Délibération n° 2023-32 du 15 mars 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi du système de gestion des impressions » exploité par la Direction des Systèmes d'Information (DSI) présentée par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Systèmes d’Information ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2015-703 du 26 novembre 2015 portant application de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée, et son annexe « Charte des systèmes d’information de l’État » ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2017-56 du 1^er février 2017 portant application de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée, et son annexe « Politique de Sécurité des Systèmes d’Information de l’État », modifiée par l’arrêté ministériel n° 2022-331 du 13 juin 2022 ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2018-281 du 4 avril 2018 portant application de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée, et son annexe « Charte administrateurs réseaux et système d’information de l’État » ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la délibération n° 2021-158 du 21 juillet 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Sécurisation et suivi des impressions papier » ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État le 18 janvier 2023 concernant la mise en œuvre de la modification d’un traitement automatisé d’informations nominatives, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Par délibération n° 2021-158 du 21 juillet 2021, la Commission a émis un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Sécurisation et suivi des impressions papier », exploité par la Direction des Systèmes d’Information et présenté par le Ministre d’État.

L’Administration Gouvernementale souhaite modifier ce traitement afin d’intégrer une nouvelle fonctionnalité au traitement, à savoir la gestion à distance des pannes et des consommables réalisée par un prestataire au travers d’une solution dédiée.

La licéité et la justification du traitement, l’information préalable des personnes concernées, les rapprochements et interconnexions ainsi que la sécurité du système sont inchangés.

Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la nouvelle finalité et la nouvelle fonctionnalité du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a désormais pour finalité « Suivi du système de gestion des impressions ».

À cet égard, il précise que ledit traitement porte sur l’impression des documents papier mais également sur « l’impression des mails, le scan de documents, l’envoi de documents par mail… ».

Il est dénommé « imprim’éco » et a vocation à s’appliquer à l’ensemble des services de l’Administration de l’État.

Les personnes concernées sont « Toute personne fonctionnaire et Agent de l’Administration d’État disposant d’un poste de travail du gouvernement » ainsi que « Les prestataires sous contrat avec l’Administration agissant pour le compte et sous l’autorité de l’Administration disposant d’un poste de travail du gouvernement » et le « prestataire en charge du suivi des pannes et des consommables ».

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

-  identification des personnes pouvant utiliser les imprimantes sécurisées ;

-  impressions/scans/copies sécurisés de documents ;

-  suivi et gestions des utilisations ;

-  suivi des impressions réalisées par les utilisateurs eux-mêmes ;

-  gestion de la console d’administration ;

-  sécurisation des flux ;

-  gestion centralisée des équipements ;

-  statistiques sur les impressions nominatives ou génériques (par service, globales, par personne…).

La Commission note que la nouvelle fonctionnalité ajoutée permet « de déléguer la gestion des équipements d’impression (photocopieurs multifonctions, pannes, état de changement des consommables, compteurs d’impression, de scan…) à un prestataire » et que la solution utilisée « permet la supervision du parc d’impression, des imprimantes et la création d’alertes destinées à renforcer la réactivité des prestations sur le suivi des équipements et des consommables (ex. changement de cartouches) ».

Elle prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles « le traitement n’a pas pour objet de contrôler ou de surveiller l’activité des personnes » et qu’aucune « information concernant les utilisateurs est communiquée ».

La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur les nouvelles informations nominatives traitées

Le responsable de traitement indique que des données sont désormais collectées sur les utilisateurs de la console centralisée des équipements.

Celles-ci sont les suivantes :

-  identité : nom, prénom ;

-  coordonnées : email professionnel ;

-  données d’identification électronique : login et mot de passe de l’utilisateur ;

-  logs de connexion : données d’horodatage, action réalisée.

Les informations relatives à l’identité et aux coordonnées ont pour origine la DSI.

Les données d’identification électronique ont pour origine la DSI pour le login et la personne concernée pour le mot de passe.

Enfin, les logs de connexion ont pour origine la solution.

La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur la nouvelle catégorie de personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique que le prestataire en charge du suivi des pannes et des consommables a désormais également accès au traitement.

À cet égard, il précise que celui-ci n’a pas accès aux informations des utilisateurs mais uniquement aux données techniques des imprimantes récoltées par la solution.

Considérant les attributions de cette personne, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.

La Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès du prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

IV.   Sur les nouvelles durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité et aux coordonnées ainsi que les données d’identification électronique des utilisateurs de la console sont conservées tant que l’utilisateur est habilité à avoir accès à la solution.

Il indique en outre que les logs de connexion sont conservés 12 mois maximum.

Après en avoir délibéré,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’État de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Suivi du système de gestion des impressions ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.