Délibération n° 2010-09 du 1er mars 2010 portant avis favorable sur la demande présentée, par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives relative au traitement automatisé ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu la demande d’avis enregistrée le 10 février 2010 concernant la mise en œuvre par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 1er mars 2010 portant analyse des traitements d’informations nominatives de la CCIN ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN».
Il a pour fonctionnalités :
- d’établir des documents et études sur tout support afin de permettre à la Commission de rédiger les documents d’information, de sensibilisation et de communication qu’elle juge opportun de diffuser (ex. droit d’accès, rapport d’activité annuel, rapport thématique, revue de presse, brochure d’information, mise à jour des informations et rubriques figurant sur son site Internet, communiqué de presse…) ;
- de collationner des documents existants au sein de la CCIN afin de préparer les documents d’information et de communication ;
- de disposer d’une veille technique et juridique ;
- d’exploiter les comptes-rendus de colloques, formations, conférences… auxquels ont assisté les agents du Secrétariat ou les membres de la CCIN ;
- d’élaborer les documents d’information et de communication de la CCIN ;
- de gérer la base documentaire et les archives documentaires de la CCIN.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité desdites exploitations avec la présente finalité.
II - Sur la justification et la légitimité du traitement
La CCIN justifie la mise en œuvre de ce traitement par le respect d’obligations légales auxquelles la Commission est soumise qui sont déclinées, au principal, dans la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, et dans l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 portant application de ladite loi, particulièrement de son article 2 chiffres 7, 11 et 14.
Par ailleurs, les documents d’information et de communication établis par la CCIN doivent s’inscrire dans le respect d’autres réglementations relatives, notamment, à la liberté d’expression, au droit à l’image ou au droit de la propriété intellectuelle.
III - Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles d’être les agents du Secrétariat, les membres de la CCIN, les personnes intervenants ou s’exprimant lors de conférences, formations, rencontres professionnelles, les rédacteurs ou auteurs d’ouvrages, d’articles de presse ou d’information, d’études ou de doctrines, de toute documentation publique, ou encore toute personne agissant dans le cadre de ses fonctions publiques ou professionnelles avec une incidence sur les informations nominatives.
Elles peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN. Il sera procédé à la communication des informations demandées dans le mois suivant la réception de la demande.
IV - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les modalités techniques et organisationnelles prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observations de la Commission. Elle rappelle que la qualité et la portée de ces mesures devront être maintenues lors des modifications à intervenir dans le système d’information.
V - Sur les informations traitées, leur durée de conservation et leurs destinataires
Les informations nominatives traitées sont :
- l’identité :
• pour les agents de la CCIN en charge du dossier : leur civilité, nom, prénom, fonction et initiales :
• pour les Commissaires de la CCIN : leur civilité, nom, prénom, qualité, photographie ;
• pour les responsables de traitement et, le cas échéant de leur représentant en Principauté :
· s’il s’agit d’une personne physique : leur civilité, nom, prénom, fonction et qualité ;
· s’il s’agit d’une personne morale : raison ou dénomination sociale ;
• pour les autres personnes : leur civilité, nom, prénom, qualité, voire leur photographie s’il s’agit d’une personne publique ou si l’intéressé l’a fournie à la CCIN ;
- les adresses et coordonnées : adresses postales, numéros de téléphone, fax, localisation géographique ;
- une donnée d’identification électronique : adresse(s) électronique(s),
- des données en lien avec leur vie professionnelle, soit leur expérience professionnelle et bibliographie, propos et citations, date et lieu des évènements, et photographie lors d’événements dans des lieux publics.
Ces informations ont pour origine :
- le système d’information pour les agents du Secrétariat : saisie par l’intéressé lors de l’élaboration d’un document ou par incrémentation selon le cas lorsqu’un agent enregistre ou modifie un document en base service avec la date de modification ;
- pour les autres personnes : le traitement automatisé OGEMAS de la CCIN, les comptes-rendus de déplacements professionnels, les ouvrages, les documentations publiques, la presse, les décisions de justice, le Journal de Monaco…
La CCIN conserve sans limitation de durée les documents d’information et les études réalisés par ses services au titre de ses actions d’information et de communication. En effet, ils constituent une base de documentation directement liée à l’évolution de la protection des informations nominatives sur le territoire monégasque et doivent donc être conservés à des fins historiques.
Les informations nominatives conservées dans les documents de travail ayant permis l’élaboration des documents diffusés sont anonymisées 10 ans après la parution des documents selon l’aspect historique de ces données et si la conservation de leur caractère nominatif ne paraît pas indispensable.
Une fois validée par le Président de la CCIN, les documents d’information et de communication seront destinés à être diffusés sur support papier ou électronique. Toute personne intéressée pourra donc demander à recevoir ces documents ou pourra les consulter, notamment par le biais du site Internet de la CCIN.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Président de la CCIN du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu la demande d’avis enregistrée le 10 février 2010 concernant la mise en œuvre par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 1er mars 2010 portant analyse des traitements d’informations nominatives de la CCIN ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN».
Il a pour fonctionnalités :
- d’établir des documents et études sur tout support afin de permettre à la Commission de rédiger les documents d’information, de sensibilisation et de communication qu’elle juge opportun de diffuser (ex. droit d’accès, rapport d’activité annuel, rapport thématique, revue de presse, brochure d’information, mise à jour des informations et rubriques figurant sur son site Internet, communiqué de presse…) ;
- de collationner des documents existants au sein de la CCIN afin de préparer les documents d’information et de communication ;
- de disposer d’une veille technique et juridique ;
- d’exploiter les comptes-rendus de colloques, formations, conférences… auxquels ont assisté les agents du Secrétariat ou les membres de la CCIN ;
- d’élaborer les documents d’information et de communication de la CCIN ;
- de gérer la base documentaire et les archives documentaires de la CCIN.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité desdites exploitations avec la présente finalité.
II - Sur la justification et la légitimité du traitement
La CCIN justifie la mise en œuvre de ce traitement par le respect d’obligations légales auxquelles la Commission est soumise qui sont déclinées, au principal, dans la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, et dans l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 portant application de ladite loi, particulièrement de son article 2 chiffres 7, 11 et 14.
Par ailleurs, les documents d’information et de communication établis par la CCIN doivent s’inscrire dans le respect d’autres réglementations relatives, notamment, à la liberté d’expression, au droit à l’image ou au droit de la propriété intellectuelle.
III - Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles d’être les agents du Secrétariat, les membres de la CCIN, les personnes intervenants ou s’exprimant lors de conférences, formations, rencontres professionnelles, les rédacteurs ou auteurs d’ouvrages, d’articles de presse ou d’information, d’études ou de doctrines, de toute documentation publique, ou encore toute personne agissant dans le cadre de ses fonctions publiques ou professionnelles avec une incidence sur les informations nominatives.
Elles peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN. Il sera procédé à la communication des informations demandées dans le mois suivant la réception de la demande.
IV - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les modalités techniques et organisationnelles prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observations de la Commission. Elle rappelle que la qualité et la portée de ces mesures devront être maintenues lors des modifications à intervenir dans le système d’information.
V - Sur les informations traitées, leur durée de conservation et leurs destinataires
Les informations nominatives traitées sont :
- l’identité :
• pour les agents de la CCIN en charge du dossier : leur civilité, nom, prénom, fonction et initiales :
• pour les Commissaires de la CCIN : leur civilité, nom, prénom, qualité, photographie ;
• pour les responsables de traitement et, le cas échéant de leur représentant en Principauté :
· s’il s’agit d’une personne physique : leur civilité, nom, prénom, fonction et qualité ;
· s’il s’agit d’une personne morale : raison ou dénomination sociale ;
• pour les autres personnes : leur civilité, nom, prénom, qualité, voire leur photographie s’il s’agit d’une personne publique ou si l’intéressé l’a fournie à la CCIN ;
- les adresses et coordonnées : adresses postales, numéros de téléphone, fax, localisation géographique ;
- une donnée d’identification électronique : adresse(s) électronique(s),
- des données en lien avec leur vie professionnelle, soit leur expérience professionnelle et bibliographie, propos et citations, date et lieu des évènements, et photographie lors d’événements dans des lieux publics.
Ces informations ont pour origine :
- le système d’information pour les agents du Secrétariat : saisie par l’intéressé lors de l’élaboration d’un document ou par incrémentation selon le cas lorsqu’un agent enregistre ou modifie un document en base service avec la date de modification ;
- pour les autres personnes : le traitement automatisé OGEMAS de la CCIN, les comptes-rendus de déplacements professionnels, les ouvrages, les documentations publiques, la presse, les décisions de justice, le Journal de Monaco…
La CCIN conserve sans limitation de durée les documents d’information et les études réalisés par ses services au titre de ses actions d’information et de communication. En effet, ils constituent une base de documentation directement liée à l’évolution de la protection des informations nominatives sur le territoire monégasque et doivent donc être conservés à des fins historiques.
Les informations nominatives conservées dans les documents de travail ayant permis l’élaboration des documents diffusés sont anonymisées 10 ans après la parution des documents selon l’aspect historique de ces données et si la conservation de leur caractère nominatif ne paraît pas indispensable.
Une fois validée par le Président de la CCIN, les documents d’information et de communication seront destinés à être diffusés sur support papier ou électronique. Toute personne intéressée pourra donc demander à recevoir ces documents ou pourra les consulter, notamment par le biais du site Internet de la CCIN.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Président de la CCIN du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.