Délibération n° 2022-184 du 21 décembre 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du flux de production des archives d'intérêt public et de leur consultation » exploité par la Mission de Préfiguration des Archives Nationales (MPAN), présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 1.446 du 12 juin 2017 relative à la préservation du Patrimoine national ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 8.569 du 25 mars 2021 relative aux archives d’intérêt public ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État le 23 août 2022 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion d’archives d’intérêt public » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 20 octobre 2022, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 décembre 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

L’article premier de l’Ordonnance Souveraine n° 8.569 du 25 mars 2021 relative aux archives d’intérêt public dispose notamment que « constituent des « archives d’intérêt public » les documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus, dans le cadre de l’exercice de leur activité, par les personnes publiques ou les personnes privées mentionnées ci-après ».

Il s’agit ainsi des documents et données procédant de l’activité des Services exécutifs de l’État, de l’activité  administrative de l’État en dehors de ses Services exécutifs (Conseil National, Direction des Services Judiciaires, Diocèse, Autorités Administratives Indépendantes et autres organismes de droit public n’ayant pas la personnalité juridique), de la Commune, des établissements publics, des organismes de droit privé chargés, ou ayant été chargés, d’une concession, d’une délégation de service public ou d’une mission d’intérêt général, et de l’activité des huissiers de justice et des notaires en leur qualité d’officiers publics ou ministériels.

Le responsable de traitement précise que « La gestion de ces archives implique leur organisation structurée, l’établissement d’inventaires permettant de retrouver des informations et documents et la tenue des dossiers afférents (relations avec les producteurs d’archives d’intérêt public, les interlocuteurs institutionnels et le public, recherches, etc.).

Cette organisation est mise en place en limitant le recours à des données personnelles comme point de référence ».

Ainsi, le traitement y relatif est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion d’archives d’intérêt public ».

Les personnes concernées sont :

-  les agents et fonctionnaires de la MPAN et du Service Central des Archives et de la Documentation Administrative (SCADA) ;

-  les agents et fonctionnaires des services de l’Administration en charge des archives ;

-  tout producteur/détenteur d’archives définitives/patrimoniales confiées à la MPAN ;

-  toute personne pouvant accéder aux inventaires et documents d’archives dans le respect de la réglementation ;

-  toute personne figurant sur les documents archivés.

Les fonctionnalités sont les suivantes :

-  l’enrôlement des lecteurs qui souhaitent s’inscrire (fiche d’inscription et saisie logiciel) ;

-  l’enrôlement des personnels des services versants ;

-  la gestion des utilisateurs habilités, dont le blocage des comptes ;

-  la collecte (y compris numérique) et la gestion des entrées d’archives ;

-  la gestion des sorties d’archives ;

-  l’organisation de la traçabilité des archives ;

-  l’historisation des actions réalisées dans la solution ;

-  la description archivistique conforme aux normes ISAR, ISAAD, ISBD, ISBN et l’établissement des inventaires ;

-  l’indexation des notices descriptives et des documents d’archives numérisés ou non ;

-  la gestion des organisations (versant ou confiant leurs archives à la MPAN ou au SCADA) ;

-  la préservation (y compris la numérisation) et la gestion matérielle des archives ;

-  la gestion des communications d’archives ;

-  la gestion de la bibliothèque ;

-  la gestion des référentiels d’archivage ;

-  la gestion des recherches des utilisateurs (instruction et réponses), filtrées selon les profils ;

-  l’établissement de statistiques nominatives ou anonymes ;

-  la gestion des échanges avec les usagers et services ;

-  la gestion des dossiers de la MPAN et du SCADA.

À la lecture du dossier, la Commission relève que le logiciel permet de marquer le consentement des lecteurs à recevoir des newsletters. Elle en prend acte et rappelle que toute personne doit pouvoir s’en désinscrire par l’adjonction d’une telle faculté au sein de celles-ci. De plus, le logiciel permet aussi de bloquer certains lecteurs à recevoir des communications d’archives.

La Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

En l’espèce, la finalité du présent traitement doit être plus explicite c’est-à-dire être claire et précise pour les personnes concernées en indiquant notamment que le responsable de traitement opère un suivi des archives d’intérêt public, de la sélection des documents bénéficiant de ce statut, leur description et leur suivi à la définition des modalités de consultation aux personnels habilités de l’Administration et tiers autorisés.

Par conséquent, elle modifie la finalité comme suit : « Gestion du flux de production des archives d’intérêt public et de leur consultation ».

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale, par un motif d’intérêt public ainsi que par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

La Commission tient à faire part du problème et de la contrainte qu’elle ressent au moment d’émettre un avis sur le traitement en lien avec les archives d’intérêt public de la Principauté, dont le régime est encadré par l’Ordonnance Souveraine n° 8.569 du 25 mars 2021 relative aux archives d’intérêt public, par l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ainsi que par la loi n° 1.446 du 12 juin 2017 relative à la préservation du Patrimoine national.

En effet, après avoir maintes fois appelé de ses vœux ces dernières années à un meilleur encadrement des archives en Principauté, la Commission constate qu’elle n’a pas été sollicitée pour avis, préalablement à sa publication, sur le projet ayant conduit à l’adoption de l’Ordonnance Souveraine n° 8.569, précitée. Elle aurait ainsi pu notamment formuler diverses remarques sur le texte désormais en vigueur et dont le contenu pourrait nécessiter certaines précisions, modifications ou compléments, et rappeler qu’il aurait été opportun de définir un cadre sécurisant pour les archives privées dont les producteurs peuvent détenir des données sensibles. 

Aussi, si la Commission considère que le traitement est licite et justifié par les textes législatifs et réglementaires visés supra, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, elle estime que les conditions d’élaboration de l’Ordonnance Souveraine n° 8.569 du 25 mars 2021 ne sont pas conformes aux dispositions de l’article 2 de la loi n° 1.165.

III. Sur les informations nominatives traitées

Les informations nominatives traitées sont issues de l’ensemble des documents produits par les personnes publiques et privées visées par l’Ordonnance Souveraine n° 8.569. Leur nature est donc très diverse et le traitement peut de ce fait contenir des données sensibles au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165, modifiée, portant sur les administrés ou les clients de société privées concessionnaires de services publics, dès lors que leurs collectes étaient licites. Il est ainsi possible que soient exploitées dans le présent traitement des données de santé, des informations faisant apparaitre des opinions ou des appartenances politiques, raciales, ethniques, religieuses, philosophiques ou syndicales, des données relatives aux mœurs et à la vie sexuelle, et enfin celles relatives aux mesures à caractère social.

De même, la Commission constate que peut être intégré dans le présent traitement tout type de données personnelles collectées licitement dont il a été déterminé qu’elles avaient un intérêt archivistique.

Certains de ces documents et les informations nominatives y afférentes, s’ils ont été numérisés, voire océrisés, sont alors intégrés dans le logiciel de gestion archivistique, étant précisé par le responsable de traitement que l’objectif n’est pas de numériser la totalité des archives, ni d’intégrer tous les documents numérisés dans le logiciel.

Il convient de relever que des informations nominatives peuvent être portées dans les inventaires afin de permettre à une personne qui cherche un document de le trouver, qu’il soit numérisé ou non. Le responsable de traitement indique que « les données personnelles ne seront exploitées à des fins d’inventaire, que si celles-ci sont pertinentes et nécessaires à l’identification du document, du dossier ou du fonds d’archives décrit », tout en précisant que « lorsqu’elles sont nécessaires mais ne sont pas communicables en vertu de la règlementation ou peuvent porter atteinte à l’intéressé, l’accès à l’inventaire est restreint au personnel de la MPAN et du SCADA, en tant que de besoin ».

En ce qui concerne les données de santé portées dans les inventaires qui pourraient permettre aux personnes disposant d’un statut « lecteur » d’obtenir des indications sur les pathologies des personnes dont les informations sont archivées, il est indiqué que « Dans ce type de cas, les inventaires nominatifs restent à usage strictement interne tant que l’information n’est pas communicable règlementairement, une version anonymisée pouvant être fournie aux demandeurs ». La Commission rappelle que l’anonymisation doit répondre à des critères ne permettant en aucun cas d’identifier une personne physique déterminée, notamment par le recoupement d’informations périphériques qui, associées, conduisent à un tel scénario.

Par ailleurs, sont exploitées des informations sur les personnes sollicitant du responsable de traitement l’accès à des archives.

Il est précisé que « les demandes d’accès aux archives conservées par la MPAN et le SCADA nécessitent pour le demandeur de fournir des éléments précis relatifs au contexte et au périmètre de sa recherche, y compris, le cas échéant, des données personnelles (sensibles ou non) afin que la MPAN et le SCADA puissent effectuer les recherches nécessaires et déterminer si des documents conservés sont susceptibles de répondre à sa demande. Dans l’affirmative, une étude de communicabilité est effectuée, en application de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 pour les archives de l’exécutif ».

Dès lors, les informations collectées relatives au lecteur sont :

-  identité: civilité, nom et prénom ;

-  coordonnées : adresse, code postal, ville, pays, téléphone, adresse secondaire éventuelle ;

-  formation - diplôme - vie professionnelle : profil professionnel, but de la recherche, domaine de la recherche, libellé de la recherche, période étudiée, domaine géographique, professeur ;

-  document d’identité : copie papier d’une pièce d’identité avec photographie ; inscription dans le logiciel du n° de la pièce d’identité, de sa date et de son lieu de délivrance, de la nationalité ;

-  commentaires ;

-  données d’identification électronique : identifiant au logiciel, mot de passe hashé, date d’inscription ;

-  informations temporelles : IP, nom, prénom, date et heure de connexion, profil, accès (portail métier/portail de recherche, etc.), action réalisée ;

-  échanges avec la MPAN et le SCADA : coordonnées et toute information fournie par le correspondant qu’il convient d’intégrer au logiciel quand cela est nécessaire pour les inventaires ou contextualisation.

En ce qui concerne la carte d’identité, la Commission rappelle qu’aux termes de sa délibération n° 2015-113 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels, elle a posé « le principe que, sauf dispositions légales ou réglementaires le prévoyant expressément, la collecte, l’enregistrement ou encore l’exploitation des documents d’identité - que le support de ce traitement soit automatisé ou non - ne sont pas conformes au principe de proportionnalité au sens de l’article 10-1 susvisé », tout en en admettant certaines dérogations limitées pour certaines situations d’échanges à distance qui nécessitent de s’assurer de l’identité de la personne concernée.

Aussi, la Commission constate qu’en l’espèce la collecte de la carte d’identité ne peut se justifier que si les données à inscrire dans le logiciel s’effectuent dans le cadre d’une demande d’inscription à distance au statut de lecteur. Dès lors, la copie demandée du document d’identité doit être collectée selon des modalités sécurisées et ne peut être conservée que le temps nécessaire à reporter les informations dans le logiciel.

Par ailleurs, la Commission relève que des informations relatives aux professeurs de lecteurs sont collectées. Ces derniers ne sont pas en lien direct avec la MPAN et le SCADA et ne peuvent dès lors pas être informés de leurs droits. Il appartient ainsi au responsable de traitement d’indiquer à la personne qui s’inscrit qu’elle se doit d’informer le professeur de la communication de ses informations au sein du présent traitement. 

Enfin, les informations collectées sur les personnels de la MPAN, du SCADA et des Services producteurs sont :

-  identité: civilité, nom et prénom, profil ;

-  données d’identification électronique : identifiant du logiciel, mot de passe hashé, adresse email, date d’inscription ;

-  informations temporelles : IP, nom, prénom, date et heure de connexion, dernière connexion, profil, accès (portail métier/portail de recherche, etc.), action réalisée ;

-  production : bordereaux créés/rattachés ;

-  commentaires.

La Commission relève que quelle que soit la typologie des personnes concernées, un espace « commentaires » leur est associé, permettant notamment de contextualiser le versement d’archives par les Services versants en y insérant des échanges de mail. Elle rappelle que les informations qui doivent y être inscrites doivent être objectives et la responsabilité de la qualité de ces dernières, notamment en ce qui concerne l’absence de données interdites au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165 ou de propos injurieux, appartient au responsable de traitement.

En outre, les informations ont pour origine les lecteurs, les personnels des Services producteurs de documents d’archives, les correspondants de la MPAN et du SCADA, mis à part les informations temporelles et l’identifiant logiciel qui proviennent du système.

La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne. La Commission relève qu’une sous-rubrique sur le site du Gouvernement intitulée « Protection des droits et médiation » liste les mentions d’information du Gouvernement, dont celui à venir de la MPAN et du SCADA.

Elle estime que cette modalité d’information, qui ne s’adresse pas individuellement aux personnes concernées, peut s’envisager pour celles dont les données sont remises par les personnes produisant des archives d’intérêt public au responsable de traitement pour conservation des documents à valeur archivistique.

Toutefois, cette modalité d’information ne peut valoir pour les personnes pouvant accéder aux inventaires et aux archives, ainsi que pour les personnels concernés par le traitement, qui doivent bénéficier d’une modalité d’information directe et préalable.

La Commission considère donc que cette modalité d’information n’est pas conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 pour ces catégories de personnes concernées.

Enfin, elle demande que la mention d’information précise que les informations nominatives contenues dans les archives d’intérêt peuvent être communiquées dans le respect des dispositions légales, aux personnes qui en font la demande.

• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès s’exerce par voie postale ou par courrier électronique auprès de la Mission de Préfiguration des Archives Nationales. 

Aussi, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières, comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous cette réserve, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Il est indiqué que les informations peuvent être communiquées à tout demandeur, dans les conditions prévues par la réglementation relative à la communication des archives.

La Commission relève également des éléments du dossier qu’une personne qui souhaite consulter des documents dont l’accès peut être restreint peut voir ses informations communiquées au Ministre d’État pour solliciter une dérogation.  

Par ailleurs, les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :

-  les administrateurs fonctionnels (MPAN et SCADA) : administration, paramétrage, consultation et modification, y compris pour la gestion des comptes de tous les utilisateurs (création, activation et désactivation, remplacement du mot de passe) ;

-  les personnels de la MPAN et du SCADA : tout accès et modification, dont gestion des comptes des lecteurs et création des comptes des référents et producteurs (création, activation et désactivation, remplacement du mot de passe) ;

-  personnel des services versants : accès en lecture et recherche dans les instruments de recherche et les bordereaux de versement et d’élimination de leur service, et écriture ;

-  personnes venant consulter des documents d’archives en salle de lecture de la MPAN et du SCADA : accès en lecture et recherche dans les instruments de recherche librement communicables, et écriture (demandes de consultation uniquement, pas encore mis en œuvre) ;

-  personnel habilité de la DSI dans le cadre de ses missions de MCS et MCO ;

-  prestataire habilité pour des activités de maintenance et assistance au métier.

Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère ainsi que les accès susvisés sont justifiés.

En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est interconnecté avec ceux légalement mis en œuvre ayant pour finalité :

-  « Gestion de la messagerie professionnelle » ;

-  « Gestion des accès à distance au Système d’information du Gouvernement » ;

-  « Gestion et analyse des évènements du système d’information ».

Il est également rapproché avec les traitements légalement mis en œuvre suivants :

-  « Gestion des techniques automatisées de communication » ;

-  « Gestion d’un outil de partage de documents sécurisé avec des partenaires internes et externes à l’Administration monégasque » ;

-  « Assistance aux utilisateurs par le Centre de État de Service de la DSI (GLPI) ».

La Commission constate que ces interconnexions et rapprochements sont conformes aux finalités initiales de ces traitements. Il semble toutefois s’inférer des éléments du dossier que des informations de santé peuvent transiter et être conservées sur la messagerie électronique. La Commission rappelle qu’il convient de protéger ces données sensibles qui ne peuvent être communiquées « en clair » et doivent donc être sécurisées, soit dans la messagerie, soit en utilisant le système de partage de document sécurisé.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

Cependant, il convient de rappeler que les communications d’informations doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises, et que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception selon la sensibilité des informations concernées.

De plus, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

La Commission constate qu’il convient de distinguer dans le présent traitement deux types de durées de conservation, liées aux catégories de personnes concernées.

En ce qui concerne les informations nominatives des personnes concernées inscrites dans des documents passés en archives définitives à l’issue de leur durée d’utilité administrative eu égard à leur intérêt historique, scientifique ou statistique, ces dernières sont conservées sans limitation de durée conformément à la législation en vigueur après échantillonnage, tri qualitatif ou tri drastique.

Par ailleurs « les données relatives à l’identité des utilisateurs de la solution ou au lecteur, ainsi que l’historique des consultations d’archives, ne sont pas supprimées. L’accès à leur compte est bloqué manuellement lorsque la personne n’a plus de fonction justifiant son accès pour les utilisateurs ou automatiquement un an après la date d’inscription ou de dernière réactivation de son compte pour les lecteurs. Cette non suppression est liée à la nature même des activités des archives et à l’impérieuse nécessité de pouvoir savoir dans le temps qui a eu accès à un document, qui a pu le consulter notamment en cas de dégradation ou de disparition du document. Cette conservation pourra se faire, au besoin, hors [du logiciel] via des exports associés à des purges de la base, à l’expiration de la durée de conservation en rapport avec la finalité du traitement (…).

Parmi les informations collectées auprès de l’intéressé et reprises dans sa fiche d’inscription, seules les informations relatives à la pièce d’identité fournie à l’inscription (référence, date et lieu de délivrance) pourraient faire l’objet d’une élimination, au terme d’un délai de 100 ans ».

Il est également indiqué que l’historique des échanges avec les personnes concernées peut être également conservé.

Le responsable de traitement justifie cette demande de conservation par les éléments suivants :

-  « Le délai potentiellement très long qui peut s’écouler entre deux consultations d’un même document ;

-  Le statut particulier des archives publiques, qui dans le futur projet de loi pourraient bénéficier de l’inaliénabilité (comme c’est le cas en France, par exemple), permettant ainsi de revendiquer des archives d’origine publique auprès de détenteurs indus au-delà des délais de prescription ;

-  La nécessité de disposer d’éléments de traçabilité au-delà du décès de la personne (les archives pouvant être transmises au sein des familles, sans connaissance de leur provenance, et réapparaître en vente plusieurs décennies plus tard ;

-  Un calcul entre l’espérance de vie (arrondie à un maximum de 118-120 ans) et le constat que les lecteurs sont dans la très grande majorité des cas majeurs, le délai de 100 ans permettant de s’assurer que, quel que soit l’âge auquel le lecteur a consulté le document, les informations nécessaires à d’éventuelles recherches restent disponibles au moins jusqu’à son décès ».

Les informations fournies à l’inscription, ainsi que les informations de traçabilité des communications (date de consultation, documents consultés, identité du lecteur) sont conservées à titre définitif, à titre patrimonial et probatoire. Il est indiqué que « ces éléments peuvent servir de base pour des recherches historiques, par exemple sur l’histoire des archives (sociologie et prévalence des recherches en archives, en particulier dans la période de mise en place des Archives nationales, accès aux archives mis en perspective dans des travaux d’histoire politique, etc.), l’analyse de travaux historiques antérieurs (tel historien a-t-il eu accès à tels documents pour ses travaux, etc.) ».

 La Commission estime toutefois qu’en dehors de ce qui s’apparente à un registre des consultations des archives par les lecteurs (nom, prénom du lecteur, nature des recherches, jours de consultation d’archives déterminées, …), qui présente un intérêt archivistique, une telle extension des durées de conservation ne peut être accordée en ce qui concerne les données de traçabilité/horodatage du logiciel qui ne sont collectées qu’à des fins probatoires, qu’elles concernent les lecteurs ou les agents de l’Administration au sens large (MPAN, SCADA, services versants).

Aussi, elle fixe la durée de conservation de ces données à un an glissant, sans extraction permettant d’en assurer une conservation plus longue.

En outre, en ce qui concerne les bordereaux de versement et d’élimination d’archives, il est indiqué qu’ils sont conservés sans limitation de durée, afin de reconstituer ultérieurement l’histoire des fonds d’archive de ces producteurs et d’y effectuer des recherches. Il est également précisé que « les inventaires d’archives sont conservés et utilisés aussi longtemps qu’ils restent valides. Après leur remplacement ou leur révision, ils ne sont plus utilisés que ponctuellement, à des fins historiques ».

Enfin, les échanges entre la MPAN et le SCADA avec les interlocuteurs publics et privés, « y compris les demandes de recherche », sont conservés et utilisés pendant une durée de 10 ans par la MPAN et le SCADA afin d’assurer un suivi à moyen et long terme des fonds et de leur constitution, étant précisé que ces dossiers pourront être conservés définitivement à des fins d’archives.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Relève qu’elle aurait dû être saisie, conformément aux dispositions de l’article 2 de la loi n° 1.165, du projet de texte ayant conduit à la publication de l’Ordonnance Souveraine n° 8.569 du 25 mars 2021.

Modifie la finalité comme suit : « Gestion du flux de production des archives d’intérêt public et de leur consultation ».

Constate que des fonctionnalités de newsletter et de blocage des communications peuvent être utilisées.

Demande que :

-  toutes les personnes concernées soient informées préalablement et de manière conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;

-  la mention d’information précise que les informations nominatives contenues dans les archives d’intérêt public peuvent être communiquées dans le respect des dispositions légales, aux personnes qui en font la demande ;

-  le responsable de traitement indique dans les mentions d’informations portées à la connaissance du lecteur qui s’inscrit qu’il se doit d’informer le professeur de la communication de ses informations au sein du présent traitement ;

-  les communications d’informations soient sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises, notamment en ce qui concerne les copies de documents d’identité et les données sensibles au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165, ou des informations non communicables qu’elles contiennent.

Rappelle que :

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;

-  le responsable de traitement doit s’assurer du caractère proportionné des informations portées dans les rubriques commentaires ;

-  la copie ou l’extraction d’informations issues du présent traitement doit être chiffrée sur son support de réception, selon la sensibilité des informations concernées.

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Fixe la durée de conservation des informations temporelles à 1 an glissant sans extraction permettant d’en assurer une conservation plus longue.

Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’État du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «  Gestion du flux de production des archives d’intérêt public et de leur consultation ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.