Délibération n° 2024-86 du 17 avril 2024 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des enquêtes de satisfaction du Conseil National » présenté par la Présidence du Conseil National.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National, modifiée ;

Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’État, modifiée ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par la Présidence du Conseil National le 31 janvier 2024 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des enquêtes de satisfaction du Conseil National » ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 avril 2024 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Le Conseil National est une Institution publique consacrée par la Constitution, ainsi que par la loi n° 771 du 25 juillet 1964, modifiée, susvisée.

Ses Services relèvent de l’autorité hiérarchique du Président du Conseil National, dont le fonctionnement est défini par un Règlement Intérieur soumis au contrôle du Tribunal Suprême.

Ainsi, le Conseil National revêt le statut d’Autorité publique au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.

Le Conseil National souhaite recueillir l’avis de personnes volontaires sollicitées afin de récolter des informations utiles à l’amélioration des processus et des procédures de fonctionnement.

Ledit traitement, objet de la présente délibération, est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I.   Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le traitement a pour finalité « Gestion des enquêtes de satisfaction du Conseil National ».

Il concerne « les personnes pertinentes intéressées » à savoir les visiteurs et les invités comme par exemple les délégations étrangères reçues par le Conseil National, les Conseillères Nationales, les Conseillers Nationaux, les fournisseurs, les prestataires, les fonctionnaires, et enfin les agents de l’État et assimilés tels que les suppléants ou les stagiaires dit Permanents.

Enfin, les fonctionnalités de ce traitement sont les suivantes :

-    l’appréciation du niveau de satisfaction de la prise en charge, de l’accueil, des prestations techniques, informatiques, ou de la restauration et autres des personnes pertinentes intéressées ;

-    l’établissement d’indicateurs de suivi des services ;

     •  l’identification d’éventuels points de perfectionnement dans le cadre de l’amélioration des prestations, la qualité de l’accueil, du service, des moyens techniques et humains mis à disposition des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux ;

     •  les questions posées aux personnes pertinentes intéressées le sont en fonction de leur mandat ou de leur fonction pour le Conseil National et si elles sont directement concernées en qualité de destinataire d’une ou plusieurs prestations ;

-    l’établissement de statistiques non nominatives ;

-    les résultats des enquêtes sont anonymisés, seules les conclusions et les décisions prises en vertu de ces retours sont diffusées de façon ciblée aux métiers concernés ;

-    la gestion du traitement électronique des données récoltées ;

-    la traçabilité des accès aux données récoltées.

La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime qu’il poursuit sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée.

En outre, il ajoute que le présent traitement est également justifié par le consentement des personnes concernées.

Le responsable de traitement précise que « ce traitement repose sur le volontariat des personnes sollicitées [...] les questionnaires numériques ne sont pas obligatoires et sont renseignés librement par les personnes qui les reçoivent ».

Ainsi, il précise à cet égard que les enquêtes de satisfaction sont adressées aux personnes concernées, lesquelles sont libres de répondre ou non aux questionnaires.

À cet égard, « le formulaire d’enquête présente un message qui précise que certains champs sont obligatoires et d’autres sont facultatifs, tels que les champs « Identité » et « Adresses et coordonnées ». Dans certains cas notamment pour les personnes invitées extérieures, elles sont orientées vers un questionnaire qui est en ligne sur le site Internet du Conseil National ».

Par ailleurs, il ajoute qu’« à la demande expresse des élus le questionnaire peut être remis au format papier au demandeur ».

Il souligne de surcroît que « le questionnaire est également disponible sur le site Internet du Conseil National pour les personnes qui auraient été reçues au Conseil National, et qui auraient souhaité faire part de leurs propositions d’amélioration ».

Au vu de ce qui précède, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III.   Sur les informations traitées

Les informations nominatives exploitées aux fins du présent traitement sont :

-    identité : prénom, nom (optionnel) ;

-    qualité et fonction : fonction, organisme (obligatoire) ;

-    coordonnées : adresse électronique et numéro de téléphone (optionnel) ;

-    questions/réponses : réponse, notations et champs libres ;

-    informations temporelles et horodatage : horodatages, etc. : log de connexion.

Le responsable de traitement indique que toutes les informations nominatives sont issues des personnes concernées à l’exception des informations temporelles proviennent du système.

La Commission considère que les informations ainsi collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

>   Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un « message qui est inscrit sur le questionnaire qui leur est soumis ».

Ce message n’ayant pas été joint au dossier, la Commission rappelle que celui-ci doit impérativement comporter l’ensemble des mentions prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Le responsable de traitement précise que les autres personnes concernées sont également informées des modalités de l’exercice du droit d’accès par le biais de la « Charte informatique du Conseil National ».

À cet égard, à la lecture de ladite charte jointe au dossier, la Commission observe que les mentions portées à la connaissance des personnes concernées sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.

>   Sur l’exercice du droit d’accès

Le responsable de traitement indique que le droit d’accès s’exerce par voie postale et par courrier électronique auprès du Secrétaire Général du Conseil National.

Il précise que la réponse à ce droit d’accès intervient dans le mois suivant la réception de la demande.

S’agissant du droit d’accès par voie électronique, la Commission constate qu’une procédure a été mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer en cas de doute que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Elle prend acte par ailleurs que la transmission et le traitement de la copie de la pièce d’identité se font conformément à sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

 La Commission considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

>   Sur les destinataires

Les informations objet du présent traitement ne font l’objet d’aucune transmission.

>   Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :

-    le personnel en charge des enquêtes : le Secrétaire Général, son adjoint(e), une personne en charge de l’analyse des questionnaires : consultation, modification et suppression des données ;

-    les informaticiens : le DSI, son adjoint, le RSSI, et le responsable de la maintenance informatique : tous droits dans le cadre des opérations de maintenance ;

-    les prestataires informatiques : tous droits uniquement dans le cadre de la maintenance.

En ce qui concerne les prestataires, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

Considérant les attributions de chacune de ces personnes et, eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que les accès susvisés sont justifiés.

VI.   Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements

Le responsable de traitement indique que le traitement fait l’objet de trois rapprochements avec les traitements suivants ayant respectivement pour finalité la « Gestion des informations des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux », la « Gestion du site Internet du Conseil National » et la « Gestion de la messagerie professionnelle du Conseil National ».

La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.

Elle considère donc que ces rapprochements sont conformes aux exigences légales.

VII.  Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

La Commission rappelle toutefois que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations sont conservées une année.

La Commission considère que cette durée est conforme aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Rappelle que :

-    le message d’information préalable doit impérativement comporter l’ensemble des mentions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

-    la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Conseil National du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des enquêtes de satisfaction du Conseil National ».

Le Président de la Commission de Contrôle

des Informations Nominatives.