Délibération n° 2021-261 du 15 décembre 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Système de vidéosurveillance de l'Académie Rainier III » présenté par la Commune de Monaco.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par la Commune de Monaco le 22 octobre 2021 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Système de vidéosurveillance de l’Académie Rainier III » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 décembre 2021 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes au sein de l’Académie Rainier III, la Commune souhaite installer un système de vidéosurveillance.
Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité « Système de vidéosurveillance de l’Académie Rainier III ».
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont le personnel communal, y compris les professeurs, ainsi que les élèves et les visiteurs (intervenants extérieurs, parents d’élèves).
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- assurer la sécurité des biens (matériels et équipements de la Mairie, objets personnels) ;
- assurer la sécurité des personnes ;
- permettre la constitution de preuves en cas d’infractions.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
- Sur la licéité
La Commission relève qu’aux termes de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, le Conseil Communal est, entre autres, en charge de « l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment de l’École Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco, l’Académie de Musique Fondation Prince Rainier III, la Bibliothèque Louis Notari, la Sonothèque José Notari, la Vidéothèque Municipale, le Fonds Régional ».
La Commission considère donc que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
- Sur la justification
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
À cet égard, la Commission constate que l’Académie Rainier III est un établissement recevant du public et que la Commune est donc « tenue d’assurer à la fois la sécurité des personnes fréquentant l’établissement et la sécurité des biens ».
Elle note également qu’à l’intérieur « les caméras sont implantées de manière à minimiser les risques d’atteinte à la vie privée » et qu’à l’extérieur « elles sont dirigées directement sur les accès nécessitant une surveillance ».
Le responsable de traitement précise par ailleurs que le système de vidéosurveillance n’est pas utilisé dans le « but de contrôler le travail ou le temps de travail des personnels » et qu’il n’y a pas « une surveillance permanente et inopportune des personnes concernées par le présent traitement ».
Enfin, la Commission relève que les caméras ne sont pas mobiles et que les fonctionnalités zoom et micro ne sont pas activées.
Elle considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations nominatives traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : image, visage et silhouette des personnes ;
- données d’identification électronique : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès aux images ;
- informations temporelles et horodatage : lieu et identification des caméras, date et heure de la prise de vue.
Ces informations ont pour origine le système de vidéosurveillance.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’information préalable des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées s’effectue tout d’abord par le biais d’une rubrique du Règlement Intérieur consacrée à la protection des données, d’une note de service portée à l’attention du personnel de l’Académie et d’un courrier informatif adressé aux parents d’élèves
À l’analyse de ces documents, la Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Le responsable de traitement indique par ailleurs que l’information préalable des personnes concernées est également effectuée par le biais d’un affichage.
À l’analyse de ce document, la Commission relève qu’il n’est pas conforme aux exigences légales et demande en conséquence que cet affichage soit impérativement complété afin d’indiquer les modalités d’exercice du droit d’accès en Principauté.
Elle rappelle par ailleurs que cet affichage doit garantir une information visible, lisible et claire de la personne concernée et être apposé à chaque entrée de l’établissement.
- Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès s’exerce par voie postale ou par courrier électronique.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit s’exercer impérativement sur place et que cette réponse doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.
Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
Sous ces conditions, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
- Sur les destinataires
Les informations sont susceptibles d’être communiquées à la Direction de la Sûreté Publique.
La Commission estime que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée pour les besoins d’une enquête judiciaire.
À cet égard, elle rappelle qu’en cas de transmission, ladite Direction ne pourra avoir communication des informations que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.
La Commission considère donc que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
- Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- le Directeur, l’Adjoint au Directeur et trois employés : consultation au fil de l’eau et en différé ;
- le Responsable de la Sécurité de la Mairie dépendant du Secrétariat Général : consultation au fil de l’eau et en différé ;
- le prestataire : tous droits dans le cadre de ses opérations de maintenance, y compris en extraction sur instruction, et en présence, du Responsable de la Sécurité de la Mairie.
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
La Commission constate par ailleurs que les accès distants (PCs) utilisés sur le réseau de vidéosurveillance sont sécurisés.
En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle constate par ailleurs que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement est chiffrée sur son support de réception, conformément à sa délibération n° 2010-13 du 3 mai 2010.
La Commission rappelle également que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées 30 jours.
La Commission considère que cette durée est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Constate que :
- les accès distants (PCs) utilisés sur le réseau de vidéosurveillance sont sécurisés ;
- la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement est chiffrée sur son support de réception.
Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Rappelle que :
- l’affichage doit garantir une information visible, lisible et claire de la personne concernée et être apposé à chaque entrée de l’établissement ;
- la réponse au droit d’accès doit s’exercer uniquement sur place ;
- les Services de Police monégasque ne pourront avoir communication des informations objet du traitement que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Demande que l’affichage soit complété afin d’indiquer les modalités d’exercice du droit d’accès en Principauté.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Système de vidéosurveillance de l’Académie Rainier III ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.