Délibération n° 2022-107 du 20 juillet 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du système d'authentification des employés, sous-traitants et partenaires pour un accès sécurisé au Réseau de Monaco Telecom » présenté par MONACO TELECOM.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu le Contrat de Concession du Service Public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;

Vu le Cahier des charges relatif à la Concession du Service Public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco, signé le 26 septembre 2011, annexé à l’Ordonnance Souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;

Vu le Cahier des charges de l’avenant à la Concession du Service Public des communications électroniques et ses annexes attachées à l’Ordonnance Souveraine n° 6.186 du 12 décembre 2016 ;

Vu le Cahier des charges de l’Avenant n° 3 à la Convention de Concession du Service Public des Communications électroniques et ses annexes annexés à l’Ordonnance Souveraine n° 8.654 du 10 mai 2021 ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis reçue de Monaco Telecom, le 11 mai 2022, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion du système d’authentification des employés, sous-traitants et partenaires pour un accès sécurisé au Réseau de Monaco Telecom » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement, le 8 juillet 2022, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juillet 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Monaco Télécom SAM (MT) est une société concessionnaire d’un service public, immatriculée au RCI, sous le numéro 97 S 03277. Elle a notamment pour objet « d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunication. À ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […] ».

Ce responsable de traitement souhaite « sécuriser l’accès aux systèmes d’information de Monaco Telecom, en authentifiant les personnes concernées en interne (MT, MTI et MTS), ainsi que des entreprises tierces (sous-traitants, partenaires) via un outil d’identification et de sécurisation ».

Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives y afférent est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Ce traitement a pour finalité « Gestion du système d’authentification des employés, sous-traitants et partenaires pour un accès sécurisé au Réseau de Monaco Telecom ».

Il concerne le personnel habilité de tiers (sous-traitants, partenaires), le personnel habilité de la Direction Sécurité des Systèmes d’Information, ainsi que les salariés, stagiaires, apprentis MT, MTI et MTS.

Les fonctionnalités du présent traitement permettent :

-  d’authentifier les personnes souhaitant avoir un accès aux systèmes d’information de Monaco Telecom via l’outil permettant aux personnes habilitées d’accéder à des parties du réseau préalablement déterminées et attribuées ;

-  de créer un compte à cet outil, personnel et sécurisé, pour chacune des personnes préalablement authentifiées afin de leur rendre possible l’accès au réseau Monaco Télécom ;

-  d’attribuer des droits différents en fonction des profils ;

-  de tracer (enregistrer) les opérations effectuées par chaque personne en temps réel et leur journalisation.

La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le respect d’une obligation légale, par l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec la personne concernée, et par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.

En ce qui concerne la justification relative à l’exécution d’un contrat, Monaco Telecom fait référence à l’Avenant n° 3 au Contrat de Concession du Service Public des communications électroniques qui impose des obligations de sécurité. Constatant que ledit Avenant n’est pas conclu avec les personnes concernées, la Commission constate qu’il ne peut servir de justification au présent traitement, même s’il concourt à un renforcement de la sécurité du responsable de traitement.

Ce dernier indique en outre que son obligation légale à la mise en œuvre du présent traitement se fonde sur l’application des lois n° 1.430 relative à la préservation de la sécurité nationale et de la loi n° 1.435 relative à la lutte contre la criminalité technologique.

Enfin, il expose qu’en ce qui concerne l’intérêt légitime, « le traitement est justifié par des impératifs de sécurisation, tel qu’un accès limité, surveillé et vérifié aux systèmes d’information de Monaco Telecom ».

La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations nominatives traitées

Les informations nominatives traitées sont :

-  identité : partenaires / sous-traitants : nom, prénom, et, en cas de procédure exceptionnelle, type et date de validité de la carte d’identité de l’utilisateur, pays d’émission ;

-  données d’identification électronique : partenaires / sous-traitants : adresse email de l’utilisateur du sous/traitant/partenaire, mot de passe, date de création du compte ; collaborateurs MT, MTI et MTS : login et mot de passe authentification, second facteur d’authentification ;

-  informations temporelles : partenaires/sous-traitants : date et heure de connexion, actions réalisées sur les machines cibles, système destination, identifiant ; collaborateurs MT, MTI et MTS : date et heure de connexion, actions réalisées sur les machines cibles, système destination, login ; administrateurs de l’outil MT : login et mot de passe authentification, second facteur d’authentification ;

-  vidéos : vidéo simultanée et différée enregistrant les actions effectuées sur les machines cibles par les utilisateurs (partenaires, sous-traitants, collaborateurs) via l’outil ;

-  logs d’accès aux vidéos : date et heure de connexion, login authentification.

Les informations d’identité et données d’identification électronique sont communiquées par les partenaires / sous-traitants et les informations relatives aux documents d’identité sont prises en visualisant lesdits documents par visioconférence.

Les autres informations proviennent de l’outil.

La Commission considère que les informations ainsi collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées s’effectue par le biais d’une procédure interne accessible en intranet, d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne, d’un document spécifique, ainsi que par la « Charte Collaborateurs relative à la Protection des données ».

À la lecture du seul document joint au dossier, la Commission constate que la mention d’information préalable des personnes concernées est conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès s’exerce sur place, par voie postale ou par courrier électronique auprès du Délégué à la Protection des Données.

À cet égard, la Commission constate la mise à disposition d’un « formulaire d’exercice des droits ».

Elle rappelle que la réponse à ce droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières, comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous ces réserves, elle constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique que les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont les responsables de la Direction Sécurité des Systèmes d’Information de Monaco Telecom (administrateurs de l’outil), en inscription, modification, consultation.

À l’analyse du dossier il appert que les utilisateurs (collaborateurs MT, MTI et MTS, les sous-traitants et partenaires) ont accès aux ressources auxquelles ils sont dûment habilités par les administrateurs de l’outil.

La Commission considère que ces accès sont justifiés.

VI.   Sur les rapprochements et interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’une interconnexion avec le traitement « Gestion des habilitations au système d’information », légalement mis en œuvre, afin « d’identifier et de traiter l’accès sécurisé par les collaborateurs ».

La Commission relève que cette interconnexion est conforme aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

De plus, la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

La Commission rappelle en outre que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement, au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger, devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations sont conservées :

-  en ce qui concerne l’identité et les données d’identification électronique des partenaires et sous-traitants, 1 an à compter de la désactivation de l’accès de l’utilisateur à l’outil ;

-  en ce qui concerne les autres informations, 12 mois.

Il est toutefois précisé qu’en ce qui concerne les données d’identification des collaborateurs, ces dernières ne sont pas conservées dans l’outil.

La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :

-  la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switch, routeurs, pare-feux), ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;

-  la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par Monaco Telecom, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du système d’authentification des employés, sous-traitants et partenaires pour un accès sécurisé au Réseau de Monaco Telecom ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.