Délibération n° 2024‑199 du 9 octobre 2024 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion d'un espace de stockage de contenus multimédias », dénommé « Photothèque des chantiers de la Direction des Travaux Publics », exploité par la Direction des Travaux Publics (DTP) présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 6.092 du 7 octobre 2016 portant créant d’une Direction des Travaux Publics ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 13 juin 2024, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion d’un espace de stockage de contenus multimédias » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 12 août 2024, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 9 octobre 2024 portant examen du traitement automatisé susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

La Direction des Travaux Publics (DTP) est notamment chargée, en application de l’Ordonnance Souveraine n° 6.092, « d’évaluer les délais et les coûts des programmes publics en intégrant une approche globale qui tienne compte de l’ensemble des composantes y compris d’exploitation et de maintenance ;

5. de faire réaliser, piloter et gérer l’ensemble des études et travaux nécessaires pour les opérations placées sous sa responsabilité en veillant au respect :

a. des principes de développement durable dans l’acte de construire à toutes les phases de la vie des opérations (conception, réalisation, exploitation, déconstruction),

b. des contraintes et exigences de qualité sociale, urbanistique, architecturale, fonctionnelle, technique et économique, d’insertion dans le paysage et de protection de l’environnement, relatives à la réalisation et à l’utilisation des ouvrages ».

Le responsable de traitement indique que « Le présent traitement s’inscrit dans le cadre des missions de la Direction des Travaux Publics et a vocation à améliorer la réalisation des missions de cette dernière, en lui permettant de sécuriser, gérer et centraliser son contenu multimédia par le biais d’une solution ».

Aussi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, le Ministre d’État soumet à l’avis de la Commission le traitement ayant pour finalité « Gestion d’un espace de stockage de contenus multimédias ».

I.   Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le traitement a pour finalité la « Gestion d’un espace de stockage de contenus multimédias ». Le responsable de traitement indique qu’il a pour dénomination « Photothèque des chantiers de la Direction des Travaux Publics ».

Il concerne les personnels du prestataire en charge de la solution, les agents de l’administration, ainsi que les prestataires de la Direction des Travaux Publics.

Les fonctionnalités du traitement sont :

-    permettre aux prestataires de la Direction des Travaux Publics d’importer des contenus multimédias sur une plateforme dédiée (pas d’accès aux contenus multimédias, uniquement téléverser et proposer une indexation du contenu déposé) ;

-    permettre aux agents de la Direction des Travaux Publics d’importer, d’exporter et de stocker leurs contenus multimédias sur une plateforme dédiée ;

-    permettre aux agents de la Direction des Travaux Publics de partager leurs contenus multimédias entre eux et avec d’autres directions au sein du Gouvernement (DPUM, DEEU, DAU) ;

-    optimiser l’exploitation des contenus multimédias de la Direction des Travaux Publics ;

-    permettre aux agents habilités de créer et gérer des projets de contenus multimédias de façon collaborative ;

-    établir une indexation des contenus multimédias ;

-    permettre aux agents habilités de protéger les contenus multimédias de la Direction des Travaux Publics par l’apposition de signatures et/ou filigranes sur les contenus.

La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par un motif d’intérêt public « conformément aux missions de la Direction des Travaux Publics prévues dans l’Ordonnance Souveraine n° 6.092 du 7 octobre 2016 portant création d’une Direction des Travaux Publics ».

La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III.   Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées sont :

-    identité : personnel de l’Administration, collaborateurs du prestataire de la solution, prestataire société tierce : nom, prénoms ;

-    données d’identification électronique : personnel de l’Administration (DTP, DEEU, DAU, DPUM), collaborateurs du prestataire de la solution, prestataire société tierce : adresse email, mot de passe ; personnel de l’Administration (DSI) : adresse email ;

-    informations temporelles : contenus multimédias : date de création, date et heure de publication, date et heure de dernière modification, lieu de prise de photos ; logs de connexion, journal d’activité ;

-    données relatives aux contenus multimédias : photos, vidéos, timelapse : titre du contenu, auteur du contenu, type de prise de vue, identifiant du contenu, lien de raccourci du contenu, statistiques, appartenance, crédit, données EXIF.

La Commission relève que les prises de photos, vidéos, notamment celles permettant d’effectuer des timelapses sur les chantiers, peuvent contenir des images de personnes concernées, à l’instar des personnes travaillant sur les chantiers. Aussi, le responsable de traitement précise que tous les contenus multimédias déposés sont anonymisés par le biais d’un processus automatisé qui fera, pour les timelapses, l’objet d’une formalité ayant pour finalité « Gestion des prises de vue sur les chantiers de la Direction des Travaux Publics ». La Commission analysera les modalités d’anonymisation à réception du dossier y afférent.

Il est en outre précisé que « Dans le cas où une personne prendrait des photos qui seraient intégrées ultérieurement sur E-Photo, la personne est tenue contractuellement de ne pas prendre de photos avec des visages pouvant être reconnus ». La Commission en prend acte.

L’origine des informations n’appelle pas d’observation.

La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

>   Sur l’information préalable des personnes concernées

Les personnes concernées sont informées de leurs droits par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne.

La mention d’utilisation portée à l’attention des utilisateurs de la solution, jointe au dossier, est conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Il est en outre précisée que celle-ci « s’affiche lors de la première connexion et doit être acceptée par l’utilisateur de la solution afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités de la solution. Elle reste également disponible à la consultation des utilisateurs depuis leur compte (paramétrages) ».

>   Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique auprès de la Direction des Travaux Publics.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous cette réserve, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

>   Sur les destinataires

Le responsable de traitement indique que le présent traitement ne fait pas l’objet de communications d’informations.

>   Sur les accès

Les accès sont définis comme suit :

-    les personnels de la DTP : tous droits ;

-    les personnels de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) ou tiers intervenant pour son compte : dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État après demande écrite du métier ;

-    les personnels de la DAU, DEEU, DPUM : consulter les multimédias ;

-    les personnels de sociétés prestataires tierces : uniquement pour déposer des contenus multimédias ;

-    les personnels de l’éditeur : tous droits.

En ce qui concerne les tiers intervenant pour le compte de la DSI et de la DSN, la Commission rappelle que, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de services. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

En outre, il est indiqué que les personnels des prestataires tiers « n’auront pas un accès aux contenus multimédias présents sur la solution, ils pourront uniquement téléverser et proposer une indexation du contenu déposé ».

Sous la réserve sus-évoquée, la Commission considère que ces accès sont justifiés au regard du traitement.

VI.   Sur les rapprochements et les interconnexions avec d’autres traitements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements légalement mis en œuvre ayant pour finalités :

-    « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information », afin de « disposer des éléments permettant aux agents de l’État de se connecter au réseau afin d’exécuter leurs missions selon leur profil » ;

-    « Gestion et analyse des évènements du système d’information » à des fins de traçabilité et de sécurité ;

-    « Gestion de la messagerie professionnelle », afin de permettre aux acteurs du traitement de recevoir des notifications et échanger dans le cadre de leurs fonctions ;

-    « Gestion des accès dédiés au Système d’Information du Gouvernement », afin d’assurer la sécurité des accès au SI par le prestataire et les administrateurs de la DSI ;

-    « Gestion centralisée des accès aux applications du SI », afin de « permettre aux contributeurs et administrateurs de gérer les sites grâce à un accès au backoffice de la plateforme ».

Il est également rapproché des traitements légalement mis en œuvre suivants :

-    « Mise à disposition de la Direction des Travaux Publics d’une solution de GED », pour « permettre aux agents de la Direction des Travaux Publics de pouvoir récupérer du contenu multimédia intéressant l’exercice de leurs missions » ;

-    « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI », afin de permettre de répondre aux demandes des utilisateurs en cas de difficulté dans leur utilisation de la solution, étant précisé que le Centre de Service ne dispose pas d’accès à la solution.

Enfin, il est rapproché ou interconnecté avec les traitements « en cours » suivants :

-    « Gestion des prises de vue des chantiers de la DTP » pour « permettre à la Direction des Travaux Publics de récupérer les prises de vue réalisées par des prestataires pour le compte de la Direction des Travaux Publics et les téléverser dans la solution « E-photo » ».

La Commission prend acte que ce dernier dossier doit lui être soumis dans les meilleurs délais.

Sous cette réserve, elle considère que ces interconnexions et rapprochements sont conformes aux exigences légales.

VII.  Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations sont conservées :

-    tant que la personne a accès à la solution en ce qui concerne l’identité et les données d’identification électronique ;

-    12 mois glissants en ce qui concerne les logs de connexion et le journal d’activité ;

-    pour une durée proportionnelle à l’usage des contenus relativement aux contenus multimédias et les informations temporelles y associées.

La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion d’un espace de stockage de contenus multimédias ».

Le Président de la Commission

de Contrôle des Informations Nominatives.