits et libertés fondamentaux des personnes concernées ;

- l’élaboration d’un cadre juridique approprié permettant au Maire de réaliser des études à caractère statistique sur l’évolution de la population monégasque serait opportune ;

Invite le Maire à mettre en conformité le traitement automatisé relatif à l’établissement des registres de l’état civil avec la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;

Demande que :

- la fonctionnalité relative à la préparation du tableau de révision de la liste électorale ne soit plus réalisée à partir du «fichier des nationaux et de leur famille» ;

- les informations nominatives portant sur les droits civiques, l’incapacité des majeurs et l’identité de l’administrateur judiciaire, soient exclues du traitement «fichier des nationaux et de la famille» ;

- le traitement automatisé ayant pour finalité «sommier de la nationalité» soit modifié afin de tenir compte de la nouvelle utilisation du numéro attribué à tout monégasque lors de son inscription dans ledit fichier, numéro qui constitue désormais une information nominative ;

- la traçabilité des accès soit mise en place tenant compte de la sensibilité des informations traitées ;

- seuls le Palais Princier, la Direction des Relations Extérieures et la Direction des Services Judiciaires soient destinataires d’informations nominatives issues du présent traitement, dans le cadre exclusif des missions qui leur sont légalement conférées ;

A la condition de la prise en compte des demandes qui précèdent,

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «ficher de nationaux et de leur famille».

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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