Délibération n° 2022-165 du 16 novembre 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Administration des comptes utilisateurs de la messagerie instantanée » dénommé « Console d'administration des comptes » exploité par l'Agence Monégasque de Sécurité Numérique, présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 1.435 du 8 novembre 2016 relative à la lutte contre la criminalité technologique ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 8.504 du 18 février 2021 portant application de l’article 24 de la loi n° 1.435 du 8 novembre 2016 relative à la lutte contre la criminalité technologique ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État le 5 août 2022 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Administration des comptes utilisateurs de la messagerie instantanée » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 4 octobre 2022, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 novembre 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

L’Agence Monégasque de Sécurité Numérique (A.M.S.N.) est l’Autorité nationale en charge de la sécurité des systèmes d’information.

Afin d’échanger « avec ses parties prenantes dans le cadre de ses missions définies par l’Ordonnance Souveraine n° 8.504 du 18 février 2021 portant application de l’article 24 de la loi n° 1.435 du 8 novembre 2016 relative à la lutte contre la criminalité technologique », le responsable de traitement souhaite administrer une messagerie instantanée.

Ainsi, le traitement y relatif est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Administration des comptes utilisateurs de la messagerie instantanée ».

Les personnes concernées sont les personnes disposant d’une adresse email @gouv.mc, @palais.mc, @justice.mc ayant fait la démarche volontaire de se créer un compte.

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

-  activer/désactiver les services d’appel vocal et d’audio et vidéoconférence ;

-  désactiver un compte utilisateur ;

-  déconnecter un appareil d’un utilisateur ;

-  consulter et extraire la liste des comptes d’utilisateur ;

-  modifier le nom des utilisateurs affiché sur l’annuaire de l’application.

À la lecture du dossier, la Commission constate que les administrateurs créent et modèrent les salons sur lesquels ils interviennent.

Elle constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

À cet égard, le responsable de traitement indique que le traitement permet d’échanger « avec ses parties prenantes dans le cadre de ses missions définies par l’Ordonnance Souveraine n° 8.504 du 18 février 2021 portant application de l’article 24 de la loi n° 1.435 du 8 novembre 2016 relative à la lutte contre la criminalité technologique ».

Pour autant, la Commission souligne que le présent traitement n’est pas déposé en application de l’article 7 de cette Ordonnance Souveraine, qui l’aurait soumis au régime de l’article 11 de la loi n° 1.165 relatif aux traitements de sécurité publique, car il n’en revêt pas la nature selon le responsable de traitement. Elle constate également des éléments du dossier que les informations qui s’y échangent ne relèvent pas du secret de sécurité nationale. L’exploitation des informations est ainsi en adéquation avec les conditions générales d’utilisation de l’outil.

Il est enfin précisé que les utilisateurs externes sont inscrits suite à une demande de leur part d’être intégré au système de messagerie instantanée.

La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations nominatives traitées

Les informations nominatives traitées sont :

-  Identité : nom et prénom des personnes concernées ;

-  données d’identification électronique : adresse de la messagerie électronique, identifiant interne à l’application ;

-  informations temporelles : horodatage de la création du compte et d’activation des services ;

-  journaux d’évènements sécurité : date et heure de connexion de l’appareil à l’application avec le type de mobile, de navigateur et de système d’exploitation utilisés par l’appareil.

La Commission constate également que sont collectés les messages échangés sur les salons, qui ne sont accessibles qu’aux personnes qui y participent.

Par ailleurs, les informations relatives à l’identité et à l’adresse de messagerie électronique sont fournies par les utilisateurs de l’application, qui génère les autres données collectées.

La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un document spécifique, d’une mention sur le document de collecte ainsi qu’au travers d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne.

La Commission rappelle que les mentions d’informations doivent être conformes à l’article 14 de la loi n° 1.165.

• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès s’exerce par courrier électronique auprès de la société qui offre la solution en France. La Commission rappelle que ce droit d’accès doit également pouvoir être exercé auprès du responsable de traitement.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Il n’est pas indiqué par le responsable de traitement de communications d’informations à des tiers destinataires.

Par ailleurs, les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :

-  les administrateurs dûment habilités des Services exécutifs de l’État ;

-  les administrateurs dûment habilités de la Direction des Services Judiciaires ;

-  les administrateurs dûment habilités du Palais ;

-  les administrateurs dûment habilités de la société prestataire.

Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère ainsi que les accès susvisés sont justifiés.

En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

La Commission rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations sont conservées le temps de la durée d’activation du compte.

Toutefois, la Commission relève des documentations contractuelles que les informations temporelles et les fichiers journaux sont conservés 1 an à compter de leur collecte.

Enfin, il est précisé que les messages et fichiers échangés dans un « salon » sont conservés et accessibles jusqu’à la fermeture dudit « salon », à l’issue de laquelle ils sont supprimés.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Rappelle que :

-  les mentions d’informations doivent être conformes à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;

-  le droit d’accès doit également pouvoir s’exercer auprès du responsable de traitement.

Constate que la durée de conservation des informations temporelles et des fichiers journaux est d’une année.

Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’État du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Administration des comptes utilisateurs de la messagerie instantanée ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.