Décision n° 2010-04 du 2 mars 2010 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN»
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2010-09 le 1er mars 2010, relatif à la mise en oeuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN».
- Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
- Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
• d’établir des documents et études sur tout support afin de permettre à la Commission de rédiger les documents d’information, de sensibilisation et de communication qu’elle juge opportun de diffuser (ex. droit d’accès, rapport d’activité annuel, rapport thématique, revue de presse, brochure d’information, mise à jour des informations et rubriques figurant sur son site Internet, communiqué de presse…) ;
• de collationner des documents existants au sein de la CCIN afin de préparer les documents d’information et de communication ;
• de disposer d’une veille technique et juridique ;
• d’exploiter les comptes-rendus de colloques, formations, conférences… auxquels ont assisté les agents du Secrétariat ou les membres de la CCIN ;
• d’élaborer les documents d’information et de communication de la CCIN ;
• de gérer la base documentaire et les archives documentaires de la CCIN.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
- Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles d’être les agents du Secrétariat, les membres de la CCIN, les personnes intervenants ou s’exprimant lors de conférences, formations, rencontres professionnelles, les rédacteurs ou auteurs d’ouvrages, d’articles de presse ou d’information, d’études ou de doctrines, de toute documentation publique, ou encore toute personne agissant dans le cadre de ses fonctions publiques ou professionnelles avec une incidence sur les informations nominatives ;
- Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
• l’identité et la fonction des personnes physiques ;
• leur photographie si l’intéressé l’a fournie à la CCIN ou si une photographie a été prise dans un lieu public ;
• les données d’identification des personnes morales ;
• leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques ;
• des données en lien avec leur vie professionnelle : expérience professionnelle et bibliographie, propos et citations, date et lieu des évènements.
- Les informations nominatives conservées dans les documents de travail ayant permis l’élaboration des documents diffusés sont anonymisées 10 ans après la parution des documents selon l’aspect historique de ces données et si la conservation de leur caractère nominatif ne paraît pas indispensable.
- Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, le droit d’opposition ne s’applique pas au présent traitement. Toutefois, ces informations pourront être supprimées si la personne concernée en fait la demande écrite, expresse et motivée auprès de la CCIN, que cette requête est considérée comme légitime par la CCIN et ne porte pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 et aux droits d’autres personnes.
Fait à Monaco, le 2 mars 2010.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2010-09 le 1er mars 2010, relatif à la mise en oeuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN».
- Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
- Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
• d’établir des documents et études sur tout support afin de permettre à la Commission de rédiger les documents d’information, de sensibilisation et de communication qu’elle juge opportun de diffuser (ex. droit d’accès, rapport d’activité annuel, rapport thématique, revue de presse, brochure d’information, mise à jour des informations et rubriques figurant sur son site Internet, communiqué de presse…) ;
• de collationner des documents existants au sein de la CCIN afin de préparer les documents d’information et de communication ;
• de disposer d’une veille technique et juridique ;
• d’exploiter les comptes-rendus de colloques, formations, conférences… auxquels ont assisté les agents du Secrétariat ou les membres de la CCIN ;
• d’élaborer les documents d’information et de communication de la CCIN ;
• de gérer la base documentaire et les archives documentaires de la CCIN.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
- Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles d’être les agents du Secrétariat, les membres de la CCIN, les personnes intervenants ou s’exprimant lors de conférences, formations, rencontres professionnelles, les rédacteurs ou auteurs d’ouvrages, d’articles de presse ou d’information, d’études ou de doctrines, de toute documentation publique, ou encore toute personne agissant dans le cadre de ses fonctions publiques ou professionnelles avec une incidence sur les informations nominatives ;
- Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
• l’identité et la fonction des personnes physiques ;
• leur photographie si l’intéressé l’a fournie à la CCIN ou si une photographie a été prise dans un lieu public ;
• les données d’identification des personnes morales ;
• leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques ;
• des données en lien avec leur vie professionnelle : expérience professionnelle et bibliographie, propos et citations, date et lieu des évènements.
- Les informations nominatives conservées dans les documents de travail ayant permis l’élaboration des documents diffusés sont anonymisées 10 ans après la parution des documents selon l’aspect historique de ces données et si la conservation de leur caractère nominatif ne paraît pas indispensable.
- Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, le droit d’opposition ne s’applique pas au présent traitement. Toutefois, ces informations pourront être supprimées si la personne concernée en fait la demande écrite, expresse et motivée auprès de la CCIN, que cette requête est considérée comme légitime par la CCIN et ne porte pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 et aux droits d’autres personnes.
Fait à Monaco, le 2 mars 2010.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.