Délibération n° 2022-17 du 16 février 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des accès physiques par badge à l'Académie Rainier III » présenté par la Commune de Monaco.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par la Commune de Monaco le 22 octobre 2021 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des accès physiques par badge à l’Académie Rainier III » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 20 décembre 2021, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 susmentionnée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 février 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Afin de contrôler les entrées et les sorties de l’établissement Académie Rainier III, la Commune souhaite installer un système de contrôle d’accès par badge.

Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Ce traitement a pour finalité « Gestion des accès physiques par badge à l’Académie Rainier III ».

Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont le personnel administratif de l’Académie Rainier III, le personnel enseignant de l’Académie Rainier III, les élèves de l’Académie, le personnel communal doté d’un badge, les « visiteurs » (intervenants extérieurs, parents d’élèves, personnel communal non muni d’un badge) et les prestataires.

Concernant les visiteurs, la Commission prend acte qu’« ils seront enregistrés à leur arrivée au PC sécurité de l’Académie. Toutes personnes extérieures et non connues du personnel en poste au PC Sécurité de l’Académie et autorisées à pénétrer dans le bâtiment se verront délivrer un badge visiteur (non nominatif) sur présentation d’une pièce d’identité ».

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

-  contrôler et limiter l’accès à l’enceinte de l’Académie Rainier III aux seules personnes habilitées ;

-  respecter la jauge d’accueil fixée par la Commission Technique à 350 personnes dans l’établissement ;

-  disposer d’un registre sécurité d’entrées et sorties des personnes en lien avec la gestion d’une évacuation de l’établissement (recensement des personnes au point de rassemblement) ;

-  permettre la constitution de preuves en cas d’infractions.

La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

• Sur la licéité

La Commission relève qu’aux termes de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, le Conseil Communal est, entre autres, en charge de « l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment de l’École Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco, l’Académie de Musique Fondation Prince Rainier III, la Bibliothèque Louis Notari, la Sonothèque José Notari, la Vidéothèque Municipale, le Fonds Régional ».

La Commission considère donc que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

•    Sur la justification

Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

À cet égard, la Commission constate que l’Académie Rainier III est un établissement recevant du public et que la Commune est donc « tenue d’assurer à la fois la sécurité des personnes fréquentant l’établissement et la sécurité des biens ».

Le responsable de traitement précise par ailleurs que le dispositif dont s’agit « n’est pas mis en œuvre à des fins de surveillance des usagers mais pour contrôler les droits d’accès des personnes dans l’enceinte du bâtiment ».

La Commission en prend acte et considère ainsi que le traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations nominatives traitées

Les informations nominatives traitées sont :

-  identité : nom, prénom, date de naissance (élève uniquement),  nom de la société pour les prestataires ;

-  formation, diplômes, vie professionnelle : groupe (direction, technique, administration, employé de bureau, preneur de son, agent d’entretien, professeur), emploi du temps élèves et professeurs,  code couleur autorisation de sortie pour les élèves (vert autorisé/ rouge non autorisé), plages horaires autorisées, zones d’accès autorisées ;

-  badge : numéro ;

-  données d’identification électronique : login et mot de passe  des personnes habilitées à avoir accès aux informations ;

-  informations temporelles : horodatage de connexion au système, horodatage des entrées/sorties des personnes concernées via le badge.

La Commission note que la date de naissance est collectée afin d’éviter les problèmes d’identification des élèves en cas d’homonymie.

Elle considère en outre que cette collecte est pertinente afin de savoir si les élèves sont majeurs ou mineurs.

Par ailleurs, concernant les visiteurs, elle prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles seuls sont renseignés sur un registre papier, la date, l’heure, le nom et prénom du visiteur ainsi que le numéro de badge qui lui sera affecté.

Les informations relatives à l’identité, à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelle ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie Rainier III » et « Gestion administrative de l’Académie Rainier III ».

Enfin, les informations relatives au badge, les données d’identification électronique et les informations temporelles ont pour origine le système de contrôle d’accès.

La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

•   Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées s’effectue par le biais d’une mention contenue dans divers documents qui leur ont été adressés au moment de la mise en œuvre du dispositif.

Ainsi pour le personnel administratif et enseignant, un courrier du Directeur de l’Académie leur a été adressé dans le cadre de la rentrée scolaire 2021/2022 pour les informer notamment de la mise en place du système de gestion des accès par badge.

La Commission prend acte que l’information sera également faite aux nouveaux personnels lors de la remise d’un badge.

Pour les élèves, une mention relative à la protection des données est contenue dans le Règlement Intérieur de l’Académie Rainier III. En outre, un courrier a été adressé aux parents d’élève afin d’une part de les informer de l’existence du traitement et d’autre part de décrire la procédure de récupération des badges.

Enfin, pour les visiteurs, un affichage sur la vitre du PC sécurité sera présent.

À l’analyse des documents joints au dossier, la Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

•    Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès s’exerce par voie postale ou par courrier électronique.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous ces conditions, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

•   Sur les destinataires

Les informations sont susceptibles d’être communiquées à la Direction de la Sûreté Publique.

La Commission estime que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée pour les besoins d’une enquête judiciaire.

À cet égard, elle rappelle qu’en cas de transmission, ladite Direction ne pourra avoir communication des informations que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.

La Commission considère donc que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.

•   Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :

-  le Directeur, et l’Adjoint au Directeur : consultation à des fins de supervision de l’activité de l’Académie ;

-  quatre employés du Bureau, un Factotum, un Technicien, un Responsable Administratif, un Chef de Bureau et un Attaché Principal : consultation, saisie et suppression ;

-  le Responsable de la Sécurité de la Mairie dépendant du Secrétariat Général : création, modification et suppression des droits d’accès ;

-  le prestataire : tous droits dans le cadre de ses opérations de maintenance.

Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.           

En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur les interconnexions et rapprochements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de deux rapprochements avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie Rainier III » et « Gestion administrative de l’Académie Rainier III ».

La Commission prend acte que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Elle rappelle par ailleurs que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

La Commission rappelle également que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Les informations relatives à l’identité de l’élève sont conservées toute la durée de l’adhésion à l’Académie.

Les informations relatives au personnel administratif, au personnel enseignant, au personnel communal et aux prestataires sont conservées tant que le personnel fait partie de l’effectif ou la durée du contrat de prestation de service.

Les logs de connexion au système sont conservés 3 mois.

L’historique des entrées et sorties du bâtiment, le planning des personnes concernées et les autorisations de sortie sont conservés l’année scolaire en cours.

À cet égard, le responsable de traitement indique qu’une purge sera effectuée à chaque fin d’année scolaire pour une remise à zéro du système à la rentrée suivante (de septembre à septembre).

Enfin, il précise que tout comme dans le logiciel, le registre « papier » des entrées/sorties des visiteurs sera conservé l’année scolaire en cours.

Concernant ce dernier ainsi que l’historique des entrées et sorties du bâtiment contenu dans le présent traitement, la Commission rappelle toutefois que ceux-ci ne peuvent pas être conservés au-delà d’une durée de trois mois.

Elle fixe donc leur durée de conservation à trois mois maximum.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :

-  la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;

-  les Services de Police monégasque ne pourront avoir communication des informations objet du traitement que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switch, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;

-  la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement devra être chiffrée sur son support de réception.

Fixe la durée de conservation du registre « papier » des entrées/sorties des visiteurs et de l’historique des entrées et sorties du bâtiment contenu dans le présent traitement à trois mois maximum.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des accès physiques par badge à l’Académie Rainier III ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.