Délibération n° 2023-14 du 15 février 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des informations des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux » présenté par la Présidente du Conseil National.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950, et notamment son article 10 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;

Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National, modifiée ;

Vu la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales, modifiée ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 1.446 du 12 juin 2017 relative à la préservation du patrimoine national ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 8.569 du 25 mars 2021 relative aux archives d’intérêt public ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par la Présidente du Conseil National le 14 novembre 2022 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des informations des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 12 janvier 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 février 2023 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Le Conseil National est une Institution publique consacrée par la Constitution, ainsi que par la loi n° 771 du 25 juillet 1964, susvisée.

Ses Services relèvent de l’autorité hiérarchique du Président du Conseil National, dont le fonctionnement est défini par un Règlement Intérieur soumis au contrôle du Tribunal Suprême.

Ainsi, le Conseil National revêt le statut d’autorité publique au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.

Afin d’organiser son fonctionnement et permettre aux Conseillères Nationales et Conseillers Nationaux d’exercer leur mandat de parlementaire, tant en Principauté qu’à l’international, le Conseil National se doit de recueillir des informations personnelles les concernant.

Ledit traitement, objet de la présente délibération, est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le traitement a pour finalité « Gestion des informations des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux ».

Les personnes concernées sont tous les élus de la mandature en cours et les anciens élus.

Enfin, le responsable de traitement indique que « Le présent traitement permet de recueillir des données nécessaires au bon fonctionnement du Conseil National et des relations entre les diverses Institutions de l’État, ainsi que la bonne réalisation des missions des conseillères nationales et des conseillers nationaux, telles que :

-  le travail législatif ;

-  les représentations officielles et protocolaires ;

-  les manifestations audiovisuelles ;

-  les règles de fonctionnement de la déontologie. »

Au vu de ce qui précède, la Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par « la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi [par lui et qui] ne méconnait ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée ».

À cet égard, la Commission prend acte que les informations collectées sont nécessaires « au bon fonctionnement du Conseil National et doit permettre aux Conseillères Nationales et aux Conseillers Nationaux d’exercer pleinement leur mandat ».

Elle relève par ailleurs que « Ces informations sont fournies par les personnes elles-mêmes » ou que « ces informations sont publiques » et que le formulaire que remplissent les élus « permet de recueillir leurs informations nominatives en connaissance de cause ou ultérieurement au cours du mandat, mais toujours à l’initiative de l’élu ».

Au vu de ce qui précède, la Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Les informations traitées sont les suivantes :

-  identité : nom(s), prénom(s), date de naissance, profession ;

-  adresses et coordonnées  pendant la mandature : numéros de téléphone, adresse postale, courriels personnels et professionnels  ;

-  adresses et coordonnées après la mandature : numéro de téléphone, email personnel ;

-  activités personnelles : sports, loisirs ;

-  formation et parcours professionnel : mention des titres, diplômes et autres fonctions professionnelles, publications,

-  titres hors du Conseil National : titres, fonctions, distinctions hors du Conseil National ;

-  fonctions spécifiques au sein du Conseil National : titres, fonctions au sein du Conseil National ;

-  vie personnelle : situation maritale, nombre d’enfants, copie du passeport, congés ;

-  véhicules personnels : marque, modèle, immatriculation ;

-  informations financières : RIB ;

-  mandat : prises de rendez-vous, invitations, convocation ;

-  coordonnées internes : numéro de poste téléphonique interne, adresse email professionnelle du Conseil National ;

-  image : photographies ;

-  données d’identification électronique : logs de connexion, horodatage de connexion au fichier des élus ;

-  planning : présence aux commissions privées ;

-  déontologie : ressources, revenus fiscaux ;

-  données de santé : préférences alimentaires ;

-  informations faisant apparaître des opinions ou des appartenances politiques, raciales, ethniques, religieuses, philosophiques ou syndicales : parcours politique et associatif, parti politique (déclaration de candidature aux élections), groupe politique (en vertu du règlement intérieur qui demande l’affiliation ou non à un groupe politique).

La Commission prend acte que la plupart de ces informations sont délivrées librement par les élus à l’exception de la mention du parti politique qui provient de l’arrêté ministériel des résultats des élections, et des informations relatives aux fonctions spécifiques au sein du Conseil National, au mandat et au planning qui sont fournies par le Secrétaire Général.

Par ailleurs, les coordonnées internes sont communiquées par le RSSI, les photographies par le photographe et les données d’identification électronique par le système informatique.

La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées s’effectue tout d’abord par le biais de « La charte informatique du Conseil National », et par le biais d’un document spécifique « Fiche de présentation des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux ».

À la lecture de cette fiche, la Commission constate que l’information préalable des personnes concernées est conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

•   Sur l’exercice du droit d’accès

Le responsable de traitement indique que le droit d’accès s’exerce par courrier électronique auprès du Secrétaire Général du Conseil National.

À cet égard, la Commission relève que la réponse à ce droit d’accès interviendra dans le mois suivant la réception de la demande.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, elle constate qu’une procédure sera mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, la Commission précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

La Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

•   Sur les destinataires

Le responsable de traitement indique que les informations relatives aux véhicules personnels sont communiquées au service Monaco Parking dans le cadre de ses attributions de délivrance des cartes d’accès au parking de la Visitation et le RIB des élus est communiqué à la Trésorerie Générale des Finances en sa qualité de payeur général de l’État.

À cet égard, la Commission demande que les communications d’informations soient sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises.

Le responsable de traitement indique par ailleurs que les informations relatives aux données d’identification électronique et à la déontologie sont susceptibles d’être communiquées aux Autorités judiciaires.

La Commission estime ainsi que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée par les besoins d’une enquête judiciaire. À cet égard, la Commission rappelle qu’en cas de transmission, ladite Direction ne pourra avoir accès aux informations objet du traitement, que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.

Sous ces conditions, elle considère donc que de telles transmissions sont conformes aux exigences légales.

• Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :

- les secrétaires du Secrétariat Général, le Secrétaire Général et ses adjoints : tous droits ;

- les responsables de pôle du Conseil National ; consultation uniquement des informations qui leur sont utiles dans le cadre de leurs missions (exemple : les préférences alimentaires ne sont consultables que par les personnes en charge de l’organisation du service restauration) ;

- le service informatique : tous droits dans le cadre de ses opérations de maintenance.

Considérant les attributions de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.

VI.   Sur les rapprochements et les interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du Conseil National ».

Celui-ci n’ayant fait l’objet d’aucune formalité auprès d’elle, la Commission demande de le lui soumettre dans les plus brefs délais.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

La Commission rappelle toutefois que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’élu sont conservées une année après la fin de la mandature, à l’exception des informations relatives à son identité et à sa vie publique qui sont conservées à des fins historiques et de ses coordonnées internes qui ne sont conservées que le temps de son mandat.

À cet égard, la Commission prend acte que concernant les photographies officielles des élus prises en cours de mandat, les services compétents du Secrétariat Général ne conservent que celles sélectionnées et que « Les autres photographies sont détruites au plus tard une année après la fin du mandat ».

S’agissant des logs de connexion elle fixe leur durée de conservation à 1 an.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Rappelle que la Direction de la Sûreté Publique ne peut avoir accès aux informations objet du traitement que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.

Demande :

-  que les communications d’informations soient sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises ;

-  au responsable de traitement de lui soumettre dans les plus brefs délais le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du Conseil National ».

Fixe la durée de conservation des logs de connexion à 1 an.

À la condition de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Présidente du Conseil National, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des informations des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.