Délibération n° 2024-2 du 17 janvier 2024 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Dossier administratif du patient informatisé » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l’hôpital en établissement public autonome ;

Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l’organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 18 septembre 2023 portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Dossier administratif du patient informatisé » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 16 novembre 2023, conformément à l’article 19 l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 janvier 2024 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.

Cet établissement indique vouloir déployer un système de gestion de la partie administrative (uniquement) du dossier médical.

Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I.   Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Dossier administratif du patient informatisé ».

Les personnes concernées sont toutes celles admises au CHPG ou effectuant des examens, le personnel du service de gestion administrative du patient, le personnel des secrétariats médicaux, le personnel médical et paramédical du CHPG et les assistantes sociales.

La Commission note que le présent traitement ne concerne que la partie administrative du dossier médical, le volet médical ayant fait l’objet d’un avis favorable par délibération n° 2021‑207 du 20 octobre 2021.

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

-    enregistrement des informations et pièces d’identité ou autre pièce probante dans la GED (Gestion Électronique de Documents) ;

-    gestion administrative ;

-    facturation et recouvrement ;

-    suivi des mouvements et changements.

La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Ce traitement est justifié par un motif d’intérêt public.

À cet égard, le responsable de traitement indique que « Ce traitement est mis en œuvre par l’établissement pour assurer sa mission de service public dans l’intérêt de ses patients et pour répondre aux besoins de la santé publique. Il est adapté en fonction de l’évolution de la législation et des recommandations des organismes en charge de les définir pour le domaine de la santé ».

La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III.   Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :

-    identité : justificatif copie d’identité, nom usuel, nom de naissance, prénom utilisé, prénoms de naissance, nom patronymique pour femmes mariées, sexe (M/F), numéro de patient (numéro associé à une fiche patient), date de naissance, décès (date de décès), nom de l’employeur (si accident du travail) ;

-    identité du médecin traitant : nom, prénom, titre, adresse complète ;

-    adresses et coordonnées : pays, code postal, ville, département et commune, téléphones,

-    données d’identification électronique : adresse mail patient, adresse email médecin traitant ;

-    séjour : numéro de séjour, discipline (orthopédie, cardiologie, …), numéro de demande (demande de prestation à un autre service auquel sont rattachés les actes) ;

-    personne à prévenir : nom, prénom, lien avec le patient, cases à cocher (personne à prévenir principale, personne de confiance), adresse, téléphone et adresse email ;

-    couverture sociale de l’assuré : nom, nom de naissance, prénom, sexe, adresse, téléphone, adresse mail, commentaires (champs libres, informations complémentaires) ;

-    caisse d’assurance sociale : justificatif copie attestation des droits, couverture, date de l’accident, numéro accident, toute prise en charge, risque (accident du travail), code exonération, présomption de droit, date d’acceptation de la prise en charge (accepté le), fin de droit (date), AMLD (date de début et de fin), la ou les mutuelle(s), convention tarifaire ;

-    données d’identification électronique : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement.

En ce qui concerne les commentaires, la Commission rappelle que ces derniers doivent être factuels et ne pas comporter d’appréciations pouvant revêtir un caractère insultant ou discriminant.

Les informations relatives à l’identité du patient et du médecin traitant, aux adresses et coordonnées, aux données d’identification électronique, à la personne à prévenir, à la couverture sociale  et à la caisse d’assurance sociale ont pour origine le patient et la famille.

Par ailleurs, les informations relatives au séjour et les données d’identification électronique sont générées automatiquement.

Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède, la Commission considère que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

•   Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais de la rubrique 3 « Politique de protection des données personnelles » du site internet du CHPG, la rubrique « vos droits et devoirs » du livret d’accueil du patient hospitalisé et un affichage en salle d’attente.

Ces documents n’ayant pas été joints à la demande, la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès des personnes concernées par le traitement s’exerce par courrier électronique auprès de la Direction du CHPG.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute, que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous ces conditions, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :

-    le bureau des entrées : en inscription, mise à jour et consultation ;

-    les secrétaires médicales : en inscription, mise à jour et consultation ;

-    les médecins : en consultation ;

-    les infirmiers : en inscription (admission directe par exemple pour les urgences adultes) ;

-    les standardistes : consultation uniquement des données liées aux séjours (seuls l’identité et le numéro de téléphone apparaissent sur son écran. Si la personne souhaite garder son anonymat, l’information est aussi indiquée sur l’écran) ;

-    les assistantes sociales : en inscription, mise à jour et consultation des informations sociales ;

-    les administrateurs DSIO : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance et de sécurité ;

-    le prestataire : tous droits dans le cadre de ses fonctions de support.

Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur les rapprochements et interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de deux rapprochements avec les traitements ayant respectivement pour finalité :

-    « Gestion des droits d’accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG » ;

-    « Gérer les informations médicales du patient afin d’assurer sa prise en charge lors de ses venues au CHPG ».

Il fait également l’objet d’une interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Dossier médical du patient informatisé ».

La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.

VII.  Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

La Commission recommande cependant que tout accès externe par le prestataire se fasse à la demande.

Elle rappelle par ailleurs que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

Enfin, la Commission rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que toutes les informations rattachées au dossier et séjours patients sont conservées 20 ans à compter de la date du dernier séjour du patient concerné dans l’établissement ou de sa dernière consultation externe en son sein, à l’exception des logs de connexion qui sont conservés 1 an.

La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Recommande que les accès externes au traitement par le prestataire se fassent sur demande.

Rappelle :

-    que les commentaires doivent être factuels et ne pas comporter d’appréciations pouvant revêtir un caractère insultant ou discriminant ;

-    que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

-    que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;

-    que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

À la condition de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Dossier administratif du patient informatisé ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations
Nominatives.