Décision n° 2010-03 du 2 mars 2010 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Organisation et gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN», sous la dénomination OGEMAS
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2010-08 le 1er mars 2010, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Organisation et gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN», sous la dénomination OGEMAS ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Organisation et Gestion des Missions et Activités du Secrétariat de la CCIN», sous la dénomination OGEMAS
- Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
- Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
• l’enregistrement des courriers et correspondances reçus et envoyés par la CCIN ;
• la préparation des courriers et correspondances adressés par la CCIN ;
• le suivi des demandes d’information, plaintes, requêtes diverses ;
• le suivi des dossiers liés aux formalités préalables prévues par la loi ;
• l’élaboration des projets de courriers afférents aux dossiers traités par la CCIN ;
• la réalisation d’études et de recherches effectuées à la demande de la Commission au regard de l’actualité, de projet ou de tout dossier entrant dans le cadre de ses missions ;
• l’organisation et la préparation des réunions plénières de la Commission ;
• la gestion de l’agenda de la Commission, des Commissaires et du personnel du Secrétariat ;
• la rédaction des comptes-rendus par les agents du Secrétariat et les membres de la CCIN ;
• l’établissement et la gestion de procédures, documents et méthodes de travail ;
• la mise en commun des documents et informations nécessaires au fonctionnement de la Commission ;
• la gestion et l’archivage des documents nécessaires aux missions du Secrétariat et de la Commission par le biais d’une gestion électronique de documents.
Ce traitement est également le support de l’établissement de statistiques sur l’activité du Secrétariat et de la Commission.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
- Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles :
• d’être toute personne citée dans un «dossier» (ex. correspondance, formalités préalables, étude…) ou échangeant une correspondance avec la CCIN, conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives et aux missions de la Commission ;
• les agents de la CCIN et les membres de la Commission.
- Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
• l’identité et la fonction des personnes physiques ;
• les données d’identification des personnes morales ;
• leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
- La forme nominative des informations est conservée 10 ans à compter de l’envoi du dossier, à l’exception des documents relatifs aux études, procès-verbaux, comptes-rendus particulièrement lorsqu’une personne y est citée au regard de sa fonction publique ou en référence à des écrits ou propos tenus lors de conférences, colloques, réunions…
Les données anonymisées sont susceptibles d’être conservées au-delà de ce délai afin de permettre à la Commission d’établir des statistiques ou de disposer d’éléments qualifiables d’historiques liés à l’évolution de la prise en compte de la protection des informations nominatives en Principauté dans le temps.
- Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, le droit d’opposition ne s’applique pas au présent traitement. Toutefois, ces informations pourront être supprimées si la personne concernée en fait la demande écrite, expresse et motivée auprès de la CCIN, que cette requête est considérée comme légitime par la CCIN et ne porte pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 et aux droits d’autres personnes.
- Ce traitement ne fait pas l’objet de communication nominative externe à la CCIN, hors les cas prévus par la loi ou dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires diligentées conformément aux lois et règlements en vigueur.
Fait à Monaco, le 2 mars 2010.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2010-08 le 1er mars 2010, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Organisation et gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN», sous la dénomination OGEMAS ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Organisation et Gestion des Missions et Activités du Secrétariat de la CCIN», sous la dénomination OGEMAS
- Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
- Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
• l’enregistrement des courriers et correspondances reçus et envoyés par la CCIN ;
• la préparation des courriers et correspondances adressés par la CCIN ;
• le suivi des demandes d’information, plaintes, requêtes diverses ;
• le suivi des dossiers liés aux formalités préalables prévues par la loi ;
• l’élaboration des projets de courriers afférents aux dossiers traités par la CCIN ;
• la réalisation d’études et de recherches effectuées à la demande de la Commission au regard de l’actualité, de projet ou de tout dossier entrant dans le cadre de ses missions ;
• l’organisation et la préparation des réunions plénières de la Commission ;
• la gestion de l’agenda de la Commission, des Commissaires et du personnel du Secrétariat ;
• la rédaction des comptes-rendus par les agents du Secrétariat et les membres de la CCIN ;
• l’établissement et la gestion de procédures, documents et méthodes de travail ;
• la mise en commun des documents et informations nécessaires au fonctionnement de la Commission ;
• la gestion et l’archivage des documents nécessaires aux missions du Secrétariat et de la Commission par le biais d’une gestion électronique de documents.
Ce traitement est également le support de l’établissement de statistiques sur l’activité du Secrétariat et de la Commission.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
- Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles :
• d’être toute personne citée dans un «dossier» (ex. correspondance, formalités préalables, étude…) ou échangeant une correspondance avec la CCIN, conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives et aux missions de la Commission ;
• les agents de la CCIN et les membres de la Commission.
- Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
• l’identité et la fonction des personnes physiques ;
• les données d’identification des personnes morales ;
• leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
- La forme nominative des informations est conservée 10 ans à compter de l’envoi du dossier, à l’exception des documents relatifs aux études, procès-verbaux, comptes-rendus particulièrement lorsqu’une personne y est citée au regard de sa fonction publique ou en référence à des écrits ou propos tenus lors de conférences, colloques, réunions…
Les données anonymisées sont susceptibles d’être conservées au-delà de ce délai afin de permettre à la Commission d’établir des statistiques ou de disposer d’éléments qualifiables d’historiques liés à l’évolution de la prise en compte de la protection des informations nominatives en Principauté dans le temps.
- Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, le droit d’opposition ne s’applique pas au présent traitement. Toutefois, ces informations pourront être supprimées si la personne concernée en fait la demande écrite, expresse et motivée auprès de la CCIN, que cette requête est considérée comme légitime par la CCIN et ne porte pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 et aux droits d’autres personnes.
- Ce traitement ne fait pas l’objet de communication nominative externe à la CCIN, hors les cas prévus par la loi ou dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires diligentées conformément aux lois et règlements en vigueur.
Fait à Monaco, le 2 mars 2010.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.